Bài viết giúp bạn chuẩn bị hồ sơ thành lập công ty của từng loại hình doanh nghiệp và các lưu ý quan trọng, tránh các sai sót cơ bản

Tóm tắt các ý chính

  1. Chọn loại hình doanh nghiệp phù hợp: Hiểu rõ đặc điểm của từng loại hình (TNHH, cổ phần, tư nhân, hợp danh) để chuẩn bị hồ sơ đúng quy định.
  2. Hồ sơ cần đầy đủ và chính xác: Bao gồm giấy đề nghị đăng ký, điều lệ công ty, giấy tờ chứng thực cá nhân/tổ chức và các tài liệu bổ sung theo yêu cầu từng loại hình doanh nghiệp.
  3. Lưu ý các lỗi thường gặp:
    • Thông tin cá nhân không khớp hoặc giấy tờ hết hạn.
    • Địa chỉ trụ sở không hợp lệ hoặc nằm trong khu vực cấm kinh doanh.
    • Tên doanh nghiệp trùng lặp, vi phạm quy định.
    • Ngành nghề kinh doanh không chính xác hoặc không đáp ứng điều kiện pháp lý.
  4. Tuân thủ quy định về vốn điều lệ: Đảm bảo vốn điều lệ phù hợp với ngành nghề kinh doanh và tỷ lệ góp vốn chính xác trong danh sách thành viên/cổ đông.
  5. Sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp nếu cần: Nếu bạn cảm thấy thủ tục quá phức tạp, hãy cân nhắc sử dụng dịch vụ thành lập công ty để đảm bảo quá trình diễn ra nhanh chóng và chính xác.

Việc thành lập công ty là bước đi quan trọng trong hành trình kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Việc hiểu rõ và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ thành lập công ty không chỉ giúp quá trình đăng ký diễn ra suôn sẻ mà còn là nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp trong tương lai.

Trong bài viết này Thuận Thiên sẽ cung cấp cho bạn hướng dẫn chi tiết nhất về hồ sơ thành lập công ty, phù hợp với quy định pháp luật mới nhất, giúp bạn tự tin khởi nghiệp.

Căn cứ pháp lý

I. Hồ sơ thành lập công ty theo từng loại hình doanh nghiệp

Hiện nay, tại Việt Nam có 5 loại hình doanh nghiệp chính, bạn có thể tham khảo hồ sơ từng loại hình mà có thể chuẩn bị đầy đủ.

1. Hồ sơ thành lập công ty TNHH một thành viên

Công ty TNHH một thành viên là doanh nghiệp do một tổ chức hoặc một cá nhân làm chủ sở hữu. Hồ sơ thành lập bao gồm:

  • Giấy đề nghị đăng ký thành lập công ty TNHH một thành viên (theo mẫu quy định)
  • Dự thảo Điều lệ công ty
  • Bản sao hợp lệ giấy tờ chứng thực cá nhân của chủ sở hữu là cá nhân hoặc người đại diện theo pháp luật (CCCD/CMND/Hộ chiếu còn hiệu lực)
  • Giấy ủy quyền cho người thực hiện thủ tục (nếu có)

Lưu ý:

  • Nếu chủ sở hữu là tổ chức, cần có bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc tài liệu tương đương
  • Nếu chủ sở hữu là tổ chức nước ngoài, các giấy tờ phải được hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan có thẩm quyền

2. Hồ sơ thành lập công ty TNHH hai thành viên trở lên

Công ty TNHH hai thành viên trở lên có từ 2 đến 50 thành viên, mỗi thành viên chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài chính khác của công ty trong phạm vi số vốn đã góp. Hồ sơ cần chuẩn bị gồm:

  • Giấy đề nghị đăng ký thành lập công ty TNHH hai thành viên trở lên (theo mẫu)
  • Điều lệ công ty
  • Danh sách thành viên góp vốn (theo mẫu)
  • Bản sao y công chứng CCCD/CMND/Hộ chiếu của tất cả thành viên (không quá 3 tháng)
  • Giấy ủy quyền (nếu có người được ủy quyền thực hiện thủ tục)

