Xác định mức lương đóng BHXH mới nhất không khó nếu bạn nắm đúng cách phân biệt các khoản được tính và không được tính, cùng các mốc thời gian quan trọng. Làm đúng sẽ giúp bạn tránh đóng thiếu hoặc bị truy thu.
Điểm mấu chốt: mức lương làm căn cứ đóng BHXH không phải cứ ghi trong hợp đồng là được, mà phải tách đúng theo nhóm người lao động, đúng cấu phần tiền lương và đúng thời điểm áp dụng. Chỉ cần lệch một khoản cố định, một phụ cấp hoặc nhầm mốc hiệu lực, doanh nghiệp đã có thể phát sinh chênh lệch truy đóng.
Cơ sở pháp lý
- Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15 – hiệu lực từ 01/07/2025, quy định nền tảng về đối tượng, căn cứ đóng và quản lý thu BHXH bắt buộc.
- Nghị định 158/2025/NĐ-CP – hiệu lực từ 01/07/2025, hướng dẫn chi tiết Luật BHXH 2024 về BHXH bắt buộc, bao gồm cách xác định tiền lương làm căn cứ đóng.
- Nghị định 293/2025/NĐ-CP – hiệu lực từ 01/01/2026, quy định mức lương tối thiểu vùng năm 2026.
- Nghị định 161/2026/NĐ-CP – hiệu lực từ 01/07/2026, điều chỉnh mức tham chiếu lên 2.530.000 đồng/tháng.
- Công văn 1198/CTL&BHXH-BHXH – ban hành ngày 05/9/2025, hướng dẫn về tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc, nêu rõ 14 khoản phụ cấp, phúc lợi không tính vào căn cứ đóng.
- Nghị định 12/2022/NĐ-CP – hiệu lực từ 17/01/2022, quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, BHXH, bảo hiểm thất nghiệp.
- Công văn 1363/BHXH-QLT – ban hành năm 2025, hướng dẫn xử lý chậm đóng, trốn đóng BHXH và tiền lãi 0,03%/ngày.
I. Bảng tra cứu nhanh mức lương đóng BHXH mới nhất
Để chốt đúng mức lương đóng BHXH, bạn chỉ cần kiểm tra theo ba lớp: nhóm đối tượng, cấu phần tiền lương và mốc áp dụng. Làm đúng ba lớp này sẽ giúp bạn tránh được phần lớn sai sót khi kê khai.
| Nhóm người lao động | Căn cứ lương đóng BHXH | Mức sàn / mức trần cần nhớ |
|---|---|---|
| Người lao động hưởng lương do doanh nghiệp quyết định | Tiền lương tháng gồm lương theo công việc/chức danh, phụ cấp lương, khoản bổ sung khác trả thường xuyên, ổn định | Sàn không thấp hơn mức lương tối thiểu vùng; trần không vượt 20 lần mức tham chiếu khi thuộc nhóm áp dụng trần |
| Người lao động hưởng lương theo chế độ Nhà nước | Lương tháng theo chức vụ, chức danh, ngạch, bậc, cấp bậc quân hàm và một số phụ cấp theo chế độ | Áp dụng theo khung tiền lương và phụ cấp của khu vực Nhà nước |
| Nhóm đặc thù tại các điểm g, h, m, n khoản 1 Điều 2 Luật BHXH 2024 | Tiền lương làm căn cứ đóng thấp nhất bằng mức tham chiếu, cao nhất bằng 20 lần mức tham chiếu | Từ 01/7/2026: sàn 2.530.000 đồng/tháng, trần 50.600.000 đồng/tháng |
Các mốc cần ghi nhớ: từ 01/7/2025 áp dụng Luật BHXH 2024 và Nghị định 158/2025/NĐ-CP; từ 01/01/2026 áp dụng mức lương tối thiểu vùng mới; từ 01/7/2026 mức tham chiếu là 2.530.000 đồng/tháng, kéo theo trần đóng BHXH của nhóm áp dụng mức tham chiếu là 50.600.000 đồng/tháng.
II. Cách xác định mức lương đóng BHXH mới nhất
1. Với người lao động hưởng lương do doanh nghiệp quyết định
Đối với nhóm này, tiền lương đóng BHXH được lấy từ tiền lương tháng thực trả theo thỏa thuận, nhưng không phải khoản nào trên bảng lương cũng được tính. Bạn cần tách rõ ba phần sau:
- Mức lương theo công việc hoặc chức danh – nền lương chính, thường ghi trong hợp đồng lao động hoặc phụ lục hợp đồng.
