Doanh nghiệp khi thay đổi số điện thoại hoặc email trên giấy phép kinh doanh cần thực hiện thủ tục thông báo cập nhật tại Phòng Đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế trong thời hạn quy định để đảm bảo tuân thủ pháp luật và tránh bị xử phạt hành chính.
I. Quy trình và hồ sơ thay đổi thông tin liên hệ
1. Hồ sơ cần chuẩn bị
- Thông báo về việc bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu Phụ lục II-5 ban hành kèm Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT).
- Văn bản ủy quyền cho người thực hiện thủ tục (nếu người đi nộp không phải là đại diện pháp luật).
- Bản sao hợp lệ giấy tờ pháp lý cá nhân (CCCD/Hộ chiếu) của người được ủy quyền.
2. Phương thức và thời hạn giải quyết
- Nơi nộp hồ sơ: Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
- Cách thức nộp: Nộp trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (dangkykinhdoanh.gov.vn) bằng tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc chữ ký số công cộng.
- Thời hạn giải quyết: Từ 03 đến 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ.
3. Quy định riêng đối với hộ kinh doanh
- Hộ kinh doanh khi thay đổi nội dung đăng ký phải kê khai thông tin số điện thoại.
- Hồ sơ đăng ký thay đổi của hộ kinh doanh sẽ bị coi là không hợp lệ nếu thiếu thông tin về số điện thoại.
II. Thủ tục thông báo thay đổi với cơ quan thuế
- Doanh nghiệp nộp Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế (Mẫu số 08-MST) đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
- Thời hạn nộp hồ sơ: 10 ngày làm việc kể từ ngày phát sinh thay đổi.
- Mức phạt chậm thông báo với cơ quan thuế: Phạt cảnh cáo (nếu có tình tiết giảm nhẹ) hoặc phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng tùy thời gian chậm nộp.
Ví dụ thực tế minh họa
- Tình huống: Công ty B đổi số hotline và email giao dịch vào ngày 01/10.
- Bước 1: Trước ngày 11/10, nhân viên soạn Phụ lục II-5 và nộp online trên trang dangkykinhdoanh.gov.vn.
- Bước 2: Đồng thời, kế toán nộp Mẫu 08-MST qua trang thuedientu.gdt.gov.vn để cập nhật thông tin với Tổng cục Thuế.
- Kết quả: Sau 3 ngày, Phòng Đăng ký kinh doanh ra Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.
III. Thời hạn và chế tài xử phạt khi chậm thông báo
- Doanh nghiệp phải thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi.
- Chậm thông báo từ 01 đến 10 ngày: Phạt cảnh cáo.
- Chậm thông báo từ 11 đến 30 ngày: Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng.
- Chậm thông báo từ 31 đến 90 ngày: Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng.
- Chậm thông báo từ 91 ngày trở lên: Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng.
Lưu ý quan trọng và lỗi sai phổ biến
- Bắt buộc cập nhật số điện thoại: Hệ thống đăng ký kinh doanh hiện nay bắt buộc phải có trường thông tin số điện thoại. Nếu doanh nghiệp chưa từng đăng ký số điện thoại trước đây, khi làm bất kỳ thủ tục thay đổi nào cũng phải bổ sung thông tin này.
- Phân biệt cơ quan quản lý: Thay đổi thông tin tại Phòng Đăng ký kinh doanh không tự động cập nhật ngay lập tức sang hệ thống quản lý của cơ quan thuế trong mọi trường hợp, do đó doanh nghiệp nên kiểm tra và nộp Mẫu 08-MST nếu cần thiết để tránh rủi ro bị phạt hành chính về thuế.
