Theo Luật Doanh nghiệp 2020 hiện hành, doanh nghiệp không còn bắt buộc phải sử dụng con dấu tròn. Doanh nghiệp được trao quyền tự chủ hoàn toàn trong việc quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu (bao gồm cả dấu vật lý và chữ ký số).
I. Quyền tự quyết về hình thức và nội dung con dấu
Thay vì bị giới hạn mẫu dấu như trước đây, Luật Doanh nghiệp 2020 quy định:
- Doanh nghiệp được tự quyết định hình thức con dấu: Có thể là hình tròn, hình vuông, hình đa giác hoặc các hình thù khác.
- Doanh nghiệp tự quyết định nội dung trên dấu: Không còn bắt buộc cứng nhắc phải có Mã số doanh nghiệp và Tên doanh nghiệp (tuy nhiên vẫn khuyến khích thể hiện để thuận tiện cho giao dịch).
- Giá trị pháp lý của con dấu: Được quy định cụ thể trong Điều lệ công ty. Một doanh nghiệp có thể có nhiều con dấu với hình thức và nội dung khác nhau.
II. Bãi bỏ thủ tục thông báo mẫu dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh
Đây là điểm cải cách quan trọng nhất giúp giảm tải thủ tục hành chính:
- Doanh nghiệp KHÔNG cần làm thủ tục thông báo mẫu con dấu với Sở Kế hoạch và Đầu tư trước khi sử dụng.
- Doanh nghiệp tự chịu trách nhiệm về việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu theo quy định của Điều lệ.
- Việc hủy dấu cũ, làm dấu mới hoặc thay đổi số lượng dấu do doanh nghiệp tự quyết định, không cần sự chấp thuận của cơ quan chức năng.
III. Phân biệt quy định con dấu Doanh nghiệp và Cơ quan Nhà nước
Cần phân biệt rõ hai đối tượng chịu sự điều chỉnh pháp luật khác nhau:
- Doanh nghiệp thông thường: Hoạt động theo Luật Doanh nghiệp 2020, được tự do về hình thức dấu.
- Cơ quan, tổ chức Nhà nước: Vẫn bắt buộc sử dụng con dấu hình tròn, mực đỏ, có hình Quốc huy hoặc biểu tượng theo quy định chặt chẽ tại Nghị định 99/2016/NĐ-CP.
IV. Quy định riêng cho doanh nghiệp kinh doanh ngành nghề đặc thù
Đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực an ninh, quốc phòng hoặc ngành nghề kinh doanh có điều kiện về an ninh trật tự sử dụng con dấu do cơ quan Công an cấp (theo Nghị định 99/2016/NĐ-CP):
- Vẫn phải thực hiện thủ tục đăng ký mẫu dấu với cơ quan Công an.
- Từ 01/7/2025, các đơn vị thuộc nhóm này cần lưu ý thực hiện đăng ký lại mẫu con dấu hoặc tuân thủ các hướng dẫn mới (như Công văn 2822/BCA-C06) nếu thuộc đối tượng điều chỉnh.
Ví dụ thực tế
- Trường hợp 1: Công ty A quy định trong Điều lệ rằng “Con dấu pháp nhân của công ty có hình vuông, mực xanh”. Khi đó, con dấu vuông này có giá trị pháp lý đầy đủ trong mọi giao dịch.
- Trường hợp 2: Công ty B sử dụng song song 01 con dấu vật lý và Chữ ký số. Cả hai hình thức này đều có giá trị pháp lý tương đương nhau khi ký kết hợp đồng, phát hành hóa đơn điện tử.
Lưu ý quan trọng
- Về hình thức: Tuy pháp luật không cấm, nhưng để tránh rắc rối khi giao dịch với các đối tác truyền thống hay ngân hàng, đa số doanh nghiệp vẫn ưu tiên chọn con dấu hình tròn.
- Về quản lý: Dù không phải đăng ký với cơ quan nhà nước, doanh nghiệp bắt buộc phải quy định rõ quy chế quản lý và sử dụng con dấu trong Điều lệ để tránh rủi ro pháp lý nội bộ.
- Về phạm vi áp dụng: Quy định tự do về con dấu chỉ áp dụng cho doanh nghiệp thành lập theo Luật Doanh nghiệp, không áp dụng cho các tổ chức chính trị – xã hội hay cơ quan nhà nước.
