Việc phân loại tiền lương và phụ cấp đóng BHXH dễ gây nhầm lẫn. Sai sót không đến từ tỷ lệ đóng, mà từ bước đầu tiên: xác định khoản nào thuộc căn cứ đóng, khoản nào không. Nhiều doanh nghiệp chỉ nhìn tên ‘phụ cấp’, ‘hỗ trợ’, ‘thưởng’ rồi loại ngay ra ngoài. Điều này dễ dẫn đến sai bảng lương, lệch hồ sơ lao động và phát sinh truy đóng khi kiểm tra.
Bài viết này tập trung vào phần quan trọng nhất: tiêu chí nhận diện từng nhóm khoản thu nhập, bảng phân loại thực hành, checklist YES/NO để xử lý từng khoản trên bảng lương và những lỗi thường gặp. Mục tiêu là giúp kế toán, nhân sự, chủ doanh nghiệp và người lao động nhìn vào bảng lương là biết hướng rà soát.
Cơ sở pháp lý
- Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15 – hiệu lực từ 01/07/2025, quy định về tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc.
- Nghị định 158/2025/NĐ-CP – hiệu lực từ 01/07/2025, quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật BHXH về BHXH bắt buộc.
- Bộ luật Lao động 2019 – quy định về tiền thưởng tại Điều 104, là căn cứ để nhận diện khoản thưởng không thuộc tiền lương tháng đóng BHXH.
- Thông tư 06/2021/TT-BLĐTBXH – sửa đổi, bổ sung hướng dẫn về tiền lương tháng đóng BHXH bắt buộc, trong đó có nhóm khoản không tính đóng.
- Nghị định 73/2024/NĐ-CP – quy định mức lương cơ sở 2.340.000 đồng/tháng, làm căn cứ xác định mức tham chiếu trong giai đoạn chưa bãi bỏ lương cơ sở.
- Nghị định 293/2025/NĐ-CP – quy định mức lương tối thiểu vùng áp dụng từ 01/01/2026.
I. Bảng tra cứu nhanh về phân loại tiền lương và phụ cấp đóng BHXH
Để phân loại đúng, bạn chỉ cần nhớ nguyên tắc gốc sau: tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc gồm 3 nhóm đối với người lao động hưởng lương do người sử dụng lao động quyết định:
- Mức lương theo công việc hoặc chức danh
- Phụ cấp lương
- Các khoản bổ sung khác nếu đồng thời xác định được mức tiền cụ thể, được thỏa thuận trong hợp đồng lao động và trả thường xuyên, ổn định trong mỗi kỳ trả lương
Từ 01/07/2025, căn cứ đóng BHXH được xác định theo Luật BHXH 2024 và Nghị định 158/2025/NĐ-CP. Cấu trúc căn cứ đóng gồm 3 nhóm khoản nêu trên.
| Nhóm khoản | Có tính đóng BHXH? | Dấu hiệu nhận diện nhanh | Lưu ý thực hành |
|---|---|---|---|
| Mức lương theo công việc/chức danh | Có | Là mức lương chính ghi cho vị trí làm việc | Đây là phần lõi của căn cứ đóng, cần khớp giữa HĐLĐ, bảng lương và hồ sơ BHXH |
| Phụ cấp lương | Có | Nhằm bù đắp điều kiện lao động, tính chất phức tạp công việc, điều kiện sinh hoạt, mức độ thu hút lao động; có thỏa thuận trong HĐLĐ | Đừng chỉ nhìn tên gọi “phụ cấp”, cần xem bản chất khoản chi |
| Khoản bổ sung khác trả thường xuyên, ổn định | Có | Xác định được số tiền cụ thể, ghi trong HĐLĐ, trả đều mỗi kỳ lương | Đây là nhóm dễ bị bỏ sót nhất khi doanh nghiệp đặt tên khác nhau |
| Thưởng theo Điều 104 Bộ luật Lao động 2019 | Không tính | Thưởng theo kết quả SXKD hoặc mức độ hoàn thành công việc | Nếu khoản này thực tế trả cố định hàng tháng như lương, cần rà soát rất kỹ hồ sơ |
