Cập nhật chi tiết điều kiện khấu trừ thuế GTGT từ 01/7/2025. Hướng dẫn quy định mới về ngưỡng 5 triệu đồng và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Tóm tắt các ý chính

  • Từ 01/7/2025, các giao dịch mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên (đã gồm VAT) bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế GTGT.
  • Trường hợp mua hàng nhiều lần trong ngày từ cùng một nhà cung cấp có tổng giá trị từ 5 triệu đồng trở lên, tất cả các lần mua đều phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
  • Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên nhưng không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt sẽ không được khấu trừ và cũng không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
  • Các trường hợp đặc thù như bù trừ công nợ, mua trả góp, ủy quyền cho nhân viên thanh toán vẫn được khấu trừ thuế nếu có đủ hồ sơ chứng minh theo quy định.
  • Hồ sơ khấu trừ thuế GTGT cho hàng hóa xuất khẩu bắt buộc phải có thêm phiếu đóng gói (Packing List) và vận đơn (Bill of Lading).

Từ ngày 01/7/2025, với việc Luật Thuế giá trị gia tăng số 48/2024/QH15 và các văn bản hướng dẫn chính thức có hiệu lực, các quy định về điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào sẽ có những thay đổi mang tính bước ngoặt. Điểm thay đổi nổi bật nhất là việc giảm ngưỡng hóa đơn yêu cầu có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt từ 20 triệu đồng xuống chỉ còn 5 triệu đồng.

Sự thay đổi này đòi hỏi các doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh phải nắm vững các quy định mới để đảm bảo tuân thủ pháp luật, được khấu trừ thuế GTGT hợp lệ và tối ưu chi phí thuế. Trong bài viết này, Thuận Thiên sẽ tổng hợp và phân tích chi tiết tất cả các quy định mới mà bạn và doanh nghiệp cần nắm vững.

Cơ sở pháp lý

I. Tổng quan thay đổi về điều kiện khấu trừ thuế GTGT từ 01/7/2025

1. So sánh quy định cũ và mới

Trước ngày 01/7/2025, theo Thông tư 219/2013/TT-BTC, doanh nghiệp được phép thanh toán bằng tiền mặt cho các giao dịch có giá trị dưới 20 triệu đồng mà vẫn được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

Từ ngày 01/7/2025, theo Luật Thuế GTGT 2024 và Nghị định 181/2025/NĐ-CP, quy định này thay đổi hoàn toàn. Các cơ sở kinh doanh phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) mới đủ điều kiện khấu trừ thuế.

2. Mục tiêu của quy định mới

  • Thúc đẩy thanh toán không dùng tiền mặt: Phù hợp với xu hướng số hóa nền kinh tế quốc gia.
  • Tăng cường tính minh bạch: Hạn chế tối đa các hành vi gian lận thuế, hợp thức hóa hóa đơn trong các giao dịch thương mại.
  • Hiện đại hóa quản lý thuế: Tạo cơ sở dữ liệu giao dịch lớn phục vụ cho công tác quản lý rủi ro và chống trốn thuế hiệu quả hơn.

II. Điều kiện bắt buộc để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào

Để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào từ ngày 01/7/2025, doanh nghiệp phải đáp ứng đồng thời các điều kiện sau đây:

1. Có hóa đơn GTGT hợp pháp và các chứng từ liên quan

  • Đối với hàng hóa, dịch vụ mua trong nước: Phải có hóa đơn giá trị gia tăng (thường là hóa đơn điện tử) hợp pháp, ghi đúng và đủ các chỉ tiêu theo quy định.
  • Đối với hàng hóa nhập khẩu: Phải có chứng từ nộp thuế GTGT ở khâu nhập khẩu (ví dụ: tờ khai hải quan và biên lai nộp thuế).
  • Đối với dịch vụ mua của tổ chức nước ngoài: Phải có chứng từ nộp thuế GTGT thay cho phía nước ngoài (nhà thầu, nhà thầu phụ) theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.

2. Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

Đây là điều kiện thay đổi quan trọng nhất. Mọi giao dịch mua hàng hóa, dịch vụ (bao gồm cả hàng nhập khẩu) có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên (tính trên tổng giá trị thanh toán đã bao gồm thuế GTGT) đều phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

3. Các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt hợp lệ

Theo Nghị định 52/2024/NĐ-CP, các phương tiện thanh toán không dùng tiền mặt được chấp nhận bao gồm:

  • Chuyển khoản qua ngân hàng, thanh toán qua ngân hàng điện tử.
  • Séc, lệnh chi (ủy nhiệm chi), nhờ thu (ủy nhiệm thu).
  • Thẻ ngân hàng (thẻ tín dụng, thẻ ghi nợ, thẻ trả trước).
  • Ví điện tử và các phương tiện thanh toán trung gian khác được Ngân hàng Nhà nước cấp phép.

III. Quy định chi tiết về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

1. Quy định về mua hàng nhiều lần trong ngày

Theo khoản 3 Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP, trường hợp doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ của cùng một nhà cung cấp nhiều lần trong một ngày, mỗi lần có giá trị dưới 5 triệu đồng nhưng tổng giá trị các lần mua từ 5 triệu đồng trở lên, thì doanh nghiệp chỉ được khấu trừ thuế GTGT khi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cho tất cả các giao dịch đó. Việc chia nhỏ hóa đơn để tránh quy định này là không được phép.

Ví dụ: Ngày 02/7/2025, Công ty A mua hàng của Công ty B 2 lần:

  • Buổi sáng: Mua hàng trị giá 3 triệu đồng.
  • Buổi chiều: Mua hàng trị giá 4 triệu đồng.

Tổng giá trị trong ngày là 7 triệu đồng (> 5 triệu đồng). Do đó, Công ty A bắt buộc phải thanh toán không dùng tiền mặt cho cả hai lần mua này để được khấu trừ toàn bộ số thuế GTGT đầu vào tương ứng.

2. Lưu ý quan trọng về chứng từ thanh toán

  • Không chấp nhận việc bên mua nộp tiền mặt vào tài khoản của bên bán: Đây không được coi là hình thức thanh toán không dùng tiền mặt hợp lệ để khấu trừ thuế.
  • Lưu giữ đầy đủ chứng từ: Doanh nghiệp phải lưu giữ đầy đủ các chứng từ thanh toán điện tử như ủy nhiệm chi, sao kê ngân hàng, biên lai thanh toán… để chứng minh giao dịch.

IV. Các trường hợp đặc thù vẫn được khấu trừ thuế GTGT

Nghị định 181/2025/NĐ-CP cũng quy định một số trường hợp đặc thù mà việc thanh toán không nhất thiết phải qua tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp nhưng vẫn được khấu trừ thuế, miễn là có đủ hồ sơ chứng minh:

1. Thanh toán bằng hình thức bù trừ công nợ

  • Bù trừ công nợ hai bên: Doanh nghiệp được phép bù trừ giữa giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào với giá trị hàng hóa, dịch vụ bán ra cho cùng một đối tác.
  • Bù trừ công nợ ba bên: Được phép thực hiện cấn trừ công nợ giữa ba bên.

Điều kiện: Phương thức này phải được quy định cụ thể trong hợp đồng và phải có biên bản đối chiếu công nợ, xác nhận số liệu giữa các bên.

2. Mua hàng trả chậm, trả góp

Đối với hàng hóa mua theo hình thức trả góp, trả chậm có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp được kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào ngay tại thời điểm nhận hóa đơn, dù chưa có chứng từ thanh toán. Tuy nhiên, khi đến kỳ hạn thanh toán theo hợp đồng, nếu doanh nghiệp không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì phải kê khai, điều chỉnh giảm số thuế GTGT đã được khấu trừ tương ứng.

