Từ thời điểm áp dụng mới, doanh nghiệp được tính chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu khoản chi không thuộc nhóm không được trừ và đồng thời đáp ứng đủ các điều kiện về tính thực tế phát sinh, liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh hoặc thuộc nhóm chi đặc thù được phép trừ, có hóa đơn chứng từ hợp pháp và có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt trong trường hợp cần đáp ứng điều kiện này.
Trên thực tế, cơ quan thuế thường kiểm tra kỹ hồ sơ: dù đủ giấy tờ nhưng nếu khoản chi không chứng minh được mối liên hệ với hoạt động kinh doanh thì vẫn dễ bị loại.
I. Bảng tra cứu nhanh điều kiện chi phí được trừ
Từ 01/10/2025, nhiều khoản mua hàng hóa, dịch vụ và khoản thanh toán khác từng lần từ 05 triệu đồng trở lên cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo hướng dẫn hiện hành, trừ trường hợp đặc thù theo quy định của Chính phủ.
| Điều kiện | Nội dung cần có | Điểm dễ sai |
|---|---|---|
| 1 | Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp | Chi có thật nhưng hồ sơ không thể hiện liên quan đến doanh thu, hoạt động hoặc bộ phận sử dụng |
| 2 | Khoản chi thực tế phát sinh khác thuộc các nhóm chi đặc thù được pháp luật cho phép tính trừ | Doanh nghiệp thường chỉ nghĩ đến chi sản xuất kinh doanh thông thường mà bỏ sót nhóm chi đặc thù |
| 3 | Có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp | Thiếu chứng từ gốc hoặc chứng từ không đồng nhất – lỗi đơn giản nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn vi phạm |
| 4 | Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với trường hợp cần đáp ứng điều kiện này | Thanh toán tiền mặt cho khoản chi từ 05 triệu đồng/lần trở lên |
Thuận Thiên lưu ý: bốn điều kiện này cần được xem xét đồng thời, không tách rời. Có hóa đơn và chuyển khoản nhưng khoản chi không phục vụ hoạt động doanh nghiệp hoặc không thuộc nhóm đặc thù được trừ thì vẫn dễ phát sinh rủi ro khi quyết toán.
II. Các khoản chi nào đang được xét theo điều kiện này
1. Chi liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh
Đây là nhóm chi phổ biến nhất. Ngoài khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh, còn bao gồm cả khoản chi phí bổ sung được trừ theo tỷ lệ phần trăm tính trên chi phí thực tế phát sinh trong kỳ tính thuế liên quan đến hoạt động nghiên cứu và phát triển của doanh nghiệp.
Ví dụ thực tế
Doanh nghiệp có khoản chi phục vụ nghiên cứu và phát triển, hồ sơ thanh toán đầy đủ nhưng khi thanh tra không tách rõ nội dung nghiên cứu với chi vận hành chung. Lúc thanh tra thường bị hỏi đầu tiên là bộ hồ sơ nào chứng minh khoản này gắn trực tiếp với hoạt động nghiên cứu và phát triển.
2. Các nhóm chi đặc thù được pháp luật cho phép tính trừ
- Chi cho thực hiện nhiệm vụ giáo dục quốc phòng và an ninh, hoạt động dân quân tự vệ và nhiệm vụ quốc phòng, an ninh khác theo quy định.
- Chi hỗ trợ hoạt động của tổ chức đảng, tổ chức chính trị – xã hội trong doanh nghiệp theo quy định.
- Chi cho hoạt động giáo dục nghề nghiệp, đào tạo nghề; chi cho phòng, chống HIV/AIDS tại nơi làm việc theo quy định.
- Các khoản tài trợ được phép trừ: tài trợ cho giáo dục; y tế; văn hóa; tài trợ cho phòng, chống, khắc phục hậu quả thiên tai, dịch bệnh; làm nhà tình nghĩa, nhà đại đoàn kết, nhà cho đối tượng chính sách; tài trợ cho nghiên cứu khoa học, phát triển công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số.
- Chi cho nghiên cứu khoa học, phát triển công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số.
- Phần giá trị tổn thất do thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn và trường hợp bất khả kháng khác không được bồi thường.
