Hướng dẫn chi tiết điều kiện, thủ tục đăng ký kinh doanh nhà trọ, chung cư mini. Cập nhật quy định mới nhất về giấy phép, thuế, PCCC, an ninh trật tự.

Tóm tắt các ý chính

  • Đăng ký kinh doanh là bắt buộc: Kinh doanh nhà trọ, chung cư mini phải có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp) để hoạt động hợp pháp, phù hợp với quy mô và mục tiêu đầu tư.
  • Tuân thủ quy định pháp lý: Đảm bảo quyền sử dụng đất hợp pháp, có giấy phép xây dựng, và tuân thủ các quy định về an ninh, trật tự (ANTT) và phòng cháy chữa cháy (PCCC) theo Nghị định 96/2016/NĐ-CP và 136/2020/NĐ-CP.
  • Chung cư mini siết chặt quản lý từ 2025: Theo Luật Nhà ở 2023, chung cư mini từ 2 tầng và 20 căn hộ trở lên phải đáp ứng tiêu chuẩn khắt khe hơn, có thể được cấp sổ hồng riêng và phải quản lý vận hành theo quy chế.
  • Nghĩa vụ thuế rõ ràng: Doanh thu trên 100 triệu đồng/năm phải nộp thuế GTGT (5%), thuế TNCN (5%) và lệ phí môn bài (300.000–1.000.000 đồng/năm); dưới 100 triệu đồng/năm được miễn thuế GTGT và TNCN.
  • Rủi ro vi phạm pháp luật: Không đăng ký kinh doanh, vi phạm PCCC hoặc ANTT có thể bị phạt nặng (5–100 triệu đồng), tạm đình chỉ hoặc thu hồi giấy phép, gây rủi ro tài chính và pháp lý.

Trong bối cảnh đô thị hóa và nhu cầu về nhà ở tại các thành phố lớn ngày càng tăng, kinh doanh nhà trọ và chung cư mini đã trở thành một kênh đầu tư đầy tiềm năng. Tuy nhiên, đây là ngành nghề kinh doanh có điều kiện, đòi hỏi chủ đầu tư phải tuân thủ chặt chẽ các quy định của pháp luật để đảm bảo hoạt động hợp pháp và bền vững.

Trong bài viết này, Thuận Thiên sẽ tổng hợp và hướng dẫn bạn chi tiết các điều kiện và thủ tục cần thiết để kinh doanh nhà trọ, chung cư mini được cập nhật mới nhất đến năm 2025.

Căn cứ pháp lý:

I. Phân biệt nhà trọ và chung cư mini theo quy định mới

Trước khi bắt đầu, việc hiểu rõ khái niệm nhà trọ và chung cư mini theo pháp luật là vô cùng quan trọng, đặc biệt sau khi Luật Nhà ở 2023 có hiệu lực.

Nhà trọ (hoặc phòng trọ): Là nhà ở riêng lẻ có nhiều phòng cho thuê, do cá nhân, hộ gia đình đầu tư xây dựng. Pháp luật hiện hành không định nghĩa cụ thể “nhà trọ” mà xem đây là một hình thức của hoạt động “kinh doanh dịch vụ lưu trú”.

Chung cư mini: Theo khoản 3 Điều 3 Luật Nhà ở 2023 (có hiệu lực từ 01/01/2025), chung cư mini được định nghĩa là nhà ở có từ 02 tầng trở lên, mỗi tầng có căn hộ, hoặc từ 02 tầng trở lên và có quy mô từ 20 căn hộ trở lên. Việc quản lý chung cư mini được siết chặt hơn đáng kể so với trước đây.