Lưu ý:

  • Đối với thành viên là tổ chức, cần bổ sung bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc tài liệu tương đương
  • Đối với thành viên là tổ chức nước ngoài, cần có bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh được chứng thực tại cơ quan nơi tổ chức đăng ký không quá 3 tháng kể từ ngày nộp hồ sơ

3. Hồ sơ thành lập công ty cổ phần

Công ty cổ phần là loại hình doanh nghiệp có vốn điều lệ được chia thành các phần bằng nhau gọi là cổ phần, các thành viên gọi là cổ đông và chịu trách nhiệm về các khoản nợ trong phạm vi số vốn góp. Hồ sơ thành lập bao gồm:

  • Đơn kiến nghị đăng ký thành lập công ty cổ phần (Mẫu Phụ lục I-4 Thông tư 01/2021 TT-BKHĐT)
  • Điều lệ công ty cổ phần
  • Danh sách cổ đông sáng lập (Mẫu Phụ lục I-7 Thông tư 01/2021 TT-BKHĐT)
  • Bản sao CCCD/CMND/Hộ chiếu của tất cả cổ đông
  • Giấy CN ĐKKD/Giấy CN ĐKDN đối với các tổ chức (ngoài trừ tổ chức là Bộ/UBND tỉnh, thành phố)
  • Giấy chứng thực thông tin cá nhân của người đại diện theo pháp luật
  • Quyết định góp vốn của cổ đông trong tổ chức
  • Quyết định ủy quyền của người đại diện pháp luật (nếu có)

Lưu ý đặc biệt:

  • Đối với cổ đông là tổ chức nước ngoài, giấy phép đăng ký kinh doanh phải được chứng thực không quá 3 tháng kể từ ngày nộp hồ sơ
  • Công ty cổ phần có quyền phát hành cổ phần để huy động vốn

4. Hồ sơ thành lập doanh nghiệp tư nhân

Doanh nghiệp tư nhân là doanh nghiệp do một cá nhân làm chủ sở hữu và tự chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình về hoạt động của doanh nghiệp. Hồ sơ thành lập bao gồm:

  • Giấy đề nghị đăng ký thành lập doanh nghiệp (Phụ lục I-1, Thông tư số 01/2013/TT-BKH)
  • Bản sao CCCD/CMND/Hộ chiếu của chủ sở hữu doanh nghiệp (không quá 3 tháng)
  • Cam kết thực hiện mục tiêu xã hội và môi trường (nếu là doanh nghiệp xã hội)
  • Giấy tờ ủy quyền (nếu có)

Lưu ý: Doanh nghiệp tư nhân chỉ có một chủ sở hữu và không được phép mời thêm người khác làm chủ sở hữu trong quá trình hoạt động.

5. Hồ sơ thành lập công ty hợp danh

Công ty hợp danh là loại hình doanh nghiệp cần có ít nhất 2 thành viên hợp danh, cùng tiến hành kinh doanh dưới một tên chung. Hồ sơ thành lập bao gồm:

  • Đơn đề nghị đăng ký thành lập doanh nghiệp
  • Điều lệ công ty hợp danh
  • Danh sách các thành viên của công ty hợp danh
  • Bản sao y chứng thực CMND/CCCD/Hộ chiếu của thành viên hợp danh
  • Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (đối với thành viên nhà đầu tư nước ngoài)
  • Tài liệu kèm theo khác (đối với một số trường hợp)
  • Giấy ủy quyền (nếu cần)

Lưu ý: Công ty hợp danh không được quá 50 thành viên trong quá trình hoạt động. Thành viên hợp danh chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình về các nghĩa vụ của công ty.

