7 điều kiện thành lập công ty bạn phải biết trước khi thành lập

Thành lập một công ty là một bước quan trọng đối với bất kỳ cá nhân hoặc tổ chức nào muốn hoạt động kinh doanh tại Việt Nam. Việc nắm vững các điều kiện thành lập công ty là điều cần thiết để đảm bảo quá trình thành lập doanh nghiệp được diễn ra một cách suôn sẻ và hợp pháp.

Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn những thông tin chi tiết về các điều kiện thành lập công ty tại Việt Nam, bao gồm cả các điều kiện chung và điều kiện riêng biệt áp dụng cho mỗi loại hình doanh nghiệp.

Căn cứ pháp lý, thông tư, nghị định

• Luật số 59/2020/QH14 của Quốc hội: Luật Doanh nghiệp
• Nghị định số 01/2021/NĐ-CP ngày 14/01/2021 của Chính phủ về đăng ký doanh nghiệp
• Thông tư số 02/2021/TT-BKHĐT ngày 23/01/2021 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp
• Luật số 61/2020/QH14 của Quốc hội: Luật Đầu tư

I. Các điều kiện chung

1. Điều kiện về chủ thể thành lập doanh nghiệp

Cá nhân:

• Công dân Việt Nam thành niên từ đủ 18 tuổi trở lên, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, không bị hạn chế năng lực hành vi dân sự theo quy định của pháp luật.
• Người nước ngoài cư trú hợp pháp tại Việt Nam theo giấy phép cư trú, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ theo quy định của pháp luật Việt Nam.
• Không thuộc trường hợp bị cấm quản lý doanh nghiệp theo quy định tại Điều 18 Luật Doanh nghiệp 2020, bao gồm: đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, đang chấp hành hình phạt tù, bị hạn chế hoặc bị mất năng lực hành vi dân sự, đã bị kết án về tội phạm kinh tế nhưng chưa được xóa án tích, v.v.

Tổ chức:

• Bao gồm tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân, tổ chức tín dụng, tổ chức khác được thành lập và hoạt động hợp pháp tại Việt Nam theo quy định của pháp luật.
• Phải có tư cách pháp nhân, được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động hoặc văn bản tương đương theo quy định của pháp luật.
• Không bị cấm hoạt động kinh doanh theo quy định tại Điều 17 Luật Doanh nghiệp 2020 và các văn bản pháp luật khác.

Nhà đầu tư nước ngoài:

• Là cá nhân nước ngoài hoặc tổ chức được thành lập theo pháp luật nước ngoài.
• Tuân thủ các quy định của pháp luật Việt Nam về đầu tư nước ngoài, bao gồm: ngành nghề đầu tư, điều kiện đầu tư, thủ tục đầu tư, quyền và nghĩa vụ của nhà đầu tư nước ngoài, v.v.
• Phải có giấy tờ pháp lý chứng minh tư cách pháp lý hợp lệ để thực hiện hoạt động đầu tư tại Việt Nam.

Tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài:

• Là doanh nghiệp được thành lập theo pháp luật Việt Nam, trong đó có nhà đầu tư nước ngoài góp vốn, như: công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty cổ phần.
• Tuân thủ các quy định của pháp luật Việt Nam về đầu tư nước ngoài tại Việt Nam, bao gồm: ngành nghề đầu tư, điều kiện đầu tư, thủ tục đầu tư, quyền và nghĩa vụ của nhà đầu tư nước ngoài, v.v.
• Phải có giấy tờ pháp lý chứng minh việc góp vốn của nhà đầu tư nước ngoài và tỷ lệ sở hữu của nhà đầu tư nước ngoài trong doanh nghiệp.
• Ngoài ra, đối với một số loại hình doanh nghiệp như công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần, có yêu cầu bổ sung về số lượng tối thiểu hoặc tối đa chủ sở hữu, thành viên góp vốn, cổ đông sáng lập, v.v. Các điều kiện cụ thể sẽ được quy định trong Luật Doanh nghiệp và các văn bản hướng dẫn thi hành.

2. Điều kiện chủ sở hữu/Người đại diện pháp luật

1. Điều kiện về chủ sở hữu

Chủ sở hữu công ty có thể là cá nhân hoặc tổ chức, và cần đáp ứng các điều kiện sau:

Cá Nhân

• Quốc tịch: Cá nhân có quốc tịch Việt Nam hoặc người nước ngoài đều có thể làm chủ sở hữu doanh nghiệp tại Việt Nam.
• Độ tuổi: Chủ sở hữu phải đủ 18 tuổi trở lên, có đủ năng lực hành vi dân sự.
• Không vi phạm pháp luật: Cá nhân không đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, không thuộc diện đang chấp hành hình phạt tù hoặc các hình phạt khác theo quy định pháp luật.

