Hướng dẫn chi tiết các hình thức lưu trữ chứng từ hồ sơ kế toán theo quy định pháp luật mới nhất 2025, bao gồm lưu trữ bản giấy, điện tử và thời hạn lưu trữ.

Tóm tắt các ý chính

  • Hai hình thức lưu trữ chính: Doanh nghiệp được quyền lựa chọn giữa lưu trữ bản giấy (truyền thống) và trên phương tiện điện tử (xu hướng), nhưng phải tuân thủ các điều kiện cụ thể cho mỗi hình thức.
  • Thời hạn lưu trữ: Có 3 mức chính là tối thiểu 5 năm, tối thiểu 10 năm, và vĩnh viễn, áp dụng cho các loại tài liệu kế toán khác nhau theo quy định.
  • Trách nhiệm chính: Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp chịu trách nhiệm cao nhất trong việc tổ chức lưu trữ tài liệu kế toán an toàn, đầy đủ và bảo mật.
  • Lưu trữ điện tử và nghĩa vụ: Phải đảm bảo an toàn, bảo mật, có khả năng tra cứu và phải in ra giấy, ký xác nhận khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.
  • Chế tài xử phạt nghiêm khắc: Vi phạm quy định về lưu trữ có thể bị phạt từ cảnh cáo đến 20.000.000 đồng, hoặc lên tới 50.000.000 đồng nếu không lưu trữ tại trụ sở đăng ký.
  • Cập nhật pháp lý quan trọng 2025: Nhiều quy định mới từ Thông tư 24/2024/TT-BTC, Nghị định 70/2025/NĐ-CP, và Thông tư 74/2025/TT-BTC sẽ có hiệu lực, ảnh hưởng trực tiếp đến cách thức và thời hạn lưu trữ.

Việc lưu trữ chứng từ, hồ sơ kế toán đúng quy cách không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là yếu tố then chốt đảm bảo tính minh bạch, khả năng kiểm tra và quản trị tài chính hiệu quả cho doanh nghiệp. Trong bối cảnh pháp luật liên tục cập nhật, việc nắm rõ các quy định liên quan giúp doanh nghiệp tránh được các sai phạm không đáng có. Trong bài viết này, Thuận Thiên sẽ cung cấp cho bạn một cái nhìn toàn diện về hình thức lưu trữ chứng từ, hồ sơ kế toán theo quy định mới nhất.

Cơ sở pháp lý

I. Các loại tài liệu kế toán bắt buộc phải lưu trữ

Theo Điều 8 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ các loại tài liệu sau đây:

  • Chứng từ kế toán: Là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, bao gồm hóa đơn mua bán, phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và các chứng từ gốc khác.
  • Sổ kế toán: Bao gồm sổ kế toán chi tiết (sổ quỹ tiền mặt, sổ ngân hàng…) và sổ kế toán tổng hợp (sổ nhật ký chung, sổ cái…) để ghi chép đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
  • Báo cáo tài chính: Gồm báo cáo tài chính tháng, quý, năm; báo cáo quyết toán ngân sách và báo cáo tổng hợp quyết toán ngân sách.
  • Tài liệu khác có liên quan đến kế toán: Bao gồm các loại hợp đồng kinh tế, báo cáo kế toán quản trị, hồ sơ quyết toán dự án hoàn thành, báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản, các tài liệu liên quan đến kiểm tra, thanh tra, giám sát, kiểm toán, biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán, quyết định bổ sung vốn, phân phối quỹ từ lợi nhuận, tài liệu liên quan đến giải thể, phá sản, chia tách, hợp nhất, sáp nhập, và tài liệu về nghĩa vụ thuế, phí, lệ phí.

II. Hai hình thức lưu trữ chứng từ, hồ sơ kế toán chính

Theo quy định, người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán có quyền quyết định việc bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán bằng bản giấy hay trên phương tiện điện tử. Dưới đây là chi tiết về hai hình thức lưu trữ chứng từ, hồ sơ kế toán này.

