Có thể được khấu trừ hoặc không, điểm mấu chốt là thời điểm phát sinh hóa đơn so với ngày bên bán bị cơ quan thuế xác định bỏ trốn, không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký, ngừng hoạt động, giải thể hoặc chấm dứt hiệu lực mã số thuế. Đây là yếu tố quyết định đầu tiên để đánh giá khả năng khấu trừ thuế.
I. Bảng tra cứu nhanh
| Tình huống | Khả năng khấu trừ VAT | Điểm cần kiểm tra |
|---|---|---|
| Hóa đơn phát sinh trước ngày bên bán bị xác định bỏ trốn/giải thể/ngừng hoạt động | Có thể được xem xét khấu trừ | Phải chứng minh giao dịch có thật và đủ điều kiện khấu trừ |
| Hóa đơn phát sinh sau ngày bên bán bị xác định bỏ trốn/giải thể/ngừng hoạt động | Không được khấu trừ | Rủi ro bị xem là sử dụng hóa đơn không hợp pháp hoặc hóa đơn không hợp pháp theo dữ kiện viện dẫn |
| Chưa kê khai hóa đơn đang có rủi ro | Nên tạm dừng kê khai | Rà soát hồ sơ và tình trạng pháp lý của bên bán |
| Đã kê khai nhưng sau đó phát hiện hóa đơn không đủ điều kiện | Phải điều chỉnh giảm số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ | Xử lý lại nghĩa vụ thuế liên quan |
Cần đối chiếu ba mốc là ngày hóa đơn, ngày giao dịch và ngày cơ quan thuế xác định bên bán bỏ trốn, giải thể, ngừng hoạt động hoặc không còn hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký.
II. Khi nào còn có thể được khấu trừ VAT?
Nếu hóa đơn và giao dịch phát sinh trước ngày bên bán bị xác định bỏ trốn hoặc giải thể, hóa đơn đó không bị loại tự động. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần có hồ sơ chứng minh giao dịch thực tế, vì cơ quan thuế sẽ đối chiếu cả dòng hàng, dòng tiền và chứng từ đi kèm.
1. Hồ sơ cần có để chứng minh giao dịch là có thật
- Nhóm chứng cứ pháp lý giao dịch: hợp đồng mua bán, phụ lục, biên bản giao nhận, biên bản thanh lý nếu có.
- Nhóm chứng cứ hàng hóa, dịch vụ: phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, vận đơn, chứng từ nghiệm thu, tài liệu thể hiện hàng hóa hoặc dịch vụ đã nhận thực tế.
- Nhóm chứng cứ thanh toán: chứng từ thanh toán hợp lệ.
- Nhóm chứng cứ sử dụng: tài liệu thể hiện hàng hóa, dịch vụ dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh chịu thuế; có kê khai thuế đầu ra liên quan nếu phù hợp.
- Nhóm chứng cứ kế toán: hạch toán kế toán đầy đủ, đúng quy định.
2. Điều kiện thanh toán cần chú ý
Nhiều doanh nghiệp có đầy đủ hợp đồng và phiếu nhập kho nhưng lại thiếu điều kiện thanh toán. Theo quy định hiện hành, nếu giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào từ 5 triệu đồng trở lên đã bao gồm thuế GTGT, thì cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt mới đủ điều kiện khấu trừ.
Từ 01/01/2025: hóa đơn mua vào từ 5 triệu đồng trở lên đã gồm VAT cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để đáp ứng điều kiện khấu trừ.
Ví dụ thực tế
Hóa đơn được lập trước ngày cơ quan thuế xác định bên bán bỏ trốn. Nếu doanh nghiệp giữ được hợp đồng, chứng từ thanh toán, phiếu xuất nhập kho, hạch toán đầy đủ và chứng minh hàng hóa đã đưa vào hoạt động kinh doanh, thì vẫn có thể được xem xét khấu trừ GTGT đầu vào và tính vào chi phí TNDN sau khi kiểm tra.
III. Trường hợp nào không được khấu trừ và cần xử lý ngay?
Nếu hóa đơn phát sinh sau ngày bên bán bị xác định bỏ trốn, giải thể, ngừng hoạt động hoặc không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký, thì không được khấu trừ VAT đầu vào. Doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý đối chiếu ngày thông báo của cơ quan thuế với ngày lập hóa đơn.
1. Nếu chưa kê khai
- Không nên kê khai khấu trừ hóa đơn đó.
- Lưu toàn bộ hồ sơ để giải trình khi cần.
- Rà soát lại tình trạng pháp lý của nhà cung cấp, mã số thuế và tình trạng hóa đơn điện tử tại thời điểm giao dịch.
2. Nếu đã kê khai
- Kê khai điều chỉnh giảm số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ.
- Điều chỉnh lại hồ sơ thuế TNDN nếu trước đó đã hạch toán chi phí không đúng điều kiện.
- Trường hợp bị xác định là sử dụng hóa đơn không hợp pháp hoặc sử dụng không hợp pháp hóa đơn, doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn theo nghị định xử phạt hiện hành.
Lưu ý quan trọng
Một sai sót thường gặp: chỉ kiểm tra hình thức hóa đơn mà bỏ qua việc xác minh thời điểm bên bán bị cơ quan thuế đưa vào tình trạng rủi ro.
IV. Những điểm cần lưu ý khi quyết toán
- Không đối chiếu thời điểm lập hóa đơn với ngày bên bán bị xác định bỏ trốn hoặc không còn hoạt động.
- Không chuẩn bị đủ hồ sơ chứng minh giao dịch thực tế nên bị loại khấu trừ.
- Tiếp tục kê khai khấu trừ sau khi đã có thông tin rủi ro từ cơ quan thuế nhưng không điều chỉnh.
- Chỉ giữ hóa đơn mà thiếu lớp hồ sơ về giao nhận, thanh toán, hạch toán và mục đích sử dụng.
Khi thanh tra, cơ quan thuế thường tập trung vào bốn câu hỏi: giao dịch có thật không, hàng hóa có nhận thực tế không, thanh toán có hợp lệ không, và hóa đơn phát sinh trước hay sau ngày bên bán bị xác định không hoạt động. Rà soát hồ sơ theo các câu hỏi này giúp doanh nghiệp xử lý nhanh và giảm thiểu sai sót. Nên tạm dừng kê khai ngay khi phát hiện hóa đơn có rủi ro để kiểm tra từng nhóm chứng cứ, thay vì chờ đến lúc quyết toán.
