Có. Khi tiền lương làm căn cứ đóng BHXH của người lao động tăng theo quyết định tăng lương hoặc theo hợp đồng lao động, mức đóng được điều chỉnh theo mức lương mới từ tháng ghi nhận áp dụng mức lương mới. Điểm này nhiều doanh nghiệp hay nhầm là tăng lương nội bộ rồi để kỳ sau mới báo BHXH, trong khi nếu hồ sơ điều chỉnh nộp chậm thì phần chênh lệch vẫn có thể bị truy đóng.
I. Bảng tra cứu nhanh
| Nội dung | Thông tin cần nắm |
|---|---|
| Khi tăng lương, mức đóng BHXH có đổi ngay không? | Có, áp dụng từ tháng ghi nhận mức lương mới nếu đơn vị kê khai điều chỉnh kịp thời. |
| Ai thực hiện điều chỉnh? | Người sử dụng lao động thực hiện kê khai và nộp hồ sơ điều chỉnh với cơ quan BHXH. |
| Thời hạn nộp hồ sơ | Trong vòng 30 ngày kể từ ngày mức lương mới hoặc mức lương tối thiểu vùng mới có hiệu lực áp dụng. |
| Thời gian cơ quan BHXH xử lý | Tối đa 03 ngày làm việc. |
| Nếu tăng lương hồi tố hoặc báo chậm | Thực hiện truy đóng phần chênh lệch theo quy định. |
Mốc dễ bị bỏ sót: hồ sơ điều chỉnh nên được nộp trong vòng 30 ngày kể từ ngày mức lương mới có hiệu lực; cơ quan BHXH giải quyết trong tối đa 03 ngày làm việc.
II. Tiền lương nào làm căn cứ đóng BHXH khi tăng lương?
Bản chất ở đây là BHXH không chỉ nhìn vào lương cơ bản ghi ngắn gọn trên bảng lương, mà nhìn vào tiền lương tháng theo thỏa thuận trong hợp đồng lao động. Trong thực tế dễ sai ở đây vì nhiều đơn vị chỉ sửa một phần thu nhập nhưng không rà lại toàn bộ thành phần làm căn cứ đóng.
- Mức lương theo công việc hoặc chức danh
- Phụ cấp lương
- Các khoản bổ sung khác được thỏa thuận trả thường xuyên, ổn định trong mỗi kỳ trả lương
Vì vậy, khi một trong các thành phần này thay đổi làm tăng tiền lương tháng đóng BHXH thì mức đóng cũng điều chỉnh tương ứng.
Ví dụ thực tế
Người lao động được tăng mức lương chức danh từ tháng này và đồng thời bổ sung khoản trả ổn định hằng tháng theo phụ lục hợp đồng. Nếu khoản bổ sung này là khoản trả thường xuyên, ổn định thì doanh nghiệp thường lệch ở đoạn này nếu chỉ điều chỉnh phần lương chức danh mà bỏ sót khoản bổ sung.
III. Thủ tục điều chỉnh và trường hợp bị truy đóng
1. Hồ sơ điều chỉnh khi tăng lương
Khi có thay đổi tiền lương, đơn vị cần lập hồ sơ điều chỉnh mức đóng BHXH. Phần này hay bị bỏ sót ở chỗ hồ sơ không ghi rõ căn cứ điều chỉnh như số quyết định, ngày quyết định và thời điểm có hiệu lực.
| Hồ sơ | Nội dung |
|---|---|
| Mẫu TK1-TS | Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin người tham gia BHXH, BHYT, BHTN |
| Mẫu TK3-TS hoặc D02-TS | Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT |
| D02-LT | Danh sách lao động tham gia |
| Quyết định tăng lương | Hoặc văn bản điều chỉnh lương của đơn vị |
| Cách nộp | Nộp qua phần mềm kê khai điện tử |
2. Khi nào áp dụng mức đóng mới, khi nào bị truy đóng?
Nếu doanh nghiệp nộp hồ sơ điều chỉnh kịp thời thì mức đóng mới được áp dụng từ tháng tăng lương. Nếu có quyết định tăng lương nhưng chưa đóng theo mức mới thì cần truy đóng phần chênh lệch.
Trường hợp điều chỉnh tăng lương có hiệu lực hồi tố hoặc đơn vị chậm báo tăng, BHXH được truy đóng theo mức lương mới cho thời gian thuộc diện cần điều chỉnh. Đây là điểm dễ bị truy thu vì nhiều đơn vị nghĩ rằng chỉ cần điều chỉnh từ tháng nộp hồ sơ là xong.
Nếu đến hết ngày cuối cùng của tháng tiếp theo sau tháng có quyết định điều chỉnh tăng tiền lương mà đơn vị và người lao động chưa thực hiện truy đóng, khi truy thu sẽ thực hiện theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội.
Lưu ý quan trọng
Lúc thanh tra thường bị hỏi đầu tiên là thời điểm quyết định tăng lương có hiệu lực và thời điểm đơn vị thực tế kê khai điều chỉnh. Nếu 2 mốc này không khớp, Thuận Thiên khuyến nghị bạn kiểm tra ngay phần chênh lệch cần truy đóng để tránh xử lý dồn nhiều tháng.
IV. Mức đóng, giới hạn tiền lương và rủi ro khi chậm điều chỉnh
1. Tỷ lệ đóng và giới hạn tiền lương
Khi lương tăng, số tiền đóng BHXH tăng theo tỷ lệ phần trăm tương ứng, nhưng vẫn trong giới hạn pháp lý. Cơ quan BHXH thường soi rất kỹ phần này nếu doanh nghiệp tăng lương mạnh nhưng mức đóng kê khai không thay đổi tương ứng.
| Nội dung | Mức áp dụng |
|---|---|
| Mức lương tối thiểu làm căn cứ đóng | Không thấp hơn mức tối thiểu áp dụng theo quy định tại thời điểm đóng |
| Mức lương tối đa làm căn cứ đóng | Cao nhất bằng 20 lần mức tham chiếu tại thời điểm đóng |
| Người lao động đóng | 8% vào quỹ hưu trí và tử tuất |
| Người sử dụng lao động đóng | 3% vào quỹ ốm đau và thai sản; 14% vào quỹ hưu trí và tử tuất |
2. Chậm điều chỉnh có thể phát sinh gì?
Chậm nộp hồ sơ điều chỉnh mức đóng BHXH có thể bị xử phạt vi phạm hành chính tùy tính chất chậm đóng hoặc kê khai chưa đúng. Nếu dẫn đến chậm đóng tiền BHXH thực tế thì có thể phát sinh lãi 0,03%/ngày trên số tiền chậm đóng.
Ngoài ra, mức phạt hành chính được nêu là từ 12% đến 15% tổng số tiền chậm đóng đối với cá nhân, hoặc gấp đôi đối với tổ chức, tối đa 75 triệu đồng. Đây là lỗi đơn giản nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn vi phạm vì nghĩ hồ sơ tăng lương chỉ là thủ tục nội bộ, trong khi hồ sơ BHXH cần đi theo đúng thời điểm hiệu lực của lương mới.