Tổ Chức

• Tư cách pháp nhân: Tổ chức phải có tư cách pháp nhân, được thành lập và hoạt động hợp pháp.
• Khả năng tài chính: Tổ chức cần có khả năng tài chính để góp vốn theo quy định của pháp luật.
• Không thuộc diện cấm: Tổ chức không thuộc diện bị cấm tham gia hoạt động kinh doanh theo quy định của pháp luật Việt Nam.

2. Điều kiện về người đại diện pháp luật

Người đại diện pháp luật của doanh nghiệp là người chịu trách nhiệm chính về mọi hoạt động của doanh nghiệp trước pháp luật. Các điều kiện cần thiết cho người đại diện pháp luật bao gồm:

• Đủ Năng Lực Hành Vi Dân Sự: Người đại diện pháp luật phải đủ 18 tuổi trở lên và có đầy đủ năng lực hành vi dân sự.
• Không Thuộc Diện Bị Cấm: Người đại diện không được là người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, đang bị cấm hành nghề, hoặc không thuộc các trường hợp bị cấm theo quy định pháp luật như cán bộ công chức, viên chức theo quy định của Luật Cán bộ, công chức.
• Điều Kiện Về Trình Độ Chuyên Môn: Có nhiều ngành nghề có điều kiện đòi hỏi người đại diện pháp luật phải có chứng chỉ, bằng cấp nhất định để hoạt động.
• Trách Nhiệm: Người đại diện pháp luật có trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động kinh doanh của công ty. Điều này bao gồm việc ký kết hợp đồng, quản lý tài sản, và các hoạt động giao dịch khác.
• Thường Trú Tại Việt Nam: Người đại diện pháp luật cần phải thường trú tại Việt Nam. Nếu là người nước ngoài, cần có giấy phép lao động và giấy phép cư trú hợp pháp.

Lưu ý:

• Người đại diện pháp luật có thể là chủ sở hữu hoặc được chủ sở hữu chỉ định. Trong nhiều trường hợp, chủ sở hữu kiêm người đại diện pháp luật để thuận tiện trong quản lý và điều hành doanh nghiệp.
• Mỗi doanh nghiệp có thể có nhiều hơn một người đại diện pháp luật (trong trường hợp công ty cổ phần, công ty trách nhiệm hữu hạn), nhưng cần quy định rõ quyền hạn và trách nhiệm của từng người trong điều lệ công ty.

3. Điều kiện tên công ty

Tên công ty là một yếu tố quan trọng, không chỉ là cách để nhận diện doanh nghiệp mà còn ảnh hưởng đến hình ảnh và thương hiệu của công ty. Vì vậy, việc lựa chọn và đăng ký tên công ty cần tuân thủ các quy định của pháp luật để tránh những rắc rối về sau.

1. Cấu trúc tên công ty:

Tên công ty phải bao gồm 2 thành phần chính:

• Loại hình doanh nghiệp: Ví dụ: Công ty Trách nhiệm Hữu Hạn (TNHH), Công ty Cổ Phần (CP), Doanh Nghiệp Tư Nhân (DNTN)…
• Tên riêng: Phần tên do doanh nghiệp tự chọn, thể hiện đặc điểm, ngành nghề hoặc thương hiệu của công ty.

Ví dụ: Công ty TNHH Giải Pháp Công Nghệ ABC, Công ty CP Đầu Tư Xây Dựng XYZ.

2. Các nguyên tắc đặt tên công ty:

• Không trùng hoặc gây nhầm lẫn: Tên công ty không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của các doanh nghiệp khác đã được đăng ký trên toàn quốc.
• Không vi phạm thuần phong mỹ tục: Tên công ty không được sử dụng các từ ngữ, ký hiệu vi phạm thuần phong mỹ tục, trái với truyền thống văn hóa Việt Nam.
• Không sử dụng tên cơ quan nhà nước: Tên công ty không được sử dụng tên của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị – xã hội, trừ trường hợp được phép của cơ quan có thẩm quyền.
• Ngôn ngữ: Tên công ty có thể được viết bằng tiếng Việt có dấu hoặc không dấu.

Lưu ý:

• Doanh nghiệp nên lựa chọn tên công ty dễ nhớ, dễ đọc, có ý nghĩa và phù hợp với ngành nghề kinh doanh.
• Tên công ty cần được bảo hộ để tránh bị sao chép, xâm phạm.
• Tên doanh nghiệp phải được đặt tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh. Tên này cũng phải được in hoặc viết trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm mà doanh nghiệp phát hành.
• Nếu không tuân thủ quy định về việc gắn tên, doanh nghiệp sẽ bị phạt từ 5 triệu đến 10 triệu đồng theo Điều 34 Nghị định 50/2016, và thậm chí có thể bị đóng mã số thuế (MST).

