Trong bài viết này, Thuận Thiên sẽ giúp bạn nhìn rõ chi phí thành lập công ty gồm những khoản nào, khoản nào bắt buộc, khoản nào chỉ phát sinh khi có nhu cầu thêm, và khi nào tự làm sẽ tiết kiệm hơn thuê dịch vụ.
Nhiều người thường gộp tất cả khoản sau khi có giấy phép thành một “chi phí thành lập”, trong khi thực tế cần tách ra ba nhóm: chi phí nhà nước khi nộp hồ sơ, chi phí công bố sau cấp giấy và chi phí vận hành sau thành lập. Chỉ cần tách đúng ba nhóm này, bạn sẽ ước tính ngay được số tiền thật sự phải chuẩn bị.
Với doanh nghiệp thành lập mới theo cách thông thường, tổng tiền để hoàn tất thủ tục ban đầu thường xoay quanh 100.000 đồng nếu nộp online và 125.000 đồng nếu nộp trực tiếp hoặc qua bưu chính, chưa tính các khoản phát sinh như công chứng, khắc dấu, chữ ký số hay dịch vụ hỗ trợ. Một số trường hợp còn được miễn lệ phí nếu nộp hồ sơ qua mạng điện tử hoặc thuộc nhóm doanh nghiệp nhỏ và vừa chuyển đổi từ hộ kinh doanh.
Cơ sở pháp lý
- Nghị định 168/2025/NĐ-CP – có hiệu lực từ 01/07/2025, là văn bản hiện hành về đăng ký doanh nghiệp và hồ sơ thành lập doanh nghiệp.
- Thông tư 47/2019/TT-BTC – có hiệu lực từ 20/9/2019, quy định mức thu, quản lý và sử dụng lệ phí đăng ký doanh nghiệp và phí cung cấp thông tin doanh nghiệp.
- Thông tư 64/2025/TT-BTC – có hiệu lực từ 01/07/2025, quy định giảm 50% một số khoản phí, lệ phí, trong đó có lệ phí đăng ký doanh nghiệp theo khung hiện hành.
- Luật Doanh nghiệp 2020 – quy định nguyên tắc công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp và thời hạn thực hiện sau khi được cấp giấy chứng nhận.
- Nghị định 362/2025/NĐ-CP – có hiệu lực từ 01/01/2026, bãi bỏ việc kê khai và nộp lệ phí môn bài từ năm 2026 trở đi.
I. Bảng tổng hợp nhanh chi phí thành lập công ty
Nếu bạn cần nhìn ngay bức tranh tổng thể, phần dưới đây là bảng tra cứu nhanh. Đây là cách dễ nhất để ước tính chi phí thành lập công ty mà không bị lẫn giữa tiền nộp cho nhà nước và tiền phát sinh theo nhu cầu thực tế.
Mốc cần nhớ: từ 01/07/2025 đến 31/12/2026, lệ phí đăng ký doanh nghiệp nộp trực tiếp hoặc qua bưu chính thường ở mức 25.000 đồng/lần; nộp online được miễn lệ phí này nhưng vẫn còn 100.000 đồng phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp.
| Nhóm khoản chi | Mức tiền hiện hành | Khi nào phát sinh | Ghi chú thực hành |
|---|---|---|---|
| Lệ phí đăng ký doanh nghiệp | 0 đồng nếu nộp online; 25.000 đồng/lần nếu nộp trực tiếp/bưu chính trong giai đoạn 01/07/2025 – 31/12/2026 | Khi nộp hồ sơ đăng ký | Nộp online được miễn lệ phí theo cơ chế hiện hành |
| Phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp | 100.000 đồng/lần | Sau khi được cấp giấy chứng nhận | Đây là khoản riêng, không gộp với lệ phí đăng ký |
| Công chứng, in ấn, đi lại | Thực tế tùy hồ sơ | Khi tự chuẩn bị hồ sơ giấy | Phát sinh nhiều hơn nếu hồ sơ có thành viên/tổ chức tham gia |
| Khắc dấu, chữ ký số, hóa đơn điện tử | Tùy nhu cầu | Sau khi thành lập | Thuộc nhóm vận hành, không tính vào phí cấp giấy phép |
| Dịch vụ thành lập công ty | Tùy đơn vị cung cấp | Nếu thuê hỗ trợ | So sánh theo giá gói và phạm vi việc làm thực tế |
Nhìn vào bảng này, bạn có thể thấy: nếu chỉ xét phần thủ tục hành chính để được cấp giấy chứng nhận, số tiền nhà nước thu không lớn. Phần chênh lệch thật sự nằm ở công sức chuẩn bị hồ sơ, khả năng làm đúng ngay từ đầu và những khoản phát sinh sau đó.
