Từ 01/10/2025, doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu khoản chi phát sinh thực tế, liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, có đủ hóa đơn chứng từ. Với khoản chi từ 05 triệu đồng/lần trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, trừ trường hợp đặc thù do Chính phủ quy định. Ngoài nhóm chi thông thường, luật còn cho phép tính vào chi phí được trừ một số nhóm chi đặc thù nếu đáp ứng điều kiện hồ sơ.
Mốc cần nhớ: với khoản mua hàng hóa, dịch vụ hoặc khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để đủ điều kiện tính chi phí được trừ, trừ trường hợp đặc thù do Chính phủ quy định. Lưu ý: nếu mua bán nhiều lần trong ngày với cùng một nhà cung cấp mà tổng giá trị từ 05 triệu đồng trở lên thì vẫn bắt buộc thanh toán không dùng tiền mặt.
I. Bảng tra cứu nhanh các khoản chi được trừ
| Nhóm chi | Được tính vào chi phí được trừ khi nào |
|---|---|
| Chi phí phục vụ sản xuất kinh doanh | Khoản chi thực tế phát sinh, liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. |
| Chi bổ sung cho hoạt động R&D | Được tính theo tỷ lệ phần trăm trên chi phí thực tế phát sinh trong kỳ tính thuế liên quan đến hoạt động nghiên cứu và phát triển. |
| Chi thuộc nhóm đặc thù được luật cho phép | Thuộc đúng các nhóm chi b1 đến b12 theo khoản 1 Điều 9. |
| Chi có hóa đơn, chứng từ | Có đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định. |
| Chi từ 05 triệu đồng/lần trở lên | Bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, trừ trường hợp đặc thù do Chính phủ quy định. Nếu mua bán nhiều lần trong ngày với cùng một nhà cung cấp mà tổng từ 05 triệu đồng trở lên thì vẫn bắt buộc thanh toán không dùng tiền mặt. |
| Mua hàng không có hóa đơn | Chỉ được tính nếu thuộc đúng trường hợp đặc biệt và có chứng từ chi trả, bảng kê hoặc chứng từ thay thế theo quy định. |
II. Các nhóm chi thực tế khác vẫn có thể được trừ
Doanh nghiệp thường chỉ tập trung vào chi phí bán hàng, quản lý hay giá vốn mà quên các nhóm chi đặc thù. Nếu hồ sơ đi đúng nhóm luật cho phép, vẫn có thể tính vào chi phí được trừ.
- Chi cho thực hiện nhiệm vụ giáo dục quốc phòng và an ninh, huấn luyện, hoạt động của lực lượng dân quân tự vệ và phục vụ các nhiệm vụ quốc phòng, an ninh khác theo quy định.
- Chi hỗ trợ phục vụ cho hoạt động của tổ chức đảng, tổ chức chính trị – xã hội trong doanh nghiệp.
- Chi cho hoạt động giáo dục nghề nghiệp, đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao kỹ năng nghề nghiệp cho người lao động.
- Chi cho hoạt động phòng, chống HIV/AIDS tại nơi làm việc.
- Các khoản tài trợ đúng đối tượng, đúng mục đích theo luật: tài trợ cho giáo dục, y tế, văn hóa, khắc phục hậu quả thiên tai, nhà tình nghĩa, nhà đại đoàn kết, nghiên cứu khoa học và các khoản tài trợ xã hội khác được pháp luật cho phép.
- Chi cho hoạt động nghiên cứu và phát triển, chuyển đổi số trong các trường hợp luật cho phép.
- Khoản tổn thất do thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn và trường hợp bất khả kháng khác không được bồi thường.
- Khoản chi cho người lao động được biệt phái tham gia xử lý tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài được kiểm soát đặc biệt theo quy định.
- Một số khoản chi phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh nhưng chưa tương ứng với doanh thu phát sinh trong kỳ theo quy định của Chính phủ.
- Khoản chi hỗ trợ xây dựng, sửa chữa các công trình công cộng, công trình phúc lợi cho địa phương theo quy định.
- Chi phí liên quan đến việc giảm phát thải khí nhà kính nhằm trung hòa các-bon, hướng tới net zero.
- Một số khoản đóng góp vào các quỹ được thành lập theo quyết định của Thủ tướng Chính phủ hoặc theo quy định của Chính phủ.
