Cung Cấp Hóa Đơn Điện Tử Hiện Đại, Tiện Lợi và Tuân Thủ Pháp Luật

Hóa đơn điện tử được định nghĩa là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa hay cung cấp dịch vụ lập ra để ghi nhận thông tin bán hàng có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế. 

Hóa đơn này được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do cá nhân hay tổ chức đang bán hàng hóa hay cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin mình đã bán bao nhiêu hàng hóa, cung cấp bao nhiêu dịch vụ. 

Và hình thức này phải theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Có hai hình thức chính của hóa đơn điện tử, phụ thuộc vào cách thức xác nhận và xử lý của cơ quan thuế:

1. Hóa Đơn Điện Tử Có Mã Xác Nhận của Cơ Quan Thuế:

   • Hình thức này đòi hỏi hóa đơn điện tử phải được cơ quan thuế cấp mã xác nhận trước khi gửi đến người nhận.
   • Hóa đơn được tạo bởi doanh nghiệp và sau đó được gửi tới cơ quan thuế (hoặc thông qua một nhà cung cấp dịch vụ được ủy quyền) để xác nhận.
   • Mã xác nhận từ cơ quan thuế thường được thêm vào hóa đơn, sau đó hóa đơn được gửi đến người mua.
   • Hình thức này giúp đảm bảo tính pháp lý và chính xác của hóa đơn, và thường được sử dụng trong các trường hợp mà luật pháp yêu cầu xác nhận của cơ quan thuế.

2. Hóa Đơn Điện Tử Không Có Mã Xác Nhận của Cơ Quan Thuế:

   • Trong hình thức này, hóa đơn điện tử được tạo và gửi trực tiếp từ người bán đến người mua mà không cần sự xác nhận từ cơ quan thuế.
   • Hóa đơn thường được ký số bằng chữ ký số để đảm bảo tính xác thực và không bị thay đổi.
   • Hình thức này thường nhanh chóng và linh hoạt hơn, nhưng vẫn phải tuân theo các quy định về nội dung và bảo mật hóa đơn.
   • Đây là phương thức phổ biến ở nhiều quốc gia, trong đó doanh nghiệp có quyền tự quản lý và lưu trữ hóa đơn của mình. 

1. Bắt Buộc Áp Dụng Hóa Đơn Điện Tử:
   • Từ ngày 1/11/2020, tất cả các doanh nghiệp, hộ kinh doanh và tổ chức khác phải chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử với mã của cơ quan thuế hoặc không có mã của cơ quan thuế, thay vì sử dụng hóa đơn giấy.
2. Thời Gian Chuyển Đổi:
   • Các doanh nghiệp được khuyến nghị bắt đầu quá trình chuyển đổi sớm để đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định khi Thông tư có hiệu lực.
3. Phương Thức Chuyển Đổi:
   • Doanh nghiệp cần lựa chọn một nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được cấp phép và đáng tin cậy.
   • Thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế thông qua nhà cung cấp này.
4. Yêu Cầu về Hình Thức và Nội Dung Hóa Đơn:
   • Hóa đơn điện tử phải đáp ứng các yêu cầu về hình thức và nội dung theo quy định của pháp luật thuế hiện hành.
5. Lưu Trữ và Bảo Mật:
   • Doanh nghiệp phải lưu trữ hóa đơn điện tử trong thời hạn ít nhất là 10 năm.
   • Cần đảm bảo tính bảo mật, an toàn thông tin trong quá trình lưu trữ và sử dụng hóa đơn điện tử.
6. Quy Trình Xác Thực Hóa Đơn:
   • Đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế, sau khi tạo hóa đơn, doanh nghiệp phải gửi dữ liệu hóa đơn tới cơ quan thuế để xác thực và cấp mã.
7. Chuyển Đổi Dữ Liệu Hóa Đơn Cũ:
   • Doanh nghiệp cần chuyển đổi dữ liệu từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử, đảm bảo sự liền mạch và chính xác của dữ liệu kế toán và thuế.

• Tự động hóa: Hóa đơn điện tử cho phép tự động hóa quy trình xuất hóa đơn, giảm thiểu nhu cầu nhập liệu thủ công và giảm rủi ro liên quan đến sai sót do con người gây ra.