- Phụ cấp lương – chỉ những khoản bù đắp điều kiện lao động, tính chất phức tạp công việc, điều kiện sinh hoạt, mức độ thu hút lao động.
- Các khoản bổ sung khác – chỉ tính khi xác định được mức tiền cụ thể, đã thỏa thuận trong hợp đồng và trả thường xuyên, ổn định trong mỗi kỳ trả lương.
Việc gộp phúc lợi vào phụ cấp lương hoặc gộp thưởng năng suất vào khoản cố định sẽ khiến mức đóng bị lệch, dễ gây rủi ro khi BHXH đối chiếu hồ sơ.
Để kiểm tra nhanh, hãy xem khoản đó có được ghi riêng trong hợp đồng không, có mức tiền cụ thể không, có trả đều hàng tháng không. Nếu ba yếu tố đầu là ‘có’, rất có thể khoản đó sẽ được tính vào căn cứ đóng.
Để chốt nhanh từng dòng thu nhập trên bảng lương, bạn có thể tham chiếu theo bảng dưới đây:
| Loại thu nhập trên bảng lương | Tính vào căn cứ đóng? | Điều kiện chốt nhanh |
|---|---|---|
| Lương chức danh / công việc | Có | Luôn tính, đây là nền lương chính |
| Phụ cấp trách nhiệm, độc hại, khu vực, thu hút | Có | Nếu được thỏa thuận và ghi rõ trong HĐLĐ |
| Khoản bổ sung cố định, trả đều hàng tháng | Có | Phải xác định được mức tiền cụ thể + có thỏa thuận trước trong hợp đồng |
| Thưởng năng suất, KPI, doanh số | Không | Vì biến động theo hiệu suất, không ổn định giữa các kỳ |
| Phúc lợi ghi riêng (ăn giữa ca, xăng xe, điện thoại, nhà ở, giữ trẻ…) | Không | Phải tách thành mục riêng trong HĐLĐ, không gộp vào lương hoặc phụ cấp |
| Khoản chi không xác định mức tiền cụ thể | Không | Không có căn cứ rõ ràng để tính mức đóng |
Nếu một khoản đang nằm ở vùng xám (vừa mang tính cố định vừa có yếu tố biến động), ưu tiên kiểm tra hợp đồng lao động xem khoản đó được ghi nhận như thế nào trước khi quyết định.
2. Với người lao động hưởng lương theo chế độ Nhà nước
Nhóm này dùng logic hoàn toàn khác: căn cứ đóng bám theo chức vụ, chức danh, ngạch, bậc, cấp bậc quân hàm và các khoản phụ cấp theo chế độ như phụ cấp chức vụ, thâm niên vượt khung, thâm niên nghề, hệ số chênh lệch bảo lưu lương (nếu có).
Lỗi thường gặp là nhầm bảng lương doanh nghiệp với bảng lương Nhà nước, hoặc cộng thêm phúc lợi không thuộc căn cứ đóng. Khi đối chiếu, bạn cần nhìn đúng bảng lương theo chế độ Nhà nước cho vị trí đó.
3. Những khoản không tính vào tiền lương đóng BHXH
Để tránh kê khai sai, nên tách riêng các khoản loại trừ ngay từ lúc xây dựng bảng lương. Các khoản sau thường không tính vào căn cứ đóng BHXH bắt buộc nếu được ghi nhận đúng bản chất:
| Nhóm khoản | Ví dụ thường gặp | Điểm cần lưu ý |
|---|---|---|
| Khoản biến động theo hiệu suất | Thưởng năng suất, khoản phụ thuộc kết quả công việc | Không ổn định, không nên gộp vào lương cố định |
| Khoản không xác định mức tiền cụ thể | Hỗ trợ phát sinh theo thực tế, chi theo điều kiện từng đợt | Nếu không chốt được số tiền rõ ràng thì không nên tính vào căn cứ đóng |
| Phúc lợi, trợ cấp ghi riêng trong hợp đồng | Tiền ăn giữa ca, xăng xe, điện thoại, đi lại, nhà ở, giữ trẻ, nuôi con nhỏ | Nên tách thành mục riêng, tránh nhập nhằng với lương |
Để làm rõ ranh giới này, Công văn 1198/CTL&BHXH-BHXH ban hành ngày 05/9/2025 đã liệt kê cụ thể 14 khoản phúc lợi, trợ cấp không tính vào tiền lương đóng BHXH bắt buộc nếu được ghi thành mục riêng trong hợp đồng lao động, bao gồm: tiền thưởng (theo Điều 103 BLLĐ), thưởng sáng kiến, tiền ăn giữa ca, hỗ trợ xăng xe, điện thoại, đi lại, nhà ở, giữ trẻ, nuôi con nhỏ, hỗ trợ thân nhân tử vong, hỗ trợ người thân kết hôn, trợ cấp khó khăn đột xuất, hỗ trợ tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp và các khoản hỗ trợ khác ghi riêng. Đây là danh mục tham chiếu trực tiếp để kế toán và nhân sự đối chiếu khi xây dựng bảng lương.