II. Bảng giá tham khảo ước lượng tổng hợp
Khi cần một con số cụ thể để dự toán ngân sách, bạn có thể tham khảo bảng tổng hợp dưới đây. Đây là bảng liệt kê đầy đủ các khoản từ phí nhà nước đến chi phí vận hành ban đầu, giúp bạn nhìn ra tổng số tiền thực tế cần chuẩn bị khi thành lập doanh nghiệp. Bảng này khác với bảng ở mục I ở chỗ: mục I phân theo nhóm để bạn hình dung khi nào phát sinh, còn bảng dưới đây phân theo từng khoản mục cụ thể kèm tổng cộng để dự toán.
| STT | Khoản mục chi phí | Mức phí |
|---|---|---|
| 1 | Lệ phí đăng ký doanh nghiệp | 0 đồng (nộp online) hoặc 25.000 đồng/lần (nộp trực tiếp/bưu chính) |
| 2 | Phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp | 100.000 đồng/lần |
| 3 | Chi phí khắc dấu tròn công ty | 250.000 – 500.000 đồng |
| 4 | Chi phí làm biển hiệu công ty | 300.000 – 1.500.000 đồng |
| 5 | Chi phí mua chữ ký số | 1.600.000 – 2.700.000 đồng |
| 6 | Chi phí kê khai thuế ban đầu | 500.000 – 1.000.000 đồng |
| 7 | Chi phí mở tài khoản ngân hàng | Miễn phí (có thể phát sinh phí duy trì) |
| Tổng cộng (ước tính) | Khoảng 2.775.000 – 5.825.000 đồng |
Cách đọc bảng: dòng “Tổng cộng” là ước tính khi cộng gộp tất cả khoản ở mức thấp nhất và cao nhất. Khoản tổng này không phải chi phí bắt buộc phải phát sinh cùng lúc — ví dụ nếu bạn đã có sẵn chữ ký số hoặc chưa cần khắc dấu ngay thì tổng sẽ thấp hơn. Tùy theo nhu cầu thực tế, bạn có thể cộng/trừ từng dòng để ra con số sát với trường hợp của mình.
Lưu ý về dòng 1 (lệ phí đăng ký): mức 50.000 đồng/lần theo Thông tư 47/2019/TT-BTC hiện đang được giảm còn 25.000 đồng/lần theo Thông tư 64/2025/TT-BTC (áp dụng đến 31/12/2026). Nếu nộp qua mạng điện tử thì được miễn hoàn toàn. Mức mới này đã được phản ánh trong bảng trên để khớp với phần giải thích chi tiết bên dưới.
III. Chi phí thành lập công ty gồm những khoản nào
1. Lệ phí đăng ký doanh nghiệp
Đây là khoản nộp để cơ quan đăng ký kinh doanh tiếp nhận và xử lý hồ sơ thành lập. Với khung hiện hành, mức thu đã được giảm còn 25.000 đồng/lần khi nộp trực tiếp hoặc qua bưu chính trong giai đoạn 01/07/2025 – 31/12/2026. Nếu nộp hồ sơ qua mạng điện tử, khoản lệ phí này thường được miễn.
- Khoản này chỉ liên quan đến bước nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.
- Nếu hồ sơ bị sửa, bổ sung rồi nộp lại, bạn cần kiểm tra xem lần nộp lại có phát sinh phí hay không theo cách nộp và tình trạng hồ sơ cụ thể.
Lỗi hay gặp: nhiều người tưởng chỉ cần nộp 25.000 đồng là xong toàn bộ chi phí thành lập, nhưng thực tế vẫn còn phí công bố nội dung đăng ký và các khoản phát sinh khác nếu hồ sơ làm theo kiểu giấy.
2. Phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp
Khoản này tách biệt hoàn toàn với lệ phí đăng ký doanh nghiệp. Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp cần công bố nội dung đăng ký trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong 30 ngày. Mức phí công bố hiện hành là 100.000 đồng/lần.
- Đây là chi phí hậu cấp giấy, không phải phí vận hành định kỳ.
