Freelancer không còn là “vùng xám” trong quản lý thuế: từ năm 2026, luật thuế mới, ngưỡng doanh thu 500 triệu và các quy định về kê khai, quyết toán đều đã rất rõ ràng. Nếu bạn đang làm việc tự do – viết content, thiết kế, IT, làm KOL, bán dịch vụ online, nhận tiền từ nền tảng số… thì việc hiểu và kê khai đúng thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là bắt buộc để tránh phạt và tận dụng tối đa các khoản giảm trừ hợp pháp.
Trong bài viết này, Thuận Thiên sẽ cung cấp hướng dẫn A–Z kê khai thuế TNCN cho người làm nghề tự do, dựa trên các văn bản pháp luật mới nhất, giúp bạn tự tin thực hiện nghĩa vụ thuế của mình.
Cơ sở pháp lý
- Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007 (số 04/2007/QH12) và các luật sửa đổi, bổ sung (áp dụng cho kỳ tính thuế đến hết năm 2025).
- Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025 (số 109/2025/QH15), có hiệu lực từ 01/07/2026; các quy định về thu nhập từ kinh doanh, tiền lương, tiền công của cá nhân cư trú áp dụng từ kỳ tính thuế năm 2026.
- Nghị quyết 110/2025/UBTVQH15 về điều chỉnh mức giảm trừ gia cảnh từ 01/01/2026.
- Nghị quyết 198/2025/QH15 về nâng ngưỡng doanh thu miễn thuế cho hộ/cá nhân kinh doanh và bãi bỏ thuế khoán.
- Nghị định 68/2026/NĐ-CP về chính sách và quản lý thuế đối với hộ, cá nhân kinh doanh.
- Thông tư 111/2013/TT-BTC hướng dẫn chi tiết về thu nhập chịu thuế, giảm trừ, cách tính thuế.
- Thông tư 80/2021/TT-BTC hướng dẫn Luật Quản lý thuế, quy định về hồ sơ, thủ tục khai, quyết toán thuế.
- Thông tư 18/2026/TT-BTC ban hành các mẫu biểu kê khai mới cho hộ, cá nhân kinh doanh.
I. Tổng quan về Freelancer và nghĩa vụ thuế TNCN
1. Freelancer dưới góc độ pháp luật thuế
Về thuế, pháp luật không dùng từ “freelancer” mà phân loại cá nhân theo thu nhập từ tiền lương, tiền công và/hoặc thu nhập từ kinh doanh. Theo Luật Thuế TNCN 2025, người nộp thuế là cá nhân cư trú và không cư trú có thu nhập chịu thuế phát sinh trong và ngoài lãnh thổ Việt Nam.
Đối với freelancer, thực tế bạn có thể rơi vào một hoặc nhiều nhóm sau:
- Cung cấp dịch vụ theo hợp đồng dịch vụ: Không ký hợp đồng lao động (HĐLĐ) hoặc HĐLĐ dưới 3 tháng, thu nhập được xem là tiền công, tiền thù lao.
- Làm việc dài hạn cho một đơn vị: Ký HĐLĐ từ 3 tháng trở lên, thu nhập được xem là tiền lương, tiền công.
- Tự kinh doanh: Bán dịch vụ, nội dung số, sản phẩm online… dưới dạng hộ kinh doanh/cá nhân kinh doanh, thu nhập được xem là từ kinh doanh.
2. Phân biệt cá nhân cư trú và không cư trú
Cách tính thuế khác nhau rõ rệt giữa hai đối tượng này. Theo Luật Thuế TNCN 2025:
- Cá nhân cư trú: Là người đáp ứng một trong hai điều kiện: có mặt tại Việt Nam từ 183 ngày trở lên trong một năm dương lịch hoặc 12 tháng liên tục; hoặc có nơi ở thường xuyên tại Việt Nam (đăng ký thường trú, hoặc có nhà thuê theo hợp đồng có thời hạn).
- Cá nhân không cư trú: Là người không đáp ứng các điều kiện trên.
Freelancer là cá nhân cư trú phải chịu thuế trên toàn bộ thu nhập toàn cầu (cả trong và ngoài Việt Nam). Trong khi đó, cá nhân không cư trú thường bị áp thuế suất toàn phần 20% trên thu nhập phát sinh tại Việt Nam.
II. Những thay đổi lớn về thuế TNCN từ năm 2026
Tại thời điểm hiện tại, bạn cần phân biệt rõ hai giai đoạn pháp lý để quyết toán và kê khai đúng:
- Thu nhập phát sinh năm 2025 (quyết toán trong năm 2026): Vẫn áp dụng Luật Thuế TNCN 2007 và các văn bản hướng dẫn hiện hành (Thông tư 111/2013/TT-BTC).
