Hướng dẫn chi tiết A-Z về thủ tục cộng nối thời gian BHXH sau khi nghỉ việc. Bài viết cập nhật điều kiện, hồ sơ, quy trình và những lưu ý quan trọng theo Luật BHXH 2024.

Tóm tắt các ý chính

  • Cộng nối thời gian BHXH là việc tổng hợp toàn bộ quá trình đóng BHXH của người lao động sau khi nghỉ việc, miễn là chưa nhận BHXH một lần.
  • Điều kiện tiên quyết: Chưa nhận BHXH một lần, đã được chốt sổ tại đơn vị cũ, và thống nhất về một mã số BHXH duy nhất (phải gộp sổ nếu có nhiều sổ).
  • Hồ sơ chính: Sổ BHXH đã chốt, Tờ khai Mẫu TK1-TS (dùng để gộp sổ, điều chỉnh thông tin), và các giấy tờ cá nhân liên quan.
  • Quy trình thực hiện: Kiểm tra và chốt sổ tại đơn vị cũ -> Gộp sổ nếu cần -> Nộp sổ cho đơn vị mới (đóng bắt buộc) hoặc đăng ký tham gia BHXH tự nguyện.
  • Lưu ý với Luật BHXH 2024: Từ 01/07/2025, thời gian đóng tối thiểu để hưởng hưu trí giảm còn 15 năm trong nhiều trường hợp, giúp việc cộng nối thời gian trở nên quan trọng hơn.

Việc gián đoạn công việc không đồng nghĩa với việc bạn phải “làm lại từ đầu” với quá trình đóng bảo hiểm xã hội (BHXH). Hiểu đúng và thực hiện đủ thủ tục cộng nối thời gian BHXH sau khi nghỉ việc là chìa khóa giúp người lao động bảo toàn quyền lợi, tích lũy đủ năm để hưởng lương hưu và các chế độ dài hạn khác.

Trong bài viết này, Thuận Thiên sẽ tổng hợp chi tiết các quy định, hồ sơ và lưu ý quan trọng để bạn thực hiện cộng nối thời gian BHXH một cách nhanh chóng và chính xác nhất.

Cơ sở pháp lý

I. Khái niệm và nguyên tắc cộng nối thời gian BHXH

1. Cộng nối thời gian BHXH là gì?

Cộng nối thời gian BHXH là cách gọi thực tế của việc ghi nhận, tổng hợp toàn bộ thời gian đã đóng BHXH của một người lao động qua các giai đoạn làm việc khác nhau (tại các đơn vị khác nhau hoặc giữa giai đoạn đóng bắt buộc và tự nguyện). Mục đích là đảm bảo tính liên tục của quá trình tham gia, làm cơ sở để xét duyệt các chế độ BHXH dài hạn như hưu trí, tử tuất.

2. Nguyên tắc cộng nối theo Luật BHXH

  • Bảo lưu thời gian đóng: Luật BHXH 2014 ghi nhận nguyên tắc bảo lưu thời gian đóng BHXH khi người lao động nghỉ việc mà chưa đủ điều kiện hưởng lương hưu và chưa nhận BHXH một lần.
  • Cộng dồn quá trình: Thời gian đã được bảo lưu này sẽ được tự động cộng nối với thời gian đóng ở giai đoạn tiếp theo khi người lao động quay lại hệ thống (tham gia BHXH bắt buộc tại đơn vị mới hoặc tham gia BHXH tự nguyện).
  • Mã số BHXH duy nhất: Theo Quyết định 595/QĐ-BHXH, mỗi người lao động chỉ có một mã số BHXH duy nhất để quản lý xuyên suốt quá trình tham gia, đóng và hưởng chế độ. Đây là nền tảng kỹ thuật cho việc cộng nối.

II. Các điều kiện tiên quyết để cộng nối thời gian BHXH

1. Chưa nhận BHXH một lần cho thời gian muốn cộng nối

Đây là điều kiện bắt buộc. Nếu người lao động đã nhận BHXH một lần cho một khoảng thời gian nào đó, phần thời gian đó sẽ không còn được tính để cộng dồn hưởng chế độ hưu trí sau này. Chỉ có phần thời gian chưa nhận hoặc thời gian đóng phát sinh mới sau đó mới được cộng nối. Vì vậy, bạn nên cân nhắc kỹ lưỡng trước khi quyết định rút BHXH một lần để tránh mất đi quyền lợi tích lũy dài hạn.

2. Chốt sổ BHXH tại đơn vị cũ đúng quy định

  • Khi chấm dứt hợp đồng lao động, người sử dụng lao động có trách nhiệm phối hợp với cơ quan BHXH để thực hiện thủ tục chốt sổ BHXH, xác nhận toàn bộ quá trình đã đóng và trả lại sổ cho người lao động.
  • Tờ rời xác nhận quá trình đóng tại đơn vị cũ chính là căn cứ quan trọng để thực hiện cộng nối tại đơn vị mới hoặc khi tham gia BHXH tự nguyện.