3. Ủy quyền cho nhân viên thanh toán bằng tài khoản cá nhân

Trường hợp doanh nghiệp ủy quyền cho cá nhân là người lao động dùng tài khoản cá nhân để thanh toán, sau đó công ty thanh toán lại cho người lao động, vẫn được khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Điều kiện là:

  • Việc ủy quyền phải được quy định cụ thể trong quy chế tài chính hoặc quyết định của doanh nghiệp.
  • Hóa đơn mua hàng phải mang tên và mã số thuế của công ty.
  • Công ty phải có chứng từ chuyển khoản thanh toán lại cho cá nhân đã được ủy quyền.

4. Thanh toán qua bên thứ ba hoặc bằng tài sản

  • Thanh toán qua bên thứ ba: Trường hợp thanh toán theo phương thức cấn trừ công nợ qua bên thứ ba (như vay, mượn tiền), cần có hợp đồng vay, mượn tiền bằng văn bản lập trước đó và có chứng từ chuyển tiền từ bên cho vay sang tài khoản của nhà cung cấp.
  • Thanh toán bằng tài sản: Các trường hợp thanh toán bằng tài sản như góp vốn, hoặc thanh toán bằng trái phiếu, cổ phiếu cũng được chấp nhận nếu phương thức này được quy định rõ trong hợp đồng.

V. Điều kiện bổ sung đối với hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu

Đối với hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu, ngoài các điều kiện cơ bản, để được khấu trừ (và hoàn thuế) GTGT đầu vào, doanh nghiệp cần có thêm bộ hồ sơ đầy đủ bao gồm:

  • Hợp đồng ký kết với bên nước ngoài về việc bán, gia công hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
  • Hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
  • Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt qua ngân hàng.
  • Tờ khai hải quan đã thông quan đối với hàng hóa xuất khẩu.
  • Bổ sung mới: Phiếu đóng gói (Packing List), vận đơn (Bill of Lading), và chứng từ bảo hiểm hàng hóa (nếu có).

VI. Nguyên tắc khấu trừ và xử lý sai sót

1. Nguyên tắc khấu trừ thuế GTGT

  • Khấu trừ toàn bộ: Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa, dịch vụ dùng cho sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT thì được khấu trừ toàn bộ. Điều này bao gồm cả thuế GTGT đầu vào không được bồi thường của hàng hóa bị tổn thất (do thiên tai, hỏa hoạn…).
  • Khấu trừ theo tỷ lệ: Đối với hàng hóa, dịch vụ sử dụng đồng thời cho cả hoạt động chịu thuế và không chịu thuế GTGT, doanh nghiệp chỉ được khấu trừ số thuế GTGT đầu vào của phần dùng cho hoạt động chịu thuế. Nếu không hạch toán riêng được, số thuế được khấu trừ sẽ tính theo tỷ lệ doanh thu.

2. Xử lý số thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ

Đối với số thuế GTGT đầu vào không đủ điều kiện khấu trừ (ví dụ: dùng cho hoạt động không chịu thuế, hóa đơn không hợp lệ), doanh nghiệp được phép tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN hoặc tính vào nguyên giá của tài sản cố định. Tuy nhiên, quy định này không áp dụng đối với số thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ mua vào có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên nhưng không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

3. Quy định về khai bổ sung khi có sai sót

Luật số 48/2024/QH15 cho phép doanh nghiệp được chủ động khai bổ sung khi phát hiện số thuế GTGT đầu vào kê khai, khấu trừ bị sai, sót. Doanh nghiệp có thể thực hiện việc này trước khi cơ quan thuế công bố quyết định kiểm tra, thanh tra thuế tại trụ sở, giúp giảm thiểu rủi ro bị phạt.

VII. Hướng dẫn doanh nghiệp chuẩn bị và thực hiện

Để thích ứng với các quy định mới, Thuận Thiên khuyến nghị các doanh nghiệp cần chủ động thực hiện các bước sau:

1. Chuẩn hóa quy trình thanh toán và kiểm soát nội bộ

  • Rà soát và cập nhật quy chế tài chính, quy trình thanh toán của công ty, yêu cầu thanh toán không dùng tiền mặt cho mọi giao dịch từ 5 triệu đồng trở lên.
  • Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ để đảm bảo mọi giao dịch đều được kiểm tra và có chứng từ hợp lệ trước khi thanh toán.

