Hướng dẫn thành lập công ty tại Việt Nam, chi tiết từng bước

Bạn đang ấp ủ giấc mơ khởi nghiệp và muốn thành lập công ty tại Việt Nam? Bạn lo lắng về những thủ tục pháp lý phức tạp? Đừng lo! Bài viết này sẽ là cẩm nang toàn diện, hướng dẫn thành lập công ty từng bước trong quy trình, hồ sơ, các lưu ý, từ A đến Z, theo các quy định mới nhất của năm 2025.

Thuận Thiên sẽ giúp bạn hiểu rõ những điều kiện cần thiết, các loại hình công ty phổ biến, quy trình đăng ký chi tiết và những lưu ý quan trọng để bạn có thể tự tin bắt đầu hành trình kinh doanh của mình một cách thuận lợi và hiệu quả.

Căn cứ pháp lý

• Luật số 59/2020/QH14 của Quốc hội: Luật Doanh nghiệp
• Nghị định số 01/2021/NĐ-CP của Chính phủ: Về đăng ký doanh nghiệp
• Luật số 61/2020/QH14 của Quốc hội: Luật Đầu tư
• Luật số 57/2024/QH15 của Quốc hội: Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Quy hoạch, Luật Đầu tư, Luật Đầu tư theo phương thức đối tác công tư và Luật Đấu thầu

I. Tại sao việc thành lập công ty lại quan trọng?

Thành lập công ty không chỉ đơn thuần là việc hoàn tất các giấy tờ pháp lý. Đó là bước đi đầu tiên và vô cùng quan trọng để biến ý tưởng kinh doanh của bạn thành hiện thực. Khi công ty của bạn được thành lập hợp pháp, bạn sẽ nhận được nhiều lợi ích thiết thực:

• Tính pháp lý: Hoạt động kinh doanh của bạn được pháp luật công nhận và bảo vệ.
  Tiếp cận vốn dễ dàng hơn: Các ngân hàng và nhà đầu tư thường ưu tiên các công ty có tư cách pháp nhân rõ ràng.
• Xây dựng uy tín: Một công ty được thành lập bài bản sẽ tạo dựng niềm tin với khách hàng và đối tác.
• Cơ hội hợp tác rộng mở: Bạn có thể tham gia vào các dự án lớn, đấu thầu và mở rộng mạng lưới kinh doanh.
• Bảo vệ trước rủi ro pháp lý: Công ty có tư cách pháp nhân riêng sẽ giúp bạn hạn chế trách nhiệm cá nhân trong các vấn đề kinh doanh.

II. Nên thành lập công ty ở thời điểm nào?

Quyết định thời điểm bắt đầu kinh doanh cũng quan trọng như việc bạn chọn ý tưởng kinh doanh nào. Theo nhiều chuyên gia kinh tế, năm 2025 được xem là một thời điểm lý tưởng để thành lập công ty tại Việt Nam.

Nền kinh tế đang trên đà phục hồi, môi trường đầu tư kinh doanh ngày càng được cải thiện, và đặc biệt là có nhiều chính sách hỗ trợ dành cho các doanh nghiệp mới. Nếu bạn đã có ý tưởng kinh doanh khả thi, kế hoạch rõ ràng, nguồn vốn ổn định và đội ngũ nhân sự tiềm năng, thì đây chính là thời điểm “vàng” để bạn hiện thực hóa ước mơ của mình.

III. Các loại hình công ty phổ biến tại Việt Nam

Luật Doanh nghiệp 2020 và các văn bản liên quan quy định nhiều loại hình công ty khác nhau, mỗi loại có những đặc điểm riêng. Dưới đây là những loại hình phổ biến nhất:

• Công ty Trách nhiệm hữu hạn (TNHH):
  • TNHH một thành viên: Do một cá nhân hoặc tổ chức làm chủ. Chủ sở hữu chịu trách nhiệm về các khoản nợ của công ty trong phạm vi số vốn đã góp.
  • TNHH hai thành viên trở lên: Có từ 2 đến 50 thành viên góp vốn. Các thành viên cũng chỉ chịu trách nhiệm trong phạm vi số vốn đã góp. Loại hình này rất phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, đặc biệt là các công ty gia đình.
• Công ty Cổ phần: Cần tối thiểu 3 cổ đông và không giới hạn số lượng tối đa. Vốn điều lệ được chia thành các cổ phần bằng nhau. Cổ đông chỉ chịu trách nhiệm về nợ của công ty trong phạm vi giá trị cổ phần sở hữu. Đây là lựa chọn tốt cho các doanh nghiệp muốn huy động vốn lớn từ nhiều nhà đầu tư hoặc có kế hoạch lên sàn chứng khoán.
• Doanh nghiệp Tư nhân: Do một cá nhân làm chủ và chịu trách nhiệm vô hạn bằng toàn bộ tài sản của mình về mọi hoạt động của doanh nghiệp. Phù hợp với các mô hình kinh doanh nhỏ lẻ, cá nhân.
• Công ty Hợp danh: Có ít nhất 2 thành viên là chủ sở hữu (thành viên hợp danh) cùng kinh doanh dưới một tên chung. Thành viên hợp danh chịu trách nhiệm vô hạn bằng tài sản cá nhân, còn thành viên góp vốn chỉ chịu trách nhiệm trong phạm vi số vốn đã góp. Thường thấy trong các lĩnh vực đòi hỏi chuyên môn cao như luật, kế toán.

IV. Các điều kiện cần thiết khi thành lập công ty

Để công ty của bạn được thành lập hợp pháp, bạn cần đáp ứng một số điều kiện cơ bản sau:

• Vốn điều lệ và vốn pháp định:
  • Vốn điều lệ: Là tổng số vốn mà các thành viên/cổ đông cam kết góp vào công ty. Hiện tại, hầu hết các loại hình công ty không có quy định về mức vốn điều lệ tối thiểu, nhưng bạn cần xác định một con số phù hợp với quy mô và kế hoạch kinh doanh của mình.
  • Vốn pháp định: Là mức vốn tối thiểu mà pháp luật quy định đối với một số ngành nghề kinh doanh đặc thù (ví dụ: kinh doanh bất động sản, tài chính,…). Bạn cần tìm hiểu kỹ xem ngành nghề kinh doanh của mình có yêu cầu này không.
  • Bạn cần góp đủ số vốn điều lệ đã đăng ký trong vòng 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Chủ thể thành lập doanh nghiệp: Hầu hết mọi cá nhân và tổ chức đều có quyền thành lập công ty, trừ một số trường hợp đặc biệt được quy định trong Luật Doanh nghiệp (ví dụ: cán bộ, công chức nhà nước, người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự,…).
• Người đại diện theo pháp luật: Đây là người đại diện cho công ty trong các giao dịch pháp lý. Công ty TNHH và công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật.
• Tên công ty: Tên công ty phải tuân thủ các quy định về cách đặt tên, không được trùng lặp hoặc gây nhầm lẫn với các công ty đã đăng ký.
• Trụ sở chính: Phải là địa chỉ cụ thể, hợp pháp trên lãnh thổ Việt Nam. Bạn cần có giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm này.
• Ngành nghề kinh doanh: Bạn có thể đăng ký một hoặc nhiều ngành nghề kinh doanh, miễn là chúng không bị pháp luật cấm và phù hợp với năng lực thực tế của công ty. Một số ngành nghề có thể yêu cầu giấy phép kinh doanh riêng.

V. Quy trình và thủ tục thành lập công ty (Cập nhật 2025)

Quy trình thành lập công ty tại Việt Nam thường trải qua các bước chính sau:

Giai đoạn 1: Chuẩn bị thông tin và hồ sơ cần thiết

Đây là bước khởi đầu quan trọng nhất. Bạn cần chuẩn bị đầy đủ các thông tin sau:

• Loại hình công ty: Xác định rõ bạn muốn thành lập công ty TNHH một thành viên, TNHH hai thành viên trở lên, công ty cổ phần, doanh nghiệp tư nhân hay công ty hợp danh.
• Thông tin người thành lập và góp vốn: Họ tên, ngày sinh, quốc tịch, số CMND/CCCD/Hộ chiếu, địa chỉ liên hệ, tỷ lệ vốn góp, cách thức và thời hạn góp vốn của từng thành viên/cổ đông.
• Thông tin người đại diện theo pháp luật: Họ tên, ngày sinh, giới tính, quốc tịch, số giấy tờ tùy thân, địa chỉ liên hệ, chức danh.
• Tên công ty: Lựa chọn tên công ty bằng tiếng Việt, có thể có thêm tên tiếng Anh và tên viết tắt. Hãy kiểm tra kỹ xem tên bạn chọn có bị trùng lặp không.
• Địa chỉ trụ sở chính: Địa chỉ cụ thể, có giấy tờ chứng minh quyền sử dụng.
• Ngành nghề kinh doanh: Xác định các ngành nghề bạn muốn kinh doanh, tra cứu mã ngành kinh tế quốc gia.
• Vốn điều lệ: Quyết định mức vốn điều lệ phù hợp.

