Kinh doanh dịch vụ ăn uống: Cẩm nang toàn tập về Thuế, Hóa đơn & Quy định mới nhất

Kinh doanh dịch vụ ăn uống là lĩnh vực sôi động và đầy tiềm năng tại Việt Nam, nhưng cũng đi kèm với nhiều quy định pháp luật phức tạp. Để vận hành hợp pháp và bền vững, chủ nhà hàng, quán ăn hay quán cà phê phải nắm vững các yêu cầu về hóa đơn, kê khai thuế, an toàn thực phẩm và các nghĩa vụ pháp lý liên quan.

Đặc biệt, năm 2025 kinh doanh dịch vụ ăn uống mang đến nhiều thay đổi quan trọng mà chủ kinh doanh cần chuẩn bị kỹ lưỡng để tránh rủi ro. Trong bài viết này, Thuận Thiên sẽ tổng hợp và phân tích chi tiết các quy định mới nhất, giúp bạn tự tin vận hành kinh doanh hiệu quả.

Cơ sở pháp lý

• Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14.
• Luật An toàn thực phẩm 2010 và các văn bản sửa đổi, bổ sung (bao gồm các dự thảo và quy định mới dự kiến cho năm 2025).
• Luật Bảo hiểm xã hội 2024 (có hiệu lực từ 01/07/2025).
• Thông tư 40/2021/TT-BTC – Hướng dẫn thuế GTGT, TNCN và quản lý thuế đối với hộ kinh doanh.
• Thông tư 92/2015/TT-BTC – Hướng dẫn về thuế GTGT và TNCN đối với cá nhân kinh doanh.
• Thông tư 78/2021/TT-BTC – Hướng dẫn về hóa đơn điện tử.
• Nghị định 123/2020/NĐ-CP – Quy định về hóa đơn, chứng từ.
• Nghị định 125/2020/NĐ-CP – Xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn.
• Nghị định 70/2025/NĐ-CP (dự kiến) – Sửa đổi, bổ sung quy định về hóa đơn điện tử từ máy tính tiền.
• Nghị định 15/2018/NĐ-CP – Quy định chi tiết một số điều của Luật An toàn thực phẩm.

I. Các thủ tục pháp lý bắt buộc khi mở quán ăn, nhà hàng

1. Đăng ký kinh doanh

Đây là bước đầu tiên và bắt buộc trước khi cơ sở đi vào hoạt động. Bạn có thể lựa chọn một trong hai hình thức chính:

• Thành lập hộ kinh doanh cá thể: Phù hợp với quy mô nhỏ, vốn đầu tư ít. Thủ tục đăng ký được thực hiện tại UBND cấp quận/huyện nơi đặt địa điểm kinh doanh.
• Thành lập công ty/doanh nghiệp: Phù hợp với quy mô lớn hơn, có nhiều cổ đông hoặc cần cấu trúc pháp lý chuyên nghiệp. Thủ tục đăng ký tại Sở Kế hoạch và Đầu tư.

Khi đăng ký, bạn cần ghi rõ ngành nghề kinh doanh dịch vụ ăn uống, với các mã ngành phổ biến như: Mã 5610 (Nhà hàng và các dịch vụ ăn uống phục vụ lưu động), Mã 5630 (Dịch vụ phục vụ đồ uống).

2. Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm (ATTP)

Giấy chứng nhận ATTP là yêu cầu bắt buộc đối với mọi cơ sở kinh doanh dịch vụ ăn uống tại chỗ theo Luật An toàn thực phẩm. Để được cấp giấy, cơ sở của bạn phải đáp ứng các điều kiện sau:

• Có địa điểm, khu vực chế biến đảm bảo vệ sinh, không bị ô nhiễm.
• Có đủ nước sạch đạt quy chuẩn kỹ thuật (QCVN 01:2009/BYT) để sử dụng.
• Có trang thiết bị, dụng cụ phù hợp, chuyên biệt cho thực phẩm sống và chín.
• Nhân viên trực tiếp tiếp xúc với thực phẩm phải có giấy khám sức khỏe và chứng chỉ tập huấn kiến thức ATTP.

Giấy chứng nhận này thường do Chi cục An toàn Vệ sinh thực phẩm hoặc Phòng Y tế quận/huyện cấp và có hiệu lực 3 năm. Từ năm 2025, các cơ sở quy mô lớn có thể phải áp dụng tiêu chuẩn cao hơn như GMP, HACCP.