| Tiền thưởng sáng kiến | Không tính | Gắn với sáng kiến, thành tích | Không nên ghi lẫn sang khoản trả cố định |
| Tiền ăn giữa ca | Không tính | Phúc lợi bữa ăn | Cần tách riêng khỏi phụ cấp lương trên bảng lương |
| Hỗ trợ xăng xe, điện thoại, đi lại | Không tính | Khoản hỗ trợ phục vụ sinh hoạt/công việc | Nếu doanh nghiệp gộp chung thành “phụ cấp cố định”, rủi ro phân loại sai rất cao |
| Hỗ trợ nhà ở, giữ trẻ, nuôi con nhỏ | Không tính | Khoản hỗ trợ, phúc lợi | Nên thể hiện rõ chính sách hỗ trợ riêng |
| Hỗ trợ khi thân nhân chết, kết hôn, sinh nhật | Không tính | Phúc lợi theo sự kiện | Không đưa vào cấu phần tiền lương tháng |
| Trợ cấp khó khăn do tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp và khoản hỗ trợ, trợ cấp khác | Không tính | Mang tính trợ cấp, hỗ trợ | Cần lưu chứng từ, quyết định chi để phân biệt với lương |
| Khoản bổ sung không xác định được mức tiền cụ thể, gắn với kết quả công việc | Không tính | Biến động theo hiệu suất, không cố định mức tiền | Đây là điểm rất hay nhầm với khoản bổ sung khác phải đóng |
Điểm mấu chốt: không phải cứ mang tên “phụ cấp” là tính đóng, cũng không phải cứ gọi là “thưởng” là luôn được loại ra. Khi rà soát, hãy nhìn vào bản chất khoản chi, cách ghi trong hợp đồng lao động và tần suất chi trả.
II. Tiêu chí phân loại tiền lương và phụ cấp đóng BHXH
1. Nhóm khoản thuộc căn cứ đóng BHXH
Nhóm này gồm 3 nhóm rõ ràng.
- Mức lương theo công việc hoặc chức danh: là tiền lương chính của vị trí mà người lao động đảm nhiệm.
- Phụ cấp lương: là khoản nhằm bù đắp những yếu tố mà mức lương chính chưa phản ánh đầy đủ, như điều kiện lao động, tính chất phức tạp công việc, điều kiện sinh hoạt, mức độ thu hút lao động; các khoản này được thỏa thuận trong hợp đồng lao động.
- Các khoản bổ sung khác: chỉ đưa vào căn cứ đóng khi đáp ứng cùng lúc 3 điều kiện là xác định được mức tiền cụ thể, được thỏa thuận trong hợp đồng lao động và trả thường xuyên, ổn định trong mỗi kỳ trả lương.
Một tình huống thực tế: doanh nghiệp trả thêm mỗi tháng 2.000.000 đồng với tên “hỗ trợ trách nhiệm”, ghi luôn trong hợp đồng lao động và tháng nào cũng trả cố định. Khi kiểm tra bản chất, đây không còn là một khoản hỗ trợ ngẫu nhiên nữa mà mang dáng dấp của khoản bổ sung khác trả thường xuyên, ổn định. Nếu bỏ ngoài căn cứ đóng chỉ vì thấy chữ “hỗ trợ”, hồ sơ rất dễ bị lệch.
2. Nhóm khoản không tính đóng BHXH
Nhóm không tính đóng chủ yếu là các khoản có tính phúc lợi, hỗ trợ hoặc biến động theo kết quả công việc, không hội đủ dấu hiệu của tiền lương tháng đóng BHXH.
- Thưởng theo Điều 104 Bộ luật Lao động 2019 và thưởng sáng kiến.
- Tiền ăn giữa ca.
- Hỗ trợ xăng xe, điện thoại, đi lại, nhà ở, giữ trẻ, nuôi con nhỏ.
- Hỗ trợ khi thân nhân chết, kết hôn, sinh nhật.
- Trợ cấp khó khăn do tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp và các khoản hỗ trợ, trợ cấp khác.
