Khi một doanh nghiệp mới được thành lập, việc khai thuế ban đầu là một trong những bước quan trọng không thể bỏ qua. Trong bài viết này, hãy cùng Thuận Thiên tìm hiểu về hồ sơ và thủ tục cần thiết cho quá trình khai thuế ban đầu của doanh nghiệp mới thành lập năm 2024.
Cơ Sở Pháp Lý
- Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14: Đây là luật chính điều chỉnh các hoạt động quản lý thuế, bao gồm cả việc đăng ký thuế ban đầu của doanh nghiệp.
- Nghị định 126/2020/NĐ-CP: Nghị định này quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Quản lý thuế
- Thông tư 105/2020/TT-BTC: Thông tư này hướng dẫn chi tiết về thủ tục đăng ký thuế, hồ sơ khai thuế
- Thông tư 19/2021/TT-BTC: Thông tư này hướng dẫn chi tiết về việc nộp hồ sơ khai thuế điện tử
- Nghị định 125/2020/NĐ-CP xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn
I. Khai thuế ban đầu là gì?
Khai thuế ban đầu là thủ tục bắt buộc mà các doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh phải thực hiện sau khi thành lập và trước khi bắt đầu hoạt động kinh doanh. Thủ tục này được thực hiện tại cơ quan thuế quản lý nơi doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh đặt trụ sở chính.
Mục đích của khai thuế ban đầu:
- Thông báo cho cơ quan thuế về việc DN bắt đầu hoạt động kinh doanh.
- Lựa chọn hình thức kế toán phù hợp với DN.
- Đăng ký sử dụng hóa đơn, chứng từ.
- Xác định mã số thuế, mã số doanh nghiệp.
II. Hồ sơ khai thuế ban đầu gồm những gì?
Khi tiến hành khai thuế ban đầu, việc chuẩn bị hồ sơ là một phần không thể thiếu. Bộ hồ sơ khai thuế ban đầu của doanh nghiệp mới nhất gồm có các thông tin sau:
1. Tờ khai đăng ký thuế:
- Mẫu số 01-ĐK-TCT (Đối với doanh nghiệp thành lập mới): Đây là mẫu tờ khai bắt buộc mà doanh nghiệp cần điền đầy đủ và chính xác các thông tin về doanh nghiệp, người đại diện pháp luật, ngành nghề kinh doanh, địa điểm kinh doanh, mã số thuế…
- Mẫu số 02-ĐK-TCT (Đối với chi nhánh, văn phòng đại diện): Dành cho các đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp đã có mã số thuế.
2. Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư: Doanh nghiệp cần cung cấp bản sao có chứng thực của Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư để xác nhận thông tin đăng ký kinh doanh.
3. Bản sao CMND/CCCD/Hộ chiếu của người đại diện pháp luật: Cần có bản sao có chứng thực của giấy tờ tùy thân của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
4. Giấy ủy quyền (nếu có): Nếu người đại diện theo pháp luật không trực tiếp nộp hồ sơ, cần có giấy ủy quyền cho người được ủy quyền thực hiện việc này.
5. Các giấy tờ khác (tùy trường hợp):
- Quyết định bổ nhiệm giám đốc, kế toán trưởng: Nếu doanh nghiệp đã có giám đốc, kế toán trưởng, cần cung cấp quyết định bổ nhiệm của họ.
- Mẫu đăng ký phương pháp khấu hao tài sản cố định: Nếu doanh nghiệp có tài sản cố định, cần đăng ký phương pháp khấu hao tài sản cố định.
- Tờ khai đăng ký hình thức kế toán và sử dụng hóa đơn: Doanh nghiệp cần đăng ký hình thức kế toán (kế toán Việt Nam hoặc kế toán quốc tế) và đăng ký sử dụng hóa đơn (hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn giấy).
- Giấy đề nghị cấp mã số thuế: Doanh nghiệp cần điền thông tin vào mẫu Giấy đề nghị cấp mã số thuế và nộp cùng hồ sơ khai thuế ban đầu.
Để tải mẫu hồ sơ khai thuế ban đầu cho doanh nghiệp mới, bạn có thể truy cập tại đây.
Trọn bộ hồ sơ khai thuế ban đầu cho doanh nghiệp mới: Download
Cập nhật 2024:
- Từ năm 2024, việc nộp hồ sơ khai thuế ban đầu được thực hiện hoàn toàn bằng hình thức điện tử thông qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Doanh nghiệp cần chuẩn bị các tệp tin điện tử của các giấy tờ trong hồ sơ khai thuế để nộp trực tuyến.