- Dù đăng ký online hay trực tiếp, nếu có yêu cầu công bố thì vẫn cần tính khoản này vào tổng chi phí ban đầu.
Mốc thời gian dễ quên: công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp cần được thực hiện trong 30 ngày kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận hoặc từ ngày có thay đổi nội dung đăng ký.
3. Chi phí công chứng, chứng thực, in ấn, đi lại
Đây là nhóm chi phí thực tế phát sinh khi bạn tự chuẩn bị hồ sơ giấy hoặc cần hoàn thiện tài liệu của cá nhân, tổ chức tham gia thành lập. Mức tiền không cố định, nhưng thường đội lên nếu hồ sơ có nhiều thành viên, nhiều giấy tờ pháp lý, hoặc cần sửa đi sửa lại.
- Người góp vốn là cá nhân thường cần bản sao giấy tờ pháp lý còn hiệu lực.
- Người góp vốn là tổ chức có thể kéo theo thêm bộ hồ sơ pháp lý của tổ chức và người đại diện theo ủy quyền.
Mẹo kiểm tra nhanh: trước khi in hồ sơ, rà lại đúng loại hình doanh nghiệp để tránh thiếu điều lệ, danh sách thành viên/cổ đông sáng lập hoặc tài liệu của chủ sở hữu. Thiếu một giấy là có thể mất thêm một vòng đi lại.
4. Chi phí khắc dấu, chữ ký số, hóa đơn điện tử
Đây không phải chi phí để “ra giấy phép”, nhưng lại là khoản gần như nhiều doanh nghiệp sẽ tính ngay sau khi thành lập để đi vào hoạt động. Mức tiền phụ thuộc nhu cầu thực tế và nhà cung cấp. Bạn có thể tham khảo nhanh các mức phổ biến ở bảng giá tổng hợp tại mục II phía trên.
- Khắc dấu thường phục vụ giao dịch nội bộ và ký kết, tùy mô hình sử dụng.
- Chữ ký số và hóa đơn điện tử liên quan đến việc kê khai, phát hành hóa đơn và thực hiện nghĩa vụ thuế sau thành lập.
Vì đây là khoản vận hành, nếu bạn chỉ đang tính chi phí thành lập công ty theo nghĩa để có giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thì không nên gộp luôn vào phần bắt buộc ban đầu.
5. Lệ phí môn bài và thay đổi từ năm 2026
Từ năm 2026 trở đi, việc kê khai và nộp lệ phí môn bài được bãi bỏ. Điều này làm nhẹ phần chi phí sau thành lập, nhất là với doanh nghiệp mới thường hay lo khoản 2.000.000 đồng/năm trước đây.
- Với doanh nghiệp thành lập từ thời điểm trước 2026, vẫn cần tách tình huống cụ thể để tránh nhầm giữa nghĩa vụ cũ và khung mới.
- Ưu đãi miễn lệ phí môn bài năm đầu nếu còn thuộc diện áp dụng theo quy định trước đó không nên tự động suy rộng sang các khoản phí khác.
IV. Tự làm hồ sơ tốn bao nhiêu tiền so với thuê dịch vụ
1. Phương án tự làm
Khi tự làm, phần tiền nộp cho nhà nước thường không cao. Nếu nộp online, bạn có thể chỉ cần 100.000 đồng phí công bố; nếu nộp trực tiếp hoặc qua bưu chính trong giai đoạn ưu đãi thì cộng thêm 25.000 đồng lệ phí đăng ký, tổng là 125.000 đồng.
- Chi phí tiết kiệm được chủ yếu nằm ở tiền dịch vụ hỗ trợ.
- Đổi lại, bạn cần tự soạn hồ sơ, rà loại hình, chỉnh sửa biểu mẫu và theo dõi tình trạng tiếp nhận.
Điểm cần cân nhắc: nếu hồ sơ đơn giản, ít thành viên, bạn quen thao tác trên cổng điện tử thì tự làm khá tiết kiệm. Nhưng nếu có yếu tố góp vốn phức tạp, hồ sơ dễ sai, khoản “rẻ ban đầu” có thể thành tốn hơn vì mất thời gian sửa nhiều lần.
2. Phương án thuê dịch vụ
Khi thuê dịch vụ, bạn trả thêm phí hỗ trợ soạn hồ sơ, nộp hồ sơ và theo dõi kết quả. Bù lại, người làm dịch vụ thường xử lý trọn gói các bước cơ bản và giảm rủi ro thiếu giấy tờ.
