Hồ sơ và Thủ tục Khai Thuế Ban Đầu Cho Doanh Nghiệp Mới [Cập nhật 2024]

Khi một doanh nghiệp mới được thành lập, việc khai thuế ban đầu là một trong những bước quan trọng không thể bỏ qua. Trong bài viết này, hãy cùng Thuận Thiên tìm hiểu về hồ sơ và thủ tục cần thiết cho quá trình khai thuế ban đầu của doanh nghiệp mới thành lập năm 2024.

Chúng ta sẽ cùng điểm qua các bước cần thực hiện trước và sau khi nộp hồ sơ khai thuế ban đầu, cũng như giải đáp một số câu hỏi phổ biến liên quan đến thủ tục này.

Khai Thuế Ban Đầu Là Gì

Khai thuế ban đầu là thủ tục bắt buộc mà các doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh phải thực hiện sau khi thành lập và trước khi bắt đầu hoạt động kinh doanh. Thủ tục này được thực hiện tại cơ quan thuế quản lý nơi doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh đặt trụ sở chính.

Mục đích của khai thuế ban đầu:

• Thông báo cho cơ quan thuế về việc DN bắt đầu hoạt động kinh doanh.
• Lựa chọn hình thức kế toán phù hợp với DN.
• Đăng ký sử dụng hóa đơn, chứng từ.
• Xác định mã số thuế, mã số doanh nghiệp.

Hồ sơ Khai Thuế Ban Đầu Gồm Những Gì?

Khi tiến hành khai thuế ban đầu, việc chuẩn bị hồ sơ là một phần không thể thiếu. Bộ hồ sơ khai thuế ban đầu của doanh nghiệp mới nhất gồm có các thông tin sau:

Danh sách hồ sơ khai thuế ban đầu

Để tải mẫu hồ sơ khai thuế ban đầu cho doanh nghiệp mới, bạn có thể truy cập tại đây.

Doanh nghiệp cần làm 2 bản hồ sơ khai thuế ban đầu để nộp: 1 bản để cơ quan thuế lưu, 1 bản để doanh nghiệp lưu nội bộ sau khi cơ quan thuế đóng dấu đã nhận hồ sơ đầy đủ.

Thủ tục Đăng Ký và Kê Khai Thuế Ban Đầu

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, doanh nghiệp cần tiến hành đăng ký và kê khai thuế ban đầu theo các bước sau:

1. Chuẩn bị hồ sơ:

• Tờ khai đăng ký thực hiện hình thức kế toán và sử dụng hóa đơn (mẫu số 01/ĐKKT-HĐ): Mẫu này có thể tải xuống từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc lấy tại cơ quan thuế.
• Giấy đề nghị đăng ký mã số thuế (mẫu số 01/ĐK-MST): Mẫu này cũng có thể tải xuống từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc lấy tại cơ quan thuế.
• Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (GPKD) hoặc Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh (GCCĐKHD): Doanh nghiệp/hộ kinh doanh cần chuẩn bị bản sao hợp lệ của GPKD/GCCĐKHD để nộp cho cơ quan thuế.
• Quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng (nếu có): Doanh nghiệp cần chuẩn bị bản sao hợp lệ của Quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng nếu có.
• Các giấy tờ khác theo quy định: Tùy theo từng trường hợp cụ thể, cơ quan thuế có thể yêu cầu doanh nghiệp/hộ kinh doanh nộp thêm các giấy tờ khác.

2. Nộp hồ sơ:

Doanh nghiệp/hộ kinh doanh có thể nộp hồ sơ đăng ký, kê khai thuế ban đầu theo một trong các cách sau:

• Nộp trực tiếp tại cơ quan thuế: Doanh nghiệp/hộ kinh doanh cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định và nộp trực tiếp tại cơ quan thuế quản lý.
• Nộp qua bưu điện: Doanh nghiệp/hộ kinh doanh có thể gửi hồ sơ qua bưu điện đến cơ quan thuế quản lý.
• Nộp trực tuyến: Doanh nghiệp/hộ kinh doanh có thể nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

3. Cơ quan thuế tiếp nhận và xử lý hồ sơ:

• Cơ quan thuế sẽ tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ. Nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan thuế sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký thuế cho doanh nghiệp/hộ kinh doanh.

Lưu ý:

• Doanh nghiệp/hộ kinh doanh cần thực hiện đăng ký, kê khai thuế ban đầu trong vòng 20 ngày kể từ ngày được cấp GPKD/GCCĐKHD.
• Việc nộp hồ sơ đăng ký, kê khai thuế ban đầu miễn phí.
• Doanh nghiệp/hộ kinh doanh cần cung cấp đầy đủ, chính xác thông tin trong hồ sơ đăng ký, kê khai thuế ban đầu.
• Doanh nghiệp/hộ kinh doanh có thể tham khảo thêm thông tin về thủ tục đăng ký, kê khai thuế ban đầu tại Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc liên hệ trực tiếp với cơ quan thuế quản lý.