- Thu nhập phát sinh từ kỳ tính thuế năm 2026 trở đi: Áp dụng theo quy định của Luật Thuế TNCN 2025 (số 109/2025/QH15). Điều này có nghĩa là ngay từ bảng lương tháng 01/2026, bạn đã phải tính thuế theo luật mới.
1. Mức giảm trừ gia cảnh mới từ 2026
Theo Nghị quyết 110/2025/UBTVQH15, mức giảm trừ gia cảnh được tăng mạnh, giúp giảm đáng kể gánh nặng thuế cho người lao động.
| Kỳ tính thuế | Giảm trừ cho bản thân (triệu đồng/tháng) | Giảm trừ cho người phụ thuộc (triệu đồng/tháng) |
|---|---|---|
| Đến hết năm 2025 | 11 | 4,4 |
| Từ năm 2026 trở đi | 15,5 | 6,2 |
Với mức giảm trừ mới này, một cá nhân không có người phụ thuộc chỉ bắt đầu nộp thuế khi thu nhập (sau khi trừ bảo hiểm) khoảng từ 17 triệu đồng/tháng trở lên.
2. Biểu thuế lũy tiến 5 bậc (áp dụng từ 2026)
Luật Thuế TNCN 2025 đã rút gọn biểu thuế lũy tiến từ 7 bậc xuống còn 5 bậc, nới rộng khoảng cách giữa các bậc, giúp đơn giản hóa cách tính và giảm thuế cho nhóm thu nhập trung bình.
| Bậc | Thu nhập tính thuế/tháng (triệu đồng) | Thuế suất |
|---|---|---|
| 1 | Đến 10 | 5% |
| 2 | Trên 10 đến 30 | 10% |
| 3 | Trên 30 đến 60 | 20% |
| 4 | Trên 60 đến 100 | 30% |
| 5 | Trên 100 | 35% |
III. Xác định thu nhập chịu thuế và các khoản giảm trừ của freelancer
1. Các loại thu nhập chịu thuế phổ biến
- Thu nhập từ tiền lương, tiền công: Bao gồm tiền lương, tiền công, thù lao, nhuận bút, hoa hồng… nhận được từ các tổ chức, cá nhân chi trả. Đây là khoản thu nhập phổ biến nhất với freelancer làm việc theo hợp đồng dịch vụ hoặc HĐLĐ.
- Thu nhập từ kinh doanh: Áp dụng khi bạn đăng ký hộ/cá nhân kinh doanh để cung cấp dịch vụ, bán sản phẩm, nội dung số, kinh doanh trên nền tảng thương mại điện tử…
- Thu nhập nhận từ nước ngoài: Nếu bạn là cá nhân cư trú, các khoản thu nhập từ khách hàng hoặc nền tảng quốc tế (Upwork, YouTube,…) đều phải được tổng hợp để kê khai và nộp thuế tại Việt Nam.
2. Các khoản thu nhập được miễn thuế
Một số khoản thu nhập liên quan đến freelancer được miễn thuế TNCN bao gồm:
- Phần tiền lương, tiền công làm thêm giờ, làm ban đêm được trả cao hơn so với tiền lương, tiền công làm việc ban ngày, giờ hành chính.
- Lương hưu do Quỹ Bảo hiểm xã hội chi trả.
- Một số khoản trợ cấp theo quy định của pháp luật về lao động và bảo hiểm xã hội (ốm đau, thai sản, tai nạn lao động…).
3. Các khoản giảm trừ được khấu trừ trước khi tính thuế
Ngoài giảm trừ gia cảnh, bạn còn được trừ các khoản sau khỏi thu nhập chịu thuế:
- Các khoản bảo hiểm bắt buộc: Tiền đóng Bảo hiểm xã hội (BHXH), Bảo hiểm y tế (BHYT), Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN).
- Quỹ hưu trí tự nguyện, bảo hiểm nhân thọ: Các khoản đóng vào quỹ hưu trí bổ sung, mua bảo hiểm hưu trí tự nguyện được trừ trong hạn mức quy định. Freelancer tự tham gia cần lưu giữ đầy đủ chứng từ.
- Các khoản đóng góp từ thiện, nhân đạo, khuyến học: Được trừ nếu đóng góp cho các tổ chức, quỹ được cơ quan nhà nước cho phép thành lập và có chứng từ hợp pháp.
- Chi phí được trừ (đối với hộ/cá nhân kinh doanh): Nếu bạn đăng ký kinh doanh, thu nhập tính thuế được xác định bằng doanh thu trừ đi các chi phí liên quan hợp lý, hợp lệ (chi phí thuê mặt bằng, marketing, thiết bị…) và có chứng từ đầy đủ.