3. Các giấy phép và chứng chỉ quan trọng khác

Tùy thuộc vào quy mô và loại hình dịch vụ, bạn có thể cần thêm các giấy phép sau:

• Giấy phép phòng cháy chữa cháy (PCCC): Bắt buộc với các cơ sở có diện tích lớn (ví dụ: >200m²).
• Giấy phép bán lẻ rượu, bia: Nếu kinh doanh các loại đồ uống có cồn.
• Đăng ký môi trường: Nếu cơ sở có hoạt động xả thải nước, dầu mỡ hoặc khí thải ra môi trường.
• Giấy phép sử dụng âm nhạc: Nếu bạn phát nhạc có bản quyền tại quán.

II. Quy định chi tiết về hóa đơn dịch vụ ăn uống năm 2025

1. Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử

Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, kể từ ngày 01/07/2022, tất cả các doanh nghiệp và hộ kinh doanh, bao gồm cả lĩnh vực dịch vụ ăn uống, đã phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử.

2. Quy định mới từ 01/06/2025: Hóa đơn từ máy tính tiền kết nối cơ quan thuế

Đây là một trong những thay đổi lớn nhất trong năm 2025. Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP (dự kiến), từ ngày 01/06/2025, các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh trong lĩnh vực ăn uống có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

• Đối tượng áp dụng: Bao gồm cả hộ nộp thuế theo phương pháp kê khai và phương pháp khoán.
• Yêu cầu: Chủ quán cần đầu tư máy tính tiền (hệ thống POS) có tích hợp giải pháp hóa đơn điện tử và đảm bảo dữ liệu giao dịch được truyền về cơ quan thuế theo thời gian thực.
• Lộ trình: Thời hạn đăng ký phải hoàn thành trước ngày 30/05/2025. Từ năm 2026, dự kiến phương pháp nộp thuế khoán sẽ được thay thế hoàn toàn bằng phương pháp kê khai.

3. Nội dung bắt buộc trên hóa đơn

Một hóa đơn dịch vụ ăn uống hợp lệ phải có đầy đủ các nội dung theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

• Tên hóa đơn, ký hiệu, số hóa đơn.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua (nếu có).
• Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá; thành tiền.
• Thuế suất GTGT, tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán bằng số và bằng chữ.
• Ngày, tháng, năm lập hóa đơn và chữ ký số của người bán.
• Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã.

Về việc ghi tên dịch vụ: Bạn có thể ghi chi tiết từng món ăn (ví dụ: “Phở bò”, “Cơm tấm sườn”) để thuận tiện cho khách hàng doanh nghiệp khấu trừ thuế, hoặc ghi chung là “Dịch vụ ăn uống” đối với khách hàng cá nhân không có nhu cầu.

4. Thời điểm lập hóa đơn

Theo Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn dịch vụ ăn uống là khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Cụ thể:

• Phục vụ tại chỗ: Lập hóa đơn ngay khi khách hàng thanh toán sau khi kết thúc bữa ăn.
• Giao hàng tận nơi (delivery): Lập hóa đơn tại thời điểm xác nhận đơn hàng đã được giao thành công cho khách.

Lưu ý quan trọng: Ngày lập hóa đơn và ngày ký số trên hóa đơn điện tử không được cách nhau quá 1 ngày làm việc.

5. Xử phạt vi phạm về hóa đơn

Việc không tuân thủ quy định về hóa đơn sẽ bị xử phạt nặng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Dưới đây là một số mức phạt phổ biến:

Hành vi không lập hóa đơn có thể bị xem là trốn thuế và bị xử phạt từ 1,5 đến 3 lần số tiền trốn thuế.

III. Nghĩa vụ thuế đối với kinh doanh dịch vụ ăn uống

1. Các loại thuế phải nộp và thuế suất

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh dịch vụ ăn uống phải nộp 2 loại thuế chính theo Thông tư 40/2021/TT-BTC:

• Thuế Giá trị gia tăng (GTGT): 3% trên doanh thu.
• Thuế Thu nhập cá nhân (TNCN): 1.5% trên doanh thu.

Như vậy, tổng tỷ lệ thuế phải nộp là 4.5% trên tổng doanh thu. Nếu kinh doanh dịch vụ lưu trú kết hợp ăn uống, tỷ lệ thuế GTGT là 5% và thuế TNCN là 2%. Hộ kinh doanh có doanh thu trong năm dương lịch từ 100 triệu đồng trở xuống thì không phải nộp thuế GTGT và thuế TNCN.

2. Phương pháp tính và kê khai thuế

Hộ kinh doanh có thể lựa chọn một trong hai phương pháp nộp thuế:

• Phương pháp khoán: Áp dụng cho hộ kinh doanh không thực hiện hoặc thực hiện không đầy đủ chế độ kế toán, hóa đơn. Cơ quan thuế sẽ ấn định một mức doanh thu và số thuế phải nộp cố định theo năm.
• Phương pháp kê khai: Áp dụng cho hộ kinh doanh thực hiện đầy đủ chế độ kế toán, hóa đơn, chứng từ. Hộ kinh doanh sẽ kê khai thuế theo tháng hoặc quý dựa trên doanh thu thực tế phát sinh.