- Các khoản bổ sung không xác định được mức tiền cụ thể, gắn với kết quả công việc.
Lỗi phổ biến là doanh nghiệp đặt một tên chung như “phụ cấp khác” cho đủ thứ khoản: điện thoại, xăng xe, chuyên cần, trách nhiệm, hỗ trợ vị trí… Sau một thời gian, không ai còn biết khoản nào là phúc lợi, khoản nào là thành phần lương. Khi cơ quan kiểm tra đối chiếu HĐLĐ, quy chế lương và bảng lương, những khoản này dễ bị yêu cầu giải trình lại.
3 điều kiện đồng thời để khoản bổ sung khác tính đóng BHXH: xác định được số tiền cụ thể + ghi nhận trong hợp đồng lao động + trả thường xuyên, ổn định trong mỗi kỳ trả lương.
III. Danh sách 14 khoản phụ cấp và bổ sung không tính đóng BHXH
Theo hướng dẫn tại Thông tư 10/2020/TT-BLĐTBXH và các công văn liên quan, có 14 khoản phụ cấp và bổ sung không phải đóng BHXH bắt buộc nếu được ghi thành mục riêng trong hợp đồng lao động. Đây được xem là các chế độ và phúc lợi khác.
- Tiền thưởng theo quy định của Bộ luật Lao động (thưởng theo kết quả sản xuất, kinh doanh, mức độ hoàn thành công việc).
- Tiền thưởng sáng kiến.
- Tiền ăn giữa ca: Hỗ trợ bữa ăn cho người lao động.
- Hỗ trợ xăng xe: Hỗ trợ chi phí đi lại, di chuyển phục vụ công việc.
- Hỗ trợ điện thoại: Hỗ trợ chi phí liên lạc cho công việc.
- Hỗ trợ đi lại: Các khoản hỗ trợ chi phí di chuyển khác.
- Hỗ trợ nhà ở: Hỗ trợ chi phí thuê nhà, nhà ở cho người lao động.
- Hỗ trợ giữ trẻ: Hỗ trợ chi phí chăm sóc con nhỏ cho người lao động.
- Hỗ trợ nuôi con nhỏ.
- Hỗ trợ khi người lao động có thân nhân bị chết.
- Hỗ trợ khi người lao động có người thân kết hôn.
- Tiền thưởng sinh nhật của người lao động.
- Trợ cấp cho người lao động gặp khó khăn khi bị tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp.
- Các khoản hỗ trợ, trợ cấp khác được ghi thành mục riêng, không có tính chất thường xuyên, không cố định.
Lưu ý quan trọng: Nếu các khoản này không được ghi riêng mà cộng chung vào mức lương chính, chúng vẫn sẽ phải tính đóng BHXH. Đây là quy tắc doanh nghiệp cần tuyệt đối tuân thủ.
III. Checklist CÓ/KHÔNG để phân loại từng khoản trên bảng lương
Khi gặp một khoản thu nhập mới, bạn có thể xử lý theo đúng trình tự dưới đây. Đây là cách nhân sự và kế toán nên thống nhất thành SOP nội bộ.
1. Checklist 5 câu hỏi quyết định
- Khoản này có phải mức lương theo công việc hoặc chức danh không?
Nếu có, đưa vào căn cứ đóng. - Nó có phải khoản bù đắp điều kiện lao động, tính chất công việc, điều kiện sinh hoạt hoặc mức độ thu hút lao động không?
Nếu có, kiểm tra tiếp xem có được thỏa thuận trong HĐLĐ hay không. Nếu có, thường được nhận diện là phụ cấp lương. - Khoản này có xác định được số tiền cụ thể không?
Nếu không xác định được mức tiền cụ thể mà chạy theo kết quả công việc, thường không thuộc nhóm khoản bổ sung khác tính đóng. - Khoản này có được ghi nhận trong hợp đồng lao động không?
Nếu không có dấu vết trong HĐLĐ, doanh nghiệp sẽ rất khó giải trình bản chất khoản chi. - Khoản này có được trả thường xuyên, ổn định trong mỗi kỳ lương không?
