Việc thành lập công ty là bước khởi đầu để kinh doanh hợp pháp, nhưng nhiều người gặp khó khăn ngay từ khâu chuẩn bị hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Theo Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, khoảng 30% hồ sơ bị trả lại do sai sót.
Bài viết này Thuận Thiên sẽ chỉ ra các lỗi thường gặp khi lập hồ sơ thành lập công ty năm 2025, phân tích hậu quả, đưa ra cách khắc phục đơn giản và ví dụ thực tế để bạn dễ hiểu. Dù là người mới hay đã có kinh nghiệm, những thông tin này sẽ giúp bạn đăng ký công ty suôn sẻ hơn.
Căn cứ pháp lý
- Luật số 59/2020/QH14 của Quốc hội: Luật Doanh nghiệp
- Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT: Hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp, bao gồm mẫu giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
- Quy định về hồ sơ thành lập doanh nghiệp: Bao gồm các giấy tờ như giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, điều lệ công ty, danh sách thành viên/cổ đông sáng lập, bản sao giấy tờ pháp lý của các thành viên/cổ đông và người đại diện theo pháp luật.
I. Các lỗi phổ biến khi chuẩn bị hồ sơ thành lập công ty
1. Chọn sai loại hình công ty
Lỗi này là gì?
Chọn loại hình công ty là bước quan trọng khi thành lập doanh nghiệp, nhưng nhiều người mắc lỗi vì không nắm rõ đặc điểm từng loại. Khi bắt đầu, bạn phải chọn một loại hình phù hợp như công ty TNHH hay công ty cổ phần. Việt Nam hiện có 5 loại hình chính, mỗi loại có ưu nhược điểm riêng:
- Doanh nghiệp tư nhân: 1 người làm chủ, chịu trách nhiệm vô hạn bằng toàn bộ tài sản
- Công ty TNHH 1 thành viên: 1 người góp vốn, trách nhiệm giới hạn trong số vốn đã góp
- Công ty TNHH 2 thành viên trở lên: Từ 2-50 người góp vốn, phù hợp với nhóm nhỏ
- Công ty cổ phần: Từ 3 người trở lên, dễ huy động vốn qua cổ phiếu
- Công ty hợp danh: Ít nhất 2 người chịu trách nhiệm vô hạn, thường ít phổ biến
Nếu không hiểu rõ, bạn có thể chọn sai loại hình không phù hợp với nhu cầu kinh doanh.
Hậu quả và ví dụ thực tế
Chọn sai loại hình doanh nghiệp có thể gây ra nhiều vấn đề:
- Gây khó trong quản lý, ví dụ công ty cổ phần phức tạp với doanh nghiệp nhỏ
- Hạn chế khả năng huy động vốn hoặc phải tốn chi phí chuyển đổi (2-5 triệu đồng)
- Ví dụ: Anh Nam chọn công ty cổ phần cho cửa hàng tạp hóa nhỏ với 2 người, nhưng thủ tục họp cổ đông rườm rà, anh phải chuyển sang TNHH, mất 3 triệu đồng và 1 tháng chờ đợi
Cách khắc phục đơn giản
Để tránh lỗi này khi đăng ký thành lập công ty, bạn nên:
- Xác định quy mô kinh doanh: Doanh nghiệp nhỏ chọn TNHH, lớn hơn chọn cổ phần
- Có thể hỏi ý kiến chuyên gia nếu bạn sử dụng dịch vụ thành lập công ty
2. Đặt tên công ty không đúng quy định
Lỗi này là gì?
Tên công ty không chỉ là thương hiệu mà còn phải tuân thủ quy định pháp luật, tránh trùng lặp hoặc vi phạm. Theo Điều 39 Luật Doanh nghiệp 2020, tên công ty không được phép:
- Trùng hoặc gần giống với tên công ty đã đăng ký trước đó
- Sử dụng tên cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị hoặc từ ngữ xúc phạm văn hóa
- Ví dụ: “Công ty Cổ phần VinFast” sẽ bị từ chối vì trùng với thương hiệu lớn đã có
Nếu không kiểm tra kỹ, bạn dễ mắc lỗi khi đặt tên công ty.
Hậu quả và ví dụ thực tế
Sai tên công ty dẫn đến nhiều bất tiện:
- Hồ sơ bị từ chối, mất 3-5 ngày để chỉnh sửa và nộp lại
- Ví dụ: Chị Lan đặt “Công ty TNHH Giáo dục Hà Nội” nhưng bị trả vì trùng tên công ty đăng ký trước đó, phải đổi thành “Công ty TNHH Giáo dục Lan Hà”
Cách khắc phục hiệu quả
Để đặt tên công ty đúng khi thành lập doanh nghiệp, bạn cần:
- Kiểm tra tên miễn phí trên dangkykinhdoanh.gov.vn trước khi nộp hồ sơ
- Chọn tên ngắn gọn, dễ nhớ, liên quan đến ngành nghề, ví dụ “Công ty TNHH May Minh Anh” cho ngành may mặc
3. Hồ sơ thiếu hoặc sai giấy tờ
Lỗi này là gì?