4. Điều kiện về trụ sở chính

Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc, giao dịch chính của công ty. Việc lựa chọn và đăng ký trụ sở chính phải tuân theo các quy định của pháp luật theo điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020 và điều 6 Luật Nhà ở 2014,

• Trụ sở chính của công ty phải có địa chỉ rõ ràng, bao gồm:
  • Số nhà, tên đường hoặc thôn/xóm.
  • Phường/xã, quận/huyện.
  • Tỉnh/thành phố.
• Phải đặt trên lãnh thổ Việt Nam: Trụ sở chính của doanh nghiệp phải nằm trong phạm vi lãnh thổ Việt Nam, không được đặt ở nước ngoài.
• Theo quy định, trụ sở chính của công ty không được đặt tại căn hộ chung cư, nhà tập thể có chức năng để ở. Tuy nhiên, có thể đặt tại các tòa nhà văn phòng, tòa nhà hỗn hợp có chức năng thương mại.
• Địa điểm trụ sở chính phải tuân thủ các quy định về quy hoạch của địa phương, không nằm trong khu vực bị cấm hoặc hạn chế kinh doanh.
• Đối với một số ngành nghề đặc thù, phải đáp ứng điều kiện về cơ sở vật chất theo quy định riêng.
• Địa điểm trụ sở chính phải tuân thủ các quy định về quy hoạch của địa phương, không nằm trong khu vực bị cấm hoặc hạn chế kinh doanh.

5. Điều kiện về ngành nghề kinh doanh

Ngành nghề kinh doanh là lĩnh vực hoạt động chính của doanh nghiệp. Việc lựa chọn và đăng ký ngành nghề kinh doanh đúng quy định pháp luật là rất quan trọng, đảm bảo tính hợp pháp và tránh những rắc rối pháp lý về sau.

Phân loại ngành nghề kinh doanh:

• Ngành nghề kinh doanh thông thường: Không yêu cầu điều kiện đặc biệt về vốn, trình độ chuyên môn hoặc giấy phép con. Ví dụ: bán lẻ, dịch vụ ăn uống, tư vấn.
• Ngành nghề kinh doanh có điều kiện: Đòi hỏi doanh nghiệp đáp ứng các điều kiện cụ thể về vốn, trình độ chuyên môn, cơ sở vật chất, giấy phép con, v.v. Ví dụ: vận tải, giáo dục, y tế, tài chính.
• Ngành nghề cấm kinh doanh: Bị nghiêm cấm hoạt động vì lý do an ninh, quốc phòng, trật tự an toàn xã hội hoặc đạo đức. Ví dụ: sản xuất, buôn bán ma túy, vũ khí, mại dâm.

Các yêu cầu cụ thể đối với tất cả các ngành nghề:

• Không thuộc danh mục cấm kinh doanh: Doanh nghiệp không được kinh doanh các ngành nghề bị cấm theo quy định của pháp luật.
• Tuân thủ Danh mục ngành nghề kinh doanh: Ngành nghề kinh doanh phải nằm trong Hệ thống ngành nghề kinh tế Việt Nam do Bộ Kế hoạch và Đầu tư ban hành.

Đối với ngành nghề kinh doanh có điều kiện phải đáp ứng các điều kiện theo quy định:

• Giấy phép: Một số ngành nghề như kinh doanh bất động sản, giáo dục, y tế cần có giấy phép kinh doanh.
• Vốn pháp định: Một số ngành nghề yêu cầu vốn pháp định tối thiểu, như kinh doanh bảo hiểm, kinh doanh bất động sản.
• Chứng chỉ hành nghề: Các ngành nghề như luật sư, kiểm toán, dịch vụ y tế cần có chứng chỉ hành nghề.
• Điều kiện về nhân sự: Các ngành nghề đòi hỏi trình độ chuyên môn như giáo dục, y tế, kiểm toán cần có đội ngũ nhân sự đáp ứng yêu cầu.
• Điều kiện về cơ sở vật chất, kỹ thuật, bảo vệ môi trường: Tùy theo từng ngành nghề cụ thể.

Lưu ý quan trọng:

• Doanh nghiệp chỉ được hoạt động trong phạm vi các ngành nghề kinh doanh đã đăng ký.
• Việc kinh doanh ngành nghề không đúng với đăng ký hoặc kinh doanh ngành nghề cấm có thể bị xử phạt hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự.

