Không. Doanh nghiệp không còn bị giới hạn ở con dấu tròn. Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp được tự quyết loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu; đồng thời có thể dùng chữ ký số trong phạm vi pháp luật cho phép. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn theo thói quen cũ, cho rằng hợp đồng nào cũng cần đóng dấu tròn.
I. Thông tin quan trọng nhất
Doanh nghiệp hoạt động theo Luật Doanh nghiệp được tự quyết về con dấu; không còn thủ tục thông báo mẫu dấu và không phải mọi văn bản, hợp đồng đều cần đóng dấu.
| Nội dung | Áp dụng thực tế |
|---|---|
| Con dấu tròn | Không còn là hình thức duy nhất |
| Hình thức dấu | Có thể là tròn, vuông, elip, chữ nhật, đa giác, logo hoặc hình thức khác |
| Chữ ký số | Có thể là một hình thức dấu theo quy định về giao dịch điện tử |
| Thông báo mẫu dấu | Đã bãi bỏ |
| Đóng dấu trên mọi văn bản | Không phải lúc nào cũng cần, còn tùy quy định pháp luật và thỏa thuận giao dịch |
II. Phạm vi áp dụng và điểm dễ nhầm
1. Trường hợp doanh nghiệp thông thường
Nếu là doanh nghiệp hoạt động theo Luật Doanh nghiệp, thì không có yêu cầu chỉ được dùng dấu tròn. Doanh nghiệp có thể chọn dấu tròn, dấu vuông, dấu logo hoặc chỉ dùng chữ ký số trong các giao dịch phù hợp. Tuy nhiên, nhiều đơn vị vẫn giữ thói quen cũ khi soạn thảo hợp đồng nội bộ.
2. Trường hợp giao dịch cụ thể
Nếu pháp luật chuyên ngành không yêu cầu đóng dấu cho giao dịch đó, các bên có thể thỏa thuận không dùng dấu. Không nên hiểu máy móc rằng cứ hợp đồng, biên bản hay văn bản công ty là phải có dấu tròn. Một số doanh nghiệp vẫn tự đặt thêm thủ tục nội bộ, gây chậm trễ cho hồ sơ.
3. Trường hợp có ngoại lệ
Quy định trên áp dụng cho doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp. Nếu là cơ quan nhà nước hoặc tổ chức, đơn vị thuộc nhóm quản lý con dấu theo quy định riêng, thì có thể vẫn áp dụng chế độ con dấu riêng. Tương tự, nếu là tổ chức hoặc doanh nghiệp trong ngành, lĩnh vực đặc thù, cần kiểm tra thêm luật chuyên ngành thay vì chỉ nhìn Điều 43.
Một số ngành đặc thù như bảo hiểm, chứng khoán, công chứng… có thể phát sinh yêu cầu đăng ký lại mẫu dấu theo hướng dẫn riêng sau sắp xếp hành chính. Do vậy, doanh nghiệp cần kiểm tra quy định riêng của ngành, không chỉ dựa vào quy định chung.
III. Thay đổi quan trọng so với trước đây
- Giai đoạn trước: doanh nghiệp từng phải thông báo mẫu dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh; thực tế phổ biến là dùng dấu tròn.
- Hiện nay: thủ tục thông báo mẫu dấu đã được bãi bỏ; doanh nghiệp tự quyết loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu.
- Giai đoạn có hiệu lực từ 01/07/2025: nguyên tắc cốt lõi này đối với doanh nghiệp thông thường không thay đổi.
Việc thay đổi địa giới hành chính hoặc sáp nhập đơn vị hành chính từ 01/07/2025 không tự làm phát sinh nghĩa vụ phải đổi con dấu đối với doanh nghiệp thông thường.
IV. Cách áp dụng thực tế để tránh sai
1. Doanh nghiệp được chọn hình thức dấu nào?
Doanh nghiệp có thể tự quyết hình thức dấu như tròn, vuông, elip, logo hoặc dùng chữ ký số. Một số đơn vị dùng dấu vuông chức danh, dấu logo, dấu xác nhận thanh toán; số khác vận hành hoàn toàn bằng chữ ký số cho hợp đồng điện tử, hóa đơn và giao dịch trực tuyến.
Ví dụ minh họa
Một công ty thương mại chỉ dùng chữ ký số cho hóa đơn, hợp đồng điện tử và hồ sơ giao dịch online, không khắc dấu tròn. Cách làm này vẫn phù hợp nếu quy trình nội bộ và loại giao dịch áp dụng đúng quy định.
2. Quản lý con dấu thế nào cho đúng?
Việc quản lý và lưu giữ dấu nên được quy định rõ trong Điều lệ công ty hoặc quy chế nội bộ. Khi thanh tra, các câu hỏi thường gặp bao gồm ai được giữ dấu, ai có quyền đóng dấu, và trường hợp nào được dùng dấu hay chữ ký số.
Lưu ý quan trọng
- Thiếu quy chế quản lý dấu là rủi ro phổ biến.
- Dùng dấu không đúng quy chế nội bộ cũng là rủi ro.
- Nhầm rằng vẫn phải thông báo mẫu dấu như trước là cách hiểu đã lỗi thời.
- Dấu vuông hay dấu tròn đều có thể được doanh nghiệp lựa chọn, miễn cách sử dụng thống nhất với quy định nội bộ và phù hợp giao dịch.
Khi rà soát hồ sơ nội bộ, doanh nghiệp nên kiểm tra ba vấn đề: loại dấu đang dùng, quy chế quản lý dấu và từng loại giao dịch nào thực sự cần dấu. Làm rõ sớm sẽ tránh vướng mắc khi ký kết với đối tác hoặc khi cơ quan chức năng kiểm tra.
