Khi xuất hóa đơn GTGT sai, doanh nghiệp không được hủy hóa đơn đã lập mà phải điều chỉnh hoặc thay thế theo các quy định mới. Toàn bộ quy trình xử lý cần đảm bảo đúng thủ tục, tuân thủ nguyên tắc mới để đảm bảo tính pháp lý và lịch sử giao dịch trên hệ thống hóa đơn điện tử.
I. Nguyên tắc xử lý hóa đơn GTGT xuất sai
- Bỏ hoàn toàn quy định hủy hóa đơn điện tử đã lập sai: Doanh nghiệp tuyệt đối không được hủy hóa đơn điện tử đã lập sai mà phải điều chỉnh/thay thế.
- Bắt buộc lập văn bản thỏa thuận với người mua là doanh nghiệp/tổ chức: Đối với hóa đơn điện tử, không bắt buộc lập văn bản thỏa thuận bằng giấy – chỉ cần có sự thống nhất giữa hai bên (có thể bằng email, chứng từ điện tử khác).
- Lịch sử giao dịch phải đầy đủ trên hệ thống: Mọi lần điều chỉnh/thay thế đều phải được lưu trữ rõ ràng.
II. Phân loại trường hợp và cách xử lý hóa đơn GTGT sai
1. Trường hợp sai tên, địa chỉ người mua (không sai mã số thuế)
- Người bán chỉ cần thông báo cho người mua để hai bên tự lưu hồ sơ; không phải gửi mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế.
2. Trường hợp sai mã số thuế, số tiền, thuế suất hoặc hàng hóa
- Bước 1: Hai bên phải lập văn bản thỏa thuận về sai sót.
- Bước 2: Doanh nghiệp lựa chọn một trong hai phương án:
- Lập hóa đơn điều chỉnh (nếu điều chỉnh tăng/giảm giá trị).
- Lập hóa đơn thay thế (nếu cần thay toàn bộ nội dung hóa đơn cũ).
- Các thông tin điều chỉnh/thay thế, ghi chú rõ ràng theo quy định.
Ví dụ thực tế
Công ty A xuất hóa đơn cho Công ty B sai đơn giá. Hai bên lập văn bản thỏa thuận điều chỉnh. Công ty A lập hóa đơn điều chỉnh giảm với giá trị âm tương ứng, ghi chú rõ thông tin liên quan trên hóa đơn điều chỉnh.
III. Quy trình xử lý hóa đơn điện tử sai
- Lập văn bản thỏa thuận với người mua là doanh nghiệp/tổ chức.
- Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc thay thế phù hợp trên hệ thống.
- Ký số, cấp mã hóa đơn mới và gửi cho người mua.
- Có thể lập 01 hóa đơn để điều chỉnh/thay thế nhiều hóa đơn sai của cùng người mua trong cùng tháng.
Lưu ý quan trọng
- Tuyệt đối không được hủy hóa đơn điện tử đã lập sai.
- Cơ quan thuế sẽ gửi thông báo cho bên bán khi phát hiện có sai sót để rà soát, xử lý kịp thời.
- Nếu hóa đơn điều chỉnh/thay thế tiếp tục sai, phải xử lý lại theo quy trình ban đầu.
- Doanh nghiệp phải lưu trữ đầy đủ văn bản thỏa thuận và hóa đơn điều chỉnh/thay thế.