1. Lưu trữ tài liệu kế toán dưới dạng bản giấy

Đây là hình thức lưu trữ truyền thống và phổ biến. Theo Điều 10 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, tài liệu kế toán trước khi đưa vào lưu trữ phải được in ra giấy, trừ trường hợp đơn vị lựa chọn lưu trữ trên phương tiện điện tử.

  • Phải là bản chính: Tài liệu kế toán lưu trữ phải là bản chính theo quy định của pháp luật. Trong trường hợp tài liệu bị tạm giữ, tịch thu, mất hoặc hủy hoại, doanh nghiệp được phép lưu trữ bản sao chụp kèm theo biên bản liên quan.
  • In và đóng tập theo chuẩn: Quy trình chuẩn bị lưu trữ tài liệu kế toán bản giấy được quy định chi tiết tại Phụ lục V Thông tư 24/2024/TT-BTC (có hiệu lực từ 01/01/2025). Tài liệu phải có đầy đủ chữ ký, đóng dấu (nếu có), được sắp xếp khoa học, phân loại và đóng thành tập chắc chắn.
  • Sắp xếp khoa học: Tài liệu phải được sắp xếp theo hệ thống, theo thứ tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế toán năm để dễ dàng tra cứu khi cần thiết.

2. Lưu trữ tài liệu kế toán trên phương tiện điện tử

Trong bối cảnh chuyển đổi số, lưu trữ điện tử ngày càng phổ biến. Hình thức này giúp tiết kiệm chi phí, không gian và thuận tiện trong quản lý.

  • Điều kiện lưu trữ: Việc lưu trữ phải đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải đảm bảo tra cứu được trong suốt thời hạn lưu trữ. Doanh nghiệp cần sử dụng các phương tiện như USB, đĩa cứng, hoặc sao lưu trực tuyến (lưu trữ đám mây). Chứng từ điện tử phải có chữ ký số theo quy định và được mã hóa để không bị thay đổi trong quá trình truyền tải.
  • Quy định đặc biệt: Đối với đơn vị trong lĩnh vực kế toán nhà nước, nếu lựa chọn lưu trữ điện tử thì vẫn phải in sổ kế toán tổng hợp ra giấy, ký xác nhận và đóng dấu để lưu trữ. Việc in các tài liệu khác do người đại diện theo pháp luật quyết định.
  • Nghĩa vụ khi có yêu cầu: Khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu phục vụ kiểm tra, thanh tra, đơn vị phải có trách nhiệm in ra giấy các tài liệu kế toán lưu trữ điện tử, ký xác nhận của người đại diện hoặc kế toán trưởng và đóng dấu (nếu có).
  • Xu hướng lưu trữ đám mây (Cloud Storage): Đây là hình thức cho phép lưu, quản lý, sao lưu và chia sẻ dữ liệu từ xa mọi lúc. Các ưu điểm nổi bật bao gồm tự động hóa, tiết kiệm chi phí, chia sẻ dễ dàng, bảo mật cao và khả năng truy cập linh hoạt.
Việc nắm vững các quy định về hình thức lưu trữ chứng từ, hồ sơ kế toán không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn tạo nền tảng vững chắc cho quản trị tài chính hiệu quả.
Việc nắm vững các quy định về hình thức lưu trữ chứng từ, hồ sơ kế toán không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn tạo nền tảng vững chắc cho quản trị tài chính hiệu quả.

III. Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán theo quy định

Việc xác định đúng thời hạn lưu trữ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật và tối ưu chi phí. Thời hạn được chia thành ba mức chính theo quy định tại Luật Kế toán và Nghị định 174/2016/NĐ-CP.

1. Lưu trữ tối thiểu 5 năm

  • Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính như: phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho (không lưu trong tập tài liệu của bộ phận kế toán).
  • Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị nhưng không sử dụng trực tiếp để ghi sổ và lập báo cáo tài chính.

Lưu ý: Trường hợp pháp luật chuyên ngành khác quy định phải lưu trữ trên 5 năm thì thực hiện theo quy định đó.