Giai đoạn 2: Soạn thảo và nộp hồ sơ thành lập

Sau khi đã có đầy đủ thông tin, bạn cần chuẩn bị bộ hồ sơ đăng ký thành lập công ty, bao gồm:

• Giấy đề nghị đăng ký công ty: Mẫu này bạn có thể tải về từ Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
• Điều lệ công ty: Văn bản này quy định về tổ chức và hoạt động của công ty. Bạn có thể tham khảo các mẫu điều lệ có sẵn hoặc tự soạn thảo.
• Danh sách thành viên/cổ đông góp vốn: Tùy thuộc vào loại hình công ty.
• Bản sao giấy tờ pháp lý của các thành viên/cổ đông góp vốn: CMND/CCCD/Hộ chiếu đối với cá nhân, Quyết định thành lập/Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đối với tổ chức.
• Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư: Nếu có vốn đầu tư nước ngoài thuộc diện phải có.
• Văn bản ủy quyền: Nếu bạn không phải là người đại diện theo pháp luật và ủy quyền cho người khác nộp hồ sơ.
• Các giấy tờ khác: Tùy thuộc vào ngành nghề kinh doanh có điều kiện.

Hiện nay, việc nộp hồ sơ chủ yếu được thực hiện trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (dangkykinhdoanh.gov.vn). Tại nhiều tỉnh thành lớn như Hà Nội, TP.HCM, việc nộp hồ sơ giấy trực tiếp đã không còn được áp dụng.

Sau khi hồ sơ được duyệt, bạn sẽ nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong vòng 3 ngày làm việc. Thông tin về công ty của bạn cũng sẽ được công bố trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Bạn có trách nhiệm công bố thông tin này trong vòng 30 ngày kể từ ngày được cấp phép.

Giai đoạn 3: Khắc tên công ty bằng con dấu pháp nhân

Sau khi có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, bạn cần làm con dấu pháp nhân cho công ty. Hiện nay, doanh nghiệp có quyền tự quyết định về hình thức, nội dung và số lượng con dấu.

Giai đoạn 4: Hoàn tất các thủ tục sau thành lập

Đây là những việc bạn cần làm để công ty có thể hoạt động chính thức:

• Treo biển hiệu công ty: Đặt biển hiệu tại trụ sở chính với đầy đủ thông tin.
• Đăng ký chữ ký số: Cần thiết cho các giao dịch điện tử như kê khai và nộp thuế.
• Mở tài khoản ngân hàng: Để thực hiện các giao dịch tài chính.
• Đăng ký khai thuế qua mạng: Thực hiện các thủ tục thuế trực tuyến.
• Nộp tờ khai và nộp thuế môn bài: Đây là một loại thuế mà doanh nghiệp phải nộp hàng năm.
• Đăng ký phương pháp tính thuế GTGT: Chọn phương pháp phù hợp và đăng ký với cơ quan thuế.
• Đăng ký và thông báo sử dụng hóa đơn điện tử: Bắt buộc theo quy định hiện hành.
• Chuẩn bị các điều kiện kinh doanh: Nếu ngành nghề của bạn có điều kiện, hãy đảm bảo bạn đáp ứng đầy đủ các yêu cầu.

