Chọn sai kỳ kê khai ngay từ đầu năm là một trong những lỗi thường gặp nhất với kê khai thuế GTGT. Sai bước này có thể dẫn đến nộp tờ khai không đúng hạn, phải điều chỉnh lại cách khai, thậm chí phát sinh tiền chậm nộp nếu thực tế thuộc diện khai theo tháng nhưng đang áp dụng khai theo quý.
Thuận Thiên sẽ giúp bạn xác định rõ doanh nghiệp của mình kê khai thuế GTGT theo tháng hay theo quý, khi nào được chuyển đổi, cần gửi hồ sơ gì và nộp tờ khai vào ngày nào để không gặp vướng mắc khi thực hiện.
Cơ sở pháp lý
- Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 – hiệu lực từ 01/07/2020, quy định nguyên tắc khai thuế và thời hạn nộp hồ sơ khai thuế.
- Nghị định 126/2020/NĐ-CP – hiệu lực từ 05/12/2020, hướng dẫn chi tiết Luật Quản lý thuế, trong đó có tiêu chí xác định khai thuế GTGT theo tháng hoặc theo quý.
- Nghị định 91/2022/NĐ-CP – hiệu lực từ 30/10/2022, sửa đổi bổ sung một số nội dung của Nghị định 126/2020/NĐ-CP.
- Thông tư 80/2021/TT-BTC – hiệu lực từ 01/01/2022, hướng dẫn hồ sơ, biểu mẫu và thời hạn thực hiện thủ tục khai thuế.
I. Bảng tra cứu nhanh kỳ kê khai thuế GTGT
Điểm cốt lõi để xác định kê khai thuế GTGT là dựa vào tổng doanh thu bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ của năm trước liền kề, với mốc phân biệt là 50 tỷ đồng.
| Trường hợp | Kỳ kê khai áp dụng | Lưu ý thực tế |
|---|---|---|
| Doanh nghiệp đang hoạt động, doanh thu năm trước liền kề từ 50 tỷ đồng trở xuống | Được khai theo quý | Có thể lựa chọn khai theo tháng hoặc quý, nhưng khi đã chọn thì áp dụng ổn định trọn năm dương lịch |
| Doanh nghiệp đang hoạt động, doanh thu năm trước liền kề trên 50 tỷ đồng | Khai theo tháng | Không nhầm với doanh thu của năm hiện tại hoặc doanh thu dự kiến |
| Doanh nghiệp mới bắt đầu hoạt động sản xuất kinh doanh | Được chọn tháng hoặc quý trong năm đầu tiên | Sau khi hoạt động đủ 12 tháng, kỳ kê khai của năm tiếp theo xác định lại theo doanh thu năm trước liền kề đủ 12 tháng |
| Đang khai theo tháng và đủ điều kiện chuyển sang quý | Được chuyển nếu nộp văn bản đúng hạn | Hạn gửi văn bản đề nghị thay đổi kỳ tính thuế là 31/01 của năm bắt đầu khai theo quý |
| Đang khai theo quý nhưng cơ quan thuế xác định không còn đủ điều kiện | Chuyển sang khai theo tháng | Phải xác định số thuế phải nộp theo tháng tăng thêm và tính tiền chậm nộp theo quy định |
Mốc cần nhớ: ranh giới để xác định khai theo tháng hay quý đối với doanh nghiệp đang hoạt động là doanh thu năm trước liền kề 50 tỷ đồng.
II. Cách xác định doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo tháng hay quý
1. Xác định theo doanh thu năm trước liền kề
Với doanh nghiệp đang hoạt động, cách làm an toàn là kiểm tra tổng doanh thu bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ trên các tờ khai thuế GTGT của cả năm dương lịch trước liền kề.
- Từ 50 tỷ đồng trở xuống: thuộc diện được khai theo quý.
- Trên 50 tỷ đồng: thuộc diện khai theo tháng.