Hồ sơ thành lập công ty là tập hợp giấy tờ cần thiết để nộp cho Sở Kế hoạch và Đầu tư, nhưng nhiều người làm sai hoặc thiếu. Hồ sơ cơ bản để đăng ký doanh nghiệp bao gồm:
- Giấy đề nghị đăng ký (mẫu có sẵn trên cổng thông tin)
- Điều lệ công ty (quy tắc hoạt động của doanh nghiệp)
- Danh sách thành viên hoặc cổ đông (tùy loại hình)
- Bản sao CMND/CCCD/Hộ chiếu (còn hạn, đã công chứng)
- Văn bản ủy quyền (nếu thuê người nộp thay)
Lỗi phổ biến là quên giấy tờ, nộp bản hết hạn hoặc không công chứng.
Hậu quả và ví dụ thực tế
Thiếu hoặc sai giấy tờ gây ra nhiều phiền toái:
- Hồ sơ bị trả lại, mất 7-10 ngày để bổ sung và nộp lại
- Ngành nghề đặc biệt (y tế, xây dựng) thiếu giấy phép con có thể bị phạt
- Ví dụ: Anh Hùng quên công chứng CCCD, phải làm lại và chờ thêm 1 tuần
Cách khắc phục nhanh chóng
Để tránh lỗi hồ sơ khi thành lập công ty, bạn nên:
- Lập danh sách giấy tờ cần thiết, kiểm tra kỹ từng mục trước khi nộp
- Đảm bảo giấy tờ còn hạn, bản sao công chứng rõ ràng, không mờ
4. Sai địa chỉ trụ sở chính
Lỗi này là gì?
Địa chỉ trụ sở là nơi công ty đặt văn phòng chính thức, nhưng nhiều người chọn sai hoặc dùng “địa chỉ ảo”. Trụ sở công ty phải là địa chỉ thật, có giấy tờ hợp pháp như:
- Hợp đồng thuê nhà hoặc sổ đỏ đứng tên công ty/chủ sở hữu
- Không được dùng “địa chỉ ảo” (chỉ tồn tại trên giấy) để tiết kiệm chi phí
Nếu khai sai, bạn sẽ gặp rắc rối với cơ quan quản lý.
Hậu quả và ví dụ thực tế
Sai địa chỉ trụ sở dẫn đến hậu quả nghiêm trọng:
- Cơ quan thuế kiểm tra, nếu không có thật, công ty bị tiền và phải đổi địa chỉ
- Ví dụ: Công ty B thuê “địa chỉ ảo” giá 500 nghìn đồng/tháng, nhưng bị thuế phát hiện, phạt hàng triệu đồng
Cách khắc phục hợp lý
Để chọn đúng địa chỉ khi đăng ký doanh nghiệp, bạn cần:
- Sử dụng địa chỉ thật, có hợp đồng thuê nhà (công chứng nếu cần)
- Đảm bảo địa chỉ phù hợp ngành nghề, tránh kinh doanh nhà máy trong khu dân cư
5. Chủ sở hữu hoặc đại diện không đủ điều kiện
Lỗi này là gì?
Chủ sở hữu hoặc đại diện pháp luật cần đáp ứng các điều kiện sau:
- Trên 18 tuổi, không phải công chức, quân nhân hoặc đang bị tù
- Nhiều người không kiểm tra kỹ, dẫn đến chọn người không đủ tư cách
Hậu quả và ví dụ thực tế
Nếu chọn sai người đại diện, bạn sẽ gặp vấn đề:
- Hồ sơ bị từ chối ngay, mất phí nộp khoảng 100 nghìn đồng mỗi lần
- Ví dụ: Chị Mai nhờ anh trai là công chức đứng tên, nhưng hồ sơ bị trả vì anh thuộc diện cấm
Cách khắc phục dễ dàng
Để tránh lỗi này khi thành lập công ty, bạn nên:
- Kiểm tra điều kiện: Người trên 18 tuổi, không thuộc diện cấm theo luật
- Sử dụng CCCD còn hạn, khai thông tin khớp hoàn toàn với giấy tờ
6. Sai sót khi nộp hồ sơ trực tuyến
Lỗi này là gì?