2. Lưu trữ tối thiểu 10 năm

  • Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp.
  • Báo cáo tài chính tháng, quý, năm; báo cáo quyết toán; báo cáo tự kiểm tra kế toán; biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán.
  • Tài liệu kế toán liên quan đến thanh lý, nhượng bán tài sản cố định; báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản.
  • Tài liệu kế toán của đơn vị chủ đầu tư (bao gồm báo cáo quyết toán dự án hoàn thành nhóm B, C).
  • Tài liệu kế toán liên quan đến thành lập, chia tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động.
  • Hồ sơ kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, giám sát của cơ quan nhà nước hoặc tổ chức kiểm toán độc lập.

3. Lưu trữ vĩnh viễn

Lưu trữ vĩnh viễn được hiểu là lưu trữ trên 10 năm cho đến khi tài liệu bị hủy hoại tự nhiên.

  • Đối với đơn vị kế toán nhà nước: Báo cáo tổng quyết toán ngân sách nhà nước năm đã được Quốc hội phê chuẩn; Báo cáo quyết toán ngân sách địa phương đã được HĐND các cấp phê chuẩn; Hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm A, dự án quan trọng quốc gia; và các tài liệu khác có tính sử liệu.
  • Đối với hoạt động kinh doanh: Các tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng. Việc xác định tài liệu nào cần lưu trữ vĩnh viễn do người đứng đầu hoặc người đại diện theo pháp luật của đơn vị quyết định.

4. Thời điểm bắt đầu tính thời hạn lưu trữ

Theo Điều 15 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, thời điểm tính thời hạn lưu trữ được xác định như sau:

  • Đối với chứng từ, sổ kế toán và tài liệu kế toán khác: Tính từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm.
  • Đối với báo cáo quyết toán dự án hoàn thành: Tính từ ngày báo cáo được duyệt.
  • Đối với tài liệu liên quan đến thành lập, chia tách, phá sản…: Tính từ ngày các thủ tục tương ứng được hoàn thành.
  • Đối với tài liệu liên quan đến kiểm toán, thanh tra: Tính từ ngày có báo cáo kiểm toán hoặc kết luận thanh tra.

Tài liệu kế toán phải được đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán.

IV. Nơi lưu trữ và trách nhiệm trong công tác lưu trữ

1. Nơi lưu trữ tài liệu kế toán

  • Tài liệu kế toán của đơn vị nào được lưu trữ tại kho của đơn vị đó. Đơn vị phải đảm bảo có đầy đủ thiết bị bảo quản an toàn.
  • Nếu không có kho riêng, đơn vị có thể thuê tổ chức, cơ quan lưu trữ thực hiện việc này trên cơ sở hợp đồng.
  • Doanh nghiệp FDI, chi nhánh, VPĐD nước ngoài tại Việt Nam phải lưu trữ tài liệu kế toán tại Việt Nam.
  • Khi doanh nghiệp giải thể, phá sản, nơi lưu trữ do người đại diện theo pháp luật quyết định hoặc theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền.

2. Trách nhiệm của các bên liên quan

  • Người đại diện theo pháp luật: Chịu trách nhiệm cao nhất, tổ chức công tác bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán an toàn, đầy đủ, hợp pháp và bảo mật.
  • Kế toán trưởng/Phụ trách kế toán: Chịu trách nhiệm hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc và tổ chức lưu trữ tài liệu kế toán.
  • Kế toán viên: Có trách nhiệm bảo quản, lưu trữ tài liệu thuộc phạm vi công việc được phân công.

V. Nguyên tắc và kinh nghiệm sắp xếp, bảo quản hồ sơ kế toán

1. Nguyên tắc bảo quản và lưu trữ chung

  • Đầy đủ và an toàn: Tất cả hồ sơ, tài liệu kế toán phải được bảo quản đầy đủ, an toàn trong suốt quá trình sử dụng và lưu trữ.
  • Kiểm tra trước khi lưu trữ: Phải kiểm tra, đối chiếu để đảm bảo tài liệu đầy đủ, hoàn chỉnh, có đủ chữ ký, dấu mộc và các yếu tố pháp lý.
  • Sắp xếp khoa học: Tài liệu phải được sắp xếp theo hệ thống, theo thứ tự thời gian, dễ tra cứu. Nghiêm cấm việc để thất lạc hồ sơ, tài liệu.
  • Đối chiếu và kiểm tra định kỳ: Thường xuyên kiểm tra để phát hiện và xử lý kịp thời các sai sót, đảm bảo tính chính xác của dữ liệu.