- Phù hợp với người chưa quen quy trình hoặc cần ra giấy nhanh.
- Hợp hơn khi hồ sơ có nhiều bên tham gia, nhiều giấy tờ cần kiểm tra đồng bộ.
| Tiêu chí | Tự làm | Thuê dịch vụ |
|---|---|---|
| Tiền nộp nhà nước | Thấp, theo khung hiện hành | Vẫn phải nộp như bình thường |
| Phí dịch vụ | 0 đồng | Có phát sinh |
| Thời gian tự xử lý | Cao hơn | Thấp hơn |
| Rủi ro sai hồ sơ | Cao hơn nếu chưa quen | Thường thấp hơn |
| Phù hợp với | Hồ sơ đơn giản, người rành thủ tục | Hồ sơ phức tạp, cần tiết kiệm thời gian |
So sánh thực tế thường không nằm ở vài chục nghìn đồng lệ phí, mà nằm ở công sức và độ chắc chắn của hồ sơ. Một lần sửa hồ sơ mất 2-3 ngày đôi khi khiến khoản phí dịch vụ trở nên hợp lý hơn.
V. Những trường hợp được miễn hoặc giảm phí
1. Nộp hồ sơ qua mạng điện tử
Đây là trường hợp đáng chú ý nhất vì tác động trực tiếp đến tổng chi phí ban đầu. Khi đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử, doanh nghiệp được miễn lệ phí đăng ký doanh nghiệp.
- Người nộp vẫn cần hoàn tất hồ sơ đúng định dạng và đúng thông tin.
- Khoản phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp vẫn là khoản riêng cần tính đến.
Thực tế dễ nhầm: miễn lệ phí đăng ký không có nghĩa là miễn mọi khoản liên quan đến thành lập. Nếu bạn cần bản giấy, công chứng hoặc dịch vụ hỗ trợ nộp hồ sơ, những khoản đó vẫn phát sinh.
2. Doanh nghiệp nhỏ và vừa chuyển đổi từ hộ kinh doanh
Nhóm này được hưởng ưu đãi riêng: miễn lệ phí đăng ký doanh nghiệp và miễn phí cung cấp thông tin doanh nghiệp lần đầu. Đây là điểm rất đáng chú ý với hộ kinh doanh đang chuyển lên mô hình công ty.
- Ưu đãi này chỉ áp dụng cho đúng nhóm đối tượng chuyển đổi, không mặc nhiên áp dụng cho mọi doanh nghiệp mới.
- Nếu bạn đang đứng giữa lựa chọn “lập mới” hay “chuyển đổi từ hộ kinh doanh”, khoản phí được miễn là một yếu tố đáng cân nhắc.
3. Phí cung cấp thông tin doanh nghiệp chỉ phát sinh khi có yêu cầu
Khoản này khác hoàn toàn với phí đăng ký. Chỉ khi bạn yêu cầu cơ quan đăng ký kinh doanh cung cấp thông tin như bản sao giấy chứng nhận, thông tin trong hồ sơ hoặc báo cáo tổng hợp thì mới phát sinh phí theo mức tương ứng. Nếu chỉ tra cứu thông tin công khai trên hệ thống, thường không thu tiền.
- Cung cấp thông tin Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: 20.000 đồng/bản.
- Cung cấp thông tin trong hồ sơ đăng ký: 40.000 đồng/bản.
- Báo cáo tổng hợp: 150.000 đồng/báo cáo.
Nếu mục tiêu của bạn chỉ là thành lập công ty, khoản này thường không cần đưa vào bảng chi phí ban đầu, trừ khi bạn dự tính phải xin bản sao hoặc tra cứu hồ sơ ở mức chi tiết.
VI. Sai lầm thường gặp khi tính chi phí thành lập công ty
1. Gộp phí đăng ký với phí công bố
Đây là lỗi phổ biến nhất. Hai khoản này có bản chất khác nhau, thời điểm nộp và mức tiền cũng khác nhau. Gộp lại dễ làm bạn nghĩ tổng chi phí thấp hơn hoặc cao hơn thực tế.
- Lệ phí đăng ký: phục vụ xử lý hồ sơ.
- Phí công bố: phục vụ công khai thông tin doanh nghiệp sau khi có giấy chứng nhận.