3. Thống nhất mã số BHXH (gộp sổ nếu có nhiều sổ)

  • Do lịch sử chuyển việc hoặc sai sót, một số người lao động có thể sở hữu nhiều sổ BHXH. Theo quy định, bạn phải làm thủ tục gộp sổ BHXH để hợp nhất toàn bộ quá trình đóng vào một mã số duy nhất.
  • Thủ tục này đảm bảo nguyên tắc “một người – một mã số – một quá trình đóng xuyên suốt”, giúp dữ liệu không bị phân mảnh và việc cộng nối diễn ra thuận lợi.

4. Tiếp tục tham gia BHXH

Sau khi đã hoàn tất các điều kiện trên, người lao động chỉ cần tiếp tục tham gia BHXH để quá trình được cộng nối. Có hai hình thức:

  • Tham gia BHXH bắt buộc: Khi ký hợp đồng lao động tại đơn vị mới, bạn cung cấp mã số BHXH để công ty mới đăng ký đóng tiếp.
  • Tham gia BHXH tự nguyện: Nếu chưa có việc làm mới, bạn có thể đăng ký tham gia BHXH tự nguyện để không bị gián đoạn thời gian tích lũy, đặc biệt hữu ích để “bù” số năm còn thiếu cho đủ điều kiện hưởng lương hưu.
Điều kiện tiên quyết Chưa nhận BHXH một lần, đã được chốt sổ tại đơn vị cũ, và thống nhất về một mã số BHXH duy nhất (phải gộp sổ nếu có
Điều kiện tiên quyết Chưa nhận BHXH một lần, đã được chốt sổ tại đơn vị cũ, và thống nhất về một mã số BHXH duy nhất (phải gộp sổ nếu có

III. Quy trình và hồ sơ thực hiện cộng nối thời gian BHXH

1. Bước 1: Kiểm tra và rà soát tình trạng sổ BHXH

  • Kiểm tra thông tin: Tự kiểm tra lại toàn bộ quá trình đóng BHXH của mình trên ứng dụng VssID hoặc Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam. Đối chiếu số tháng đã đóng, thông tin cá nhân (họ tên, ngày sinh, CCCD).
  • Rà soát tình trạng sổ: Xác định xem mình có đang sở hữu nhiều sổ BHXH hay không và đã từng nhận BHXH một lần cho giai đoạn nào chưa.

2. Bước 2: Hoàn tất thủ tục tại đơn vị cũ và gộp sổ (nếu cần)

  • Yêu cầu chốt sổ: Đề nghị đơn vị cũ hoàn thành thủ tục chốt sổ và trả lại sổ BHXH cùng các tờ rời xác nhận quá trình đóng.
  • Thực hiện gộp sổ: Nếu có nhiều sổ, bạn cần chuẩn bị hồ sơ để làm thủ tục gộp sổ tại cơ quan BHXH.

3. Bước 3: Nộp hồ sơ và tiếp tục tham gia BHXH

  • Tại đơn vị mới: Nộp sổ BHXH (đã chốt và gộp) cho bộ phận nhân sự của công ty mới để họ làm thủ tục báo tăng lao động và đóng tiếp BHXH cho bạn trên mã số đã có.
  • Tham gia BHXH tự nguyện: Nếu tự tham gia, bạn nộp hồ sơ tại cơ quan BHXH quận/huyện hoặc các tổ chức dịch vụ thu BHXH.

4. Bước 4: Cơ quan BHXH xử lý và trả kết quả

Cơ quan BHXH sẽ tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra dữ liệu và cập nhật, cộng nối toàn bộ quá trình đóng vào hệ thống. Thời gian xử lý thông thường từ 05 – 10 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Sau đó, bạn có thể kiểm tra lại quá trình đã được cập nhật trên VssID.

5. Các hồ sơ, biểu mẫu thường dùng

  • Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS): Dùng cho các trường hợp đăng ký tham gia lần đầu, điều chỉnh thông tin cá nhân, hoặc quan trọng nhất là đề nghị gộp sổ BHXH.
  • Phiếu C18-TS: Đây là biểu mẫu nội bộ do cơ quan BHXH lập trên hệ thống để thực hiện nghiệp vụ gộp sổ sau khi nhận được yêu cầu từ người lao động qua Mẫu TK1-TS.
  • Danh sách xác nhận bổ sung (DS-XNBS): Trong trường hợp đơn vị cũ nợ tiền BHXH và sau đó truy đóng, cơ quan BHXH sẽ lập biểu mẫu này để xác nhận bổ sung quá trình đóng cho người lao động.

IV. Những lưu ý quan trọng khi cộng nối BHXH sau nghỉ việc

1. Rủi ro khi nhận BHXH một lần vội vàng

Nhận BHXH một lần đồng nghĩa với việc bạn từ bỏ toàn bộ thời gian đã tích lũy. Điều này không chỉ làm giảm cơ hội hưởng lương hưu mà còn mất đi quyền lợi được cấp thẻ BHYT miễn phí khi về hưu. Đặc biệt, với quy định mới của Luật BHXH 2024, việc bảo lưu thời gian đóng ngày càng trở nên có lợi hơn.

