Hộ kinh doanh phải lưu trữ hóa đơn và các chứng từ kế toán liên quan theo đúng quy định của pháp luật để phục vụ công tác quản lý, ghi sổ kế toán và giải trình khi có yêu cầu từ cơ quan chức năng.
I. Thời hạn lưu trữ hóa đơn, chứng từ
Theo quy định của Luật Kế toán, hóa đơn và các chứng từ được sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm. Thời hạn này được áp dụng thống nhất cho cả hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử, tính từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm mà chứng từ đó phát sinh.
II. Phương thức và yêu cầu lưu trữ
1. Đối với hóa đơn điện tử
- Hộ kinh doanh phải lưu trữ hóa đơn điện tử bằng các phương tiện điện tử (như lưu trữ đám mây, máy chủ, ổ cứng ngoài).
- Đặc biệt, hóa đơn điện tử phải được lưu trữ đồng thời ở cả hai định dạng: file PDF (thể hiện nội dung) và file XML (chứa dữ liệu gốc). File XML là cơ sở pháp lý cao nhất của hóa đơn.
- Quá trình lưu trữ phải đảm bảo tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, không bị thay đổi hay sai lệch và phải sẵn sàng tra cứu hoặc in ra được khi có yêu cầu.
2. Đối với hóa đơn giấy
- Hóa đơn giấy đã lập phải được sắp xếp khoa học và bảo quản cẩn thận trong kho lưu trữ, tránh hư hỏng, mất mát.
- Hóa đơn giấy chưa sử dụng (nếu có) phải được quản lý và bảo quản như tài sản có giá.
III. Các quy định và lưu ý quan trọng
1. Quy định về sử dụng hóa đơn điện tử
- Các hộ kinh doanh, đặc biệt là những hộ có doanh thu lớn, được khuyến khích và trong một số trường hợp là bắt buộc phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử.
- Tùy thuộc vào quy mô và phương thức khai thuế, hộ kinh doanh có thể sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền có kết nối với cơ quan thuế hoặc đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh.
2. Mức xử phạt vi phạm
- Hành vi vi phạm các quy định về bảo quản và lưu trữ tài liệu kế toán (bao gồm hóa đơn, chứng từ) có thể bị xử phạt vi phạm hành chính với mức phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng, tùy theo mức độ vi phạm, theo quy định tại Nghị định 41/2018/NĐ-CP và Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
Ví dụ thực tế
- Hộ kinh doanh nhà hàng (doanh thu 2 tỷ/năm): Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền. Toàn bộ dữ liệu hóa đơn (file PDF và XML) phải được lưu trữ trên phần mềm và sao lưu định kỳ, đảm bảo thời gian lưu trữ tối thiểu 10 năm.
- Hộ kinh doanh nhỏ lẻ: Mọi hóa đơn, dù là hóa đơn giấy đã sử dụng trước đây hay hóa đơn điện tử được cấp lẻ, đều phải được lưu trữ trong 10 năm kể từ ngày kết thúc năm tài chính.
