Hướng dẫn chi tiết điều kiện, hồ sơ và thủ tục thành lập công ty tư nhân mới nhất theo Luật Doanh nghiệp mới nhất. Tiết kiệm thời gian và chi phí với quy trình chuẩn.

Tóm tắt các ý chính

  • Điều kiện thành lập công ty tư nhân: Chủ doanh nghiệp phải là cá nhân duy nhất, từ 18 tuổi trở lên, có năng lực hành vi dân sự, không thuộc diện bị cấm theo luật. Tên doanh nghiệp phải có “DNTN” và không trùng lặp, trụ sở chính phải hợp pháp, ngành nghề kinh doanh tuân thủ quy định pháp luật.
  • Hồ sơ cần chuẩn bị: Bao gồm Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, bản sao giấy tờ cá nhân hợp lệ của chủ doanh nghiệp, và văn bản ủy quyền (nếu có). Hồ sơ cần chính xác, đầy đủ theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP.
  • Quy trình đăng ký đơn giản hóa: Có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh hoặc trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia. Kết quả được cấp trong 3 ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ.
  • Trách nhiệm vô hạn của chủ doanh nghiệp: Chủ doanh nghiệp chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản cá nhân, không giới hạn ở vốn điều lệ, đối với mọi hoạt động kinh doanh.
  • Thủ tục sau thành lập: Khắc con dấu, mở tài khoản ngân hàng, mua chữ ký số, nộp lệ phí môn bài trong 30 ngày, và đăng ký phương pháp tính thuế cùng sử dụng hóa đơn điện tử.
  • Lợi ích của đăng ký trực tuyến: Hình thức nộp hồ sơ online qua Cổng thông tin quốc gia được khuyến khích vì tiết kiệm thời gian, chi phí và thuận tiện.

Thành lập công ty tư nhân là một lựa chọn phổ biến cho các cá nhân muốn khởi nghiệp kinh doanh độc lập nhờ quy trình đơn giản và chi phí hợp lý. Tuy nhiên, để quá trình diễn ra suôn sẻ và đúng pháp luật, việc nắm vững các điều kiện, hồ sơ và thủ tục là vô cùng cần thiết.

Trong bài viết này, Thuận Thiên sẽ tổng hợp và hướng dẫn bạn chi tiết các bước để thành lập công ty tư nhân, đảm bảo thông tin chính xác và cập nhật nhất.

Căn cứ pháp lý:

I. Điều kiện thành lập công ty tư nhân

Để thành lập công ty tư nhân, chủ doanh nghiệp cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện cơ bản về chủ sở hữu, tên gọi, trụ sở, ngành nghề và vốn theo quy định của pháp luật hiện hành.

1. Điều kiện về chủ sở hữu

  • Chủ doanh nghiệp tư nhân phải là một cá nhân duy nhất.
  • Cá nhân này phải từ đủ 18 tuổi trở lên, có đầy đủ năng lực hành vi dân sự.
  • Không thuộc các trường hợp bị cấm thành lập và quản lý doanh nghiệp theo quy định tại Khoản 2, Điều 17 Luật Doanh nghiệp 2020 (ví dụ: cán bộ, công chức, viên chức; người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự…).
  • Mỗi cá nhân chỉ được quyền thành lập một doanh nghiệp tư nhân và không được đồng thời là chủ hộ kinh doanh hay thành viên hợp danh của công ty hợp danh.

2. Điều kiện về tên doanh nghiệp

  • Tên doanh nghiệp phải bao gồm hai thành tố: loại hình doanh nghiệp là “Doanh nghiệp tư nhân” hoặc “DNTN” và tên riêng.
  • Tên riêng không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp đã đăng ký trên phạm vi toàn quốc (theo Điều 37, 38 Luật Doanh nghiệp 2020).
  • Không sử dụng tên của cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, tên của tổ chức chính trị, xã hội… để làm toàn bộ hoặc một phần tên riêng của doanh nghiệp.