Nhiều doanh nghiệp thường gộp hết hỗ trợ vào một dòng lương tổng, khiến hồ sơ thiếu rõ ràng. Khi rà soát, cơ quan BHXH sẽ xét theo bản chất chứ không phải tên gọi.
4. Công thức kiểm tra nhanh mức đóng
Bạn có thể rà soát theo công thức ngắn sau:
Tiền lương đóng BHXH = Lương chức danh/công việc + Phụ cấp lương + Khoản bổ sung cố định, thường xuyên
- Nếu khoản chi phụ thuộc năng suất hoặc biến động theo tháng, cần xem lại trước khi cộng.
- Nếu khoản chi là phúc lợi riêng, nên tách khỏi lương đóng.
- Nếu người lao động thuộc nhóm có sàn/trần, cần đối chiếu thêm mức tối thiểu và tối đa áp dụng.
III. Mốc hiệu lực và mức sàn, mức trần cần theo dõi
1. Mốc 01/7/2025: luật mới và nghị định hướng dẫn bắt đầu áp dụng
Từ ngày 01/7/2025, Luật BHXH 2024 và Nghị định 158/2025/NĐ-CP là nền tảng chính để xác định BHXH bắt buộc. Các nhóm áp dụng:
- Nhóm hưởng lương doanh nghiệp: tập trung vào 3 cấu phần lương.
- Nhóm hưởng lương Nhà nước: bám theo ngạch, bậc, chức danh, quân hàm và phụ cấp theo chế độ.
- Nhóm lao động không trọn thời gian có HĐLĐ từ đủ 01 tháng: nếu tiền lương tháng bằng hoặc cao hơn mức thấp nhất thì thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc từ mốc này.
2. Mốc 01/01/2026: lương tối thiểu vùng tăng
Mức lương tối thiểu vùng năm 2026 được quy định như sau:
| Vùng | Mức lương tối thiểu tháng |
|---|---|
| Vùng I | 5.310.000 đồng/tháng |
| Vùng II | 4.730.000 đồng/tháng |
| Vùng III | 4.140.000 đồng/tháng |
| Vùng IV | 3.700.000 đồng/tháng |
Dùng mức này làm sàn kiểm tra lương đóng BHXH cho lao động giản đơn nhất. Nếu công việc yêu cầu đào tạo nghề, lương phải cao hơn ít nhất 7% so với mức tối thiểu vùng tương ứng. Khi thang lương nội bộ đang đặt sát mức tối thiểu vùng, hãy rà lại ngay vì chỉ cần lương cơ bản không theo kịp, hồ sơ đóng BHXH rất dễ bị đánh dấu bất thường.
3. Mốc 01/7/2026: mức tham chiếu tăng kéo theo trần đóng mới
Từ ngày 01/7/2026, mức tham chiếu là 2.530.000 đồng/tháng. Với nhóm đối tượng áp dụng mức tham chiếu, tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc thấp nhất bằng mức tham chiếu và cao nhất bằng 20 lần mức tham chiếu.
| Chỉ tiêu | Mức áp dụng từ 01/7/2026 |
|---|---|
| Mức tham chiếu / mức sàn | 2.530.000 đồng/tháng |
| Mức trần | 50.600.000 đồng/tháng |
Trước thời điểm này, trần tương ứng là 46.800.000 đồng/tháng. Nếu doanh nghiệp có nhân sự cấp cao, chỉ cần chậm cập nhật mốc 01/7/2026 là có thể đóng thiếu phần chênh lệch.
