Hộ kinh doanh vẫn cần lưu trữ hóa đơn, chứng từ. Tuy nhiên, không nên nghĩ rằng tất cả đều chỉ lưu trong cùng một khoảng thời gian. Với tài liệu kế toán chung của hộ kinh doanh, thời hạn lưu trữ tối thiểu là 05 năm. Riêng hóa đơn thì thực hiện theo pháp luật về thuế; còn nếu hóa đơn, chứng từ đồng thời là chứng từ kế toán dùng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính thì thời hạn lưu trữ thường là ít nhất 10 năm, trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác.
Mốc cần nhớ: tài liệu kế toán chung của hộ kinh doanh: tối thiểu 05 năm; hóa đơn/chứng từ dùng trực tiếp để ghi sổ, lập báo cáo tài chính: thường ít nhất 10 năm; hóa đơn thực hiện theo pháp luật về thuế.
I. Bảng tra cứu nhanh thời hạn lưu trữ
| Loại tài liệu | Thời hạn lưu trữ | Điểm cần chú ý |
|---|---|---|
| Tài liệu kế toán chung của hộ kinh doanh | Tối thiểu 05 năm | Áp dụng theo quy định riêng cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh |
| Hóa đơn | Thực hiện theo pháp luật về thuế | Không nên gộp cứng là 05 năm hay 10 năm cho mọi trường hợp |
| Chứng từ kế toán dùng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính | Thường ít nhất 10 năm | Cần tách riêng với nhóm tài liệu kế toán chung để tránh lưu sai thời hạn |
Trong thực tế, điểm dễ nhầm lẫn là thấy quy định 05 năm và áp dụng cho toàn bộ hóa đơn, chứng từ. Nhiều hộ kinh doanh lưu theo thói quen, không phân loại mục đích sử dụng của từng chứng từ.
II. Cách hiểu đúng để không lưu thiếu hồ sơ
1. Tài liệu kế toán chung của hộ kinh doanh
Tài liệu kế toán của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có thời hạn lưu trữ tối thiểu 05 năm. Đây là mốc áp dụng riêng cho hộ kinh doanh và là căn cứ ưu tiên khi xác định thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán chung.
2. Hóa đơn và chứng từ có liên quan đến ghi sổ kế toán
Với hóa đơn, quy định dẫn chiếu sang pháp luật về thuế. Tuy nhiên, nếu hóa đơn hoặc chứng từ đó đồng thời là chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính thì thời hạn lưu trữ theo pháp luật kế toán thường là ít nhất 10 năm, trừ trường hợp có quy định khác.
Cơ quan thuế thường chú ý đến điểm này: cùng là hóa đơn nhưng không phải hóa đơn nào cũng xếp chung một nhóm thời hạn lưu trữ. Nếu hồ sơ dùng để ghi sổ, đối chiếu doanh thu, chi phí, lập báo cáo thì cần kiểm tra kỹ trước khi hủy hoặc ngừng lưu.
Ví dụ thực tế
Một hộ kinh doanh lưu hóa đơn bán ra và chứng từ đầu vào trong 05 năm vì nghĩ toàn bộ hồ sơ của hộ chỉ cần giữ 05 năm. Khi đối chiếu lại, có những chứng từ đã dùng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính. Nếu phân loại không đúng từ đầu thì đến lúc kiểm tra rất khó giải trình.
III. Hình thức lưu trữ và yêu cầu bảo quản
1. Có thể lưu điện tử hoặc bản giấy
Hộ kinh doanh được lựa chọn lưu trữ hóa đơn, chứng từ và tài liệu kế toán bằng phương tiện điện tử hoặc bản giấy.
2. Điều kiện bảo quản hồ sơ
- An toàn
- Bảo mật
- Toàn vẹn
- Đầy đủ
- Không bị thay đổi, sai lệch
- Có thể tra cứu, xuất trình khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu
Nếu bạn lưu điện tử, cần đảm bảo dữ liệu còn truy cập được. Không ít trường hợp có file nhưng không mở được, không tra cứu được, hoặc dữ liệu thiếu chuỗi liên kết chứng từ nên vẫn phát sinh rủi ro khi kiểm tra.
Lưu ý quan trọng
Quy định lưu trữ áp dụng chung cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh. Không có căn cứ để hiểu rằng hộ khoán được miễn hoàn toàn nghĩa vụ lưu trữ chỉ vì nộp thuế theo phương pháp khoán. Nếu có sử dụng hóa đơn, cần chứng minh nguồn gốc hàng hóa hoặc khi cơ quan thuế yêu cầu, hồ sơ vẫn nên được lưu đầy đủ theo đúng nhóm tài liệu.
IV. Rủi ro khi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn
Trường hợp làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập, đã khai, nộp thuế trong quá trình sử dụng hoặc trong thời gian lưu trữ thì có thể bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng. Đối với hộ kinh doanh, mức phạt áp dụng như đối với cá nhân.
Mức phạt cần lưu ý: từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập, đã khai, nộp thuế trong thời gian sử dụng hoặc lưu trữ.
Đây là lỗi đơn giản nhưng nhiều hộ kinh doanh vẫn vi phạm, nhất là khi đổi máy tính, thất lạc bản giấy hoặc không sao lưu hóa đơn điện tử. Nếu cần, bạn nên tách hồ sơ theo 3 nhóm: tài liệu kế toán chung, hóa đơn theo thuế và chứng từ dùng để ghi sổ kế toán. Như vậy sẽ dễ kiểm tra thời hạn lưu hơn và giảm rủi ro khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu xuất trình.