6. Điều kiện vốn điều lệ

Vốn điều lệ là số vốn ban đầu mà các chủ sở hữu hoặc cổ đông cam kết góp vào doanh nghiệp khi thành lập. Đây là nguồn vốn quan trọng để doanh nghiệp bắt đầu hoạt động, đảm bảo khả năng thanh toán các chi phí ban đầu và thực hiện các hoạt động kinh doanh.

Mức vốn điều lệ tối thiểu:

• Theo quy định chung: Pháp luật Việt Nam không quy định mức vốn điều lệ tối thiểu khi thành lập doanh nghiệp. Tuy nhiên, có một số ngành nghề kinh doanh có điều kiện yêu cầu mức vốn pháp định tối thiểu.
• Đối với ngành nghề kinh doanh có điều kiện: Doanh nghiệp cần đáp ứng mức vốn pháp định tối thiểu theo quy định của pháp luật chuyên ngành. Ví dụ, ngành nghề kinh doanh bảo hiểm có mức vốn pháp định tối thiểu là 300 tỷ đồng.

Hình thức góp vốn:

• Tiền mặt: Là hình thức góp vốn phổ biến nhất.
• Tài sản khác: Có thể là bất động sản, máy móc thiết bị, quyền sở hữu trí tuệ, cổ phần, trái phiếu…
• Tài sản góp vốn phải được định giá và có đủ điều kiện chuyển nhượng.

Thời hạn góp vốn:

• Trong vòng 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: Chủ sở hữu hoặc cổ đông phải góp đủ số vốn điều lệ còn lại.

Vốn điều lệ không bắt buộc phải bằng vốn pháp định. Vốn điều lệ có thể thấp hơn vốn pháp định, nhưng không được thấp hơn mức tối thiểu theo quy định của pháp luật (nếu có).

Ngoài ra vốn điều lệ còn ảnh hưởng đến mức đóng thuế môn bài hằng năm

7. Điều Kiện Vốn Pháp Định

Vốn pháp định là mức vốn tối thiểu mà pháp luật quy định doanh nghiệp phải có để được cấp phép hoạt động trong một số ngành nghề kinh doanh có điều kiện. Mức vốn pháp định khác nhau tùy theo từng ngành nghề và lĩnh vực kinh doanh cụ thể.

Mức vốn pháp định được quy định trong các luật chuyên ngành và các văn bản hướng dẫn thi hành. Doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ các quy định này để xác định mức vốn pháp định áp dụng cho ngành nghề kinh doanh của mình.

Mục đích của Vốn Pháp Định:

• Đảm bảo năng lực tài chính: Vốn pháp định đảm bảo doanh nghiệp có đủ nguồn lực tài chính để thực hiện hoạt động kinh doanh, đáp ứng các yêu cầu về cơ sở vật chất, trang thiết bị, công nghệ và nhân sự.
• Bảo vệ quyền lợi của các bên liên quan: Vốn pháp định giúp bảo vệ quyền lợi của khách hàng, đối tác và người lao động, đảm bảo doanh nghiệp có khả năng thực hiện các nghĩa vụ tài chính và pháp lý.
• Quản lý nhà nước về hoạt động kinh doanh: Vốn pháp định giúp cơ quan nhà nước kiểm soát và quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, đặc biệt là trong các ngành nghề có điều kiện, tiềm ẩn rủi ro cao.

Một số ngành nghề kinh doanh có điều kiện yêu cầu vốn pháp định bao gồm:

• Ngân hàng, tổ chức tín dụng: Mức vốn pháp định rất cao, thường từ hàng trăm tỷ đến hàng nghìn tỷ đồng.
• Bảo hiểm: Mức vốn pháp định cũng khá cao, thường từ vài chục tỷ đến hàng trăm tỷ đồng.
• Chứng khoán, kinh doanh ngoại hối: Mức vốn pháp định thường từ vài tỷ đến vài chục tỷ đồng.
• Vận tải, hàng không: Mức vốn pháp định tùy thuộc vào loại hình vận tải và quy mô hoạt động.
• Bất động sản: Mức vốn pháp định thường từ vài tỷ đồng trở lên.
• Giáo dục, y tế: Mức vốn pháp định thường không quá cao, nhưng có những yêu cầu cụ thể về cơ sở vật chất và nhân sự.
• Và 1 số ngành nghề khác như kinh doanh dịch vụ bưu chính, viễn thông, khai thác khoáng sản, sản xuất, kinh doanh rượu, kinh doanh phân bón,…

Vốn pháp định phải là vốn chủ sở hữu thực có của doanh nghiệp, không được hình thành từ các khoản vay hoặc tài sản thuê. Không được hình thành từ các khoản vay, nợ phải trả hoặc tài sản thuê.