Ví dụ rà soát thực tế – mẫu tư duy xử lý nhanh
Giả sử một nhân sự có bảng lương tháng gồm:
- Lương chức danh: 12.000.000 đồng → Tính
- Phụ cấp trách nhiệm: 2.000.000 đồng → Tính (nếu ghi trong HĐLĐ)
- Hỗ trợ điện thoại: 500.000 đồng → Không tính (phúc lợi ghi riêng)
- Thưởng năng suất: 3.000.000 đồng → Không tính (biến động theo hiệu suất)
Cách chốt: Lấy 12.000.000 + 2.000.000 = 14.000.000 đồng/tháng làm căn cứ đóng. Nếu doanh nghiệp gộp cả bốn khoản thành “tổng thu nhập 17.500.000 đồng” rồi lấy toàn bộ làm căn cứ, số tiền BHXH sẽ bị lệch và dễ phát sinh truy đóng sau này.
Vậy nên, hãy rà hồ sơ theo thứ tự ưu tiên ngay trước kỳ chốt lương: xác định nhóm lao động, tách từng dòng thu nhập, đối chiếu sàn – trần, rồi mới chốt số đóng BHXH.
IV. Nhóm đối tượng nào cần áp dụng khác nhau
1. Nhóm hưởng lương doanh nghiệp
- Đây là nhóm phát sinh sai sót nhiều nhất vì bảng lương thường có nhiều khoản cộng/trừ.
- Nên chuẩn hóa từng dòng lương: lương chính, phụ cấp, hỗ trợ, phúc lợi, thưởng hiệu suất.
2. Nhóm hưởng lương Nhà nước
- Cần đối chiếu đúng cơ chế tiền lương theo chức vụ, ngạch bậc.
- Không nên lấy mẫu lương doanh nghiệp để áp sang nhóm này.
3. Nhóm lao động không trọn thời gian
- Nếu có hợp đồng từ đủ 01 tháng trở lên và tiền lương đạt ngưỡng thì thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc.
- Nhóm này dễ bị bỏ sót vì doanh nghiệp thường nghĩ làm bán thời gian thì không cần đóng.
4. Nhóm có mức tham chiếu và trần 20 lần
- Áp dụng cho các nhóm đặc thù như chủ hộ kinh doanh nộp thuế kê khai, người quản lý doanh nghiệp không hưởng lương và một số đối tượng khác theo Luật BHXH 2024.
- Rà soát kỹ mức sàn, mức trần theo từng mốc thời gian để không khai thấp hoặc khai vượt trần.
Một lỗi thực tế: doanh nghiệp chốt mức lương BHXH theo tháng công chuẩn, nhưng hợp đồng lại ghi thêm khoản trả đều hàng tháng dưới tên khác. Khi đối chiếu, khoản này vẫn có thể bị xem xét là thu nhập tính đóng nếu bản chất là khoản bổ sung cố định.
V. Rủi ro nếu đóng sai hoặc đóng thiếu
Rủi ro có thể tích lũy qua nhiều tháng, nhiều lao động, nhất là khi bị rà soát chéo giữa hồ sơ lương, hợp đồng và quyết định tăng lương. Hậu quả cụ thể:
1. Khi phát sinh chênh lệch lương → truy đóng cả phần chênh
- Nếu tiền lương được điều chỉnh tăng (từ quyết định tăng lương, phụ lục hợp đồng…), doanh nghiệp và người lao động cần truy thu, truy đóng phần chênh lệch cho các tháng tương ứng.
- Nếu quá 06 tháng kể từ ngày quyết định điều chỉnh tăng có hiệu lực, số tiền truy đóng sẽ phát sinh thêm tiền lãi truy đóng.
2. Chậm xử lý → phát sinh lãi chậm đóng
- Tiền lãi chậm đóng hiện được tính ở mức 0,03%/ngày trên số tiền chưa đóng, nhân với số ngày chậm.
- Với doanh nghiệp có nhiều lao động, số lãi này có thể tích lũy rất nhanh nếu kéo dài.
3. Vi phạm bị phát hiện → xử phạt hành chính + buộc khắc phục
- Hành vi không đóng, đóng không đầy đủ, đóng không đúng mức hoặc khai tiền lương thấp hơn thực tế có thể bị xử phạt theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP.
- Mức phạt với tổ chức thường bằng 02 lần mức phạt của cá nhân.