IV. Hướng dẫn kê khai thuế TNCN cho freelancer theo từng trường hợp
1. Freelancer không ký HĐLĐ hoặc HĐLĐ dưới 3 tháng (thu nhập vãng lai)
Theo quy định, tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ 2 triệu đồng/lần trở lên cho bạn phải khấu trừ 10% thuế TNCN trước khi chi trả. Đây là hình thức khấu trừ tạm thời.
- Cuối năm: Bạn cần tổng hợp tất cả các khoản thu nhập này để thực hiện quyết toán thuế. Nếu tổng thu nhập sau khi giảm trừ gia cảnh không đến mức phải nộp thuế, hoặc số thuế phải nộp thấp hơn 10% đã bị khấu trừ, bạn sẽ được hoàn lại phần nộp thừa.
- Để không bị khấu trừ 10%: Nếu ước tính tổng thu nhập cả năm (sau khi trừ gia cảnh) không đến ngưỡng nộp thuế, bạn có thể làm Mẫu cam kết 08/CK-TNCN gửi cho bên chi trả để họ không tạm khấu trừ. Điều kiện là bạn phải có mã số thuế cá nhân tại thời điểm cam kết.
2. Freelancer ký HĐLĐ từ 3 tháng trở lên
Trong trường hợp này, tổ chức chi trả thu nhập sẽ khấu trừ thuế TNCN của bạn hàng tháng theo biểu thuế lũy tiến từng phần. Công thức tính như sau:
- Xác định Thu nhập chịu thuế: Bằng tổng thu nhập trừ đi các khoản được miễn thuế.
- Xác định Thu nhập tính thuế: Bằng Thu nhập chịu thuế trừ đi các khoản giảm trừ (giảm trừ gia cảnh, bảo hiểm bắt buộc, đóng góp từ thiện…).
- Tính Thuế TNCN phải nộp: Lấy Thu nhập tính thuế nhân với thuế suất tương ứng theo từng bậc của biểu thuế lũy tiến (5 bậc từ năm 2026).
3. Freelancer đăng ký hộ/cá nhân kinh doanh
Đây là một thay đổi lớn và có lợi cho freelancer từ năm 2026. Theo Luật Thuế TNCN 2025 và Nghị định 68/2026/NĐ-CP:
- Doanh thu ≤ 500 triệu đồng/năm: Bạn được miễn thuế TNCN và thuế GTGT. Đồng thời, lệ phí môn bài và hình thức thuế khoán cũng được bãi bỏ.
- Doanh thu > 500 triệu đồng/năm: Bạn phải nộp thuế TNCN và GTGT. Thuế TNCN được tính dựa trên thu nhập tính thuế (Doanh thu – Chi phí được trừ) nhân với thuế suất theo các bậc doanh thu sau:
| Doanh thu năm (tỷ đồng) | Thuế suất TNCN |
|---|---|
| Trên 0,5 đến 3 | 15% |
| Trên 3 đến 50 | 17% |
| Trên 50 | 20% |
Lưu ý: Ngưỡng 500 triệu này được áp dụng cho tổng doanh thu trong năm dương lịch của một cá nhân, dù có kinh doanh trên nhiều nền tảng hay nhiều địa điểm.
4. Freelancer là cá nhân không cư trú
Đối với cá nhân không cư trú, thuế TNCN từ tiền lương, tiền công được tính theo thuế suất 20% trên thu nhập chịu thuế. Họ không được áp dụng biểu thuế lũy tiến và không được hưởng giảm trừ gia cảnh.
V. Quy trình kê khai và quyết toán thuế TNCN chi tiết A-Z
1. Bước 1: Đăng ký mã số thuế cá nhân
Mã số thuế là yêu cầu bắt buộc để kê khai, quyết toán, đăng ký người phụ thuộc và làm cam kết 08/CK-TNCN. Nếu chưa có, bạn có thể tự đăng ký online qua Cổng dịch vụ công ngành thuế hoặc đăng ký qua tổ chức chi trả thu nhập.
2. Bước 2: Đăng ký người phụ thuộc (nếu có)
Để được tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc (con cái, cha mẹ, vợ/chồng không có thu nhập…), bạn phải đăng ký và được cấp mã số thuế cho người phụ thuộc. Nếu chưa đăng ký kịp trong năm, khi quyết toán bạn vẫn có thể được tính giảm trừ từ tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng, miễn là thực hiện đăng ký tại thời điểm quyết toán.