3. Điều kiện về địa chỉ trụ sở chính

  • Trụ sở chính phải là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định cụ thể gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ, đường phố…
  • Địa chỉ phải thuộc quyền sử dụng hợp pháp của doanh nghiệp (có thể là nhà thuộc sở hữu của chủ doanh nghiệp, hoặc văn phòng đi thuê/mượn có hợp đồng rõ ràng).
  • Lưu ý: Không được đặt trụ sở chính tại nhà chung cư (phần diện tích để ở) hoặc nhà tập thể theo quy định của Luật Nhà ở.

4. Điều kiện về ngành, nghề kinh doanh

  • Doanh nghiệp được tự do kinh doanh những ngành, nghề mà pháp luật không cấm.
  • Đối với các ngành, nghề kinh doanh có điều kiện (như dịch vụ kế toán, bảo hiểm, chứng khoán, dịch vụ pháp lý…), doanh nghiệp phải đáp ứng đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật chuyên ngành (ví dụ: vốn pháp định, chứng chỉ hành nghề…).

5. Điều kiện về vốn điều lệ

  • Vốn điều lệ là tổng số vốn do chủ doanh nghiệp tư nhân tự đăng ký và cam kết góp vào doanh nghiệp.
  • Pháp luật không quy định mức vốn điều lệ tối thiểu đối với doanh nghiệp tư nhân (trừ các ngành nghề yêu cầu vốn pháp định).
  • Chủ doanh nghiệp phải khai báo vốn điều lệ một cách trung thực và chịu trách nhiệm vô hạn bằng toàn bộ tài sản của mình (bao gồm cả tài sản không đưa vào kinh doanh) đối với mọi hoạt động của doanh nghiệp.

II. Hồ sơ thành lập công ty tư nhân

Để tiến hành thủ tục, bạn cần chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ và hợp lệ theo quy định tại Nghị định 01/2021/NĐ-CP, bao gồm:

  • Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp tư nhân (theo mẫu Phụ lục I-1 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT).
  • Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của chủ doanh nghiệp: Căn cước công dân, Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực.
  • Văn bản ủy quyền cho người khác thực hiện thủ tục (nếu chủ doanh nghiệp không trực tiếp đi nộp hồ sơ), kèm theo bản sao giấy tờ chứng thực cá nhân của người được ủy quyền.
Chủ doanh nghiệp phải là cá nhân duy nhất, từ 18 tuổi trở lên, có năng lực hành vi dân sự, không thuộc diện bị cấm theo luật. Tên doanh nghiệp phải có “DNTN” và không trùng lặp, trụ sở chính phải hợp pháp, ngành nghề kinh doanh tuân thủ quy định pháp luật.
Chủ doanh nghiệp phải là cá nhân duy nhất, từ 18 tuổi trở lên, có năng lực hành vi dân sự, không thuộc diện bị cấm theo luật. Tên doanh nghiệp phải có “DNTN” và không trùng lặp, trụ sở chính phải hợp pháp, ngành nghề kinh doanh tuân thủ quy định pháp luật.

III. Trình tự, thủ tục thành lập công ty tư nhân

Quy trình thành lập công ty tư nhân hiện nay đã được đơn giản hóa, có thể thực hiện trực tiếp hoặc trực tuyến qua mạng.

1. Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Tập hợp đầy đủ các giấy tờ đã nêu ở Mục II. Đảm bảo thông tin kê khai trong Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp là chính xác, đầy đủ và thống nhất với các giấy tờ cá nhân.

2. Bước 2: Nộp hồ sơ đến Phòng Đăng ký kinh doanh

Chủ doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai hình thức sau:

  • Nộp trực tiếp: Nộp hồ sơ giấy tại bộ phận một cửa của Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
  • Nộp trực tuyến (online): Nộp hồ sơ qua mạng điện tử tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (https://dangkykinhdoanh.gov.vn) bằng tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc chữ ký số công cộng. Đây là hình thức được Thuận Thiên khuyến khích vì sự tiện lợi, nhanh chóng và tiết kiệm chi phí.

3. Bước 3: Nhận kết quả

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ xem xét và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan sẽ ra thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do và yêu cầu sửa đổi, bổ sung.

IV. Những việc cần làm sau khi thành lập công ty

Sau khi nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, bạn cần thực hiện ngay các công việc sau để công ty có thể chính thức đi vào hoạt động.