- Ngoài tiền phạt, đơn vị còn có thể bị buộc đóng đủ số tiền BHXH, BHYT, BHTN còn thiếu.
4. Hồ sơ yếu → rủi ro khi bị kiểm tra
- Bảng lương không rõ cấu phần rất khó giải trình khi bị kiểm tra.
- Quyết định tăng lương, phụ lục hợp đồng, bảng chấm công và bảng lương nếu lệch nhau sẽ làm hồ sơ yếu đi rõ rệt.
- Với doanh nghiệp có nhiều vị trí hưởng lương cao, một lỗi trần đóng thôi cũng đủ phát sinh chênh lệch lớn trong năm.
Khi kiểm tra, BHXH sẽ xem xét toàn bộ chuỗi hồ sơ: hợp đồng, phụ lục, quyết định, bảng lương, kỳ trả lương và thời điểm áp dụng. Hồ sơ lõi cần ưu tiên đối chiếu là hợp đồng lao động và phụ lục hợp đồng (vì đây là căn cứ pháp lý thể hiện thỏa thuận về lương), tiếp đến là quyết định tăng lương hoặc điều chỉnh lương, sau cùng là bảng lương và chứng từ chi trả.
VI. Checklist rà soát trước khi chốt mức lương đóng BHXH
Trước khi chốt, hãy rà soát theo thứ tự ưu tiên sau (bắt đầu từ hồ sơ gốc, kiểm tra xong mới chuyển bước tiếp):
3 bước chốt nhanh: Mở hợp đồng lao động (bước 1) → So với bảng lương thực tế (bước 2) → Đối chiếu sàn/trần theo mốc hiện tại (bước 3).
- Mở hợp đồng lao động và phụ lục (nếu có): Xác định nhóm lao động (hưởng lương doanh nghiệp, Nhà nước hay đặc thù), kiểm tra các khoản lương, phụ cấp, khoản bổ sung đã được ghi nhận ra sao.
- Rà từng dòng thu nhập trên bảng lương: Tách thành 3 nhóm: (a) cố định phải tính, (b) phúc lợi không tính, (c) khoản cần kiểm tra thêm. Đối chiếu với bảng phân loại nhanh ở mục II.1.
- So với mức tối thiểu vùng: Đảm bảo không thấp hơn vùng tương ứng và cao hơn 7% nếu là công việc đã qua đào tạo nghề.
- Kiểm tra trần theo mốc thời gian: Trước 01/7/2026 là 46.800.000 đồng/tháng, từ 01/7/2026 là 50.600.000 đồng/tháng.
- Đối chiếu quyết định tăng lương: Nếu phát sinh điều chỉnh, cần tính lại phần truy thu kịp thời.
- Lưu đủ hồ sơ giải trình: Hợp đồng, phụ lục, quyết định lương, bảng lương, chứng từ chuyển khoản nếu có.
VII. Lời kết mức lương và chuẩn hóa quỹ lương để loại trừ rủi ro truy thu BHXH
Xác định đúng mức lương đóng BHXH không chỉ là nghĩa vụ tuân thủ pháp luật mà còn là bài toán quản trị rủi ro cốt lõi của mỗi doanh nghiệp. Việc gộp chung các khoản phúc lợi vào nền lương chính, hay nhầm lẫn giữa khoản bổ sung cố định và khoản biến động có thể khiến doanh nghiệp phải trả giá bằng các khoản truy thu, tiền lãi chậm đóng 0,03%/ngày và các mức phạt hành chính.
Thuận Thiên nhắc lại 3 vấn đề an toàn dành cho kế toán và nhân sự:
- Bám sát Hợp đồng lao động: Tách bạch rõ ràng 3 cấu phần (Lương chức danh + Phụ cấp tính đóng + Khoản bổ sung cố định) ngay trên giấy tờ pháp lý gốc.
- Rà soát Phúc lợi: Tận dụng tối đa danh mục 14 khoản hỗ trợ, trợ cấp không tính vào BHXH (theo Thông tư 06/2021/TT-BLĐTBXH) bằng cách lập thành mục chi trả riêng biệt, không cộng gộp vào lương.
- Cập nhật Mốc Luật mới: Nắm vững Mức lương tối thiểu vùng hiện hành làm mức sàn và quy định về “Mức tham chiếu” theo Luật BHXH 2024 làm mức trần để kê khai chính xác.
