Bảo hiểm xã hội (BHXH) là một chế độ quan trọng, đảm bảo an sinh xã hội cho người lao động và doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp mới thành lập hoặc chưa từng tham gia BHXH, việc đăng ký tham gia BHXH lần đầu là một bước quan trọng, thể hiện trách nhiệm của doanh nghiệp đối với người lao động và tuân thủ quy định pháp luật.
Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết về hồ sơ và thủ tục cần thiết để doanh nghiệp đăng ký tham gia BHXH lần đầu một cách thuận lợi và đúng quy định.
Căn cứ pháp lý
- Luật Bảo hiểm xã hội số 58/2014/QH13 ngày 20/11/2014: Quy định chung về đối tượng, chế độ, quyền lợi và nghĩa vụ tham gia BHXH
- Nghị định 115/2015/NĐ-CP ngày 11/11/2015: Hướng dẫn chi tiết một số điều của Luật BHXH về BHXH bắt buộc
- Quyết định 595/QĐ-BHXH ngày 14/4/2017: Ban hành quy trình thu BHXH, BHYT, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp; quản lý sổ BHXH, thẻ BHYT
I. Đối tượng bắt buộc phải tham gia bảo hiểm xã hội
Căn cứ theo Luật Bảo hiểm xã hội 2014 và Nghị định 143/2018/NĐ-CP, đối tượng bắt buộc phải tham gia BHXH bao gồm:
- Người lao động là công dân Việt Nam từ 15 tuổi trở lên, đang làm việc tại các doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, hộ gia đình, cá nhân có thu nhập từ lao động.
- Người lao động nước ngoài đang làm việc tại Việt Nam theo giấy phép lao động hoặc hợp đồng lao động.
- Các cán bộ, chiến sĩ, quân nhân, công chức, viên chức, người lao động hợp đồng với cơ quan, tổ chức của Đảng, Nhà nước, Quân đội, Công an nhân dân.
- Người lao động làm việc tại các doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, hộ gia đình, cá nhân có thu nhập từ lao động tại khu kinh tế đặc biệt, khu kinh tế cửa khẩu, khu kinh tế vùng sâu, vùng xa, khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế khu vực kinh tế đặc biệt.
II. Hồ sơ đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu cho doanh nghiệp
1. Đối với người lao động:
a) Đối với người lao động hiện đang làm việc tại đơn vị, yêu cầu bao gồm:
- Tờ khai tham gia hoặc điều chỉnh thông tin về Bảo hiểm Xã hội (BHXH), Bảo hiểm Y tế (BHYT) (mẫu TK1-TS).
- Trường hợp người lao động được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn, cần bổ sung giấy tờ chứng minh (nếu có) theo Phụ lục 03.
b) Đối với người lao động đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng, cần bổ sung các yêu cầu sau:
- Tờ khai tham gia hoặc điều chỉnh thông tin về BHXH, BHYT (mẫu TK1-TS).
- Hợp đồng lao động có thời hạn ở nước ngoài hoặc hợp đồng lao động được gia hạn kèm theo văn bản chứng minh hoặc hợp đồng lao động được ký mới tại nước tiếp nhận lao động theo hợp đồng.
2. Đối với doanh nghiệp (đơn vị sử dụng lao động):
- Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin về BHXH, BHYT (mẫu TK3-TS).
- Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN), Bảo hiểm thất nghiệp do tai nạn lao động (BHTNLĐ), Bảo hiểm nuôi dưỡng (BNN) (mẫu D02-LT54).
- Bản sao Đăng ký kinh doanh của công ty;
- Hợp đồng lao động công ty – nhân viên có ký tên đóng dấu giáp lai của công ty.
III. Thủ tục các bước đăng ký tham gia bhxh lần đầu cho người lao động
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS)
- Đơn đề nghị tham gia BHXH, BHYT (theo mẫu của cơ quan BHXH)
- Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN (Mẫu D02-TS)
- Bản sao hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc (có xác nhận của cơ quan nhà nước có thẩm quyền)
- Bản sao sổ hộ khẩu, chứng minh nhân dân/căn cước công dân của người lao động
- Giấy tờ chứng minh đủ điều kiện hưởng BHYT theo quy định (nếu có)
Bước 2: Nộp hồ sơ
- Nộp hồ sơ xin cấp mã đơn vị BHXH trực tiếp tại cơ quan BHXH hoặc nộp qua mạng. Có 2 cách nộp qua mạng:
- Sử dụng phần mềm kê khai BHXH điện tử và chữ ký số của doanh nghiệp
- Truy cập website BHXH Việt Nam https://dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn
- Thời gian giải quyết tối đa 7 ngày làm việc. Thực tế có thể chỉ mất 1-2 ngày.
