Thuận Thiên sẽ giúp bạn nhìn rõ những khoản chi phí hợp lý không cần hóa đơn nào có thể được chấp nhận khi tính thuế TNDN, cần chuẩn bị hồ sơ thay thế gì, và đâu là điểm dễ bị loại chi phí khi quyết toán.
Nguyên tắc rất đơn giản: không phải khoản chi nào thiếu hóa đơn cũng bị loại, nhưng để được ghi nhận, khoản chi đó cần nằm đúng nhóm được pháp luật chấp nhận, có chứng từ thay thế phù hợp, và đáp ứng đủ điều kiện thanh toán, hạch toán, lưu trữ. Chỉ cần một mắt xích sai, chi phí có thể chuyển từ “hợp lý” sang “không được trừ”, kéo theo rủi ro truy thu và tiền chậm nộp.
Cơ sở pháp lý
- Nghị định 320/2025/NĐ-CP – có hiệu lực từ 15/12/2025, quy định khung điều kiện chi phí được trừ, khoản chi không được trừ và các trường hợp đặc thù khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN (bao gồm 5 nhóm hàng hóa, dịch vụ mua vào không cần hóa đơn).
- Thông tư 20/2026/TT-BTC – có hiệu lực từ 12/3/2026, hướng dẫn chi tiết Luật Thuế TNDN 2025 và Nghị định 320/2025/NĐ-CP; quy định cụ thể Mẫu bảng kê 02/TNDN và hồ sơ đối với từng nhóm chi phí đặc thù.
- Luật Kế toán 2025 – có hiệu lực từ 01/01/2025, quy định nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán và nguyên tắc sử dụng chứng từ trong ghi sổ, lưu trữ.
- Văn bản hợp nhất 41/VBHN-VPQH-2026 – ban hành hợp nhất quy định về kế toán, làm rõ yêu cầu về nội dung chứng từ và giá trị lưu trữ.
- Nghị định 174/2016/NĐ-CP – hướng dẫn lưu trữ tài liệu kế toán, trong đó có thời hạn lưu trữ 5 năm, 10 năm và vĩnh viễn.
- Nghị định 41/2018/NĐ-CP – quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán độc lập; là khung rủi ro nếu chứng từ lập sai hoặc thiếu.
- Nghị định 254/2026/NĐ-CP – có hiệu lực từ 01/7/2026, quy định chi tiết thi hành Luật Quản lý thuế 2025 về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử, thay thế các nghị định cũ liên quan.
- Luật Khiếu nại 2011 (sửa đổi bởi Luật số 136/2025/QH15) – căn cứ cho quy trình khiếu nại quyết định hành chính về thuế: thời hiệu 90 ngày, thời hạn giải quyết lần đầu không quá 30 ngày (45 ngày vụ phức tạp).
I. Bảng tra cứu nhanh về chi phí hợp lý không cần hóa đơn
Trước tiên, cần hiểu: không cần hóa đơn của người bán không đồng nghĩa với “không cần chứng từ”. Với các khoản chi đặc thù, doanh nghiệp vẫn cần bộ hồ sơ thay thế để chứng minh giao dịch có thật, phục vụ hoạt động kinh doanh và có căn cứ kế toán.
Lưu ý: Từ 15/12/2025, khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần từ 5 triệu đồng trở lên thường cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để đủ điều kiện được trừ, trừ các trường hợp ngoại lệ do Chính phủ quy định.
Phân biệt hai ngưỡng 5 triệu đồng:
- 5 triệu đồng/lần giao dịch (mỗi lần mua): áp dụng cho mọi khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ từng lần – nếu vượt ngưỡng thì phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (theo điểm c khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP).
