Trong hoạt động kinh doanh, con dấu là một công cụ không thể thiếu, giúp xác thực các văn bản và giao dịch quan trọng. Tuy nhiên, sự khác biệt giữa dấu tròn và dấu vuông cùng giá trị pháp lý của chúng vẫn là thắc mắc của nhiều doanh nghiệp, đặc biệt khi Luật Doanh nghiệp 2020 mang đến nhiều thay đổi đột phá.
Trong bài viết này, Thuận Thiên sẽ cùng bạn phân tích chi tiết, so sánh sự khác biệt và cập nhật các quy định pháp luật mới nhất để bạn có thể lựa chọn và sử dụng con dấu một cách chính xác, hiệu quả nhất.
Cơ sở pháp lý
- Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14, có hiệu lực từ ngày 01/01/2021 – Quy định về con dấu doanh nghiệp tại Điều 43.
- Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15, có hiệu lực từ ngày 01/7/2024 – Quy định về chữ ký số và chữ ký điện tử.
- Luật Kế toán số 88/2015/QH13.
- Nghị định số 130/2018/NĐ-CP – Quy định chi tiết Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số.
- Nghị định số 99/2016/NĐ-CP – Về quản lý và sử dụng con dấu (không áp dụng cho con dấu doanh nghiệp).
- Nghị định số 56/2023/NĐ-CP – Sửa đổi, bổ sung Nghị định 99/2016/NĐ-CP.
I. Khái niệm và đặc điểm cơ bản
1. Dấu tròn – Biểu tượng pháp nhân truyền thống
Con dấu tròn (hay mộc tròn) chính là con dấu pháp nhân của doanh nghiệp. Đây là loại con dấu được thiết kế theo hình tròn, dùng để khẳng định giá trị pháp lý cao nhất cho các giấy tờ, văn bản do doanh nghiệp phát hành. Đây là loại con dấu truyền thống và phổ biến nhất tại Việt Nam.
- Hình dáng: Được thiết kế theo hình tròn tiêu chuẩn.
- Nội dung: Thường bao gồm tên công ty, mã số doanh nghiệp và địa chỉ cấp quận/huyện, tỉnh/thành phố. Tuy nhiên, theo Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp được tự quyết định nội dung trên con dấu.
- Màu mực: Theo truyền thống thường là màu đỏ, tuy nhiên pháp luật hiện hành cho phép doanh nghiệp tự quyết định màu mực.
- Kích thước: Doanh nghiệp tự quyết định, không có quy định bắt buộc. Đường kính thông dụng từ 36mm đến 40mm.
- Chức năng: Khẳng định giá trị pháp lý của văn bản, phân biệt các doanh nghiệp với nhau.
2. Dấu vuông – Công cụ linh hoạt cho hoạt động nội bộ
Con dấu vuông (hay mộc vuông) là loại con dấu được thiết kế theo hình vuông hoặc hình chữ nhật. Nó thể hiện các thông tin chi tiết của doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh và có thể có hoặc không có giá trị pháp lý tùy theo mục đích và quy định của doanh nghiệp.
- Hình dáng: Hình vuông hoặc hình chữ nhật.
- Màu mực: Linh hoạt, có thể là màu đỏ, xanh, đen tùy vào quy định và mục đích sử dụng của doanh nghiệp.
- Chức năng: Đa dạng, tùy thuộc vào từng loại dấu cụ thể như dấu chức danh, dấu xác nhận chứng từ, hóa đơn, tài liệu nội bộ.
Các loại dấu vuông phổ biến bao gồm:
- Con dấu chức danh: Ghi rõ chức vụ và họ tên (ví dụ: Giám đốc Nguyễn Văn A, Kế toán trưởng).
- Con dấu thông tin doanh nghiệp: Chứa thông tin chi tiết như tên, MST, địa chỉ đầy đủ, số điện thoại, website.
- Con dấu logo công ty: Dùng để nhận diện thương hiệu trên các ấn phẩm.
- Con dấu xác nhận: Sử dụng cho các nghiệp vụ nội bộ như “Đã thu tiền”, “Đã thanh toán”, “Sao y bản chính”.
- Con dấu hoàn công: Sử dụng trong lĩnh vực xây dựng.
- Con dấu hộ kinh doanh: Dành riêng cho các hộ kinh doanh cá thể để cung cấp thông tin (không có giá trị pháp lý).
II. So sánh chi tiết dấu tròn và dấu vuông
Để giúp bạn dễ dàng phân biệt, dưới đây là bảng so sánh chi tiết giữa hai loại con dấu dựa trên các tiêu chí quan trọng nhất theo quy định pháp luật hiện hành.
| Tiêu chí so sánh | Dấu tròn | Dấu vuông |
|---|---|---|
| Hình thức | Hình tròn tiêu chuẩn, mang tính chính thống, trang trọng. | Hình vuông hoặc hình chữ nhật, thiết kế linh hoạt hơn. |
| Nội dung | Thông tin cơ bản, ngắn gọn: Tên công ty, Mã số doanh nghiệp. | Thông tin chi tiết và đầy đủ hơn: Tên, MST, địa chỉ, SĐT, chức danh, nội dung xác nhận… |
| Giá trị pháp lý | Có giá trị pháp lý cao, theo truyền thống được xem là con dấu pháp nhân. | Có giá trị pháp lý ngang bằng với dấu tròn nếu được quy định rõ trong Điều lệ hoặc quyết định của doanh nghiệp. Nếu không, chỉ mang tính nghiệp vụ nội bộ. |
| Mục đích sử dụng | Các văn bản quan trọng, đối ngoại: hợp đồng kinh tế, giao dịch ngân hàng, văn bản pháp lý, hồ sơ với cơ quan nhà nước. | Thường dùng cho các hoạt động nội bộ: chứng từ kế toán, phiếu thu chi, thư từ, thông báo, xác nhận chức danh. |
| Màu mực | Doanh nghiệp tự quyết định, nhưng theo truyền thống thường là màu đỏ. | Doanh nghiệp tự quyết định, phổ biến là màu đỏ, xanh hoặc đen. |
| Quy định quản lý | Quản lý theo Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp ban hành. | Để có giá trị pháp lý, phải được quy định trong Điều lệ hoặc quyết định của công ty. |
III. Quy định pháp luật hiện hành về con dấu doanh nghiệp
1. Quyền tự chủ của doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp 2020
Kể từ khi có hiệu lực, Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 đã tạo ra bước tiến quan trọng, trao quyền tự chủ lớn cho doanh nghiệp về con dấu:
- Toàn quyền quyết định: Doanh nghiệp được tự quyết định về loại dấu (tròn, vuông, đa giác…), số lượng, hình thức và nội dung con dấu.
