Khi thay đổi số điện thoại hoặc email, doanh nghiệp thực hiện thủ tục cập nhật, bổ sung thông tin đăng ký doanh nghiệp tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở chính. Nhiều doanh nghiệp lầm tưởng rằng cứ đổi thông tin liên hệ là được cấp lại giấy phép kinh doanh. Tuy nhiên, trường hợp này chỉ cập nhật vào hồ sơ đăng ký doanh nghiệp nếu không làm thay đổi nội dung trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
I. Bảng tra cứu nhanh
| Nội dung | Cách xử lý |
|---|---|
| Thay đổi số điện thoại, email | Cập nhật, bổ sung thông tin đăng ký doanh nghiệp tại Phòng Đăng ký kinh doanh |
| Không làm thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp | Cơ quan đăng ký cập nhật vào hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, thường không cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới |
| Có làm thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp nhưng không thuộc trường hợp đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp riêng | Gửi thông báo đề nghị cập nhật, bổ sung thông tin để được xử lý theo quy định |
| Lệ phí, phí công bố | Thuộc trường hợp được miễn lệ phí đăng ký doanh nghiệp và phí công bố |
| Thời gian giải quyết | 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ |
Điểm cần nhớ: cập nhật số điện thoại, số fax, thư điện tử, website của doanh nghiệp thuộc nhóm thông tin được miễn lệ phí đăng ký doanh nghiệp và phí công bố.
II. Hồ sơ và cách nộp
1. Hồ sơ cơ bản
- Thông báo đề nghị cập nhật, bổ sung thông tin đăng ký doanh nghiệp theo mẫu đang áp dụng.
- Trường hợp dùng người được ủy quyền nộp hồ sơ thì kèm giấy ủy quyền và bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân được ủy quyền.
- Mẫu số 12 Phụ lục I dùng trong trường hợp bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp.
- Mẫu số 22 áp dụng cho trường hợp doanh nghiệp hoạt động theo Giấy phép đầu tư.
Một số doanh nghiệp nộp đúng nội dung nhưng dùng chưa đúng mẫu, nhất là khi đơn vị đang hoạt động theo Giấy phép đầu tư hoặc nộp hồ sơ qua người khác.
2. Cách nộp và thời gian xử lý
- Nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh.
- Nộp qua dịch vụ bưu chính.
- Nộp trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp hoặc dịch vụ công.
Thời gian giải quyết là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ.
Ví dụ thực tế
Một doanh nghiệp chỉ đổi email nhận thông báo và số điện thoại liên hệ nhưng các thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp không thay đổi. Trường hợp này được cập nhật vào hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, không phát sinh Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới.
Lưu ý quan trọng
Kiểm tra kỹ thông tin liên hệ trên hồ sơ trước khi nộp. Nếu mẫu hồ sơ thiếu số điện thoại liên hệ theo biểu mẫu đang áp dụng, hồ sơ có thể bị yêu cầu bổ sung.
III. Mức xử lý khi cập nhật chậm
Doanh nghiệp có nghĩa vụ bảo đảm thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp đầy đủ, chính xác. Nhiều doanh nghiệp thay số điện thoại, email từ lâu nhưng không cập nhật lại hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.
| Thời gian chậm thông báo | Mức xử lý |
|---|---|
| Từ 01 ngày đến 10 ngày | Cảnh cáo |
| Từ 11 ngày đến 30 ngày | Phạt từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng |
| Từ 31 ngày đến 90 ngày | Phạt từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng |
| Từ 91 ngày trở lên | Phạt từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng |
Mốc thời gian nhiều người hay quên: chậm càng lâu thì mức xử lý tăng dần, từ cảnh cáo đến khung phạt 20.000.000 đồng.
IV. Điểm dễ nhầm với đăng ký thuế và hộ kinh doanh
1. Phân biệt với nghĩa vụ thông báo thuế
Cập nhật số điện thoại, email trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp là một việc; thay đổi thông tin đăng ký thuế là một việc khác. Không phải mọi trường hợp đổi số điện thoại hoặc email đều đương nhiên áp dụng thời hạn 10 ngày như các thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp trọng yếu.
Nếu thông tin này liên quan đến dữ liệu đăng ký thuế hoặc hệ thống chưa liên thông đầy đủ, doanh nghiệp nên kiểm tra thêm nghĩa vụ thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu 08-MST và thời hạn theo quy định thuế hiện hành. Cần đồng bộ thông tin liên hệ khi đối chiếu hồ sơ quản lý thuế.
2. Nếu chủ thể là hộ kinh doanh
Câu hỏi thường nói là giấy phép kinh doanh, nhưng thực tế chủ thể lại là hộ kinh doanh. Khi đó áp dụng quy trình riêng về đăng ký hộ kinh doanh tại cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền hoặc qua cổng dịch vụ công theo cơ chế áp dụng.
Khi đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hộ kinh doanh, hồ sơ cần bổ sung thông tin còn thiếu về số điện thoại liên hệ. Nếu chưa xác định đúng chủ thể ngay từ đầu, hồ sơ rất dễ phải làm lại.