Một sai lầm phổ biến là lấy doanh thu từ báo cáo nội bộ, doanh thu dự kiến, hoặc chỉ dựa vào vài tháng cuối năm rồi tự kết luận. Cách đúng là đối chiếu trên hồ sơ khai thuế GTGT của năm trước liền kề để tránh lệch dữ liệu.
2. Doanh nghiệp mới thành lập áp dụng thế nào
Nếu doanh nghiệp mới bắt đầu hoạt động, năm đầu tiên bạn được lựa chọn khai theo tháng hoặc theo quý. Nhiều đơn vị mới thành lập thường lầm tưởng phải khai theo tháng.
- Trong năm đầu tiên: được chọn một trong hai kỳ khai.
- Sau khi đã hoạt động đủ 12 tháng: từ năm dương lịch liền kề tiếp theo, kỳ kê khai sẽ xác định lại dựa trên doanh thu của năm trước liền kề đủ 12 tháng.
Ví dụ: doanh nghiệp bắt đầu hoạt động trong năm đầu, chọn khai theo quý. Sau khi đã có đủ 12 tháng hoạt động, sang năm kế tiếp cần nhìn lại doanh thu của năm đủ 12 tháng đó. Nếu doanh thu vượt 50 tỷ đồng thì phải chuyển sang khai theo tháng.
3. Lưu đồ tự xác định trong 60 giây
- Doanh nghiệp đã hoạt động đủ 12 tháng chưa?
- Nếu chưa đủ 12 tháng → năm đầu tiên được chọn khai theo tháng hoặc quý.
- Nếu đã đủ 12 tháng → kiểm tra tổng doanh thu bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ của năm trước liền kề.
- Doanh thu trên 50 tỷ đồng → khai theo tháng.
- Doanh thu từ 50 tỷ đồng trở xuống → được khai theo quý.
Mẹo: trước khi nộp tờ khai đầu năm, hãy mở lại toàn bộ tờ khai GTGT của năm trước và cộng dồn theo dữ liệu đã kê khai, thay vì ước tính từ sổ bán hàng.
III. Nguyên tắc ổn định kỳ kê khai trong năm
1. Không đổi linh hoạt theo từng tháng hoặc từng quý
Một khi đã xác định kỳ kê khai thuế GTGT, doanh nghiệp áp dụng ổn định trọn năm dương lịch. Nghĩa là không thể tháng bận thì khai theo quý, quý phát sinh lớn thì quay lại khai theo tháng.
- Nếu thuộc diện được khai theo quý, doanh nghiệp có thể chọn khai theo tháng hoặc theo quý.
- Dù chọn cách nào, kỳ kê khai cũng cần giữ ổn định trong cả năm, trừ trường hợp chuyển đổi đúng quy định.
Nhiều đơn vị thấy doanh thu tăng mạnh giữa năm nên tự đổi cách khai ngay, dẫn tới hồ sơ không đồng bộ giữa các kỳ.
2. Khi nào cần xem lại kỳ kê khai
Việc xem lại kỳ kê khai thường được đặt ra vào đầu năm dương lịch hoặc sau khi doanh nghiệp mới thành lập đã hoạt động đủ 12 tháng.
- Đầu năm mới: rà doanh thu năm trước liền kề để xác định còn đủ điều kiện khai theo quý hay không.
- Sau giai đoạn mới thành lập: từ năm liền kề tiếp theo năm đã đủ 12 tháng hoạt động, xác định lại theo doanh thu thực tế.
Nếu bỏ qua bước rà này, rủi ro lớn nhất là doanh nghiệp vẫn khai theo quý trong khi thực tế đã phải chuyển sang tháng.
