Theo pháp luật Việt Nam hiện hành, không bắt buộc hợp đồng lao động với người nước ngoài phải làm song ngữ (Việt – Anh). Tuy nhiên, việc sử dụng hợp đồng song ngữ là giải pháp tối ưu để đảm bảo quyền lợi và thuận tiện cho các thủ tục hành chính.
I. Quy định về ngôn ngữ trong hợp đồng lao động
Bộ luật Lao động 2019 cho phép các bên tự do thỏa thuận về hình thức và ngôn ngữ của hợp đồng. Cụ thể:
- Các bên có thể ký kết bằng tiếng Việt, tiếng nước ngoài hoặc song ngữ (Việt – Anh, Việt – Hàn, Việt – Nhật…).
- Tuy nhiên, để hợp đồng có giá trị pháp lý khi giải quyết tranh chấp tại Tòa án Việt Nam, tiếng Việt là ngôn ngữ tố tụng bắt buộc.
- Đối với hợp đồng xây dựng có yếu tố nước ngoài: Bắt buộc sử dụng tiếng Việt và một tiếng nước ngoài (thường là tiếng Anh) theo Nghị định 37/2015/NĐ-CP.
II. Giá trị pháp lý của bản dịch và Công chứng
Khi sử dụng hợp đồng tiếng nước ngoài để thực hiện các thủ tục hành chính (xin Giấy phép lao động, tham gia BHXH), doanh nghiệp cần tuân thủ:
1. Yêu cầu về dịch thuật
- Hợp đồng bằng tiếng nước ngoài bắt buộc phải dịch ra tiếng Việt và công chứng hoặc chứng thực chữ ký người dịch khi nộp cho cơ quan nhà nước (Sở Lao động – Thương binh và Xã hội).
- Bản tự dịch của doanh nghiệp (dù có đóng dấu công ty) sẽ không được chấp nhận trong hồ sơ cấp Giấy phép lao động (theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP).
2. Hợp pháp hóa lãnh sự
- Hợp đồng lao động ký kết tại Việt Nam giữa công ty Việt Nam và người lao động nước ngoài không cần Hợp pháp hóa lãnh sự.
- Chỉ cần đảm bảo hợp đồng có đủ chữ ký, đóng dấu của doanh nghiệp và thực hiện dịch thuật công chứng (nếu là bản tiếng nước ngoài).
III. Chế độ báo cáo và Mức phạt vi phạm
Doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài cần lưu ý thực hiện đúng chế độ báo cáo để tránh bị xử phạt theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP.
- Mẫu báo cáo: Mẫu số 07/PLI (theo Nghị định 70/2023/NĐ-CP).
- Thời hạn nộp: Trước ngày 05/07 (báo cáo 6 tháng đầu năm) và trước ngày 05/01 (báo cáo hàng năm).
- Mức phạt tiền: Từ 2.000.000 đồng đến 6.000.000 đồng đối với tổ chức/doanh nghiệp không báo cáo hoặc báo cáo không đúng thời hạn (lưu ý: mức 1-3 triệu chỉ áp dụng cho cá nhân).
IV. Thời hạn hợp đồng và Giấy phép lao động
- Thời hạn của hợp đồng lao động không được vượt quá thời hạn của Giấy phép lao động (tối đa 02 năm).
- Khi Giấy phép lao động hết hạn, hai bên phải tiến hành thủ tục gia hạn giấy phép trước khi ký tiếp hợp đồng lao động mới.
Lưu ý quan trọng
- Ưu tiên ngôn ngữ: Trong hợp đồng song ngữ, nên có điều khoản quy định rõ: “Trong trường hợp có sự khác biệt giữa bản tiếng Việt và tiếng nước ngoài, bản tiếng Việt sẽ có giá trị ưu tiên áp dụng”. Điều này giúp tránh rắc rối khi tranh tụng.
- Hồ sơ BHXH: Cơ quan Bảo hiểm xã hội yêu cầu hợp đồng lao động bằng tiếng Việt (hoặc bản dịch công chứng) để làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc cho người nước ngoài.