II. Các điều kiện thành lập công ty theo loại hình doanh nghiệp

Ngoài các điều kiện chung về chủ sở hữu, người đại diện pháp luật, tên công ty, trụ sở chính, ngành nghề kinh doanh và vốn điều lệ, mỗi loại hình doanh nghiệp còn có những điều kiện riêng biệt như sau:

1. Công ty Cổ phần (CTCP)

• Số lượng cổ đông: Tối thiểu 3 cổ đông sáng lập, không giới hạn số lượng cổ đông tối đa.
• Vốn điều lệ: Không có quy định về mức tối thiểu, nhưng phải chia thành các cổ phần có mệnh giá bằng nhau.
• Cơ cấu tổ chức:
  • Đại hội đồng cổ đông là cơ quan quyền lực cao nhất.
  • Hội đồng quản trị là cơ quan điều hành.
  • Ban kiểm soát là cơ quan giám sát.
• Trách nhiệm của cổ đông: Hạn chế trong phạm vi số vốn góp.

2. Công ty Trách nhiệm hữu hạn (TNHH)

Công ty TNHH 1 thành viên:

• Chỉ có một cá nhân hoặc tổ chức làm chủ sở hữu.
• Chủ sở hữu đồng thời là người đại diện theo pháp luật.
• Vốn điều lệ không có quy định tối thiểu.

Công ty TNHH 2 thành viên trở lên:

• Có từ 2 đến 50 thành viên góp vốn.
• Mỗi thành viên chịu trách nhiệm hữu hạn trong phạm vi số vốn góp.
• Vốn điều lệ không có quy định tối thiểu.
• Cơ cấu tổ chức:
  • Hội đồng thành viên là cơ quan quyền lực cao nhất (nếu có từ 2 thành viên trở lên).
  • Chủ tịch công ty là người đại diện theo pháp luật.
• Ngoài các điều kiện chung, công ty TNHH 2 thành viên trở lên phải có ít nhất một giám đốc để điều hành hoạt động kinh doanh của công ty, trừ trường hợp Điều lệ công ty quy định Hội đồng thành viên là cơ quan điều hành. Giám đốc có thể là thành viên góp vốn hoặc không phải là thành viên góp vốn.
• Giám đốc chịu trách nhiệm trước pháp luật và Hội đồng thành viên (nếu có) về việc quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh của công ty.

3. Công ty Hợp danh (Cty HD)

• Số lượng thành viên: Tối thiểu 2 thành viên (ít nhất một thành viên hợp danh và một thành viên góp vốn.)
• Loại thành viên:
  • Thành viên hợp danh: Chịu trách nhiệm vô hạn và liên đới về tất cả các nghĩa vụ tài sản của công ty. Có quyền tham gia quản lý và điều hành công ty.
  • Thành viên góp vốn: Chịu trách nhiệm hữu hạn trong phạm vi số vốn đã góp vào công ty. Không có quyền tham gia quản lý và điều hành công ty, trừ khi được sự ủy quyền của các thành viên hợp danh.
• Vốn điều lệ: Không có quy định tối thiểu.
• Cơ cấu tổ chức:
  • Hội đồng thành viên là cơ quan quyền lực cao nhất.
  • Thành viên hợp danh điều hành công ty.

4. Doanh nghiệp Tư nhân (DNTN)

• Chủ sở hữu: Chỉ có một cá nhân làm chủ.
• Vốn kinh doanh: Chủ sở hữu tự quyết định.
• Trách nhiệm của chủ sở hữu: Vô hạn và liên đới bằng toàn bộ tài sản của mình đối với các nghĩa vụ của doanh nghiệp.
• Tên của doanh nghiệp tư nhân có thể là tên riêng của chủ doanh nghiệp hoặc tên đăng ký kinh doanh được lựa chọn.
• Tên riêng của chủ doanh nghiệp có thể là họ và tên, hoặc một phần họ và tên, hoặc tên thông dụng khác.
• Nếu sử dụng tên đăng ký kinh doanh, tên này phải tuân thủ các quy định của pháp luật về đặt tên doanh nghiệp.

Trên đây là những điều kiện cơ bản mà bạn cần phải biết khi muốn thành lập một công ty tại Việt Nam. Việc tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật, đáp ứng yêu cầu và điều kiện cụ thể là rất quan trọng để đảm bảo hoạt động kinh doanh của công ty diễn ra suôn sẻ và hợp pháp. Hy vọng rằng thông tin trong bài viết sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình thành lập công ty tại Việt Nam.