Khi bị mất hóa đơn hoặc chứng từ kế toán gốc (bản giấy), tổ chức/cá nhân cần lập báo cáo và thông báo với cơ quan thuế đúng quy trình để tránh bị xử phạt hành chính, đồng thời chuẩn bị hồ sơ thay thế hợp lệ để đảm bảo việc hạch toán và kê khai thuế không bị gián đoạn.
I. Quy trình xử lý khi mất hóa đơn, chứng từ kế toán gốc
1. Xử lý mất hóa đơn giấy (Hóa đơn đặt in/tự in cũ hoặc hóa đơn giấy đặc thù)
- Bước 1: Lập biên bản: Bên bán và bên mua lập biên bản ghi nhận sự việc, trong đó ghi rõ thông tin liên 1 của hóa đơn bị mất.
- Bước 2: Thông báo cơ quan thuế: Lập Báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn theo Mẫu BC21/HĐG (Phụ lục IA Nghị định 123/2020/NĐ-CP) và gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp trong vòng 05 ngày kể từ ngày xảy ra việc mất.
- Bước 3: Cung cấp chứng từ thay thế: Người bán sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận và đóng dấu trên bản sao, sau đó giao cho người mua.
- Bước 4: Sử dụng chứng từ: Người mua được sử dụng bản sao có xác nhận này kèm theo biên bản mất hóa đơn để làm căn cứ hạch toán và kê khai thuế.
2. Xử lý mất chứng từ kế toán khác (Phiếu thu, chi, nhập, xuất kho)
- Lập biên bản xác định nguyên nhân và quy trách nhiệm cho cá nhân liên quan.
- Tìm kiếm các chứng từ gốc liên quan (cuống phiếu, bản lưu tại bộ phận khác) để sao chụp và xác nhận làm chứng từ thay thế.
- Nếu là chứng từ liên quan đến kê khai thuế, cần có giải trình cụ thể khi cơ quan thuế kiểm tra.
II. Quy trình xử lý sai sót hóa đơn điện tử
Thực hiện theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:
- Sai tên, địa chỉ người mua (đúng Mã số thuế): Người bán thông báo cho người mua về sai sót, không cần lập lại hóa đơn. Gửi mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế (trừ trường hợp hóa đơn không mã chưa gửi dữ liệu).
- Sai Mã số thuế, số tiền, thuế suất: Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót (nếu cần). Người bán lựa chọn một trong hai cách: Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc Lập hóa đơn thay thế. Sau đó gửi mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế.
III. Hồ sơ cần chuẩn bị khi báo mất hóa đơn
- Biên bản ghi nhận sự việc mất hóa đơn giữa bên bán và bên mua.
- Báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn Mẫu BC21/HĐG.
- Bản sao liên 1 của hóa đơn (có ký tên, đóng dấu xác nhận của bên bán).
IV. Mức xử phạt vi phạm hành chính cập nhật mới nhất
Theo Điều 26 Nghị định 125/2020/NĐ-CP (về xử phạt hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn) và Nghị định 41/2018/NĐ-CP (về chứng từ kế toán):
| Hành vi vi phạm | Mức phạt |
|---|---|
| Báo cáo mất hóa đơn quá hạn 1-5 ngày (có tình tiết giảm nhẹ) | Cảnh cáo |
| Báo cáo mất hóa đơn quá hạn 1-5 ngày (không có giảm nhẹ) | 1.000.000 – 4.000.000 đồng |
| Báo cáo mất hóa đơn quá hạn từ 6 ngày trở lên (hoặc không báo cáo) | 4.000.000 – 8.000.000 đồng |
| Làm mất, hỏng chứng từ kế toán đang trong quá trình sử dụng | 5.000.000 – 10.000.000 đồng |
Ví dụ thực tế
Công ty A (bên mua) làm mất hóa đơn đầu vào (bản giấy) liên 2. Công ty A và Công ty B (bên bán) lập biên bản xác nhận việc mất. Công ty A nộp mẫu BC21/HĐG cho cơ quan thuế trong vòng 3 ngày. Công ty B sao chụp liên 1, đóng dấu “Sao y bản chính” và giao cho Công ty A. Công ty A dùng bản sao này để kê khai thuế GTGT và hạch toán chi phí hợp lệ.
Lưu ý quan trọng
- Hóa đơn điện tử: Hóa đơn điện tử không có khái niệm “mất” bản gốc (file XML). Nếu mất bản in chuyển đổi (bản giấy dùng để đi đường), doanh nghiệp chỉ cần in lại từ hệ thống, không cần báo cáo mất với cơ quan thuế.
- Trường hợp bất khả kháng: Nếu mất, cháy, hỏng hóa đơn do thiên tai, hỏa hoạn có xác nhận của cơ quan chức năng thì không bị xử phạt tiền (vẫn phải làm thủ tục báo cáo).
- Thời hạn 05 ngày: Thời hạn báo cáo mất tính theo ngày làm việc (không tính ngày nghỉ, lễ). Nộp chậm sẽ bị phạt theo số ngày trễ hạn.