2. Kinh nghiệm sắp xếp, đóng tập chứng từ khoa học

Để quản lý hiệu quả, bạn nên phân loại chứng từ ngay khi phát sinh thay vì dồn vào cuối kỳ.

  • Hóa đơn đầu vào: Xếp theo từng kỳ kê khai thuế. Hóa đơn trả bằng tiền mặt kẹp kèm phiếu chi. Hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên cần photo chứng từ ngân hàng kẹp cùng. Thứ tự kẹp: Hóa đơn → Hợp đồng → Biên bản bàn giao → Chứng từ thanh toán.
  • Hóa đơn đầu ra: Xếp theo từng kỳ kê khai thuế. Bán hàng thu tiền mặt kẹp phiếu thu. Khách chuyển khoản kẹp giấy báo có (photo). Thứ tự kẹp: Hóa đơn → Hợp đồng (nếu có) → Phiếu xuất kho → Giấy báo có/Phiếu thu.
  • Phiếu thu, phiếu chi: Xếp theo thứ tự số hiệu từ nhỏ đến lớn, có thể phân theo tháng hoặc quý.
  • Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho: Xếp theo thứ tự thời gian, có thể kẹp cùng hóa đơn photo tương ứng.
  • Hồ sơ khai thuế: Phân loại theo năm, quý, tháng (Báo cáo tài chính, quyết toán thuế TNDN, TNCN, tờ khai GTGT…).

VI. Quy trình tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn

Theo Điều 16 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ và không có yêu cầu đặc biệt sẽ được tiêu hủy theo quy trình sau:

  1. Thành lập Hội đồng tiêu hủy: Người đại diện theo pháp luật ra quyết định thành lập Hội đồng, gồm: Lãnh đạo đơn vị, kế toán trưởng, đại diện bộ phận lưu trữ.
  2. Kiểm kê và lập danh mục: Hội đồng tiến hành kiểm kê, phân loại và lập “Danh mục tài liệu kế toán tiêu hủy”.
  3. Thực hiện tiêu hủy: Sử dụng các hình thức như đốt cháy, cắt, xé nhỏ, dùng máy hủy tài liệu để đảm bảo thông tin không thể phục hồi.
  4. Lập biên bản tiêu hủy: Ngay sau khi tiêu hủy, phải lập “Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán” ghi rõ loại tài liệu, thời hạn lưu trữ, hình thức tiêu hủy và có chữ ký của các thành viên Hội đồng.

VII. Mức xử phạt vi phạm quy định về lưu trữ tài liệu kế toán

Theo Điều 15 Nghị định 41/2018/NĐ-CP, các hành vi vi phạm quy định về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán sẽ bị xử phạt như sau:

  • Phạt cảnh cáo: Đưa tài liệu vào lưu trữ chậm từ 12 tháng trở lên; không sắp xếp tài liệu theo trình tự thời gian và kỳ kế toán.
  • Phạt tiền từ 5.000.000 đến 10.000.000 đồng: Lưu trữ không đầy đủ; bảo quản không an toàn gây hư hỏng, mất mát; sử dụng tài liệu trong thời hạn lưu trữ không đúng quy định.
  • Phạt tiền từ 10.000.000 đến 20.000.000 đồng: Hủy bỏ tài liệu kế toán khi chưa hết thời hạn lưu trữ; không thực hiện đúng quy trình tiêu hủy (không lập hội đồng, không lập biên bản…).
  • Phạt tiền từ 30.000.000 đến 50.000.000 đồng: Theo Nghị định 122/2021/NĐ-CP, nếu doanh nghiệp không lưu trữ hồ sơ, tài liệu tại trụ sở chính hoặc địa điểm hợp pháp khác đã đăng ký.

VIII. Xu hướng chuyển đổi số trong lưu trữ tài liệu kế toán

Trong bối cảnh chuyển đổi số, việc ứng dụng công nghệ hiện đại vào lưu trữ chứng từ kế toán đang trở thành xu hướng tất yếu. Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ 01/06/2025 thúc đẩy mạnh mẽ việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, kết nối dữ liệu với Cơ quan Thuế.