- 5 triệu đồng/ngày với cùng một hộ gia đình/cá nhân: áp dụng riêng cho nhóm mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh có doanh thu dưới ngưỡng chịu thuế GTGT – cộng dồn nhiều lần mua trong cùng ngày với cùng một người bán từ 5 triệu trở lên thì phải thanh toán không dùng tiền mặt (theo Công văn 2646/CT-CS ngày 28/4/2026 và Thông tư 20/2026/TT-BTC).
| Nhóm khoản chi | Có cần hóa đơn của người bán? | Chứng từ thay thế thường dùng | Điểm dễ sai |
|---|---|---|---|
| Mua nông, lâm, thủy sản do người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra | Không bắt buộc trong nhóm đặc thù | Bảng kê thu mua (Mẫu 02/TNDN), chứng từ chi trả, giấy tờ giao nhận nếu có | Thiếu thông tin người bán, thiếu ký xác nhận, mô tả hàng hóa quá chung chung; nhầm mua từ thương lái thành mua từ nông dân |
| Mua sản phẩm thủ công từ nguyên liệu tự nhiên hoặc tận dụng nông nghiệp | Không bắt buộc trong nhóm đặc thù | Bảng kê thu mua, chứng từ chi trả, hồ sơ giao nhận | Không chứng minh được nguồn hàng và người trực tiếp bán ra |
| Mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt | Không bắt buộc trong nhóm đặc thù | Bảng kê, phiếu thu mua, chứng từ chi tiền | Nhầm lẫn giữa phế liệu mua từ cá nhân và từ đơn vị kinh doanh có hóa đơn |
| Mua đồ dùng, tài sản của hộ gia đình, cá nhân trực tiếp bán ra | Không bắt buộc trong nhóm đặc thù | Bảng kê thu mua, chứng từ thanh toán, giấy tờ bàn giao | Không ghi rõ hiện trạng tài sản, ngày mua, người bán |
| Mua hàng hóa, dịch vụ của hộ kinh doanh/cá nhân dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế GTGT | Không bắt buộc có hóa đơn từ người bán để được trừ chi phí tại doanh nghiệp | Bảng kê thu mua, chứng từ chi trả, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt nếu tổng giá trị trong ngày với cùng một hộ/cá nhân từ 5 triệu đồng trở lên | Chỉ có chuyển khoản mà thiếu bảng kê hoặc thiếu nội dung giao dịch |
1. Khi nào khoản chi được xem là hợp lý dù không có hóa đơn?
Một khoản chi có thể được chấp nhận khi hội đủ đồng thời 3 yếu tố: thực tế phát sinh liên quan hoạt động sản xuất, kinh doanh; có chứng từ hợp pháp; và có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt với khoản mua hàng hóa, dịch vụ từng lần từ 5 triệu đồng trở lên, trừ trường hợp ngoại lệ.
- Nếu khoản chi chỉ có phiếu chi nội bộ nhưng không có bảng kê, không có thông tin người bán, hồ sơ có thể bị xem là chưa đủ căn cứ.
- Nếu khoản chi có đầy đủ giấy tờ nhưng không chứng minh được mối liên hệ với hoạt động kinh doanh, chi phí vẫn có thể bị loại khi kiểm tra.
Kinh nghiệm thực tế: Nhiều hồ sơ bị vướng không phải vì thiếu hóa đơn, mà vì mô tả nghiệp vụ quá sơ sài, khiến cơ quan thuế không nhìn thấy được dòng hàng hóa hoặc dịch vụ đi vào sản xuất kinh doanh như thế nào.
2. Chi phí nào thường rơi vào nhóm không cần hóa đơn?
Với bài toán thực tế, nhóm này thường xoay quanh giao dịch mua trực tiếp từ người sản xuất, người thu nhặt, hộ gia đình, cá nhân bán lẻ hoặc hộ kinh doanh nhỏ lẻ dưới ngưỡng chịu thuế GTGT. Đây là các tình huống mà doanh nghiệp khó lấy hóa đơn đầu vào theo cách thông thường.
- Mua nguyên liệu nông sản tại vùng sản xuất, thu gom trực tiếp từ người trồng hoặc người đánh bắt.