Ví dụ thực tế: Một khoản tài trợ có mục đích tốt nhưng hồ sơ không đúng đối tượng hoặc thiếu chứng từ đi kèm vẫn dễ bị loại khi quyết toán. Cơ quan thuế thường kiểm tra kỹ chỗ này, nên bạn cần kiểm tra đồng thời cả mục đích tài trợ, đối tượng nhận tài trợ và bộ hồ sơ chứng minh.
III. Điều kiện hồ sơ, hóa đơn và thanh toán cần kiểm tra trước
1. Trường hợp dưới 05 triệu đồng/lần
Nếu là khoản mua hàng hóa, dịch vụ hoặc khoản thanh toán khác từng lần có giá trị dưới 05 triệu đồng thì không đặt điều kiện về thanh toán không dùng tiền mặt, nhưng vẫn cần bảo đảm hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định chung.
2. Trường hợp từ 05 triệu đồng/lần trở lên
Nếu là khoản mua hàng hóa, dịch vụ hoặc khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT) thì bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, trừ trường hợp đặc thù do Chính phủ quy định. Đây là lỗi đơn giản nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn vi phạm vì hồ sơ kế toán có hóa đơn đầy đủ nhưng chứng từ thanh toán lại không khớp.
Lưu ý quan trọng: Nếu mua bán nhiều lần trong ngày với cùng một nhà cung cấp mà tổng giá trị từ 05 triệu đồng trở lên thì vẫn bắt buộc phải thanh toán không dùng tiền mặt.
3. Trường hợp mua hàng không có hóa đơn
Nếu thuộc nhóm đặc biệt được pháp luật cho phép, doanh nghiệp vẫn có thể tính vào chi phí được trừ khi có chứng từ chi trả, bảng kê hoặc chứng từ thay thế đúng quy định. Thực tế, nhiều đơn vị chỉ lập bảng kê nhưng thiếu căn cứ đi kèm, đến lúc thanh tra thường bị hỏi đầu tiên.
Lưu ý:
- Không đủ điều kiện chung thì khoản chi không được tính vào chi phí được trừ.
- Có hóa đơn nhưng sai điều kiện thanh toán vẫn có rủi ro bị loại.
- Chi đúng bản chất nhưng thiếu hồ sơ cũng dễ bị truy thu khi quyết toán.
IV. Các khoản không được trừ để đối chiếu nhanh
Để tránh nhầm khi hạch toán, bạn nên đối chiếu thêm với các khoản thường bị loại sau đây:
- Khoản chi không đáp ứng đủ các điều kiện được trừ.
- Khoản tiền phạt do vi phạm hành chính.
- Khoản chi đã được bù đắp bằng nguồn kinh phí khác.
- Phần chi vượt mức khống chế hoặc vượt điều kiện luật định: một số khoản chi quản lý, lãi vay, phúc lợi, bảo hiểm hưu trí tự nguyện và các khoản có giới hạn khác.
- Khoản trích lập dự phòng, khấu hao, trích trước không đúng quy định.
- Tiền lương, tiền công của chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do cá nhân làm chủ mà không thuộc diện được tính theo quy định.
- Phần lãi vay vượt mức được trừ.
- Phần thuế giá trị gia tăng đầu vào đã được khấu trừ, hoàn thuế.
- Khoản chi không tương ứng với doanh thu tính thuế, trừ các khoản đặc thù được phép theo điểm b khoản 1 Điều 9.
- Khoản tài trợ không đúng đối tượng, không đúng hồ sơ, không thuộc danh mục luật cho phép.
- Khoản chi đầu tư xây dựng cơ bản, hình thành tài sản cố định không được hạch toán trực tiếp vào chi phí được trừ.
- Một số khoản chi trong lĩnh vực ngân hàng, bảo hiểm và ngành đặc thù nếu không đáp ứng điều kiện riêng theo quy định.
Khi rà soát hồ sơ quyết toán, cách an toàn nhất là kiểm tra lần lượt tính thực tế của khoản chi, mối liên hệ với hoạt động kinh doanh, hóa đơn chứng từ và điều kiện thanh toán. Doanh nghiệp thường sai ở đoạn này chứ không phải ở bước hạch toán.