3. Xác định doanh thu đối với Chi nhánh và Đơn vị phụ thuộc
Khi doanh nghiệp có các chi nhánh, đơn vị phụ thuộc hoặc địa điểm kinh doanh, việc xác định mốc 50 tỷ đồng để chia kỳ kê khai (tháng/quý) phải tuân thủ nguyên tắc hạch toán:
- Trường hợp khai thuế tập trung tại Trụ sở chính: Tổng doanh thu để xác định kỳ kê khai của Trụ sở chính sẽ bao gồm cả doanh thu của các đơn vị phụ thuộc, địa điểm kinh doanh đó. (Ví dụ: Trụ sở chính 45 tỷ, Chi nhánh 10 tỷ -> Tổng 55 tỷ -> Khai theo tháng).
- Trường hợp Chi nhánh khai thuế độc lập: Chi nhánh tự xác định kỳ kê khai thuế GTGT của mình dựa trên doanh thu thực tế phát sinh tại chính chi nhánh đó, độc lập hoàn toàn với Trụ sở chính.
Do đó, trước khi nộp tờ khai đầu năm, kế toán trưởng cần rà soát lại cơ chế hạch toán tập trung hay độc lập của toàn hệ thống để áp dụng đúng kỳ tính thuế cho từng pháp nhân.
IV. Thủ tục chuyển từ khai tháng sang khai quý
1. Điều kiện và thời hạn gửi hồ sơ
Doanh nghiệp đang khai theo tháng nhưng đủ điều kiện khai theo quý được lựa chọn chuyển sang quý. Muốn chuyển, cần gửi văn bản đề nghị thay đổi kỳ tính thuế đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
- Hạn gửi: chậm nhất ngày 31/01 của năm bắt đầu khai theo quý.
- Biểu mẫu: văn bản theo Phụ lục I ban hành kèm Nghị định 126/2020/NĐ-CP.
Hạn chót quan trọng: muốn chuyển từ tháng sang quý, hồ sơ cần được gửi không muộn hơn ngày 31/01 của năm áp dụng.
2. Nếu nộp trễ thì xử lý thế nào
Nếu quá ngày 31/01 mà chưa gửi văn bản đề nghị, doanh nghiệp sẽ tiếp tục khai theo tháng cho trọn năm dương lịch đó.
- Không nên tự chuyển sang nộp tờ khai quý nếu hồ sơ thay đổi chưa đúng hạn.
- Việc nộp quý trong khi hệ thống và hồ sơ quản lý vẫn xác định khai tháng có thể kéo theo phải giải trình, nộp lại hoặc điều chỉnh.
Tình huống thực tế khá phổ biến là kế toán mới nhận việc vào tháng 2 mới phát hiện doanh thu năm trước dưới 50 tỷ đồng, sau đó tự nộp quý luôn. Đây là lỗi dễ phát sinh rắc rối vì đã trễ mốc 31/01.
V. Nếu đang khai quý nhưng không đủ điều kiện thì sao
1. Cách cơ quan thuế xử lý
Khi cơ quan thuế phát hiện doanh nghiệp đang khai theo quý nhưng không còn đủ điều kiện, họ sẽ xác định lại số tiền thuế phải nộp theo tháng tăng thêm so với số đã kê khai theo quý và tính tiền chậm nộp.
- Doanh nghiệp phải chuyển sang khai theo tháng kể từ thời điểm nhận được văn bản của cơ quan thuế.
- Không phải nộp lại hồ sơ khai thuế theo tháng của các quý trước.
2. Hồ sơ doanh nghiệp cần nộp bổ sung
Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần nộp Bản xác định số tiền thuế phải nộp theo tháng tăng thêm so với số đã kê khai theo quý theo Phụ lục I của Nghị định 126.
- Trọng tâm là xác định phần chênh lệch số thuế phải nộp theo tháng.
- Phần chênh lệch đó sẽ đi kèm nghĩa vụ tiền chậm nộp nếu phát sinh.
Rủi ro ở đây không chỉ dừng lại ở thủ tục. Điều đáng lo hơn là doanh nghiệp tưởng mình đang khai đúng kỳ nên không theo dõi hạn tháng, đến khi bị xác định lại thì phát sinh khoản chậm nộp kéo dài.