- Mua vật liệu thủ công từ tre, nứa, mây, lá, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ nông nghiệp.
- Mua phế liệu từ người trực tiếp thu nhặt.
- Mua tài sản, đồ dùng cũ từ hộ gia đình hoặc cá nhân bán ra.
- Mua hàng hóa, dịch vụ từ hộ kinh doanh hoặc cá nhân có doanh thu dưới ngưỡng chịu thuế GTGT.
Cần phân biệt: nếu người bán là đơn vị kinh doanh có đầy đủ điều kiện xuất hóa đơn, hồ sơ thường nên đi theo luồng hóa đơn thông thường. Không nên “gom” giao dịch có thể lấy hóa đơn vào nhóm chứng từ thay thế, vì đó là lỗi dễ bị phát hiện khi quyết toán.
3. Tình huống thực tế dễ nhầm
Một doanh nghiệp mua nông sản từ một đầu mối thu gom, đầu mối này không phải người sản xuất trực tiếp. Nếu coi đây là giao dịch “không cần hóa đơn”, hồ sơ có thể bị yếu ngay từ đầu. Muốn an toàn, bạn cần tách bạch: mua từ người sản xuất trực tiếp hay mua lại qua thương lái/đơn vị kinh doanh.
- Đúng: giao dịch ghi rõ người bán là nông dân trực tiếp bán ra, có bảng kê và chứng từ chi trả.
- Dễ sai: chỉ có phiếu chi cho một cá nhân, nhưng không thể hiện nguồn gốc hàng hóa và vai trò của người bán.
II. Hồ sơ chứng từ thay thế cần có
Nhiều doanh nghiệp thiếu không phải hóa đơn, mà là bộ hồ sơ chứng minh giao dịch. Với chi phí hợp lý không cần hóa đơn, hồ sơ thường xoay quanh 3 lớp: chứng từ trả tiền, bảng kê thu mua và tài liệu kèm theo nếu có.
1. Bộ hồ sơ cơ bản gồm những gì?
Thực tế, doanh nghiệp nên chuẩn bị tối thiểu các nhóm sau:
- Chứng từ chi trả tiền cho người bán: phiếu chi, ủy nhiệm chi, chứng từ ngân hàng hoặc tài liệu kế toán tương đương.
- Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ: do doanh nghiệp lập, có người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền ký và chịu trách nhiệm.
- Hồ sơ kèm theo nếu phát sinh: giấy giao nhận hàng, biên bản bàn giao, xác nhận số lượng, hình ảnh giao dịch, thỏa thuận mua bán ngắn gọn.
| Thành phần hồ sơ | Mục đích | Điểm kiểm tra nhanh |
|---|---|---|
| Chứng từ chi trả | Chứng minh doanh nghiệp đã thanh toán thực tế | Tên người nhận tiền, số tiền, thời điểm, nội dung chi |
| Bảng kê thu mua | Chứng minh bản chất giao dịch và người bán | Tên hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền, chữ ký |
| Hồ sơ kèm theo | Tăng độ tin cậy cho giao dịch | Khớp ngày, khớp số lượng, khớp người bán |
Kinh nghiệm thực tế: Nếu bảng kê có nhưng không khớp với chứng từ chi trả hoặc giao nhận hàng, hồ sơ thường bị đánh giá là “có đủ giấy tờ nhưng không đủ sức chứng minh”.
2. Bảng kê cần thể hiện gì để dùng được?
Bảng kê nên thể hiện rõ các thông tin của giao dịch để tránh bị coi là lập cho có:
- Họ tên, địa chỉ hoặc thông tin nhận diện người bán.
- Tên hàng hóa, dịch vụ, quy cách, số lượng, đơn giá, thành tiền.
- Ngày mua, phương thức giao nhận, tình trạng hàng nếu là tài sản cũ.