II. Các lỗi thường gặp khi chuẩn bị hồ sơ thành lập công ty

Để tránh việc hồ sơ bị trả lại và kéo dài thời gian đăng ký, bạn nên lưu ý những lỗi thường gặp sau:

Lỗi về thông tin cá nhân

  • Thông tin cá nhân trên giấy tờ không khớp với hồ sơ đăng ký
  • CMND/CCCD/Hộ chiếu hết hạn hoặc không hợp lệ
  • Thiếu chữ ký của thành viên/cổ đông trên các văn bản yêu cầu

Lỗi về địa chỉ trụ sở

  • Địa chỉ không đầy đủ 4 cấp hành chính
  • Địa chỉ nằm trong khu vực không được phép đăng ký kinh doanh
  • Địa chỉ đã được đăng ký bởi quá nhiều doanh nghiệp khác

Lỗi về tên doanh nghiệp

  • Tên trùng hoặc gây nhầm lẫn với doanh nghiệp đã đăng ký
  • Tên vi phạm điều cấm (chứa từ ngữ xúc phạm, vi phạm truyền thống)
  • Tên không đúng cấu trúc quy định

Lỗi về ngành nghề kinh doanh

  • Đăng ký ngành nghề kinh doanh có điều kiện nhưng không đáp ứng điều kiện
  • Mã ngành không chính xác hoặc không còn hiệu lực
  • Mô tả ngành nghề không phù hợp với mã ngành

Lỗi về vốn điều lệ

  • Vốn điều lệ không đáp ứng quy định về vốn pháp định đối với ngành nghề có yêu cầu
  • Tỷ lệ góp vốn không chính xác trong danh sách thành viên/cổ đông

Thành lập công ty không chỉ là một thủ tục pháp lý, mà còn là bước khởi đầu cho một hành trình kinh doanh đầy thử thách và cơ hội. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng hồ sơ và tuân thủ đúng quy định pháp luật không chỉ giúp quá trình đăng ký diễn ra thuận lợi, mà còn là tiền đề cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp trong tương lai. Nếu bạn gặp khó khăn trong quá trình chuẩn bị hồ sơ, hãy tìm kiếm sự hỗ trợ từ các nguồn tư vấn pháp lý uy tín để đảm bảo mọi bước đi của bạn đều vững chắc và đúng hướng.

Hãy nhớ rằng, dù thủ tục hành chính có thể phức tạp, nhưng việc hiểu rõ và thực hiện đúng quy định sẽ giúp doanh nghiệp của bạn hoạt động hợp pháp và tránh được những rủi ro pháp lý không đáng có trong tương lai.

Nếu cảm thấy quá trình chuẩn bị hồ sơ quá phức tạp, bạn có thể cân nhắc sử dụng dịch vụ thành lập công ty trọn gói của Thuận Thiên để có thể đảm bảo quá trình thành lập diễn ra suôn sẻ.

Câu Hỏi Thường Gặp

Thời gian duyệt hồ sơ thành lập công ty thường từ 3-5 ngày làm việc đối với công ty vốn trong nước. Đối với công ty có vốn đầu tư nước ngoài, thời gian xử lý có thể kéo dài từ 18-30 ngày, do cần thêm thời gian để xin giấy phép đầu tư (15-30 ngày) trước khi xin giấy phép đăng ký kinh doanh (3-5 ngày)

Có, hiện nay hầu hết các tỉnh thành lớn như Hà Nội, TP.HCM, Bình Dương, Quảng Ninh… chỉ áp dụng hình thức nộp hồ sơ qua mạng tại Cổng thông tin quốc gia

Chỉ cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ duy nhất khi đăng ký thành lập công ty

Có, các giấy tờ như CMND/CCCD/Hộ chiếu cần được công chứng và không quá 6 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ

Nếu muốn thay đổi thông tin, bạn cần làm thủ tục thay đổi đăng ký doanh nghiệp tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đã đăng ký. Thủ tục này tương tự như quy trình đăng ký ban đầu, nhưng chỉ cần nộp hồ sơ liên quan đến nội dung thay đổi.