Nếu hóa đơn điện tử bị sai ngày lập, tùy trường hợp cụ thể mà có thể phải hủy, điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định pháp luật.
I. Các trường hợp xử lý hóa đơn điện tử sai ngày phát hành
1. Hóa đơn chưa gửi cho người mua
Người bán được phép hủy hóa đơn đã lập sai và lập lại hóa đơn mới. Sau đó, cần gửi thông báo về việc hóa đơn có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế.
2. Hóa đơn đã gửi cho người mua nhưng chưa kê khai thuế
Trong trường hợp này, các bên cần thực hiện:
- Lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót (không dùng biên bản hủy theo quy định hiện hành).
- Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót.
- Người bán gửi thông báo về sai sót của hóa đơn cũ theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tới cơ quan thuế.
3. Hóa đơn đã gửi cho người mua và đã kê khai thuế
Người bán không được hủy hóa đơn. Thay vào đó, cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn và xuất hóa đơn điện tử điều chỉnh cho các nội dung sai sót.
II. Các quy định và lưu ý khác
1. Thời hạn thông báo và xử lý khi cơ quan thuế phát hiện
- Doanh nghiệp phải gửi thông báo Mẫu 04/SS-HĐĐT ngay khi phát hiện sai sót; nếu sai sót ảnh hưởng đến kê khai thuế, cần thực hiện điều chỉnh trong kỳ kê khai thuế phát sinh sai sót.
- Khi cơ quan thuế phát hiện sai sót và gửi thông báo rà soát (Mẫu 01/TB-RSĐT), doanh nghiệp phải kiểm tra lại và gửi thông báo sai sót cho cơ quan thuế theo thời hạn được nêu cụ thể trong thông báo đó.
2. Một số quy định hiện hành về điều chỉnh, thay thế hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Nghị định này bổ sung một số quy định quan trọng khi xử lý hóa đơn sai sót bằng phương pháp điều chỉnh hoặc thay thế:
- Văn bản thỏa thuận: Trước khi thực hiện, người bán và người mua (nếu là tổ chức, doanh nghiệp) phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót. Nếu người mua là cá nhân, người bán có thể thông báo qua website hoặc các hình thức khác mà người mua có thể truy cập.
- Gộp nhiều hóa đơn sai: Cho phép lập một hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn có cùng sai sót được lập trong cùng tháng cho cùng một người mua.
3. Trường hợp sai sót không cần hủy hóa đơn
Đối với trường hợp sai tên, địa chỉ người mua nhưng mã số thuế đúng thì chỉ cần thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn. Doanh nghiệp gửi thông báo về sai sót của hóa đơn cho cơ quan thuế theo Mẫu 04/SS-HĐĐT.
Lưu ý quan trọng
Hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc thay thế mà vẫn tiếp tục bị sai thì không được hủy. Doanh nghiệp phải tiếp tục thực hiện quy trình điều chỉnh hoặc thay thế cho đến khi đúng.
Mức xử phạt liên quan
Theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Nghị định 102/2021/NĐ-CP:
- Hủy hoặc điều chỉnh hóa đơn quá thời hạn: Mức phạt có thể từ cảnh cáo (nếu chậm 1-5 ngày và có tình tiết giảm nhẹ) đến phạt tiền từ 2-4 triệu đồng (chậm 1-10 ngày) hoặc 4-8 triệu đồng tùy mức độ vi phạm.
- Lập hóa đơn sai thời điểm: Mức phạt tiền từ 3–5 triệu đồng.