- Chữ ký người lập, người đại diện có thẩm quyền và người bán hoặc người giao hàng nếu phù hợp.
Với các giao dịch nhỏ lẻ phát sinh thường xuyên, doanh nghiệp nên gom theo ngày hoặc theo từng đợt thu mua để dễ kiểm soát, nhưng không nên gom quá xa khiến dữ liệu bị rời rạc và khó đối chiếu.
3. Trường hợp mua từ hộ kinh doanh, cá nhân dưới ngưỡng chịu thuế GTGT
Đây là nhóm dễ nhầm nhất. Khi doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ từ hộ kinh doanh hoặc cá nhân có doanh thu dưới ngưỡng chịu thuế GTGT, vẫn có thể ghi nhận chi phí nếu có bảng kê và chứng từ thanh toán phù hợp.
- Nếu giá trị mua trong cùng một ngày với cùng một hộ gia đình/cá nhân cộng dồn từ 5 triệu đồng trở lên, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là chi tiết cần đặc biệt kiểm tra.
- Nếu chỉ có chuyển khoản mà thiếu bảng kê, hồ sơ vẫn chưa hoàn chỉnh.
- Nếu thanh toán tiền mặt trong giao dịch vượt ngưỡng cần thanh toán không dùng tiền mặt, rủi ro loại chi phí sẽ tăng đáng kể.
Ghi nhớ: Hồ sơ “đẹp” không chỉ là có giấy tờ, mà còn là giấy tờ khớp nhau về người bán, giá trị, thời điểm và mục đích sử dụng.
III. Quy trình ghi nhận và hạch toán để tránh mất chi phí
Khi đã có giao dịch thực tế, doanh nghiệp cần đi theo một luồng rất rõ: kiểm tra bản chất khoản chi, lập hồ sơ, ghi nhận kế toán, rồi mới đưa vào quyết toán. Đây là cách giảm rủi ro bị trả hồ sơ ngược khi thanh tra thuế.
1. Trước khi thanh toán cần kiểm tra gì?
- Người bán thuộc nhóm được phép dùng chứng từ thay thế hay không.
- Giá trị mua có chạm ngưỡng cần thanh toán không dùng tiền mặt hay chưa.
- Hồ sơ giao dịch đã có bảng kê, phiếu giao nhận, xác nhận số lượng chưa.
- Người ký bảng kê, người nhận tiền, người giao hàng có thống nhất thông tin hay không.
Nếu bỏ qua bước này, đến lúc quyết toán mới quay lại xin bổ sung hồ sơ thì thường rất khó vì chứng từ gốc và thời điểm phát sinh đã trôi qua.
2. Ghi sổ kế toán thế nào cho an toàn?
Về mặt kế toán, chứng từ phải phản ánh đúng nghiệp vụ phát sinh, có đủ tên, số hiệu, ngày lập, tên đơn vị/cá nhân lập, nội dung nghiệp vụ, số lượng, đơn giá, số tiền và chữ ký những người liên quan. Các yếu tố này là nền tảng để khoản chi có thể đi vào sổ sách một cách vững.
- Chi phí nên được gắn mã giao dịch hoặc mã bộ phận sử dụng để thuận tiện tra cứu khi cần giải trình.
- Không nên ghi chung chung kiểu “mua hàng lẻ” hoặc “chi khác” nếu thực tế có thể mô tả rõ hơn.
Công thức kiểm nhanh: Chi phí có thật + hồ sơ thay thế hợp lệ + thanh toán đúng ngưỡng + ghi sổ đúng nội dung = cơ hội được chấp nhận cao hơn khi quyết toán.
3. Trường hợp ủy quyền nhân viên mua hộ
Đây là tình huống rất thường gặp trong doanh nghiệp, nhất là khi mua vật tư gấp, công tác xa hoặc mua hàng lẻ. Khoản chi này có thể được tính vào chi phí nếu hồ sơ nội bộ làm chặt.