- Chi biệt phái nhân sự tham gia hỗ trợ quản trị, kiểm soát, điều hành tổ chức tín dụng, ngân hàng thương mại được kiểm soát đặc biệt theo quy định.
- Khoản chi phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh nhưng chưa tương ứng với doanh thu tính thuế trong kỳ theo trường hợp Chính phủ quy định.
- Khoản chi hỗ trợ xây dựng, sửa chữa công trình công cộng, công trình phúc lợi, hạ tầng phục vụ trực tiếp cho người lao động hoặc cho hoạt động sản xuất, kinh doanh theo điều kiện pháp luật.
- Chi phí liên quan đến giảm phát thải khí nhà kính, giảm ô nhiễm môi trường.
- Các khoản đóng góp vào quỹ theo quyết định của Chính phủ hoặc Thủ tướng Chính phủ.
Lưu ý quan trọng
Phần này hay bị bỏ sót vì nhiều doanh nghiệp chỉ kiểm tra chi phí đầu vào thông thường mà quên rà soát nhóm chi đặc thù. Nếu hồ sơ nội bộ, quyết định chi, chứng từ và mục đích sử dụng không khớp nhau thì đây là điểm dễ bị truy thu.
III. Điều kiện hóa đơn, chứng từ và thanh toán
1. Hóa đơn, chứng từ hợp pháp
Doanh nghiệp cần có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp đối với khoản chi. Khi kiểm tra thực tế, cơ quan thuế thường đối chiếu thêm hồ sơ đi kèm để chứng minh giao dịch phát sinh thật, chứ không chỉ dựa vào hóa đơn đầu vào.
2. Thanh toán không dùng tiền mặt
Các khoản chi thuộc trường hợp phải đáp ứng điều kiện thanh toán thì cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của pháp luật. Theo hướng dẫn chi tiết tại Nghị định 320/2025/NĐ-CP, điều kiện này áp dụng đối với khoản mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên, trừ các trường hợp đặc thù theo quy định của Chính phủ.
| Nội dung kiểm tra | Mốc cần lưu ý |
|---|---|
| Thời điểm áp dụng | 01/10/2025 |
| Ngưỡng giá trị từng lần | Từ 05 triệu đồng trở lên |
| Phạm vi | Mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác |
| Ngoại lệ | Trường hợp đặc thù theo quy định của Chính phủ |
Ví dụ thực tế
Một khoản mua dịch vụ có hóa đơn hợp lệ nhưng thanh toán bằng tiền mặt trong trường hợp thuộc ngưỡng phải có chứng từ không dùng tiền mặt thì hồ sơ rất dễ bị đặt vấn đề. Bạn nên kiểm tra ngay từ khâu thanh toán để tránh xử lý lại khi quyết toán.
IV. Cách hiểu ngắn gọn để tránh nhầm khi áp dụng
Bản chất quy định: muốn được trừ, khoản chi phải trả lời được hai câu hỏi chính:
- Chi này có thực tế, có liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp hoặc thuộc nhóm chi đặc thù được pháp luật cho phép hay không?
- Hồ sơ, hóa đơn, chứng từ thanh toán đã đủ theo điều kiện tương ứng hay chưa?
Cụ thể:
- Nếu khoản chi thực tế phát sinh nhưng không chứng minh được liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh thì vẫn rủi ro.
- Nếu khoản chi thuộc nhóm đặc thù được trừ nhưng hồ sơ chứng từ thiếu thì dễ bị loại khi kiểm tra.
- Nếu có hóa đơn đầy đủ nhưng thanh toán chưa đúng hình thức ở trường hợp cần áp dụng điều kiện thì doanh nghiệp thường vướng khi giải trình.
Thuận Thiên khuyên: khi rà soát hồ sơ chi phí, hãy kiểm tra theo thứ tự: mục đích khoản chi → bộ chứng từ → hình thức thanh toán → đối chiếu ngưỡng 05 triệu đồng/lần. Cách làm này ngắn gọn nhưng giúp giảm đáng kể các sai sót thường gặp khi kê khai và quyết toán thuế TNDN.
