Làm dropshipping tại Việt Nam vẫn cần xử lý hóa đơn điện tử và thuế theo đúng bản chất giao dịch. Một sai lầm phổ biến là gộp chung mọi mô hình dropshipping vào một mức thuế, nhưng cần tách rõ: bán lại hàng hóa hay dịch vụ/môi giới/affiliate. Nếu bán qua sàn thương mại điện tử hoặc nền tảng số có chức năng thanh toán, từ 01/07/2025 phần doanh thu thuộc giao dịch mà sàn đã khấu trừ và nộp thay thì không kê khai nộp lặp lại phần đó, nhưng vẫn cần đồng bộ mã số thuế, thông tin định danh và hồ sơ đối soát.
Với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, doanh thu tính thuế thường là tổng giá thanh toán khách trả cho từng giao dịch. Rủi ro thường gặp là chỉ lấy phần chênh lệch lợi nhuận để tính, dẫn đến sai doanh thu tính thuế. Ngoài ra, ngưỡng doanh thu không phải nộp thuế hiện hành được cập nhật là 01 tỷ đồng/năm áp dụng từ 01/01/2026; còn doanh thu phát sinh trước mốc này thì cần đối chiếu theo quy định có hiệu lực tại thời điểm phát sinh.
Mốc cần nhớ: từ 01/07/2025, sàn có chức năng thanh toán khấu trừ, kê khai và nộp thay thuế theo từng giao dịch thuộc diện phải nộp thuế. Từ 01/01/2026, ngưỡng doanh thu không phải nộp thuế GTGT và TNCN của hộ, cá nhân kinh doanh là 01 tỷ đồng/năm.
I. Bảng tra cứu nhanh
| Trường hợp | Cách xử lý chính |
|---|---|
| Bản chất là bán lại hàng hóa | GTGT 1% và TNCN 0,5% trên doanh thu |
| Bản chất là dịch vụ/môi giới/affiliate | GTGT 5% và TNCN 2% trên doanh thu |
| Bán qua sàn/nền tảng có chức năng thanh toán từ 01/07/2025 | Sàn khấu trừ, kê khai và nộp thay theo từng giao dịch thuộc diện phải nộp thuế |
| Phần doanh thu đã được sàn nộp thay đúng quy định | Không kê khai nộp lặp lại phần thuế đó |
| Doanh thu năm thuộc ngưỡng không phải nộp thuế | Không phát sinh nộp thuế GTGT và TNCN theo ngưỡng áp dụng tại thời điểm phát sinh doanh thu |
| Là doanh nghiệp làm dropshipping | Không áp dụng cơ chế thuế khoán/tỷ lệ của hộ, cá nhân kinh doanh |
II. Cách xác định thuế và hóa đơn
1. Xác định đúng bản chất để áp tỷ lệ thuế
Khi bắt đầu làm dropshipping, cần xác định rõ bản chất giao dịch. Nếu bản chất giao dịch là bán lại hàng hóa, doanh thu tính thuế là toàn bộ số tiền khách thanh toán cho từng đơn, không phải phần lãi còn lại sau khi trả nhà cung cấp. Trường hợp này, với cá nhân cư trú, tỷ lệ được áp dụng là GTGT 1% và TNCN 0,5% trên doanh thu.
Nếu bản chất là dịch vụ, môi giới hoặc affiliate, tỷ lệ áp dụng trên doanh thu là GTGT 5% và TNCN 2%. Một sai lầm phổ biến là tự gộp vào một nhóm duy nhất. Với cá nhân không cư trú, dữ liệu nêu có mức tỷ lệ khác cao hơn theo nhóm hàng hóa hoặc dịch vụ, nên cần đối chiếu đúng biểu tỷ lệ tại thời điểm phát sinh nghĩa vụ thuế.
2. Hóa đơn điện tử xử lý thế nào
Khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ cho khách hàng, người bán sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định về hóa đơn, chứng từ. Nếu bán qua sàn thương mại điện tử hoặc nền tảng số, có thể thực hiện cơ chế ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử nếu đáp ứng đúng điều kiện. Cần đảm bảo dữ liệu trên hóa đơn, đơn hàng và do sàn quản lý khớp nhau.
Nếu sàn đã khấu trừ và nộp thuế thay, thông tin trên hóa đơn, chứng từ và hồ sơ quản lý thuế nên phản ánh thống nhất với dữ liệu đối soát của sàn. Thời điểm lập hóa đơn vẫn thực hiện theo quy định về thời điểm lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ; đặc thù dropshipping không làm thay đổi nghĩa vụ này.
III. Trường hợp bán qua sàn và ngưỡng doanh thu
1. Khi sàn khấu trừ và nộp thay
Từ 01/07/2025, nếu giao dịch thực hiện trên sàn thương mại điện tử hoặc nền tảng số có chức năng thanh toán, tổ chức quản lý nền tảng có trách nhiệm khấu trừ, kê khai và nộp thay thuế GTGT, thuế TNCN cho hộ, cá nhân kinh doanh theo từng giao dịch thuộc diện phải nộp thuế.