- Sau khi nộp qua mạng, một số tỉnh thành yêu cầu doanh nghiệp phải nộp bổ sung hồ sơ giấy gồm Mẫu TK3-TS và Bản sao ĐKKD công ty.
- Trường hợp đơn vị chưa có mã BHXH, nộp thêm tờ khai TK3-TS để nhận mã đơn vị.
Bước 3: Cơ quan BHXH tiếp nhận và xử lý hồ sơ
- Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan BHXH sẽ kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ.
- Nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan BHXH sẽ cấp số BHXH và thẻ BHYT cho doanh nghiệp và người lao động.
- Nếu hồ sơ không hợp lệ, cơ quan BHXH sẽ thông báo cho doanh nghiệp biết lý do và yêu cầu bổ sung hồ sơ.
Lưu ý:
- Doanh nghiệp cần nộp hồ sơ tham gia BHXH cho người lao động chậm nhất 30 ngày kể từ ngày người lao động bắt đầu làm việc.
- Doanh nghiệp có trách nhiệm thông báo cho cơ quan BHXH về những thay đổi liên quan đến thông tin của doanh nghiệp và người lao động tham gia BHXH.
Khi nộp hồ sơ giấy đăng ký BHXH lần đầu, doanh nghiệp có thể kết hợp ngay cả hồ sơ xin cấp mã đơn vị BHXH và hồ sơ đăng ký tham gia BHXH. Đồng thời cần đính kèm thêm CMND photocopy của người lao động.
IV. Các lưu ý doanh nghiệp cần biết khi đăng ký tham gia bhxh lần đầu
quy định về việc đăng ký Bảo hiểm xã hội (BHXH) cho doanh nghiệp và nhân viên là rất quan trọng để đảm bảo quyền lợi và bảo vệ cho người lao động. Dưới đây là một số điểm cần lưu ý:
- Đối với doanh nghiệp mới: Doanh nghiệp cần hoàn tất thủ tục đăng ký tham gia BHXH lần đầu trong vòng 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động kinh doanh.
- Đối với người lao động mới: Doanh nghiệp phải đăng ký BHXH lần đầu trong vòng 30 ngày kể từ ngày ký kết hợp đồng lao động hoặc hợp đồng làm việc hoặc tuyển dụng người lao động.
- Đăng ký thay đổi thông tin: Trong trường hợp doanh nghiệp có sự thay đổi về thông tin đăng ký, ví dụ như địa chỉ, số điện thoại, số CMND của người lao động… thì cần thông báo cho Công ty Bảo hiểm xã hội để được cập nhật.
- Đóng tiền đúng hạn: Doanh nghiệp cần đảm bảo việc đóng tiền BHXH đúng hạn để tránh bị phạt theo quy định của pháp luật.
- Đăng ký tham gia BHYT: Sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký tham gia BHXH lần đầu, doanh nghiệp cũng cần đăng ký tham gia BHYT cho người lao động. Thủ tục này có thể được thực hiện cùng với thủ tục đăng ký BHXH lần đầu.
- Mã đơn vị BHXH: Mỗi doanh nghiệp khi đăng ký BHXH lần đầu sẽ được cấp một mã đơn vị để cơ quan quản lý BHXH tại địa phương có thể theo dõi.
- Thay đổi địa chỉ: Khi doanh nghiệp thay đổi địa chỉ, đặc biệt là chuyển từ một quận/huyện sang quận/huyện khác hoặc từ một tỉnh/thành phố sang tỉnh/thành phố khác, phải báo giảm nhân viên và chốt sổ BHXH cho nhân viên. Sau đó, phải đăng ký xin cấp lại mã đơn vị BHXH mới và nộp hồ sơ BHXH lần đầu tại địa phương mới. Bảo hiểm y tế: Sau khi doanh nghiệp báo tăng lao động, những người lao động đã có sổ BHXH sẽ chỉ được cấp thẻ bảo hiểm y tế. Trong trường hợp mất sổ BHXH, cần làm thêm hồ sơ xin cấp lại sổ trước khi hồ sơ báo tăng mới được chấp thuận.
Việc đăng ký tham gia BHXH lần đầu cho doanh nghiệp là một thủ tục bắt buộc và cần được thực hiện đúng quy định của pháp luật. Qua bài viết này, hy vọng bạn đã có được những thông tin cần thiết để có thể hoàn thành thủ tục này một cách dễ dàng và chính xác nhất.
Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào, bạn có thể liên hệ ngay với Thuận Thiên, chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn trong vấn đề bảo hiểm xã hội cho doanh nghiệp một cách nhanh chóng, tiết kiệm nhất.