VI. Chi phí cơ bản thành lập công ty

Việc thành lập công ty sẽ đi kèm với một số chi phí, bao gồm:

• Lệ phí thành lập doanh nghiệp: Hiện tại, nếu bạn đăng ký online, khoản phí này thường được miễn. Nếu nộp trực tiếp, phí là 100.000 đồng/lần.
• Phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp: Khoản phí này bạn cần nộp để công bố thông tin công ty trên Cổng thông tin quốc gia.
• Chi phí khắc con dấu: Dao động tùy thuộc vào loại dấu và đơn vị cung cấp (khoảng 200.000 – 500.000 đồng cho dấu tròn).
• Chi phí làm bảng hiệu: Tùy thuộc vào chất liệu và kích thước (khoảng 300.000 – 1.500.000 đồng).
• Thuế môn bài: Mức thuế phụ thuộc vào vốn điều lệ của công ty (2-3 triệu đồng/năm).
• Chi phí dịch vụ (nếu có): Nếu bạn sử dụng dịch vụ trọn gói, chi phí sẽ dao động tùy thuộc vào đơn vị cung cấp (khoảng 1.500.000 – 3.000.000 đồng).

VII. Hướng dẫn thành lập công ty online, cách đăng ký và thủ tục

Như Thuận Thiên đã đề cập, đăng ký online là xu hướng hiện nay và mang lại nhiều lợi ích. Dưới đây là các bước chi tiết:

• Truy cập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (dangkykinhdoanh.gov.vn).
• Tạo tài khoản người dùng: Nhập thông tin cá nhân và xác thực email.
• Đăng nhập vào hệ thống.
• Chọn “Đăng ký doanh nghiệp”.
• Chọn loại hình doanh nghiệp bạn muốn thành lập.
• Nhập đầy đủ thông tin theo yêu cầu: Tên công ty, địa chỉ, ngành nghề, vốn điều lệ, thông tin người đại diện, thông tin thành viên/cổ đông.
• Tải lên các tài liệu cần thiết đã scan: Điều lệ công ty, danh sách thành viên/cổ đông, giấy tờ pháp lý của các thành viên/cổ đông, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (nếu có), văn bản ủy quyền (nếu có).
• Ký xác thực hồ sơ: Sử dụng chữ ký số hoặc xác thực điện tử.
• Nộp hồ sơ trực tuyến và theo dõi trạng thái xử lý.

Các lợi ích khi đăng ký thành lập công ty online

• Tiết kiệm thời gian và chi phí: Không cần đi lại, in ấn.
• Miễn phí đăng ký doanh nghiệp: Một ưu đãi lớn khi bạn chọn hình thức online.
• Giảm thiểu sai sót: Hệ thống tự động kiểm tra và thông báo lỗi.
• Dễ dàng theo dõi trạng thái hồ sơ: Bạn có thể cập nhật tiến độ mọi lúc mọi nơi.
• Lưu trữ và truy xuất thông tin thuận tiện.
• Quá trình xử lý hồ sơ thường nhanh hơn.

VIII. Các lưu ý quan trọng cần nhớ khi thành lập công ty mà bạn phải biết

Để quá trình thành lập công ty diễn ra suôn sẻ, hãy lưu ý những điều sau:

• Chọn loại hình công ty phù hợp: Cân nhắc kỹ dựa trên quy mô, số lượng thành viên, mức độ rủi ro và kế hoạch phát triển.
• Nghiên cứu kỹ về vốn điều lệ: Xác định mức vốn phù hợp với ngành nghề và khả năng tài chính.
• Chọn tên công ty “độc nhất vô nhị” và dễ nhớ: Kiểm tra kỹ trước khi quyết định.
• Chuẩn bị đầy đủ và chính xác về ngành nghề kinh doanh: Đăng ký cả những ngành nghề dự kiến phát triển trong tương lai.
• Xác định rõ người đại diện theo pháp luật: Người này sẽ chịu trách nhiệm quan trọng đối với công ty.
• Lựa chọn trụ sở chính hợp pháp: Đảm bảo bạn có quyền sử dụng địa điểm này.

IX. Lời khuyên quan trọng cho bạn từ Thuận Thiên trước khi thành lập công ty tại Việt Nam

Việc thành lập công ty là bước đi lớn trong hành trình khởi nghiệp, vì vậy bạn cần chuẩn bị kỹ lưỡng để tránh những sai sót không đáng có. Dưới đây là một số lời khuyên hữu ích dành cho bạn:

1. Chọn loại hình công ty phù hợp với mục tiêu kinh doanh:

• Nếu bạn muốn kinh doanh nhỏ lẻ, ít rủi ro, hãy cân nhắc Công ty TNHH một thành viên hoặc Doanh nghiệp tư nhân.
• Nếu bạn có ý định huy động vốn từ nhiều nhà đầu tư hoặc lên sàn chứng khoán trong tương lai, Công ty cổ phần sẽ là lựa chọn tốt nhất.
• Trong trường hợp kinh doanh gia đình hoặc nhóm nhỏ, Công ty TNHH hai thành viên trở lên là lựa chọn lý tưởng.