3. Bước 3: Theo dõi và lưu trữ chứng từ
Đây là bước cực kỳ quan trọng thường bị xem nhẹ. Bạn cần lưu trữ cẩn thận:
- Chứng từ khấu trừ thuế TNCN do các bên chi trả thu nhập cấp.
- Hợp đồng dịch vụ, hợp đồng lao động, sao kê ngân hàng.
- Hóa đơn, chứng từ chi phí (nếu là hộ kinh doanh).
- Chứng từ đóng bảo hiểm, đóng góp từ thiện…
4. Bước 4: Kê khai và nộp thuế trong năm
Thuế TNCN được nộp trong năm thông qua hai hình thức chính:
- Bị khấu trừ tại nguồn: 10% đối với thu nhập vãng lai hoặc theo biểu lũy tiến đối với HĐLĐ từ 3 tháng.
- Tự kê khai, tạm nộp theo quý: Đối với hộ/cá nhân kinh doanh có doanh thu trên 500 triệu đồng/năm.
5. Bước 5: Quyết toán thuế TNCN cuối năm
Cuối năm tính thuế, bạn cần tổng hợp toàn bộ thu nhập để thực hiện quyết toán. Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán cho thu nhập năm 2025 là:
- Đối với cá nhân tự quyết toán: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch (tức ngày 30/04/2026). Do trùng kỳ nghỉ lễ, thời hạn sẽ được dời đến ngày làm việc tiếp theo.
- Đối với tổ chức chi trả thu nhập: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 (tức ngày 31/03/2026).
Hồ sơ quyết toán chính là Tờ khai mẫu 02/QTT-TNCN (đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công) hoặc mẫu 02/CNKD-TNCN-QTT (đối với hộ kinh doanh từ 2026), kèm theo các phụ lục và chứng từ liên quan. Bạn nên nộp hồ sơ online qua Cổng Dịch vụ công ngành Thuế.
6. Bước 6: Hoàn thuế hoặc nộp bổ sung
Sau khi nộp hồ sơ quyết toán, nếu số thuế đã tạm nộp/khấu trừ trong năm lớn hơn số thuế phải nộp, bạn sẽ được hoàn thuế. Ngược lại, nếu số thuế đã nộp ít hơn, bạn phải nộp bổ sung phần còn thiếu. Nộp chậm sẽ bị tính tiền phạt 0,03%/ngày.
VI. Những lỗi thường gặp khi kê khai thuế và cách tránh
- Không đăng ký mã số thuế và không quyết toán: Nhiều freelancer nghĩ thu nhập nhỏ không cần kê khai, nhưng đây là quan niệm sai lầm. Mọi khoản thu nhập đều phải được theo dõi và quyết toán nếu thuộc diện phải nộp thuế.
- Không lưu giữ chứng từ khấu trừ 10%: Mất chứng từ khiến bạn không thể chứng minh số thuế đã nộp, dẫn đến nguy cơ nộp trùng hoặc không được hoàn thuế.
- Quên đăng ký người phụ thuộc: Điều này làm bạn mất đi một khoản giảm trừ đáng kể. Hãy đăng ký sớm nhất có thể.
- Bỏ sót thu nhập từ nền tảng số hoặc nước ngoài: Cơ quan thuế đang tăng cường quản lý các luồng tiền từ nước ngoài và các nền tảng online. Việc không khai báo có thể dẫn đến bị truy thu và phạt nặng.
- Chậm nộp hồ sơ, chậm nộp tiền thuế: Luôn ghi nhớ các mốc thời gian quan trọng để tránh bị phạt vi phạm hành chính và tính tiền chậm nộp.
VII. Tóm tắt Hướng dẫn kê khai thuế TNCN cho người làm nghề tự do (Freelancer) chi tiết A–Z năm 2026 (nộp cho năm 2025)
Việc kê khai và quyết toán thuế TNCN đối với freelancer đã trở nên rõ ràng và có hệ thống hơn bao giờ hết, đặc biệt với những thay đổi lớn từ năm 2026.
Chìa khóa để tuân thủ đúng pháp luật và tối ưu hóa số thuế phải nộp nằm ở việc hiểu rõ bản chất thu nhập của mình (tiền lương, tiền công hay kinh doanh), nắm vững các quy định mới về mức giảm trừ gia cảnh (15,5 triệu cho bản thân, 6,2 triệu cho người phụ thuộc), biểu thuế 5 bậc và ngưỡng miễn thuế 500 triệu đồng cho hộ kinh doanh.
Bằng cách chủ động đăng ký mã số thuế, lưu trữ chứng từ cẩn thận và thực hiện quyết toán đúng hạn, bạn không chỉ tránh được các rủi ro pháp lý mà còn đảm bảo quyền lợi tài chính của chính mình.
