Khi nhận được thông báo hóa đơn không hợp lệ từ cơ quan thuế, doanh nghiệp cần nhanh chóng xác định nguyên nhân, khắc phục sai sót và thực hiện đúng các bước theo quy định nhằm tránh bị xử phạt.
I. Quy trình xử lý hóa đơn không hợp lệ
1. Tiếp nhận và rà soát thông báo
Đầu tiên, doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo rà soát hóa đơn điện tử đã lập có sai sót từ cơ quan thuế theo Mẫu số 01/TB-RSĐT. Sau khi nhận thông báo, người bán có trách nhiệm kiểm tra, rà soát lại nội dung hóa đơn để xác định sai sót.
2. Thông báo sai sót và lập hóa đơn mới
Theo quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 72/2024/NĐ-CP), doanh nghiệp phải lập thông báo hóa đơn điện tử có sai sót gửi đến cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT. Sau khi tiếp nhận, hệ thống của cơ quan thuế sẽ tự động gửi thông báo tiếp nhận theo Mẫu số 01/TB-SSĐT. Dựa trên nội dung sai sót, doanh nghiệp sẽ tiến hành lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.
3. Thỏa thuận với người mua
- Đối với người mua là doanh nghiệp, tổ chức: Người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót trước khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.
- Đối với người mua là cá nhân: Người bán chỉ cần thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót, có thể thông báo trực tiếp hoặc đăng tải trên website của người bán.
Lưu ý: Doanh nghiệp có thể lập một hóa đơn điện tử để điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn có sai sót được lập trong cùng tháng cho cùng một người mua.
II. Các mức xử phạt liên quan
1. Xử phạt vi phạm hành chính
Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, các mức phạt phổ biến bao gồm:
- Sử dụng hóa đơn không hợp pháp: Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng.
- Cho, bán hóa đơn: Phạt tiền từ 15.000.000 đồng đến 45.000.000 đồng.
- Không lập hóa đơn đúng thời điểm: Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 100.000.000 đồng tùy mức độ.
2. Truy cứu trách nhiệm hình sự
Trường hợp vi phạm nghiêm trọng có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo Bộ luật Hình sự 2015:
- Tội trốn thuế (Điều 200): Cá nhân có thể bị phạt tiền từ 100 triệu đến 4,5 tỷ đồng hoặc phạt tù từ 03 tháng đến 07 năm. Pháp nhân thương mại có thể bị phạt tiền từ 100 triệu đến 1 tỷ đồng hoặc đình chỉ hoạt động vĩnh viễn.
- Tội mua bán trái phép hóa đơn (Điều 203): Mức phạt tương tự tội trốn thuế. Ngoài ra, người phạm tội còn có thể bị cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề từ 01 đến 05 năm.
III. Biện pháp khắc phục và kê khai thuế
Ngoài việc chấp hành xử phạt, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện biện pháp khắc phục hậu quả là hủy các hóa đơn đã sử dụng không hợp pháp và nộp lại số lợi bất hợp pháp có được. Về kê khai, hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế phải được người bán và người mua thực hiện kê khai bổ sung vào kỳ tính thuế phát sinh hóa đơn gốc có sai sót.
Lưu ý quan trọng
Trường hợp sử dụng hóa đơn không hợp pháp làm tăng số tiền thuế được miễn, giảm, hoàn hoặc giảm số thuế phải nộp, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt về hành vi trốn thuế với mức phạt từ 1 đến 3 lần số thuế trốn theo quy định tại Điều 16, 17 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