II. Điều kiện bắt buộc để kinh doanh nhà trọ, chung cư mini hợp pháp

Để hoạt động kinh doanh cho thuê nhà trọ, chung cư mini hợp pháp, bạn cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện cốt lõi sau đây:

1. Có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh

Đây là điều kiện tiên quyết. Hoạt động cho thuê nhà trọ, chung cư mini mang tính chất sinh lời, thường xuyên và liên tục nên bắt buộc phải đăng ký kinh doanh. Chủ đầu tư có thể lựa chọn một trong hai hình thức:

  • Hộ kinh doanh cá thể: Phù hợp với quy mô nhỏ, thủ tục đơn giản, ít hơn 10 lao động.
  • Doanh nghiệp (Công ty TNHH, Công ty Cổ phần…): Phù hợp với quy mô lớn, chuyên nghiệp, không bị giới hạn về địa điểm hay số lượng lao động.

2. Có giấy phép xây dựng và đảm bảo quyền sử dụng đất

  • Giấy phép xây dựng: Đối với công trình xây mới hoặc cải tạo lớn, giấy phép xây dựng là bắt buộc để đảm bảo công trình phù hợp với quy hoạch và tiêu chuẩn xây dựng.
  • Quyền sử dụng hợp pháp: Nhà đất dùng để kinh doanh phải có Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất (sổ hồng/sổ đỏ), không có tranh chấp, khiếu nại và không bị kê biên.

3. Đảm bảo điều kiện về an ninh, trật tự (ANTT)

Kinh doanh dịch vụ lưu trú là ngành nghề có điều kiện về ANTT. Do đó, chủ cơ sở phải được cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện về an ninh, trật tự. Người chịu trách nhiệm về ANTT của cơ sở phải có lý lịch rõ ràng, không thuộc các trường hợp bị cấm theo quy định tại Nghị định 96/2016/NĐ-CP.

4. Đảm bảo điều kiện về phòng cháy và chữa cháy (PCCC)

An toàn PCCC là yêu cầu đặc biệt quan trọng. Tùy theo quy mô, công trình phải đáp ứng các điều kiện khác nhau theo Nghị định 136/2020/NĐ-CP và các quy chuẩn liên quan:

  • Phải thẩm duyệt thiết kế và xin Giấy chứng nhận đủ điều kiện về PCCC: Áp dụng cho nhà trọ, chung cư mini cao từ 7 tầng trở lên hoặc có tổng khối tích từ 5.000m³ trở lên.
  • Không cần xin giấy phép nhưng phải có phương án PCCC: Áp dụng cho nhà trọ, chung cư mini thấp hơn 7 tầng nhưng phải đảm bảo các điều kiện an toàn về PCCC như trang bị bình chữa cháy, thiết kế lối thoát nạn, hệ thống báo cháy…

III. Thủ tục đăng ký kinh doanh chi tiết (A-Z)

1. Bước 1: Lựa chọn và chuẩn bị hồ sơ theo hình thức kinh doanh

Tùy vào hình thức bạn đã chọn, hồ sơ cần chuẩn bị sẽ khác nhau.

  • Hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh:
    • Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh (theo mẫu tại Phụ lục III-1 Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT).
    • Bản sao hợp lệ Thẻ căn cước công dân hoặc Hộ chiếu của chủ hộ kinh doanh.
    • Bản sao hợp lệ hợp đồng thuê nhà hoặc giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hợp pháp địa điểm kinh doanh.
  • Hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp:
    • Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
    • Điều lệ công ty.
    • Danh sách thành viên (đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên) hoặc cổ đông sáng lập (đối với công ty cổ phần).
    • Bản sao hợp lệ giấy tờ pháp lý của người đại diện theo pháp luật và các thành viên/cổ đông.

Mã ngành kinh doanh cần đăng ký là: 6810 – Kinh doanh bất động sản, quyền sử dụng đất thuộc chủ sở hữu, chủ sử dụng hoặc đi thuê (chi tiết: Cho thuê nhà ở).