Các Việc Cần Làm Trước Khi Nộp Hồ Sơ Khai Thuế Ban Đầu

Treo biển hiệu công ty: Bảng hiệu phải thể hiện đầy đủ các thông tin như tên công ty, mã số thuế công ty, địa chỉ trụ sở chính. Người quản lý thuế sẽ đến trụ sở để kiểm tra tình trạng hoạt động của doanh nghiệp và bảng hiệu đã treo đầy đủ hay chưa.

Mua chữ ký số (chứng thư số/token): Doanh nghiệp cần đăng ký sử dụng chữ ký số để nộp tờ khai lệ phí môn bài, báo cáo thuế trên website của Tổng cục Thuế, để kê khai thông tin và ký xác thực điện tử trên các phần mềm của doanh nghiệp như BHXH, hải quan, hóa đơn điện tử.

Mở tài khoản ngân hàng công ty và nộp tiền vào tài khoản: Sau khi có chữ ký số, doanh nghiệp sẽ dùng chữ ký số trích tiền trong tài khoản để nộp tiền lệ phí môn bài vào Kho bạc Nhà nước. Doanh nghiệp có thể tham khảo danh sách 6 việc cần làm ngay sau khi thành lập công ty, doanh nghiệp để không vi phạm các điều cấm, dẫn đến bị xử phạt.

Trước khi nộp hồ sơ khai thuế ban đầu, doanh nghiệp cần thực hiện một số công việc chuẩn bị quan trọng để đảm bảo quá trình này diễn ra thuận lợi:

Các Việc Cần Làm Sau Khi Nộp Hồ Sơ Khai Thuế Ban Đầu

Nộp tờ khai lệ phí môn bài: Theo quy định tại Nghị định 126/2020/NĐ-CP, các doanh nghiệp mới thành lập (bao gồm cả doanh nghiệp nhỏ và vừa chuyển đổi từ hộ kinh doanh cá thể) và các đơn vị phụ thuộc mới thành lập cần nộp tờ khai lệ phí môn bài trước ngày 30/01 năm sau khi thành lập hoặc bắt đầu hoạt động sản xuất kinh doanh.

Tuy nhiên, tại một số quận/huyện, cơ quan thuế có thể yêu cầu doanh nghiệp nộp tờ khai lệ phí môn bài ngay sau khi thành lập, do đó, doanh nghiệp cần lưu ý.

Thời hạn nộp tờ khai lệ phí môn bài năm 2023 như sau:

• Đối với doanh nghiệp thành lập trong năm 2022 (từ 01/01/2022 – 31/12/2022): thời hạn nộp là 30/01/2023;
• Đối với doanh nghiệp thành lập trong năm 2023 (từ 01/01/2023 – 31/12/2023): thời hạn nộp là 30/01/2024.

Lưu ý: Thời hạn nộp tờ khai lệ phí môn bài cũng là thời hạn nộp tiền thuế môn bài của doanh nghiệp.

Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử: Hiện tại, 100% doanh nghiệp trên toàn quốc phải sử dụng hóa đơn điện tử (thay vì hóa đơn giấy như trước đây) để xuất cho khách hàng. Và hầu hết các cán bộ thuế đều nhắc nhở doanh nghiệp mua và phát hành hóa đơn điện tử để sử dụng. Do đó, doanh nghiệp cần sớm hoàn thành thủ tục này sau khi kê khai thuế ban đầu.

Đăng ký nộp thuế điện tử: Việc đăng ký nộp thuế điện tử với cơ quan thuế không bắt buộc nhưng cần thiết với doanh nghiệp. Việc này không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều thời gian và công sức do không cần phải lên tận Kho bạc hoặc ra ngân hàng để nộp tiền thuế, mà còn giúp cơ quan thuế dễ dàng kiểm soát hoạt động nộp tiền thuế của doanh nghiệp.

Quá trình khai thuế ban đầu là một phần quan trọng trong việc thành lập và hoạt động của một doanh nghiệp. Việc chuẩn bị hồ sơ và thực hiện đúng thủ tục không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn tạo nền tảng vững chắc cho hệ thống kế toán trong tương lai. Hy vọng rằng thông tin trong bài viết này sẽ giúp các doanh nghiệp mới nắm rõ quy trình và thực hiện quá trình khai thuế ban đầu một cách hiệu quả.