Các khoản chi được trừ khi tính thuế TNDN là những chi phí thực tế phát sinh, liên quan đến sản xuất – kinh doanh, hoặc thuộc nhóm đặc thù được pháp luật cho phép. Điều kiện: có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp và đáp ứng yêu cầu thanh toán không dùng tiền mặt nếu thuộc ngưỡng áp dụng.
I. Bảng tra cứu nhanh các khoản chi được trừ
| Nhóm chi phí | Nội dung được trừ | Điểm cần chú ý |
|---|---|---|
| Chi liên quan sản xuất, kinh doanh | Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp | Chi phát sinh thật nhưng nếu không chứng minh được mối liên quan đến sản xuất – kinh doanh thì vẫn có thể bị loại khỏi chi phí được trừ. |
| Chi cho R&D | Chi thực tế phát sinh trong kỳ tính thuế liên quan đến hoạt động nghiên cứu và phát triển; có thể được tính thêm khoản chi bổ sung theo tỷ lệ phần trăm trên chi phí thực tế | Mức tính bổ sung tối đa không quá 200% trên chi phí thực tế; sau khi áp dụng mức bổ sung, doanh nghiệp không bị lỗ |
| Chi đặc thù khác | Chi quốc phòng an ninh, hỗ trợ tổ chức đảng/chính trị – xã hội, giáo dục nghề nghiệp, đào tạo, phòng chống HIV/AIDS tại nơi làm việc, tài trợ giáo dục, y tế, văn hóa, thiên tai, nghiên cứu khoa học, tổn thất bất khả kháng và các khoản đặc thù khác theo quy định | Cần hồ sơ chứng minh mục đích chi và căn cứ thuộc nhóm được phép |
| Hóa đơn, chứng từ | Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật | Thanh tra thường kiểm tra tính đầy đủ và khớp đúng của chứng từ |
| Thanh toán không dùng tiền mặt | Áp dụng với khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định hiện hành | Ngưỡng áp dụng hiện là từ 5 triệu đồng trở lên; cần đối chiếu hướng dẫn chi tiết và trường hợp ngoại lệ |
Mốc cần nhớ: Áp dụng theo quy định hiện hành. Đối với chi cho R&D, mức tính bổ sung tối đa không quá 200% trên chi phí thực tế phát sinh.
II. Điều kiện để chi phí được tính vào chi phí được trừ
1. Khoản chi phải gắn với hoạt động của doanh nghiệp
Khoản chi phải phục vụ sản xuất – kinh doanh, hoặc thuộc nhóm đặc thù được pháp luật cho phép.
2. Có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp
Nhiều doanh nghiệp có chi tiền thật nhưng hồ sơ không đầy đủ, hóa đơn không hợp lệ hoặc chứng từ không khớp nội dung chi. Khi đó, khoản chi dễ không được tính vào chi phí được trừ.
3. Đáp ứng điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt
Với các khoản thuộc ngưỡng áp dụng, quy định hiện hành xác định mốc từ 5 triệu đồng trở lên cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Tuy nhiên, trong thực tế vẫn cần đối chiếu thêm hướng dẫn về bảng kê, phương thức thanh toán và các trường hợp đặc thù để tránh hiểu thiếu.
Lưu ý quan trọng
- Khoản chi không đáp ứng đủ điều kiện về liên quan hoạt động sản xuất kinh doanh, hóa đơn chứng từ hoặc thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định thì không được tính vào chi phí được trừ.
- Các khoản thuộc danh mục chi không được trừ theo luật và nghị định hướng dẫn cũng không được đưa vào chi phí hợp lệ.
III. Những khoản chi thường bị loại khi quyết toán
- Tiền phạt vi phạm hành chính.
- Khoản chi đã được bù đắp bằng nguồn kinh phí khác.
- Các khoản vượt mức khống chế hoặc sai điều kiện theo quy định.
- Khoản chi phúc lợi trực tiếp cho người lao động, phần vượt mức do Chính phủ quy định thì không được trừ.
Doanh nghiệp thường cho rằng chi thực tế phát sinh sẽ được trừ, nhưng thực tế không phải vậy. Nhất là các khoản phúc lợi, hỗ trợ hoặc chi nội bộ, nếu thiếu giới hạn, căn cứ và hồ sơ chứng minh, sẽ dễ bị loại.
Ví dụ thực tế
Một doanh nghiệp có khoản chi phúc lợi cho người lao động và khoản tài trợ bên ngoài. Nếu hồ sơ không thể hiện rõ khoản nào thuộc nhóm được pháp luật cho phép, khoản nào vượt mức, thì khi kiểm tra thuế rất dễ bị tách loại từng phần chứ không chỉ loại toàn bộ một lần.
IV. Trường hợp chi cho nghiên cứu và phát triển cần tách riêng để theo dõi
Chi cho hoạt động nghiên cứu và phát triển (R&D) là nhóm đáng chú ý vì ngoài chi phí thực tế phát sinh, doanh nghiệp còn có thể tính thêm khoản chi bổ sung theo tỷ lệ phần trăm trên chi phí thực tế.
- Mức tính bổ sung tối đa không quá 200% trên chi phí thực tế cho hoạt động này.
- Việc xác định khoản chi bổ sung cần bảo đảm sau khi áp dụng mức bổ sung, doanh nghiệp không bị lỗ.
- Hoạt động R&D cần phù hợp với pháp luật về khoa học và công nghệ.
Đây là điểm dễ bị truy thu nếu doanh nghiệp gộp chung chi phí mà không theo dõi riêng hồ sơ, nội dung công việc và căn cứ xác định đúng là hoạt động R&D. Nếu cần rà soát, Thuận Thiên khuyến nghị kiểm tra ba nhóm giấy tờ: chứng từ chi, tài liệu mô tả hoạt động và căn cứ xác định mức chi bổ sung. Cách này giúp hạn chế rủi ro khi kê khai và quyết toán.