- Quy chế nội bộ hoặc quyết định ủy quyền thể hiện rõ người được mua hộ và phạm vi chi.
- Nhân viên thanh toán không dùng tiền mặt khi giá trị từ 5 triệu đồng trở lên.
- Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo từng giao dịch.
- Doanh nghiệp hoàn trả tiền cho người lao động và lưu được dấu vết thanh toán.
Điểm hay bị quên là quyết định ủy quyền chỉ nói miệng hoặc nhắn tin, không lưu thành văn bản nội bộ. Khi kiểm tra, chi phí vẫn có thể bị hỏi về tính hợp lệ của người thực hiện giao dịch.
IV. Rủi ro pháp lý và mức xử lý khi hồ sơ yếu
Rủi ro lớn nhất không nằm ở chuyện “không có hóa đơn” mà nằm ở việc không chứng minh được chi phí là thật và phục vụ kinh doanh. Khi đó, khoản chi có thể bị loại, làm tăng thu nhập chịu thuế và phát sinh nghĩa vụ thuế bổ sung.
1. Chi phí bị loại sẽ kéo theo điều gì?
- Tăng thu nhập chịu thuế, dẫn đến số thuế TNDN phải nộp tăng lên.
- Có thể phát sinh tiền chậm nộp với mức 0,03%/ngày trên số tiền thuế chậm nộp.
- Hồ sơ càng thiếu đồng bộ thì rủi ro giải trình càng cao.
Nếu khoản chi đã bị loại do hồ sơ không đủ, doanh nghiệp không chỉ mất quyền tính vào chi phí mà còn có thể phải nộp thêm phần thuế phát sinh từ khoản điều chỉnh đó. Đây là chỗ làm nhiều đơn vị “mất tiền hai lần”: mất chi phí và mất thêm tiền chậm nộp.
2. Vi phạm chứng từ kế toán thường gặp
- Lập bảng kê thiếu thông tin người bán hoặc thiếu chữ ký.
- Chứng từ chi trả không khớp số tiền với bảng kê.
- Lưu hồ sơ không đúng thời hạn, không tìm lại được bản gốc khi bị yêu cầu giải trình.
- Hạch toán một khoản chi thuộc nhóm đặc thù như khoản chi thường, làm sai bản chất nghiệp vụ.
Theo khung xử phạt hiện hành trong kế toán, vi phạm có thể bị cảnh cáo, phạt tiền và áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả. Thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán là 2 năm.
3. Hồ sơ cần lưu bao lâu?
Để tránh rủi ro khi cơ quan thuế quay lại kiểm tra nhiều kỳ, doanh nghiệp nên bám vào khung lưu trữ tài liệu kế toán:
- 5 năm với tài liệu dùng cho quản lý, điều hành nhưng không dùng trực tiếp để ghi sổ.
- 10 năm với chứng từ kế toán dùng trực tiếp để ghi sổ, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm.
- Lưu trữ vĩnh viễn với tài liệu có tính sử liệu hoặc ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
Điểm rủi ro thực tế: Nhiều hồ sơ chi phí bị mất không phải do sai luật, mà do không còn đủ chứng từ gốc khi cần giải trình sau nhiều năm.
V. Tóm tắt Chi phí hợp lý không cần hóa đơn
Chi phí hợp lý không cần hóa đơn không có nghĩa là chi phí “miễn chứng từ”. Muốn được chấp nhận, khoản chi cần đúng nhóm đặc thù, có bảng kê hoặc tài liệu thay thế phù hợp, thanh toán đúng ngưỡng và được ghi sổ, lưu trữ đầy đủ. Từ 15/12/2025, ngưỡng thanh toán không dùng tiền mặt gắn với nhiều khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên là điểm bạn cần kiểm tra đầu tiên. Nếu làm hồ sơ chặt ngay từ lúc phát sinh, rủi ro bị loại chi phí, truy thu và tiền chậm nộp sẽ giảm đáng kể.