Nếu trả đều hàng tháng, rủi ro bị xem là thành phần của căn cứ đóng cao hơn nhiều so với khoản phát sinh không ổn định.
2. Cách ra quyết định nhanh
| Câu hỏi kiểm tra | Nếu trả lời “Có” | Nếu trả lời “Không” |
|---|---|---|
| Là lương theo công việc/chức danh? | Đưa vào căn cứ đóng | Chuyển sang câu hỏi tiếp theo |
| Là phụ cấp lương mang tính bù đắp và có trong HĐLĐ? | Đưa vào căn cứ đóng | Chuyển sang kiểm tra khoản bổ sung khác |
| Xác định được số tiền cụ thể? | Kiểm tra thêm HĐLĐ và tính thường xuyên | Nghiêng về không tính đóng nếu gắn với kết quả công việc |
| Ghi trong HĐLĐ? | Kiểm tra tiếp tính ổn định | Rủi ro hồ sơ cao, cần rà soát lại cách thiết kế khoản chi |
| Trả thường xuyên, ổn định mỗi kỳ lương? | Thường thuộc căn cứ đóng nếu đạt đủ điều kiện | Thường không thuộc nhóm bổ sung khác tính đóng |
Mẹo kiểm tra hồ sơ: thay vì chỉ nhìn riêng bảng lương, bạn hãy đối chiếu cùng lúc HĐLĐ, phụ lục hợp đồng, quy chế tiền lương, quyết định lương, bảng chấm công, bảng thanh toán lương và dữ liệu khai BHXH. Phần lớn sai lệch đều lộ ra khi so chéo các bộ hồ sơ này.
IV. Mẫu bảng phân loại tiền lương và phụ cấp đóng BHXH để áp dụng ngay
1. Mẫu bảng phân loại nội bộ
| Tên khoản | Mô tả ngắn | Có ghi trong HĐLĐ? | Mức tiền cụ thể? | Trả thường xuyên? | Kết luận rà soát | Lưu ý kiểm chứng |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Lương chức danh | Lương chính của vị trí | Có | Có | Có | Thuộc căn cứ đóng | Khớp với quyết định lương và hồ sơ BHXH |
| Phụ cấp chức vụ | Bù đắp trách nhiệm, tính chất vị trí | Có | Có | Có | Rà soát theo nhóm phụ cấp lương | Xem mô tả trong HĐLĐ có đúng bản chất không |
| Tiền ăn giữa ca | Phúc lợi bữa ăn | Có hoặc không | Có | Có | Không tính đóng | Tách riêng khỏi phụ cấp lương |
| Hỗ trợ điện thoại | Chi hỗ trợ liên lạc | Có hoặc không | Có | Có | Không tính đóng | Không gộp chung vào khoản phụ cấp khác |
| Khoản bổ sung cố định hàng tháng | Trả cùng kỳ lương, số tiền cố định | Có | Có | Có | Rà soát theo nhóm bổ sung khác | Dễ bị bỏ sót khi đặt tên “hỗ trợ” |
| Thưởng hiệu suất | Biến động theo kết quả công việc | Có hoặc không | Không cố định | Không ổn định | Không tính đóng | Cần chứng minh cách tính theo hiệu quả công việc |
2. Cách dùng mẫu bảng cho doanh nghiệp
- Liệt kê toàn bộ khoản thu nhập đang xuất hiện trên bảng lương, kể cả các khoản ít gặp như hỗ trợ con nhỏ, hỗ trợ chuyên cần, hỗ trợ vị trí.
- Đánh dấu từng khoản theo 3 câu hỏi trọng tâm: có ghi trong HĐLĐ không, có số tiền cụ thể không, có trả thường xuyên không.
- Tách riêng các khoản phúc lợi ra khỏi nhóm tiền lương để tránh nhầm khi kê khai.
- Rà soát lại tên gọi khoản chi. Nhiều trường hợp tên gọi không phản ánh đúng bản chất nên rất dễ gây sai trong khai báo BHXH.