2. Bước 2: Nộp hồ sơ

  • Đối với Hộ kinh doanh: Nộp hồ sơ tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện (Phòng Tài chính – Kế hoạch thuộc UBND quận/huyện) nơi đặt địa điểm kinh doanh.
  • Đối với Doanh nghiệp: Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

3. Bước 3: Nhận kết quả

Thời gian xử lý hồ sơ hợp lệ thường từ 03 – 05 ngày làm việc. Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, bạn đã có tư cách pháp nhân để thực hiện các thủ tục tiếp theo.

Theo Luật Nhà ở 2023, chung cư mini từ 2 tầng và 20 căn hộ trở lên phải đáp ứng tiêu chuẩn khắt khe hơn, có thể được cấp sổ hồng riêng và phải quản lý vận hành theo quy chế.
Theo Luật Nhà ở 2023, chung cư mini từ 2 tầng và 20 căn hộ trở lên phải đáp ứng tiêu chuẩn khắt khe hơn, có thể được cấp sổ hồng riêng và phải quản lý vận hành theo quy chế.

IV. Các giấy phép con và thủ tục liên quan khác

1. Thủ tục xin giấy chứng nhận đủ điều kiện về PCCC

  • Hồ sơ cần chuẩn bị:
    • Văn bản đề nghị cấp giấy chứng nhận.
    • Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
    • Hồ sơ thiết kế PCCC đã được thẩm duyệt.
    • Văn bản nghiệm thu về PCCC.
  • Nơi nộp: Cơ quan Cảnh sát PCCC và Cứu nạn, cứu hộ Công an cấp tỉnh.

2. Thủ tục xin giấy chứng nhận đủ điều kiện về an ninh, trật tự

  • Hồ sơ cần chuẩn bị:
    • Văn bản đề nghị cấp Giấy chứng nhận.
    • Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
    • Bản khai lý lịch của người chịu trách nhiệm về ANTT.
    • Văn bản nghiệm thu về PCCC hoặc biên bản kiểm tra an toàn PCCC.
  • Nơi nộp và thời gian giải quyết: Nộp tại cơ quan Công an có thẩm quyền. Thời gian giải quyết là 05 ngày làm việc.

V. Nghĩa vụ thuế đối với hoạt động kinh doanh cho thuê

Khi kinh doanh nhà trọ, chủ cơ sở có nghĩa vụ kê khai và nộp các loại thuế sau (áp dụng cho cả hộ kinh doanh và cá nhân cho thuê), theo quy định tại Thông tư 40/2021/TT-BTC:

  • Trường hợp doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở xuống: Được miễn thuế Giá trị gia tăng (GTGT) và thuế Thu nhập cá nhân (TNCN).
  • Trường hợp doanh thu trên 100 triệu đồng/năm: Phải nộp các loại thuế sau:
    • Thuế Giá trị gia tăng (GTGT): 5% x Doanh thu tính thuế.
    • Thuế Thu nhập cá nhân (TNCN): 5% x Doanh thu tính thuế.
    • Lệ phí môn bài: Mức đóng dựa trên doanh thu hàng năm:
      • Doanh thu trên 100 đến 300 triệu đồng/năm: 300.000 đồng/năm.
      • Doanh thu trên 300 đến 500 triệu đồng/năm: 500.000 đồng/năm.
      • Doanh thu trên 500 triệu đồng/năm: 1.000.000 đồng/năm.

VI. Cập nhật quy định mới về chung cư mini từ 2025

Luật Nhà ở 2023 và Luật Kinh doanh bất động sản 2023 (có hiệu lực từ 01/01/2025) đã siết chặt quản lý đối với chung cư mini:

  • Điều kiện để được cấp sổ hồng riêng: Chung cư mini xây dựng đáp ứng đủ điều kiện (về giấy phép, PCCC, tiêu chuẩn căn hộ…) sẽ được cơ quan nhà nước cấp Giấy chứng nhận (sổ hồng) cho từng căn hộ.
  • Quản lý vận hành: Nhà chung cư mini phải được quản lý vận hành theo quy chế do Bộ Xây dựng ban hành.
  • Chủ đầu tư dự án: Đối với chung cư mini từ 20 căn hộ trở lên để bán hoặc cho thuê mua, chủ đầu tư phải là doanh nghiệp hoặc hợp tác xã có chức năng kinh doanh bất động sản.