  • Khắc con dấu pháp nhân – Theo Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp có quyền tự quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu. Doanh nghiệp có thể đặt khắc dấu tại các đơn vị có chức năng khắc dấu. Hiện nay, doanh nghiệp không còn phải thực hiện thủ tục thông báo mẫu dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh.
  • Mở tài khoản ngân hàng – Doanh nghiệp cần mở một tài khoản thanh toán tại ngân hàng thương mại để thực hiện các giao dịch. Sau đó, thực hiện thủ tục thông báo số tài khoản ngân hàng với cơ quan thuế quản lý.
  • Mua chữ ký số (Token) – Chữ ký số là thiết bị bắt buộc để doanh nghiệp thực hiện nộp thuế điện tử, kê khai hải quan, bảo hiểm xã hội qua mạng… theo quy định.
  • Kê khai và nộp lệ phí môn bài – Doanh nghiệp phải nộp tờ khai lệ phí môn bài cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Mức nộp sẽ phụ thuộc vào vốn điều lệ đã đăng ký.
  • Đăng ký phương pháp tính thuế và sử dụng hóa đơn điện tử – Liên hệ cơ quan thuế để đăng ký phương pháp kê khai thuế GTGT và tiến hành thủ tục phát hành, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

V. Tóm tắt điều kiện và thủ tục thành lập công ty tư nhân

Như vậy, quá trình thành lập công ty tư nhân đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về điều kiện pháp lý và hồ sơ. Điểm mấu chốt là chủ doanh nghiệp phải là một cá nhân duy nhất và chịu trách nhiệm vô hạn bằng toàn bộ tài sản của mình.

Thủ tục đăng ký đã được đơn giản hóa, đặc biệt là qua hình thức online. Việc hoàn tất các thủ tục sau thành lập như khắc dấu, mở tài khoản ngân hàng, và kê khai thuế ban đầu là bước đệm quan trọng để doanh nghiệp chính thức đi vào hoạt động ổn định và hợp pháp.

Câu Hỏi Thường Gặp

Không. Theo quy định tại Điều 74 Bộ luật Dân sự 2015, một tổ chức được công nhận là pháp nhân khi có tài sản độc lập với cá nhân, pháp nhân khác và tự chịu trách nhiệm bằng tài sản của mình. Doanh nghiệp tư nhân không có sự tách bạch về tài sản giữa chủ doanh nghiệp và doanh nghiệp (chủ DNTN chịu trách nhiệm vô hạn), do đó không có tư cách pháp nhân.

Không. Theo Khoản 3, Điều 188 Luật Doanh nghiệp 2020, mỗi cá nhân chỉ được quyền thành lập một doanh nghiệp tư nhân. Chủ doanh nghiệp tư nhân không được đồng thời là chủ hộ kinh doanh, thành viên hợp danh của công ty hợp danh.

Có. Theo Khoản 4, Điều 188 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp tư nhân có quyền mua cổ phần, phần vốn góp trong công ty hợp danh, công ty trách nhiệm hữu hạn hoặc công ty cổ phần. Tuy nhiên, bản thân doanh nghiệp tư nhân không được phát hành bất kỳ loại chứng khoán nào.

Vốn điều lệ của doanh nghiệp tư nhân do chủ doanh nghiệp tự đăng ký. Chủ doanh nghiệp có nghĩa vụ đăng ký chính xác tổng số vốn đầu tư, trong đó nêu rõ số vốn góp bằng Đồng Việt Nam, ngoại tệ tự do chuyển đổi, vàng và tài sản khác. Toàn bộ vốn phải được góp đủ theo thời hạn đã cam kết trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.

Chi phí thành lập công ty tư nhân bao gồm các khoản chính: Lệ phí đăng ký doanh nghiệp (miễn phí nếu nộp online, 50.000 VNĐ nếu nộp trực tiếp), phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp (100.000 VNĐ), chi phí khắc dấu (khoảng 200.000 – 400.000 VNĐ) và chi phí mua chữ ký số (tùy nhà cung cấp). Tổng chi phí cơ bản dao động từ 1.500.000 VNĐ trở lên.