Mini case: một công ty trả “phụ cấp hiệu quả” 1.500.000 đồng/tháng cố định cho tất cả nhân viên, không phụ thuộc KPI và có ghi trong hợp đồng. Dù tên gọi là “hiệu quả”, bản chất khoản này lại khá giống khoản bổ sung khác trả thường xuyên, ổn định. Nếu bộ phận nhân sự không soi vào bản chất mà chỉ nhìn tên khoản, khả năng phân loại sai là rất lớn.
V. Mức đóng, sàn và trần cần biết khi phân loại tiền lương và phụ cấp đóng BHXH
Sau khi xác định đúng khoản nào thuộc căn cứ đóng, bước tiếp theo là kiểm tra mức sàn và mức trần. Phần này doanh nghiệp thường biết nhưng ít đối chiếu định kỳ khi có thay đổi.
1. Tỷ lệ đóng và mức tham chiếu
| Khoản đóng | Người lao động | Người sử dụng lao động |
|---|---|---|
| Quỹ hưu trí và tử tuất (BHXH) | 8% | 14% |
| Quỹ ốm đau và thai sản (BHXH) | – | 3% |
| Quỹ tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp (BHXH) | – | 0,5% |
| Bảo hiểm y tế (BHYT) | 1,5% | 3% |
| Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) | 1% | 1% |
| Tổng cộng | 10,5% | 21,5% |
| Tổng tỷ lệ đóng bảo hiểm bắt buộc: 32% tiền lương tháng đóng BHXH | ||
Tổng tỷ lệ đóng BHXH bắt buộc là 25% trên tiền lương làm căn cứ đóng, gồm 3% vào quỹ ốm đau và thai sản, 22% vào quỹ hưu trí và tử tuất.
Trong giai đoạn chưa bãi bỏ mức lương cơ sở, mức tham chiếu bằng mức lương cơ sở. Theo dữ liệu đang áp dụng:
- Đến hết 30/06/2026: mức tham chiếu là 2.340.000 đồng/tháng.
- Từ 01/07/2026: mức tham chiếu là 2.530.000 đồng/tháng.
| Thời điểm | Mức tham chiếu | Sàn đóng BHXH | Trần đóng BHXH |
|---|---|---|---|
| Từ 01/07/2025 đến 30/06/2026 | 2.340.000 đồng/tháng | 2.340.000 đồng/tháng | 46.800.000 đồng/tháng |
| Từ 01/07/2026 | 2.530.000 đồng/tháng | 2.530.000 đồng/tháng | 50.600.000 đồng/tháng |
2. Mức lương tối thiểu vùng cần rà soát thêm
Từ 01/01/2026, mức lương tối thiểu tháng theo 4 vùng là:
| Vùng | Mức lương tối thiểu tháng |
|---|---|
| Vùng I | 5.310.000 đồng |
| Vùng II | 4.730.000 đồng |
| Vùng III | 4.140.000 đồng |
| Vùng IV | 3.700.000 đồng |
Phần này đặc biệt quan trọng khi bạn rà soát mức lương tháng của công việc giản đơn nhất. Có doanh nghiệp xây cấu phần lương khá phức tạp, nhưng lương vị trí lại thấp, phần còn lại dồn sang “hỗ trợ”. Cách thiết kế này rất dễ làm hồ sơ lao động thiếu nhất quán.
VI. Những lỗi phổ biến khi phân loại tiền lương và phụ cấp đóng BHXH
1. Gọi tên khoản chi không đúng bản chất
- Đặt tên là “hỗ trợ” nhưng trả cố định, ghi trong HĐLĐ, trả cùng kỳ lương hàng tháng.
- Đặt tên là “thưởng” nhưng tháng nào cũng trả như nhau, không gắn với kết quả công việc.
Cách khắc phục: rà soát lại tên khoản, căn cứ chi và cách thể hiện trong HĐLĐ. Khi tên gọi và bản chất không khớp, cơ quan kiểm tra sẽ nhìn vào bản chất nhiều hơn là tên trên bảng lương.