2. Xác định mức vốn điều lệ phù hợp:

• Không nên đặt vốn điều lệ quá thấp vì điều này có thể ảnh hưởng đến uy tín của công ty trong mắt khách hàng và đối tác.
• Ngược lại, nếu đặt vốn điều lệ quá cao mà không góp đủ trong vòng 90 ngày, bạn có thể gặp rắc rối pháp lý. Hãy tính toán kỹ lưỡng dựa trên quy mô và nhu cầu kinh doanh thực tế.

3. Đặt tên công ty “độc nhất vô nhị”:

• Tên công ty không chỉ cần tuân thủ quy định pháp luật mà còn phải dễ nhớ, dễ phát âm và mang tính thương hiệu.
• Tránh sử dụng các từ ngữ gây nhầm lẫn hoặc trùng lặp với tên của các doanh nghiệp khác đã đăng ký.
• Hãy kiểm tra tên công ty trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trước khi quyết định.

4. Chọn địa chỉ trụ sở chính hợp pháp và phù hợp:

• Địa chỉ trụ sở phải rõ ràng, có giấy tờ chứng minh quyền sử dụng (hợp đồng thuê nhà, giấy chứng nhận quyền sở hữu, v.v.).
• Nếu bạn chưa có văn phòng riêng, có thể thuê văn phòng ảo để tiết kiệm chi phí, nhưng cần đảm bảo phù hợp với quy định pháp luật.

5. Đăng ký ngành nghề kinh doanh đầy đủ và chính xác:

• Ngoài ngành nghề chính, bạn nên đăng ký thêm các ngành nghề dự kiến mở rộng trong tương lai để tránh phải làm thủ tục bổ sung sau này.
• Đối với các ngành nghề kinh doanh có điều kiện, hãy đảm bảo đáp ứng đủ các yêu cầu pháp lý trước khi hoạt động.

6. Chọn người đại diện theo pháp luật có năng lực:

• Người đại diện theo pháp luật đóng vai trò quan trọng, là người chịu trách nhiệm chính trong các giao dịch pháp lý của công ty. Hãy chọn người có kinh nghiệm và hiểu biết về pháp luật doanh nghiệp.

7. Nắm rõ các thủ tục sau thành lập:

• Sau khi nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, bạn cần nhanh chóng hoàn tất các thủ tục như khắc con dấu, đăng ký chữ ký số, mở tài khoản ngân hàng, kê khai thuế, và đăng ký hóa đơn điện tử.
• Đừng quên treo biển hiệu công ty tại trụ sở chính để tránh bị xử phạt hành chính.

8. Cân nhắc sử dụng dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp:

• Nếu bạn không am hiểu sâu về pháp luật hoặc không có thời gian, hãy sử dụng dịch vụ thành lập công ty trọn gói. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức và đảm bảo mọi thủ tục đều đúng quy định.

9. Học hỏi kinh nghiệm từ những người đi trước:

• Tham khảo kinh nghiệm từ các doanh nhân đã thành công hoặc tham gia các hội thảo khởi nghiệp để hiểu rõ hơn về những thách thức và cơ hội trong quá trình kinh doanh.

10. Luôn cập nhật các quy định pháp luật mới:

• Luật doanh nghiệp và các quy định liên quan có thể thay đổi theo thời gian. Hãy thường xuyên cập nhật thông tin để đảm bảo công ty của bạn luôn tuân thủ pháp luật.

Thành lập công ty tại Việt Nam không còn là một quá trình quá phức tạp nếu bạn nắm rõ các quy định và thực hiện theo đúng hướng dẫn. Với sự hỗ trợ của công nghệ và những cải cách hành chính, việc bắt đầu hành trình kinh doanh của bạn trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.

Nếu bạn không muốn mất thời gian và công sức trong việc chuẩn bị hồ sơ, Thuận Thiên sẵn sàng hỗ trợ bạn với dịch vụ thành lập công ty trọn gói. Chúng tôi cam kết giúp bạn tiết kiệm chi phí, đảm bảo đúng quy định pháp luật và tránh những sai sót không đáng có.