Có, hóa đơn điện tử ghi sai đơn vị tính (như cái, chiếc, bộ…) cần phải xử lý nếu đây là nội dung bắt buộc đối với loại hàng hóa đó. Tuy nhiên, tùy vào đối tượng là hàng hóa hay dịch vụ mà quy định xử lý sẽ khác nhau.
I. Quy định pháp lý về việc sai đơn vị tính
- Trường hợp bắt buộc xử lý: Đối với hàng hóa hữu hình, “đơn vị tính” là tiêu thức bắt buộc. Việc ghi sai (ví dụ: thực tế là “bộ” nhưng ghi “cái”) được coi là sai sót về quy cách, phẩm chất hàng hóa. Doanh nghiệp bắt buộc phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Trường hợp không bắt buộc: Đối với dịch vụ hoặc các loại tem, vé, thẻ điện tử có mệnh giá, tiêu thức “đơn vị tính” không bắt buộc phải có (theo khoản 6 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP). Nếu xảy ra sai sót hoặc bỏ trống ở trường hợp này, doanh nghiệp không cần thực hiện điều chỉnh.
II. Quy trình xử lý hóa đơn điện tử sai đơn vị tính
1. Hóa đơn chưa gửi cho người mua
- Bước 1: Người bán thực hiện hủy hóa đơn đã lập có sai sót.
- Bước 2: Lập hóa đơn điện tử mới đúng quy định và gửi cho người mua.
- Bước 3: Gửi thông báo mẫu 04/SS-HĐĐT tới cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn (nếu thuộc trường hợp phải thông báo).
2. Hóa đơn đã gửi cho người mua
- Bước 1: Người bán và người mua thông báo cho nhau về sai sót. Chỉ lập văn bản thỏa thuận sai sót NẾU hai bên đã có thỏa thuận về việc này trước đó.
- Bước 2: Người bán lựa chọn một trong hai hình thức xử lý:
- Lập hóa đơn điều chỉnh: Ghi rõ nội dung “Điều chỉnh đơn vị tính cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”.
- Lập hóa đơn thay thế: Ghi rõ nội dung “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”.
- Bước 3: Ký số và gửi hóa đơn mới (điều chỉnh hoặc thay thế) cho người mua.
3. Cơ quan thuế phát hiện sai sót
- Cơ quan thuế sẽ gửi thông báo (Mẫu số 01/TB-RSĐT) cho người bán để rà soát.
- Người bán thực hiện thông báo giải trình hoặc xử lý theo thời hạn ghi trong thông báo.
III. Chế tài xử phạt và rủi ro pháp lý
- Xử phạt hành chính: Khác với quan điểm cũ, hiện nay Nghị định 125/2020/NĐ-CP đã có quy định xử phạt đối với hành vi lập hóa đơn không đầy đủ/không chính xác các nội dung bắt buộc. Mức phạt có thể áp dụng nếu doanh nghiệp không tự giác khắc phục sai sót trước khi có quyết định thanh kiểm tra.
- Rủi ro khi gộp hóa đơn điều chỉnh: Mặc dù thực tế có phát sinh nhu cầu, nhưng pháp luật hiện hành chưa quy định rõ việc được phép lập 1 hóa đơn điều chỉnh cho nhiều hóa đơn sai sót về đơn vị tính. Doanh nghiệp nên thực hiện nguyên tắc “sai hóa đơn nào sửa hóa đơn đó” để đảm bảo tính đối chiếu dữ liệu an toàn nhất.
Ví dụ thực tế
- Tình huống: Công ty A bán 10 “Bộ” máy tính nhưng ghi nhầm thành 10 “Cái” trên hóa đơn số 123.
- Cách ghi điều chỉnh: Tại hóa đơn điều chỉnh, Công ty A ghi tên hàng hóa và ghi lại đơn vị tính đúng là “Bộ”, các chỉ tiêu về số lượng, đơn giá, thành tiền nếu không sai thì giữ nguyên hoặc ghi chú diễn giải rõ ràng theo hướng dẫn của Cục Thuế quản lý.
Lưu ý quan trọng
- Mẫu 04/SS-HĐĐT: Đây là mẫu tờ khai chính thức tại Phụ lục IA Nghị định 123/2020/NĐ-CP, dùng để thông báo hóa đơn có sai sót cho cơ quan thuế (thường dùng khi Hủy hóa đơn hoặc giải trình theo yêu cầu).
- Thời điểm kê khai: Hóa đơn điều chỉnh/thay thế phát sinh tại kỳ nào thì kê khai thuế tại kỳ đó, không cần quay lại sửa tờ khai của kỳ gốc đã lập hóa đơn sai.
