Có. Khi doanh nghiệp xuất hàng hóa, dịch vụ để cho, biếu, tặng khách hàng cá nhân thì vẫn cần lập hóa đơn, kể cả trường hợp không thu tiền và không phân biệt giá trị quà tặng lớn hay nhỏ. Nhiều doanh nghiệp cho rằng tặng quà cho cá nhân không cần hóa đơn vì không phát sinh doanh thu. Tuy nhiên đây là điểm thường bị kiểm tra khi đối chiếu hồ sơ quà tặng, chi phí bán hàng và kê khai thuế.
I. Bảng tra cứu nhanh
| Nội dung | Cách hiểu đúng |
|---|---|
| Tặng quà Tết cho khách hàng cá nhân | Vẫn lập hóa đơn cho hàng cho, biếu, tặng |
| Không thu tiền | Không làm mất nghĩa vụ lập hóa đơn |
| Tặng cho nhiều người | Có thể lập 01 hóa đơn tổng giá trị kèm bảng kê/danh sách chi tiết người nhận nếu phù hợp quy định |
| Khách hàng muốn lấy riêng | Có thể lập hóa đơn riêng cho từng người |
| Thuế GTGT đầu ra | Vẫn kê khai, tính thuế như hàng bán ra |
| Giá tính thuế GTGT | Là giá của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm biếu, tặng |
| Không lập hóa đơn | Có rủi ro bị xử phạt về hóa đơn |
Tặng quà Tết cho khách hàng cá nhân vẫn có hóa đơn. Nếu tặng cho nhiều người, có thể áp dụng hóa đơn tổng kèm danh sách chi tiết người nhận.
II. Cách lập hóa đơn để không bị lệch hồ sơ
1. Thời điểm lập hóa đơn
Thời điểm lập hóa đơn là khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho khách hàng. Nhiều doanh nghiệp có chương trình quà Tết giao nhiều đợt thường dồn chứng từ làm sau khi đã phát quà xong, dẫn đến sai sót về thời điểm.
2. Lập hóa đơn tổng hay hóa đơn riêng
Đối với quà tặng cho nhiều khách hàng cá nhân, doanh nghiệp có thể lập 01 hóa đơn tổng giá trị cho hàng cho, biếu, tặng và đính kèm bảng kê hoặc danh sách chi tiết người nhận. Nếu khách hàng yêu cầu lấy hóa đơn riêng, có thể lập riêng cho từng người.
Bảng kê cần có: tên, mã số thuế, địa chỉ người bán; tên hàng hóa, dịch vụ; số lượng; đơn giá; thành tiền; ngày lập; chữ ký người lập. Danh sách người nhận nên thể hiện rõ họ tên và thông tin định danh nếu có. Nội dung hóa đơn có thể ghi là hàng cho, biếu, tặng không thu tiền.
Ví dụ thực tế
Doanh nghiệp tặng giỏ quà Tết cho nhiều khách hàng cá nhân trong cùng chương trình chăm sóc khách hàng. Nếu hồ sơ chương trình thống nhất, danh sách nhận quà đầy đủ và việc tặng quà đúng quy định, doanh nghiệp có thể dùng một hóa đơn tổng cho toàn bộ lô quà tặng, kèm bảng kê chi tiết. Khi thanh tra, điểm kiểm tra đầu tiên thường là danh sách người nhận và chứng từ bàn giao quà có khớp với hóa đơn hay không.
III. Thuế GTGT và rủi ro xử phạt cần nhìn đúng bản chất
1. Thuế GTGT đối với hàng biếu, tặng
Hàng hóa, dịch vụ dùng để biếu, tặng vẫn kê khai và tính thuế GTGT đầu ra như hàng bán ra. Giá tính thuế GTGT là giá của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh việc biếu, tặng.
Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa dùng để biếu, tặng vẫn được khấu trừ nếu đáp ứng điều kiện khấu trừ và việc tặng quà phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh. Cần lưu ý trường hợp quà tặng không có đủ hồ sơ chương trình, danh sách người nhận hoặc chứng từ mua vào không khớp với số lượng thực tế đem tặng.
2. Mức xử phạt nếu không lập hóa đơn
Nếu doanh nghiệp không lập hóa đơn khi cho, biếu, tặng hàng hóa, có thể bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn. Nhiều doanh nghiệp nghĩ quà tặng là khoản chi nội bộ hoặc chi marketing nên không cần xuất hóa đơn, nhưng điều này có thể dẫn đến rủi ro.
| Trường hợp vi phạm | Mức xử lý |
|---|---|
| Vi phạm 01 số hóa đơn | Phạt cảnh cáo |
| Vi phạm từ 02 số đến dưới 10 số hóa đơn | Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng |
| Số lượng hóa đơn vi phạm nhiều hơn | Áp dụng mức phạt cao hơn theo khung xử phạt hiện hành |
Mốc số liệu cần nhớ: 01 số hóa đơn có thể bị cảnh cáo; từ 02 số đến dưới 10 số hóa đơn phạt từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng.
IV. Hồ sơ chi phí và lưu ý thuế TNDN
Việc tặng quà khách hàng không làm phát sinh doanh thu thực thu chỉ vì đã lập hóa đơn biếu, tặng. Chi phí hàng biếu tặng (gồm giá trị hàng hóa và phần thuế GTGT đầu ra) được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu có hóa đơn, chứng từ hợp pháp và phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh.
Một số doanh nghiệp xuất hóa đơn nhưng hồ sơ nền thiếu, dẫn đến vướng mắc khi quyết toán. Cần kiểm tra đủ các nhóm chứng từ sau:
- Hóa đơn mua hàng
- Quyết định hoặc chương trình tặng quà
- Danh sách người nhận
- Bảng kê kèm hóa đơn tổng
- Chứng từ liên quan đến việc giao, nhận quà
Lưu ý quan trọng
Doanh nghiệp thường lệch ở đoạn: có hàng xuất tặng thực tế nhưng không lập hóa đơn, hoặc có hóa đơn tổng nhưng bảng kê thiếu thông tin người nhận. Nếu hồ sơ không đầy đủ, khoản chi quà tặng có thể phát sinh rủi ro khi xác định chi phí được trừ. Cần rà soát đồng thời cả 3 lớp hồ sơ: hóa đơn đầu vào, hóa đơn đầu ra và chứng từ chứng minh việc tặng quà phục vụ hoạt động kinh doanh.