VI. Các trường hợp dễ nhầm khi kê khai thuế GTGT
1. Không phát sinh hoạt động, chỉ có hoạt động không chịu thuế, doanh nghiệp chế xuất
Không phải trường hợp nào cũng phải nộp hồ sơ khai thuế GTGT như thông thường. Một số trường hợp thuộc diện không phải nộp hồ sơ khai thuế:
- Chỉ có hoạt động thuộc đối tượng không chịu thuế.
- Doanh nghiệp chế xuất chỉ có hoạt động xuất khẩu.
Phần này dễ hiểu nhầm với khái niệm “không phát sinh” thông thường. Không phát sinh doanh thu trong một kỳ không đồng nghĩa tự động thuộc diện không phải nộp hồ sơ. Cần nhìn đúng trường hợp pháp lý áp dụng.
2. Tạm ngừng kinh doanh
Người nộp thuế đang tạm ngừng hoạt động kinh doanh có thể thuộc diện không phải nộp hồ sơ khai thuế, nhưng cần lưu ý điều kiện về thời gian tạm ngừng.
- Nếu tạm ngừng không trọn tháng đối với trường hợp khai theo tháng thì vẫn có thể phát sinh nghĩa vụ khai của tháng đó.
- Nếu tạm ngừng không trọn quý đối với trường hợp khai theo quý thì vẫn cần rà lại nghĩa vụ khai của quý đó.
Lỗi hay gặp là doanh nghiệp làm thủ tục tạm ngừng giữa kỳ rồi nghĩ không cần nộp hồ sơ. Phần “không trọn tháng” hoặc “không trọn quý” mới là chỗ dễ bị sót.
3. Lưu ý khi có đơn vị phụ thuộc hoặc thay đổi mô hình
Với các trường hợp có chi nhánh, đơn vị phụ thuộc hoặc thay đổi mô hình hoạt động, bạn nên kiểm tra lại cách quản lý thuế tại cơ quan thuế trực tiếp trước khi áp dụng máy móc quy tắc tháng/quý cho toàn bộ hệ thống.
- Cần rà hồ sơ đăng ký thuế và phương thức khai đang được cơ quan thuế quản lý.
- Nên kiểm tra sự đồng bộ giữa dữ liệu đăng ký, tờ khai cũ và kỳ khai dự kiến của năm mới.
Phần này thường không sai ở luật, mà sai ở thao tác thực hiện: hồ sơ nội bộ hiểu một kiểu nhưng dữ liệu tại cơ quan thuế lại là kiểu khác.
VII. Thời hạn nộp tờ khai thuế GTGT
1. Hạn nộp theo tháng, theo quý và theo từng lần phát sinh
| Loại kỳ khai | Hạn nộp hồ sơ khai thuế | Ghi chú |
|---|---|---|
| Khai theo tháng | Chậm nhất ngày thứ 20 của tháng tiếp theo tháng phát sinh nghĩa vụ thuế | Nên theo dõi lịch cố định hằng tháng để tránh quên |
| Khai theo quý | Chậm nhất ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của quý tiếp theo quý phát sinh nghĩa vụ thuế | Ví dụ quý I thì hạn thường rơi vào cuối tháng 4 |
| Khai theo từng lần phát sinh | Chậm nhất ngày thứ 10 kể từ ngày phát sinh | Áp dụng cho mẫu 05/GTGT |
Nhớ 3 mốc: Khai tháng là ngày 20 tháng sau; khai quý là ngày cuối tháng đầu quý sau; khai từng lần phát sinh mẫu 05/GTGT là ngày thứ 10 kể từ ngày phát sinh.
2. Nếu hạn rơi vào ngày nghỉ
Khi thời hạn nộp hồ sơ khai thuế hoặc nộp thuế trùng ngày nghỉ theo quy định, hạn sẽ được tính sang ngày làm việc tiếp theo.
- Điều này áp dụng cho cả thời hạn nộp hồ sơ khai thuế và thời hạn nộp thuế.