VII. Mức phạt vi phạm thường gặp

Việc không tuân thủ quy định sẽ dẫn đến những rủi ro pháp lý và tài chính không nhỏ.

  • Kinh doanh không có giấy phép: Phạt tiền từ 5 – 10 triệu đồng đối với hộ kinh doanh và từ 50 – 100 triệu đồng đối với doanh nghiệp. Đồng thời bị buộc phải đăng ký kinh doanh.
  • Vi phạm về PCCC: Tùy mức độ có thể bị phạt tiền hàng chục triệu đồng, bị tạm đình chỉ hoặc đình chỉ hoạt động cho đến khi khắc phục xong.
  • Vi phạm về an ninh, trật tự: Phạt tiền và có thể bị thu hồi Giấy chứng nhận đủ điều kiện về ANTT.

VIII. Tóm tắt điều kiện và thủ tục kinh doanh nhà trọ, chung cư mini

Tóm lại, để kinh doanh nhà trọ và chung cư mini một cách hợp pháp và hiệu quả, các nhà đầu tư cần thực hiện một lộ trình bài bản: từ việc chuẩn bị pháp lý cho đất đai, xin giấy phép xây dựng, đăng ký kinh doanh, xin các giấy phép con về PCCC và ANTT, cho đến việc tuân thủ nghiêm ngặt các nghĩa vụ về thuế. Việc nắm vững các quy định, đặc biệt là các cập nhật từ Luật Nhà ở 2023, sẽ giúp bạn tự tin vận hành, tránh rủi ro và tối ưu hóa lợi nhuận từ mô hình kinh doanh hấp dẫn này.

Câu Hỏi Thường Gặp

Có. Hoạt động thuê nhà nguyên căn và cho thuê lại từng phòng được xem là hoạt động kinh doanh có tính chất thường xuyên, nhằm mục đích sinh lời. Do đó, bạn bắt buộc phải đăng ký kinh doanh dưới hình thức hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp để tuân thủ đúng quy định của pháp luật.

Theo Luật Nhà ở 2023, hợp đồng thuê nhà phải được lập thành văn bản và có các nội dung chính sau: thông tin đầy đủ của bên cho thuê và bên thuê; đặc điểm của nhà/phòng trọ (địa chỉ, diện tích); giá thuê và phương thức thanh toán; thời hạn thuê và thời điểm giao nhận nhà; quyền và nghĩa vụ của các bên; và các thỏa thuận khác (tiền cọc, quy định về người ở cùng, vật nuôi…).

Chủ nhà trọ có trách nhiệm thông báo và hướng dẫn người thuê thực hiện đăng ký tạm trú với cơ quan công an cấp xã trong vòng 30 ngày kể từ ngày họ chuyển đến. Chủ nhà cần cung cấp các giấy tờ liên quan đến quyền sở hữu/sử dụng nhà trọ để người thuê hoàn tất thủ tục. Việc không thực hiện có thể bị xử phạt hành chính.

Theo quy định, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở xuống thì được miễn lệ phí môn bài. Nếu doanh thu của bạn (tổng tiền cho thuê thu được trong năm) vượt trên 100 triệu đồng thì vẫn phải nộp lệ phí môn bài theo các mức quy định.

Giấy chứng nhận đủ điều kiện về an ninh, trật tự không có thời hạn hiệu lực, trừ các trường hợp cơ sở kinh doanh bị thu hồi theo quy định. Tuy nhiên, cơ quan công an sẽ tiến hành kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất để đảm bảo cơ sở kinh doanh luôn duy trì đủ các điều kiện về ANTT.