- Bỏ thủ tục thông báo mẫu dấu: Doanh nghiệp không còn phải thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh trước khi sử dụng.
- Quản lý và sử dụng: Việc quản lý, lưu giữ và sử dụng con dấu được thực hiện theo quy định tại Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp tự ban hành.
2. Chữ ký số – Hình thức con dấu điện tử mới
Một điểm mới đột phá trong Luật Doanh nghiệp 2020 là việc chính thức công nhận chữ ký số là một hình thức con dấu của doanh nghiệp. Theo đó, dấu của doanh nghiệp bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu (dấu vật lý) và dấu dưới hình thức chữ ký số.
Chữ ký số mang lại nhiều lợi ích vượt trội:
- Tính bảo mật cao: Là công nghệ xác thực hiện đại, đảm bảo tính toàn vẹn của văn bản và hạn chế tối đa tình trạng giả mạo.
- Tiện lợi và nhanh chóng: Có thể thay thế hoàn toàn con dấu truyền thống trong các giao dịch điện tử, giúp doanh nghiệp kê khai thuế online, ký hóa đơn điện tử, giao dịch ngân hàng, chứng khoán qua internet.
3. Những điều cấm khi làm con dấu
Dù được tự chủ, doanh nghiệp không được sử dụng những hình ảnh, từ ngữ, ký hiệu sau đây trong nội dung hoặc hình thức của con dấu:
- Quốc kỳ, Quốc huy, Đảng kỳ của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
- Hình ảnh, biểu tượng, tên của Nhà nước, cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân.
- Từ ngữ, ký hiệu và hình ảnh vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc Việt Nam.
IV. Hướng dẫn lựa chọn và sử dụng con dấu đúng cách
1. Nguyên tắc lựa chọn và quy trình quản lý
Việc lựa chọn loại con dấu cần dựa trên mục đích sử dụng. Dấu tròn nên được ưu tiên cho các hợp đồng, văn bản pháp lý quan trọng để tạo sự chuyên nghiệp. Dấu vuông phù hợp cho các tài liệu nội bộ. Việc phân chia rõ ràng giúp giảm thiểu rủi ro và bảo mật con dấu chính.
Doanh nghiệp cần xây dựng quy chế quản lý con dấu rõ ràng, bao gồm:
- Mẫu con dấu (hình thức, kích cỡ, nội dung, màu mực).
- Số lượng con dấu được phép sử dụng.
- Quy định về người được phép sử dụng và trách nhiệm bảo quản, lưu giữ.
2. Quy định về cách đóng dấu
Để đảm bảo tính pháp lý và thẩm mỹ, việc đóng dấu cần tuân thủ một số nguyên tắc:
- Đóng dấu lên chữ ký: Dấu phải được đóng rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều, và trùm lên khoảng 1/3 chữ ký ở phía bên trái của người có thẩm quyền.
- Đóng dấu treo: Áp dụng cho các văn bản nội bộ hoặc phụ lục đính kèm, dấu được đóng ở góc trên cùng, bên trái của văn bản.
- Đóng dấu giáp lai: Dùng để đóng lên mép phải của các trang trong một văn bản nhiều trang, đảm bảo tính toàn vẹn và liên tục của tài liệu.
3. Quy trình khắc dấu theo quy định mới
Việc khắc dấu hiện nay đã được đơn giản hóa. Thuận Thiên gợi ý bạn các bước cơ bản sau:
- Chuẩn bị hồ sơ: Chỉ cần bản sao công chứng Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và CCCD/Hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật.
- Lựa chọn đơn vị khắc dấu: Chọn các cơ sở khắc dấu uy tín, có giấy phép kinh doanh.
- Cung cấp thông tin và thiết kế: Yêu cầu về nội dung, hình thức, kích thước con dấu.
- Nhận và kiểm tra: Sau khi nhận, cần kiểm tra kỹ độ sắc nét, nội dung chính xác trước khi đưa vào sử dụng.
V. Tóm tắt Dấu tròn và dấu vuông: So sánh chi tiết và quy định pháp lý mới nhất
Tóm lại, sự khác biệt lớn nhất giữa dấu tròn và dấu vuông hiện nay không còn nằm ở giá trị pháp lý tuyệt đối mà phụ thuộc vào quy định của chính doanh nghiệp. Theo Luật Doanh nghiệp 2020, cả hai đều có thể là con dấu pháp nhân với giá trị ngang nhau nếu được quy định trong Điều lệ công ty.
Dấu tròn giữ vai trò truyền thống cho các văn bản quan trọng, trong khi dấu vuông thể hiện sự linh hoạt trong hoạt động nội bộ. Việc nắm vững các quy định này không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn tối ưu hóa hoạt động, đảm bảo tính chuyên nghiệp và an toàn trong mọi giao dịch.