• Tuân thủ pháp luật: Hóa đơn điện tử được thiết kế để tuân thủ các quy định thuế và kế toán hiện hành, giúp đảm bảo rằng doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp luật mà không cần nhiều nỗ lực thủ công.

• Lưu trữ và truy cập: Các hóa đơn điện tử có thể được lưu trữ an toàn trên đám mây hoặc trên máy chủ cục bộ, cho phép truy cập dễ dàng và nhanh chóng mọi lúc, mọi nơi.

• Tiết kiệm chi phí: Việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử giúp giảm bớt chi phí liên quan đến in ấn, lưu trữ giấy tờ và quản lý hồ sơ.

• Bảo mật: Hóa đơn điện tử cung cấp các tính năng bảo mật và mã hóa dữ liệu để bảo vệ thông tin tài chính và ngăn chặn gian lận.

• Thân thiện với môi trường: Việc sử dụng ít giấy hơn không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn giảm tác động đến môi trường, hỗ trợ mục tiêu phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Tại Việt Nam, hóa đơn điện tử phải được ký số bằng chứng thư (chữ ký số) số để đảm bảo tính pháp lý và xác thực của hóa đơn. Việc ký số này thực hiện thông qua dịch vụ của một nhà cung cấp chứng thư số được cấp phép.

Chữ ký số là một loại chữ ký điện tử được tạo ra từ quá trình mã hóa thông tin số học, dùng để xác thực danh tính và đảm bảo tính toàn vẹn của tài liệu điện tử. Chữ ký số được sử dụng phổ biến trong các giao dịch trực tuyến, ký hợp đồng và các tài liệu pháp lý khác để thay thế cho chữ ký truyền thống trên giấy. Chữ ký số đảm bảo tính xác thực và bảo mật cao hơn so với chữ ký truyền thống và giúp tiết kiệm thời gian và chi phí trong các giao dịch kinh doanh.

Chữ ký số là một công nghệ được sử dụng rộng rãi trong doanh nghiệp để giải quyết các vấn đề liên quan đến việc xác thực chữ ký, ký kết hợp đồng và trao đổi thông tin an toàn trên mạng. Nhờ chữ ký số, các doanh nghiệp có thể thực hiện các giao dịch trực tuyến một cách nhanh chóng, hiệu quả và an toàn. Ngoài ra, chữ ký số còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, thời gian và giảm thiểu các sai sót trong quá trình xử lý hồ sơ và giấy tờ. Các ứng dụng của chữ ký số trong doanh nghiệp bao gồm ký kết hợp đồng điện tử, xác thực danh tính, đăng ký thuế trực tuyến, bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ và nhiều ứng dụng khác.

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi doanh nghiệp, tổ chức hay cá nhân bán hàng, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Không nhất thiết phải in hóa đơn điện tử ra giấy nếu cơ quan thuế chấp nhận hình thức điện tử. Tuy nhiên, trong trường hợp cụ thể hoặc theo yêu cầu của cơ quan kiểm toán, doanh nghiệp có thể cần phải cung cấp phiên bản in của hóa đơn để thẩm định. Điều quan trọng là hóa đơn điện tử phải dễ dàng truy cập và hiển thị tất cả thông tin cần thiết khi cần kiểm tra.

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là loại hóa đơn điện tử mà trước khi được gửi tới người mua, chúng phải được cơ quan thuế cấp mã. Quá trình này thường bao gồm việc doanh nghiệp gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế qua một hệ thống trực tuyến. Cơ quan thuế sau đó sẽ xác minh và cấp mã cho hóa đơn đó, qua đó hóa đơn trở nên có hiệu lực và có thể sử dụng trong giao dịch thương mại cũng như cho mục đích kê khai thuế.

Mã hóa đơn do cơ quan thuế cấp đóng vai trò như một phương tiện để đảm bảo tính xác thực và hợp lệ của hóa đơn, giúp cơ quan thuế theo dõi và quản lý việc tuân thủ thuế của doanh nghiệp một cách hiệu quả. Điều này cũng hỗ trợ việc kiểm tra và chống gian lận thuế, đồng thời giúp người mua có thể tin tưởng vào tính pháp lý của hóa đơn họ nhận được.