Lưu ý: chỉ phần doanh thu mà sàn đã khấu trừ, nộp thay mới được loại trừ khỏi việc tự kê khai trùng. Nếu bạn bán trên nhiều kênh, các phần doanh thu ngoài sàn vẫn xử lý theo cơ chế tương ứng. Khi thanh tra, mã số thuế, thông tin định danh và hồ sơ đối soát với sàn cần đầy đủ.
2. Ngưỡng doanh thu không phải nộp thuế
Ngưỡng doanh thu không phải nộp thuế GTGT và TNCN hiện hành đối với hộ, cá nhân kinh doanh là 01 tỷ đồng/năm, áp dụng từ 01/01/2026. Nếu doanh thu phát sinh từ mốc này trở đi thì áp dụng ngưỡng 01 tỷ đồng/năm. Nếu doanh thu phát sinh trước mốc này thì cần đối chiếu đúng quy định áp dụng tại thời điểm phát sinh, tránh suy ngược một mức ngưỡng cho toàn bộ thời kỳ.
Cách nhớ ngắn gọn: xác định đúng mô hình trước, tách đúng doanh thu đã được sàn nộp thay, rồi mới xét ngưỡng doanh thu theo thời điểm phát sinh.
Ví dụ thực tế
Một ví dụ tham khảo ghi nhận trường hợp doanh thu 3 tỷ đồng/năm với ngành bán hàng hóa. Lưu ý: phần ví dụ này chỉ mang tính minh họa về quy mô doanh thu; không phải hướng dẫn công thức tính số thuế phải nộp trong hồ sơ thực tế. Khi xử lý hồ sơ, cần bám theo quy định và hướng dẫn của cơ quan thuế tại thời điểm phát sinh, tránh tự suy diễn các phép tính hoặc trừ các khoản chưa được pháp luật quy định rõ ràng.
IV. Hồ sơ cần lưu và thời hạn kê khai
1. Hồ sơ nên lưu để tránh rủi ro
Một rủi ro thường gặp là có doanh thu nhưng hồ sơ chứng minh dòng tiền và bản chất giao dịch lại rời rạc. Với dropshipping, nên lưu tối thiểu:
- Dữ liệu đơn hàng
- Sao kê ngân hàng hoặc ví điện tử
- Chứng từ thanh toán với nhà cung cấp
- Hóa đơn, chứng từ đầu vào
- Dữ liệu đối soát từ sàn
Nếu có yếu tố xuyên biên giới, cần xác định rõ luồng hàng, chủ thể bán hàng, bên thu tiền, điều kiện giao hàng và chứng từ thanh toán. Trường hợp hàng do nhà cung cấp nước ngoài giao trực tiếp cho khách mà không làm thủ tục nhập khẩu theo mô hình thông thường, có khả năng không phát sinh GTGT khâu nhập khẩu; tuy nhiên nghĩa vụ thuế đối với thu nhập từ hoạt động kinh doanh của người bán cư trú tại Việt Nam vẫn cần xem xét riêng.
2. Thời hạn kê khai và một số biểu mẫu
| Nội dung | Thời hạn / biểu mẫu |
|---|---|
| Kê khai theo tháng | Chậm nhất ngày thứ 20 của tháng tiếp theo |
| Kê khai theo quý | Chậm nhất ngày cuối cùng của tháng đầu quý sau |
| Thông báo doanh thu (doanh thu ≤ 500 triệu đồng/năm) | Chậm nhất ngày 31/01 năm sau |
| Tờ khai thuế hộ kinh doanh | Mẫu 01/CNKD |
| Kinh doanh trên nền tảng TMĐT | Mẫu 02/CNKD-TMĐT |
| Khấu trừ thuế | Mẫu 01/CNKD-TMĐT |
Lưu ý quan trọng
- Cần lưu ý không kê khai muộn khi doanh thu đã vượt ngưỡng áp dụng tại thời điểm phát sinh.
- Nhiều hồ sơ nhầm doanh thu tính thuế chỉ là phần chênh lệch lãi, trong khi dữ kiện đang xác định theo giá bán cho khách.
- Phần thuế đã bị khấu trừ tại nguồn từ sàn thương mại điện tử cần được đối soát kỹ để tránh kê khai trùng.
- Nếu chậm nộp tờ khai, mức xử phạt được ghi nhận gồm: cảnh cáo với trường hợp chậm 1-5 ngày có giảm nhẹ; 2-5 triệu đồng khi chậm 1-30 ngày; 5-8 triệu đồng khi chậm 31-60 ngày; và 7,5-12,5 triệu đồng với trường hợp trên 90 ngày, có thuế phải nộp.