- Dù vậy, không nên chờ sát hạn mới nộp vì hệ thống điện tử cuối kỳ thường dễ quá tải hoặc phát sinh lỗi kỹ thuật.
Mẹo: nên đặt lịch nhắc trước hạn ít nhất 3 ngày làm việc, đặc biệt với đơn vị đang chuyển kỳ khai hoặc vừa thay đổi nhân sự kế toán.
VIII. Checklist tự xác định kỳ kê khai thuế GTGT trước khi nộp tờ khai
1. Checklist 5 bước rà nhanh
- Kiểm tra doanh nghiệp đã hoạt động đủ 12 tháng chưa.
- Nếu đã đủ 12 tháng, đối chiếu tổng doanh thu bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ của năm trước liền kề.
- Xác định mốc doanh thu trên 50 tỷ hay từ 50 tỷ trở xuống.
- Kiểm tra đầu năm có cần gửi văn bản thay đổi kỳ tính thuế trước 31/01 hay không.
- Đối chiếu lại hạn nộp tương ứng với kỳ khai đang áp dụng.
2. Hồ sơ nên lưu để tránh phải giải trình lại
- Tờ khai thuế GTGT của toàn bộ năm trước liền kề để chứng minh căn cứ xác định doanh thu.
- Văn bản đề nghị thay đổi kỳ tính thuế đã nộp, nếu có chuyển từ tháng sang quý.
- Thông báo, văn bản làm việc của cơ quan thuế liên quan đến kỳ kê khai nếu từng bị rà soát.
- Lịch theo dõi nội bộ về hạn nộp hồ sơ theo tháng hoặc quý.
Nếu chủ động lưu bộ hồ sơ này, khi thay kế toán hoặc khi cơ quan thuế kiểm tra, doanh nghiệp sẽ đỡ mất thời gian giải thích lại.
IX. Mức phạt và rủi ro cần tránh
1. Rủi ro khi xác định sai kỳ kê khai
- Khai theo quý trong khi thực tế phải khai theo tháng, dẫn tới bị xác định lại số thuế phải nộp tăng thêm.
- Phát sinh tiền chậm nộp trên phần chênh lệch thuế.
- Nộp sai hạn do áp dụng nhầm lịch tháng và quý.
- Phải làm thêm hồ sơ xác định chênh lệch, giải trình với cơ quan thuế và rà soát lại dữ liệu cũ.
2. Cách giảm rủi ro ngay từ đầu năm
- Rà doanh thu năm trước liền kề ngay trong tháng 1, không chờ tới gần hạn nộp tờ khai.
- Nếu đang khai theo tháng và muốn chuyển sang quý, chuẩn bị hồ sơ sớm để không lỡ mốc 31/01.
- Không tự đổi kỳ kê khai giữa năm chỉ vì doanh thu tăng hoặc giảm.
- Khi có tạm ngừng kinh doanh, kiểm tra kỹ có phải tạm ngừng trọn kỳ hay không.
Phần gây thiệt hại thường không nằm ở việc nộp sai một tờ khai, mà nằm ở chỗ để sai kéo dài nhiều kỳ rồi mới phát hiện.
X. Kết luận cách xác định kê khai thuế GTGT theo tháng hay quý
Để làm đúng kê khai thuế GTGT, bạn chỉ cần nhớ 3 điểm gốc: mốc doanh thu 50 tỷ đồng, nguyên tắc ổn định trọn năm dương lịch và hạn nộp hồ sơ theo từng kỳ. Xác định đúng ngay từ đầu năm sẽ giúp doanh nghiệp tránh được phần lớn rủi ro về điều chỉnh hồ sơ và tiền chậm nộp.
Nếu còn phân vân doanh nghiệp của mình thuộc tháng hay quý, cách an toàn nhất là rà lại tờ khai của năm trước liền kề và kiểm tra mốc thời gian chuyển đổi trước khi nộp kỳ đầu tiên của năm.