2. Gộp nhiều khoản vào một dòng “phụ cấp khác”
- Dễ làm mất dấu các khoản phúc lợi không tính đóng như xăng xe, điện thoại, ăn giữa ca.
- Dễ khiến khoản phải tính đóng bị bỏ sót vì không còn nhận diện được tính chất từng khoản.
Cách khắc phục: tách riêng từng khoản thành từng dòng trên bảng lương và đồng bộ với chính sách nhân sự.
3. Hợp đồng lao động và bảng lương không khớp nhau
- HĐLĐ chỉ ghi lương cơ bản, nhưng bảng lương trả thêm nhiều khoản cố định mỗi tháng.
- Quy chế lương ghi một kiểu, dữ liệu khai BHXH lại theo kiểu khác.
Cách khắc phục: làm lại checklist hồ sơ theo từng nhân sự, đặc biệt với nhóm đang hưởng nhiều khoản bổ sung cố định.
4. Không cập nhật khi thay đổi mức tham chiếu và lương tối thiểu
- Tiếp tục dùng mức cũ khi tính sàn, trần đóng BHXH.
- Không rà soát lại các vị trí hưởng lương thấp sát ngưỡng tối thiểu.
Cách khắc phục: lập lịch rà soát định kỳ khi có thay đổi về lương tối thiểu vùng hoặc mức tham chiếu.
VII. Quy trình nội bộ nên áp dụng sau khi phân loại xong
1. Quy trình 5 bước cho nhân sự và kế toán
- Xuất danh sách tất cả khoản thu nhập đang có trên bảng lương.
- Đối chiếu hồ sơ: HĐLĐ, phụ lục, quyết định lương, quy chế tiền lương.
- Phân loại theo 3 nhóm: lương chức danh, phụ cấp lương, khoản bổ sung khác; đồng thời tách nhóm không tính đóng.
- Kiểm tra sàn – trần – mức tối thiểu vùng tại thời điểm áp dụng.
- Cập nhật lại bảng lương và dữ liệu khai BHXH, lưu biên bản rà soát nội bộ để tiện giải trình sau này.
2. Hồ sơ nên lưu để tránh tranh cãi khi kiểm tra
- Hợp đồng lao động và phụ lục hợp đồng lao động.
- Quy chế tiền lương, thưởng, hỗ trợ, phúc lợi.
- Quyết định ban hành hoặc điều chỉnh cơ cấu lương.
- Bảng lương, phiếu lương, chứng từ thanh toán.
- Bảng mô tả cách tính các khoản biến động theo hiệu quả công việc.
Một lưu ý rất thực tế: khoản nào doanh nghiệp muốn xác định là không tính đóng thì hồ sơ phải thể hiện rõ đó là hỗ trợ, phúc lợi hoặc khoản biến động theo kết quả, thay vì trình bày giống cấu phần lương hàng tháng.
VIII. Tóm tắt phân loại tiền lương và phụ cấp đóng BHXH
Để phân loại đúng, bạn nên bắt đầu từ bản chất khoản chi chứ không bắt đầu từ tên gọi. Nhóm đưa vào căn cứ đóng gồm lương theo công việc/chức danh, phụ cấp lương và khoản bổ sung khác trả thường xuyên, ổn định, có số tiền cụ thể và có trong HĐLĐ. Nhóm không tính đóng là các khoản mang tính thưởng, hỗ trợ, phúc lợi hoặc khoản bổ sung không xác định được mức tiền cụ thể gắn với kết quả công việc.
Khi áp dụng thực tế, cách an toàn nhất là dùng checklist 5 câu hỏi, lập bảng phân loại nội bộ, rồi đối chiếu đồng thời giữa HĐLĐ, quy chế lương và bảng lương. Nếu doanh nghiệp đang có nhiều khoản đặt tên chung chung như “phụ cấp khác”, “hỗ trợ khác”, đây là thời điểm nên rà soát lại sớm. Làm rõ từ đầu sẽ giúp hạn chế sai mức đóng, tránh phải điều chỉnh hồ sơ về sau và giúp cả nhân sự lẫn kế toán làm việc nhẹ hơn rất nhiều.
