Khi bị mất con dấu công ty, doanh nghiệp cần xử lý theo đúng quy định pháp luật để đảm bảo an toàn pháp lý cho hoạt động kinh doanh. Sau đây là các bước cần thực hiện:
I. Báo cáo với cơ quan công an
- Báo ngay cho cơ quan công an phường, xã nơi xảy ra sự việc mất con dấu.
- Thông báo bằng văn bản về việc mất con dấu cho cơ quan công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu trước đây.
II. Khắc con dấu mới
- Doanh nghiệp được quyền làm con dấu mới theo quy định hiện hành, có thể tự quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu.
- Đối với doanh nghiệp thành lập trước ngày 01/07/2015: Khi làm con dấu mới, phải nộp lại con dấu cũ (nếu có) và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan công an. Cơ quan công an sẽ cấp giấy biên nhận khi tiếp nhận.
III. Thông báo mẫu con dấu mới
- Doanh nghiệp có trách nhiệm thông báo mẫu con dấu mới với cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp có trụ sở chính.
- Thông tin về mẫu dấu mới sẽ được đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để các bên liên quan có thể tra cứu.
IV. Thông báo cho các bên liên quan
- Doanh nghiệp cần thông báo bằng văn bản về việc thay đổi và sử dụng mẫu dấu mới cho các đối tác, ngân hàng, cơ quan thuế và các bên có giao dịch thường xuyên để tránh phát sinh các vấn đề pháp lý.
Lưu ý quan trọng
- Các văn bản, hợp đồng, tài liệu đã được đóng bằng con dấu cũ trước thời điểm bị mất vẫn hoàn toàn có giá trị pháp lý.
- Trường hợp tìm lại được con dấu đã báo mất sau khi đã làm dấu mới, doanh nghiệp phải nộp lại con dấu đó cho cơ quan công an.
- Doanh nghiệp cần lưu trữ cẩn thận các giấy tờ liên quan đến việc báo mất và làm con dấu mới để phục vụ công tác kiểm tra, đối chiếu khi cần.