2. Đào tạo nhân viên và lưu trữ chứng từ

  • Tổ chức đào tạo cho đội ngũ kế toán, mua hàng, thu chi về các quy định mới, đặc biệt là các trường hợp đặc thù.
  • Xây dựng quy trình lưu trữ điện tử toàn bộ chứng từ liên quan như ủy nhiệm chi, sao kê ngân hàng… để dễ dàng truy xuất khi cần.

3. Rà soát và cập nhật quy chế, hợp đồng

  • Bổ sung các điều khoản về việc ủy quyền thanh toán cho nhân viên vào quy chế tài chính của công ty (nếu có).
  • Ký phụ lục hợp đồng với các nhà cung cấp, đối tác để yêu cầu và thống nhất phương thức thanh toán chuyển khoản, đảm bảo tuân thủ.
Doanh nghiệp cần cập nhật quy trình thanh toán, đào tạo nhân viên, lưu trữ chứng từ điện tử, và ký phụ lục hợp đồng với nhà cung cấp để tuân thủ quy định và tránh rủi ro bị xuất toán thuế.
Doanh nghiệp cần cập nhật quy trình thanh toán, đào tạo nhân viên, lưu trữ chứng từ điện tử, và ký phụ lục hợp đồng với nhà cung cấp để tuân thủ quy định và tránh rủi ro bị xuất toán thuế.

VIII. Tóm tắt điều kiện khấu trừ thuế GTGT từ 01/7/2025: Hướng dẫn chi tiết từ A-Z

Các quy định mới về điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào từ ngày 01/7/2025 đánh dấu một bước chuyển đổi quan trọng trong công tác quản lý thuế tại Việt Nam.

Việc nắm vững và áp dụng đúng các quy định này không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, tránh các rủi ro bị xuất toán thuế và phạt, mà còn góp phần vào việc hiện đại hóa hệ thống thanh toán, minh bạch hóa giao dịch thương mại. Doanh nghiệp cần chuẩn bị ngay từ bây giờ để quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.

Câu Hỏi Thường Gặp

Có. Nếu hóa đơn có giá trị dưới 5 triệu đồng thì vẫn được khấu trừ khi thanh toán bằng tiền mặt. Tuy nhiên, nếu trong cùng một ngày, bạn mua hàng của cùng một nhà cung cấp nhiều lần, mỗi lần dưới 5 triệu nhưng tổng giá trị các lần mua từ 5 triệu đồng trở lên thì bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cho tất cả các lần mua đó mới được khấu trừ thuế.

Có, vẫn được khấu trừ nếu đáp ứng đủ 3 điều kiện: 1) Việc ủy quyền phải được quy định cụ thể trong quy chế tài chính của công ty; 2) Hóa đơn mua hàng phải ghi đúng tên và mã số thuế của công ty; và 3) Công ty phải có chứng từ chuyển khoản thanh toán lại cho nhân viên đó.

Có, đây là trường hợp đặc thù được chấp nhận. Điều kiện là phương thức thanh toán bù trừ phải được quy định cụ thể trong hợp đồng kinh tế và phải có biên bản đối chiếu, xác nhận công nợ giữa các bên liên quan (hai bên hoặc ba bên).

Được. Doanh nghiệp được kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào ngay tại thời điểm nhận hóa đơn, dù chưa đến hạn thanh toán theo hợp đồng. Tuy nhiên, khi đến hạn thanh toán, nếu không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì phải kê khai, điều chỉnh giảm số thuế đã khấu trừ.

Số thuế GTGT đầu vào sẽ không được khấu trừ. Đặc biệt, theo quy định mới, khoản thuế này cũng không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN. Đây là một biện pháp mạnh mẽ để đảm bảo tuân thủ quy định thanh toán mới.