2. Tính luôn chi phí vận hành như chi phí thành lập
Khắc dấu, chữ ký số, hóa đơn điện tử, BHXH khi có lao động, kê khai thuế ban đầu… đều là nhóm phát sinh sau thành lập. Nếu cộng tất cả vào bảng “chi phí thành lập”, bạn sẽ khó nhìn ra số tiền bắt buộc để hoàn tất bước pháp lý ban đầu. Bảng giá ước lượng ở mục II phân tách rõ nhóm nào bắt buộc cho thủ tục, nhóm nào là vận hành để bạn dễ kiểm soát ngân sách.
- Phần thủ tục thành lập chỉ cần nhìn vào khoản nhà nước thu và khoản bắt buộc sau cấp giấy.
- Phần vận hành nên lập một ngân sách riêng để tránh đội dự toán.
3. Không kiểm tra loại hình doanh nghiệp trước khi soạn hồ sơ
Mỗi loại hình có bộ hồ sơ khác nhau. Chỉ cần chọn sai loại hình hoặc thiếu danh sách thành viên/cổ đông sáng lập là hồ sơ có thể bị yêu cầu sửa. Sửa hồ sơ kéo theo thêm thời gian, in lại giấy tờ và đôi khi cả công chứng lại.
- Công ty TNHH một thành viên khác công ty TNHH hai thành viên trở lên.
- Công ty cổ phần thường có bộ hồ sơ khác với công ty hợp danh.
Checklist trước khi nộp: xác định đúng loại hình, tên công ty, địa chỉ trụ sở, ngành nghề, vốn điều lệ, người đại diện theo pháp luật và bộ giấy tờ của từng bên tham gia.
VII. Khi nào tự làm có lợi hơn, khi nào nên thuê dịch vụ
Quyết định này nên dựa trên 4 tiêu chí: tổng tiền, thời gian, rủi ro sai sót và mức độ phức tạp của hồ sơ.
| Tiêu chí | Tự làm | Thuê dịch vụ |
|---|---|---|
| Tiền nộp nhà nước | Thấp, theo khung hiện hành | Vẫn phải nộp như bình thường |
| Phí dịch vụ | 0 đồng | Có phát sinh |
| Thời gian tự xử lý | Cao hơn | Thấp hơn |
| Rủi ro sai hồ sơ | Cao hơn nếu chưa quen | Thường thấp hơn |
| Phù hợp với | Hồ sơ đơn giản, người rành thủ tục | Hồ sơ phức tạp, cần tiết kiệm thời gian |
Mini case thực tế: một hồ sơ công ty TNHH hai thành viên, mỗi thành viên có giấy tờ pháp lý khác nhau, điều lệ cần rà kỹ tỷ lệ góp vốn. Nếu tự làm nhưng sai một chi tiết nhỏ ở danh sách thành viên, hồ sơ có thể bị trả lại. Lúc này, khoản dịch vụ hỗ trợ có khi lại rẻ hơn nhiều so với việc kéo dài tiến độ kinh doanh.
VIII. Kết luận chi phí thành lập công ty
Chi phí thành lập công ty thực chất không quá lớn nếu bạn tách đúng từng khoản. Phần bắt buộc để hoàn tất thủ tục ban đầu thường gồm lệ phí đăng ký doanh nghiệp và phí công bố nội dung đăng ký; các khoản còn lại chủ yếu là chi phí phát sinh theo cách làm và nhu cầu vận hành.
Nếu bạn cần một con số để dự toán nhanh, hãy tham khảo bảng giá tổng hợp ở mục II — với ngân sách khoảng 2,8 – 5,8 triệu đồng là đủ để hoàn tất phần lớn thủ tục và các khoản vận hành ban đầu. Nếu hồ sơ đơn giản, bạn có thể tự làm để tiết kiệm. Nếu muốn giảm rủi ro sai hồ sơ và tiết kiệm thời gian, thuê dịch vụ thường đáng cân nhắc hơn. Điểm quan trọng nhất là đừng cộng lẫn chi phí thành lập với chi phí hoạt động sau thành lập, vì như vậy rất dễ dự toán sai ngay từ đầu.
Thuận Thiên khuyên bạn nên chốt ngân sách theo 3 lớp: tiền nộp cho nhà nước, chi phí hoàn thiện hồ sơ và chi phí vận hành tháng đầu. Làm vậy, bạn sẽ nhìn ra phương án phù hợp thay vì chỉ nhìn vào một con số tổng chung chung.