Nộp hồ sơ online qua dangkykinhdoanh.gov.vn giúp tiết kiệm thời gian, nhưng dễ xảy ra lỗi kỹ thuật. Các sai sót thường gặp bao gồm:
- Nhập sai thông tin (số CCCD, tên công ty)
- File đính kèm sai định dạng (phải là PDF, dưới dung lượng hệ thống quy định) hoặc chữ ký số hết hạn
Hậu quả và ví dụ thực tế
Sai sót khi nộp online gây chậm trễ:
- Hồ sơ bị từ chối, mất thêm 3-5 ngày để sửa và nộp lại
- Ví dụ: Anh Tuấn nhập sai số CCCD, phải nộp lại và chờ thêm 4 ngày
Cách khắc phục hiệu quả
Để nộp hồ sơ thành lập công ty trực tuyến đúng, bạn cần:
- Đối chiếu thông tin với giấy tờ gốc trước khi nhập, tránh nhầm lẫn
- Kiểm tra chữ ký số còn hạn, liên hệ nhà cung cấp (như Viettel-CA) nếu cần gia hạn
7. Quên thủ tục sau đăng ký
Lỗi này là gì?
Sau khi nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, bạn vẫn cần làm thêm các bước khác nhưng nhiều người bỏ qua. Các thủ tục bắt buộc bao gồm:
- Khắc dấu công ty (mất 3-5 ngày)
- Đăng ký thuế ban đầu (trong 10 ngày), mở tài khoản ngân hàng, đăng ký hóa đơn điện tử
- Công bố thông tin doanh nghiệp trên cổng thông tin quốc gia (trong 30 ngày)
Nhiều người nghĩ nhận giấy chứng nhận là xong, dẫn đến bỏ sót.
Hậu quả và ví dụ thực tế
Bỏ qua thủ tục sau đăng ký gây hậu quả nghiêm trọng:
- Không công bố thông tin có thể bị phạt từ 10 triệu đồng đến 15 triệu đồng
- Nếu doanh nghiệp chậm nộp tờ khai thuế (ví dụ như tờ khai lệ phí môn bài, báo cáo quý, báo cáo năm) có thể bị phạt từ 2 triệu đồng đến 25 triệu đồng tùy thuộc vào thời gian chậm nộp và việc có phát sinh số thuế phải nộp hay không
Cách khắc phục đơn giản
Để hoàn thành thủ tục sau khi đăng ký doanh nghiệp, bạn nên:
- Lên lịch làm từng bước, từ khắc dấu đến công bố thông tin
- Hỏi Sở Kế hoạch và Đầu tư hoặc kế toán viên để được hướng dẫn chi tiết
II. Đánh giá và lời khuyên từ Thuận Thiên
1. Đánh giá ưu điểm và khó khăn
Chính sách đăng ký doanh nghiệp hiện tại có những mặt tích cực và khó khăn:
- Ưu điểm: Quy định mới hỗ trợ đăng ký online, giúp tiết kiệm thời gian và công sức
- Khó khăn: Doanh nghiệp nhỏ có thể tốn kém khi thuê địa chỉ thật hoặc dịch vụ hỗ trợ thành lập
2. Lời khuyên từ Thuận Thiên
Để thành lập công ty suôn sẻ, bạn nên áp dụng các đề xuất sau:
- Chuẩn bị kỹ từng bước, từ chọn loại hình đến nộp hồ sơ, tránh sai sót nhỏ
- Nếu không tự tin, thuê dịch vụ uy tín để giúp bạn tiết kiệm chi phí, rủi ro và tránh bị phạt
- Xem hướng dẫn chi tiết trên dangkykinhdoanh.gov.vn hoặc tham khảo Luật Doanh nghiệp 2020
Việc chuẩn bị hồ sơ thành lập công ty không quá khó nếu bạn tránh được các lỗi phổ biến như sai tên, thiếu giấy tờ hay quên thủ tục sau đăng ký. Mỗi sai sót, dù nhỏ, cũng có thể làm bạn mất thời gian và tiền bạc. Hãy dành thời gian tìm hiểu kỹ hoặc nhờ chuyên gia hỗ trợ để khởi đầu kinh doanh thuận lợi.
Việt Nam vẫn còn thủ tục phức tạp, nhưng cải tiến đang dần rõ rệt, đặc biệt trong năm 2025. Đặc biệt là hiện mọi thủ tục pháp lý đều làm online. Nếu bạn không muốn mất thời gian thì có thể tham khảo dịch vụ thành lập công ty trọn gói tại Thuận Thiên sẽ giúp bạn mọi thủ tục tiết kiệm thời gian và chi phí.