Phương pháp kê khai cho phép bạn khấu trừ các chi phí đầu vào hợp lệ, giúp giảm số thuế phải nộp.

3. Tầm quan trọng của hóa đơn đầu vào

Một trong những thách thức lớn nhất của ngành F&B là chi phí nguyên vật liệu mua từ chợ, nông dân không có hóa đơn. Theo quy định, các khoản chi phí không có hóa đơn, chứng từ hợp lệ sẽ không được tính là chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Điều này dẫn đến:

• Doanh thu tính thuế bị tăng lên một cách bất hợp lý.
• Số thuế phải nộp tăng cao, ảnh hưởng đến lợi nhuận.

Do đó, việc yêu cầu và thu thập đầy đủ hóa đơn đầu vào từ các nhà cung cấp là cực kỳ quan trọng để tối ưu hóa chi phí thuế.

IV. Quy định về sổ sách kế toán và lưu trữ chứng từ

1. Yêu cầu về chế độ kế toán

Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai bắt buộc phải thực hiện chế độ kế toán và sử dụng hóa đơn, chứng từ. Bạn có thể lựa chọn sổ sách kế toán đơn giản (ghi chép tay) hoặc sử dụng các phần mềm kế toán, phần mềm quản lý bán hàng để theo dõi thu – chi, nhập – xuất kho một cách chuyên nghiệp và chính xác.

2. Thời hạn lưu trữ hóa đơn và chứng từ kế toán

Theo Luật Kế toán 2015 và Nghị định 174/2016/NĐ-CP, thời hạn lưu trữ chứng từ được quy định rất nghiêm ngặt:

• Lưu trữ tối thiểu 5 năm: Đối với các chứng từ kế toán không trực tiếp dùng để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho.
• Lưu trữ tối thiểu 10 năm: Đối với hóa đơn, chứng từ kế toán trực tiếp dùng để ghi sổ và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm.

V. Cập nhật quan trọng về bảo hiểm xã hội (BHXH) từ 01/07/2025

1. Chủ hộ kinh doanh bắt buộc tham gia BHXH

Theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024 (sửa đổi), có hiệu lực từ 01/07/2025, chủ hộ kinh doanh có đăng ký kinh doanh sẽ thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc. Đây là một thay đổi lớn so với trước đây khi chủ hộ chỉ có thể tham gia tự nguyện.

• Mức đóng dự kiến: Khoảng 25% trên mức tiền lương tháng đóng BHXH do chủ hộ lựa chọn (tối thiểu bằng mức tham chiếu và tối đa bằng 20 lần mức lương cơ sở).

2. Nghĩa vụ đóng BHXH cho nhân viên

Khi thuê lao động, chủ cơ sở kinh doanh phải ký hợp đồng lao động và đóng BHXH, BHYT, BHTN đầy đủ cho nhân viên có hợp đồng từ 1 tháng trở lên. Không thực hiện nghĩa vụ này không chỉ vi phạm pháp luật lao động mà còn đối mặt với nguy cơ bị truy thu và phạt nặng.

VI. Tóm tắt kinh doanh dịch vụ ăn uống 2025: Cẩm nang toàn tập về Thuế, Hóa đơn & Quy định mới nhất

Năm 2025 đánh dấu những bước chuyển mình mạnh mẽ trong công tác quản lý thuế và pháp lý đối với ngành dịch vụ ăn uống. Để kinh doanh thành công và bền vững, bạn cần đặc biệt lưu ý những điểm cốt lõi sau:

• Chuyển đổi số trong quản lý: Bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền kết nối cơ quan thuế nếu doanh thu từ 1 tỷ/năm, đây là xu hướng không thể đảo ngược.
• Minh bạch hóa chi phí: Chuẩn hóa quy trình mua hàng, yêu cầu hóa đơn đầu vào để tối ưu chi phí thuế một cách hợp pháp.
• Nghĩa vụ với người lao động: Tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về hợp đồng lao động và bảo hiểm xã hội, đặc biệt là quy định mới về BHXH bắt buộc cho chủ hộ kinh doanh từ 01/07/2025.
• An toàn thực phẩm là trên hết: Luôn đảm bảo cơ sở đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn vệ sinh ATTP để xây dựng uy tín và tránh các rủi ro pháp lý.

Việc nắm vững và tuân thủ các quy định trên không chỉ giúp bạn tránh được các khoản phạt không đáng có mà còn là nền tảng vững chắc để phát triển kinh doanh một cách chuyên nghiệp và lâu dài.