Việc áp dụng công nghệ như phần mềm quản lý và lưu trữ đám mây giúp doanh nghiệp:

  • Tiết kiệm chi phí: Giảm chi phí in ấn, không gian kho bãi.
  • Tăng tính minh bạch và bảo mật: Dữ liệu được mã hóa, phân quyền truy cập, giảm rủi ro mất mát, hư hỏng.
  • Dễ dàng tra cứu: Truy xuất dữ liệu nhanh chóng chỉ bằng vài thao tác, phục vụ hiệu quả cho công tác quản trị và kiểm tra, thanh tra.

IX. Tóm tắt Hình thức lưu trữ chứng từ, hồ sơ kế toán: Hướng dẫn toàn diện theo luật mới 2025

Việc nắm vững các quy định về hình thức lưu trữ chứng từ, hồ sơ kế toán không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn tạo nền tảng vững chắc cho quản trị tài chính hiệu quả. Doanh nghiệp có thể lựa chọn giữa lưu trữ bản giấy và điện tử nhưng phải đảm bảo tuân thủ các điều kiện, thời hạn và trách nhiệm theo quy định.

Trong xu thế hiện nay, Thuận Thiên khuyến khích doanh nghiệp nên cân nhắc áp dụng các giải pháp công nghệ để tối ưu hóa quy trình lưu trữ, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả quản lý, đặc biệt trước những cập nhật pháp lý quan trọng sẽ có hiệu lực trong năm 2025.

Câu Hỏi Thường Gặp

Có, theo Điều 10 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, người đại diện theo pháp luật có quyền quyết định việc này. Tuy nhiên, việc lưu trữ điện tử phải đảm bảo an toàn, bảo mật và tra cứu được. Đặc biệt, đối với đơn vị kế toán nhà nước, sổ kế toán tổng hợp vẫn phải in ra giấy để lưu trữ. Khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu, tất cả doanh nghiệp đều phải có trách nhiệm in tài liệu điện tử ra giấy, ký xác nhận và cung cấp.

Đối với đơn vị kế toán nhà nước, các tài liệu phải lưu trữ vĩnh viễn bao gồm: Báo cáo tổng quyết toán ngân sách nhà nước đã được Quốc hội phê chuẩn, Báo cáo quyết toán ngân sách địa phương đã được HĐND phê chuẩn, hồ sơ quyết toán dự án nhóm A, dự án quan trọng quốc gia. Đối với doanh nghiệp, các tài liệu có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng sẽ được lưu trữ vĩnh viễn theo quyết định của người đứng đầu đơn vị.

Có, theo Điều 9 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, nếu đơn vị không có kho lưu trữ riêng thì có thể thuê một tổ chức lưu trữ chuyên nghiệp trên cơ sở hợp đồng. Tuy nhiên, đơn vị kế toán vẫn phải chịu trách nhiệm đảm bảo tổ chức được thuê có đủ điều kiện bảo quản và đảm bảo an toàn cho tài liệu.

Theo Điều 15 Nghị định 41/2018/NĐ-CP, hành vi bảo quản tài liệu kế toán không an toàn, để hư hỏng, mất mát sẽ bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng. Ngoài ra, đơn vị phải thực hiện biện pháp khắc phục như tổ chức kiểm kê, phân loại, và phục hồi tài liệu. Trường hợp tài liệu bị mất hoặc bị tịch thu, đơn vị phải lưu giữ bản sao chụp kèm theo biên bản xác nhận.

Thời điểm tính thời hạn lưu trữ được quy định tại Điều 15 Nghị định 174/2016/NĐ-CP:
– Đối với chứng từ, sổ sách của kỳ kế toán năm: tính từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm đó.
– Đối với báo cáo quyết toán dự án hoàn thành: tính từ ngày báo cáo được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.
– Đối với tài liệu liên quan đến thành lập, chia tách, giải thể…: tính từ ngày hoàn thành các thủ tục tương ứng.
– Đối với tài liệu liên quan đến kiểm toán, thanh tra: tính từ ngày có báo cáo kiểm toán hoặc kết luận thanh tra.