- Doanh nghiệp cần làm 2 bản hồ sơ khai thuế ban đầu để nộp: 1 bản để cơ quan thuế lưu, 1 bản để doanh nghiệp lưu nội bộ sau khi cơ quan thuế đóng dấu đã nhận hồ sơ đầy đủ.
III. Thủ tục đăng ký và kê khai thuế ban đầu
Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, doanh nghiệp cần tiến hành đăng ký và kê khai thuế ban đầu theo các bước sau:
1. Chuẩn bị hồ sơ
- Tập hợp đầy đủ các giấy tờ theo hướng dẫn tại mục II.
- Kiểm tra kỹ thông tin trên các giấy tờ để đảm bảo tính chính xác và hợp lệ.
2. Nộp hồ sơ: Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai hình thức sau để nộp hồ sơ:
- Nộp trực tiếp: Đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp địa bàn nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính để nộp hồ sơ.
- Nộp trực tuyến: Nộp hồ sơ qua hệ thống Thuế Điện Tử Tổng cục Thuế. Để nộp hồ sơ trực tuyến, doanh nghiệp cần có chữ ký số và tài khoản giao dịch trên hệ thống Thuế Điện Tử: https://thuedientu.gdt.gov.vn/.
- Bạn có thể tự kiểm tra cơ quan quản lý thuế của mình thông qua trang web của Tổng cục Thuế theo địa chỉ: http://tracuunnt.gdt.gov.vn/tcnnt/mstdn.jsp.
3. Nhận kết quả đăng ký thuế:
- Nộp trực tiếp: Cơ quan thuế sẽ tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra tính hợp lệ và trả kết quả cho doanh nghiệp ngay tại thời điểm nộp hồ sơ.
- Nộp trực tuyến: Cơ quan thuế sẽ xử lý hồ sơ trong vòng 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ. Kết quả đăng ký thuế sẽ được gửi qua hệ thống eTax hoặc qua email cho doanh nghiệp.
4. Kê khai thuế ban đầu: Sau khi hoàn thành thủ tục đăng ký thuế, doanh nghiệp cần thực hiện kê khai thuế ban đầu. Tùy theo loại hình doanh nghiệp và ngành nghề kinh doanh, doanh nghiệp sẽ phải kê khai các loại thuế khác nhau, chẳng hạn như:
- Thuế giá trị gia tăng (GTGT): Kê khai theo tháng hoặc quý.
- Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN): Kê khai tạm tính theo quý và quyết toán năm.
- Thuế thu nhập cá nhân (TNCN): Kê khai và nộp thay cho người lao động.
- Các loại thuế khác: Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế bảo vệ môi trường, thuế tài nguyên…
Lưu ý:
- Doanh nghiệp/hộ kinh doanh cần thực hiện đăng ký, kê khai thuế ban đầu trong vòng 20 ngày kể từ ngày được cấp GPKD/GCCĐKHD.
- Việc nộp hồ sơ đăng ký, kê khai thuế ban đầu miễn phí.
- Doanh nghiệp/hộ kinh doanh cần cung cấp đầy đủ, chính xác thông tin trong hồ sơ đăng ký, kê khai thuế ban đầu.
- Doanh nghiệp/hộ kinh doanh có thể tham khảo thêm thông tin về thủ tục đăng ký, kê khai thuế ban đầu tại Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc liên hệ trực tiếp với cơ quan thuế quản lý.
IV. Các việc cần làm trước và sau khi nộp hồ sơ khai thuế ban đầu
1. Việc cần làm trước khi nộp hồ sơ khai thuế ban đầu
- Treo biển hiệu tại trụ sở: Theo quy định, doanh nghiệp phải treo biển hiệu tại trụ sở chính của mình. Biển hiệu cần thể hiện đầy đủ và chính xác tên doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở, số điện thoại liên hệ.
- Mua chữ ký số (token): Chữ ký số là công cụ không thể thiếu để doanh nghiệp thực hiện các giao dịch điện tử với cơ quan thuế, bao gồm nộp hồ sơ khai thuế ban đầu, kê khai thuế định kỳ, nộp thuế điện tử, tra cứu thông tin thuế…
- Mở tài khoản ngân hàng: Doanh nghiệp cần mở tài khoản ngân hàng để thực hiện các giao dịch tài chính, bao gồm nộp thuế, thanh toán các chi phí kinh doanh…
- Kê khai và nộp lệ phí môn bài: Lệ phí môn bài là khoản phí mà doanh nghiệp phải nộp hàng năm cho cơ quan thuế. Việc kê khai và nộp lệ phí môn bài có thể thực hiện trực tuyến hoặc tại ngân hàng.
- Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử: Từ năm 2022, việc sử dụng hóa đơn điện tử là bắt buộc đối với tất cả các doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế công nhận.
- Đăng ký nộp thuế điện tử: Doanh nghiệp cần đăng ký nộp thuế điện tử trên hệ thống eTax của Tổng cục Thuế. Việc đăng ký nộp thuế điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời hạn chế sai sót trong quá trình kê khai và nộp thuế.
- Lựa chọn phương pháp kế toán: Doanh nghiệp cần lựa chọn phương pháp kế toán phù hợp với quy mô và hoạt động kinh doanh của mình. Có hai phương pháp kế toán chính là kế toán Việt Nam và kế toán quốc tế.
- Lựa chọn phương pháp khấu hao tài sản cố định: Nếu doanh nghiệp có tài sản cố định, cần lựa chọn phương pháp khấu hao phù hợp để tính toán chi phí khấu hao hàng năm.
2. Việc cần làm sau khi nộp hồ sơ khai thuế ban đầu
Sau khi nộp hồ sơ khai thuế ban đầu, doanh nghiệp mới cần thực hiện những việc sau đây để hoàn tất các thủ tục pháp lý liên quan đến thuế và đảm bảo hoạt động kinh doanh tuân thủ đúng quy định:
Nhận giấy chứng nhận đăng ký thuế: Sau khi nộp hồ sơ, cơ quan thuế sẽ kiểm tra tính hợp lệ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký thuế cho doanh nghiệp. Giấy chứng nhận này là bằng chứng quan trọng chứng minh doanh nghiệp đã hoàn thành thủ tục đăng ký thuế và được phép hoạt động kinh doanh.
Nộp tờ khai lệ phí môn bài: Theo quy định tại Nghị định 126/2020/NĐ-CP, các doanh nghiệp mới thành lập (bao gồm cả doanh nghiệp nhỏ và vừa chuyển đổi từ hộ kinh doanh cá thể) và các đơn vị phụ thuộc mới thành lập cần nộp tờ khai lệ phí môn bài trước ngày 30/01 năm sau khi thành lập hoặc bắt đầu hoạt động sản xuất kinh doanh.
Tuy nhiên, tại một số quận/huyện, cơ quan thuế có thể yêu cầu doanh nghiệp nộp tờ khai lệ phí môn bài ngay sau khi thành lập, do đó, doanh nghiệp cần lưu ý.
Thời hạn nộp tờ khai lệ phí môn bài năm 2023 như sau:
- Đối với doanh nghiệp thành lập trong năm 2022 (từ 01/01/2022 – 31/12/2022): thời hạn nộp là 30/01/2023;
- Đối với doanh nghiệp thành lập trong năm 2023 (từ 01/01/2023 – 31/12/2023): thời hạn nộp là 30/01/2024.
Lưu ý: Thời hạn nộp tờ khai lệ phí môn bài cũng là thời hạn nộp tiền thuế môn bài của doanh nghiệp.
- Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử: Từ năm 2022, việc sử dụng hóa đơn điện tử là bắt buộc đối với tất cả các doanh nghiệp. Sau khi nhận được Giấy chứng nhận đăng ký thuế, doanh nghiệp cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế công nhận.
- Đăng ký nộp thuế điện tử: Doanh nghiệp nên đăng ký nộp thuế điện tử trên hệ thống eTax của Tổng cục Thuế. Việc này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức và giảm thiểu sai sót trong quá trình kê khai và nộp thuế.
- Kê khai thuế định kỳ: Tùy theo loại hình doanh nghiệp và ngành nghề kinh doanh, doanh nghiệp sẽ phải kê khai các loại thuế định kỳ như thuế giá trị gia tăng (GTGT), thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), thuế thu nhập cá nhân (TNCN) cho người lao động… Doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định về thời hạn kê khai và nộp thuế để tránh bị phạt vi phạm hành chính về thuế.
Quá trình khai thuế ban đầu là một phần quan trọng trong việc thành lập và hoạt động của một doanh nghiệp. Việc chuẩn bị hồ sơ và thực hiện đúng thủ tục không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn tạo nền tảng vững chắc cho hệ thống kế toán trong tương lai.