2. Xử lý trường hợp doanh nghiệp nợ đóng BHXH

  • Nếu công ty cũ nợ BHXH, cơ quan BHXH vẫn sẽ xác nhận chốt sổ cho người lao động đến thời điểm công ty đã đóng đủ.
  • Phần thời gian bị nợ sẽ được xác nhận bổ sung (qua DS-XNBS) ngay sau khi công ty hoàn tất việc truy đóng. Người lao động cần chủ động theo dõi và đôn đốc công ty thực hiện nghĩa vụ.

3. Điều chỉnh thông tin cá nhân và chức danh sai sót

  • Các thông tin như họ tên, ngày sinh, số CCCD, hoặc chức danh nghề nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm nếu bị sai sót sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến việc cộng nối và quyền lợi hưởng chế độ sau này (ví dụ: nghỉ hưu sớm).
  • Nếu phát hiện sai sót, bạn cần lập Mẫu TK1-TS kèm các giấy tờ gốc để đề nghị cơ quan BHXH điều chỉnh kịp thời.

4. Cập nhật thay đổi từ Luật BHXH 2024

Từ ngày 01/07/2025, Luật BHXH 2024 có hiệu lực với nhiều thay đổi quan trọng. Đáng chú ý nhất là điều kiện về thời gian đóng BHXH tối thiểu để hưởng lương hưu giảm xuống còn đủ 15 năm trong nhiều trường hợp (thay vì 20 năm như hiện nay). Thay đổi này giúp việc cộng nối thời gian BHXH trở nên ý nghĩa hơn, giúp nhiều người lao động sớm đạt được điều kiện hưởng hưu trí.

Đối với người đã có thời gian đóng BHXH trước 01/07/2025: Những người này vẫn được quyền rút BHXH một lần nếu đáp ứng điều kiện: sau 12 tháng nghỉ việc không tham gia BHXH bắt buộc lẫn tự nguyện và có tổng thời gian đóng BHXH chưa đủ 20 năm.Đối với người bắt đầu tham gia BHXH từ ngày 01/07/2025 trở đi: Những người này sẽ không được rút BHXH một lần

sau 12 tháng nghỉ việc. Họ chỉ được rút BHXH một lần nếu thuộc các trường hợp đặc biệt khác như:

  • Đủ tuổi hưởng lương hưu nhưng chưa đủ 15 năm đóng BHXH.
  • Ra nước ngoài định cư.
  • Mắc bệnh hiểm nghèo theo quy định.

V. Tóm tắt hướng dẫn cộng nối thời gian BHXH sau nghỉ việc mới nhất

Tóm lại, cộng nối thời gian BHXH là một thủ tục quan trọng để bảo toàn quá trình tích lũy và tối đa hóa quyền lợi cho người lao động. Cốt lõi của việc này là bảo lưu thời gian đóng, không nhận BHXH một lần, đảm bảo đã chốt sổ ở đơn vị cũ và thống nhất các sổ BHXH về một mã số duy nhất.

Bằng cách chủ động kiểm tra thông tin, nắm rõ quy trình và cập nhật các chính sách mới như Luật BHXH 2024, bạn hoàn toàn có thể quản lý quá trình tham gia BHXH của mình một cách hiệu quả, hướng tới mục tiêu an sinh bền vững khi về hưu.

Câu Hỏi Thường Gặp

Bạn chỉ có thể cộng nối phần thời gian đóng mới sau này và phần thời gian cũ (nếu có) mà bạn chưa rút. Phần thời gian đã nhận BHXH một lần sẽ không được tính lại vào điều kiện hưởng chế độ hưu trí.

Không. Cơ quan BHXH vẫn ghi nhận và chốt sổ cho bạn đến thời điểm công ty đã đóng đủ. Khi công ty truy đóng phần còn nợ, cơ quan BHXH sẽ xác nhận bổ sung quá trình đóng đó cho bạn. Bạn cần chủ động theo dõi và yêu cầu xác nhận sau khi công ty đã truy đóng.

Có. Bạn bắt buộc phải làm thủ tục gộp sổ. Bạn cần nộp Tờ khai TK1-TS kèm theo các sổ BHXH đang có tại cơ quan BHXH để được gộp thành một mã số duy nhất. Đây là điều kiện cần thiết để cộng nối thời gian đóng một cách chính xác.

Bạn có thể tham gia BHXH tự nguyện để quá trình tích lũy không bị gián đoạn. Pháp luật cho phép người tham gia lựa chọn phương thức đóng linh hoạt (hàng tháng, 3 tháng, 6 tháng…) và thậm chí đóng một lần cho những năm còn thiếu để đủ điều kiện hưởng hưu trí.

Luật BHXH 2024 (hiệu lực từ 01/07/2025) giảm điều kiện về thời gian đóng BHXH tối thiểu để hưởng lương hưu từ 20 năm xuống còn 15 năm đối với nhiều trường hợp. Điều này giúp những người lao động có thời gian đóng bị gián đoạn có thể sớm đạt được điều kiện hưởng hưu trí sau khi cộng nối các giai đoạn đã tham gia.