Trong việc thành lập công ty, việc hồ sơ thành lập doanh nghiệp bị trả lại không phải là hiếm gặp và có thể gây nhiều trở ngại cho các nhà sáng lập. Bài viết dưới đây Thuận Thiên sẽ hướng dẫn chi tiết các bước cần thực hiện khi gặp phải tình huống này, giúp bạn nhanh chóng khắc phục vấn đề và tiếp tục quá trình thành lập doanh nghiệp một cách suôn sẻ.
Chúng ta sẽ phân tích từ nguyên nhân, quy trình xử lý, đến các giải pháp cụ thể, đồng thời cung cấp thông tin về các quy định pháp lý liên quan mới nhất nhé.
Căn cứ pháp lý
- Luật số 59/2020/QH14 của Quốc hội: Luật Doanh nghiệp
- Nghị định số 01/2021/NĐ-CP của Chính phủ: Về đăng ký doanh nghiệp
- Nghị định số 122/2021/NĐ-CP của Chính phủ: Quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư
I. Quy trình tiếp nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp
Trước khi đi vào các bước xử lý khi hồ sơ bị trả lại, cần hiểu rõ quy trình tiếp nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp theo quy định hiện hành. Quy trình này là cơ sở để xác định nguyên nhân và biện pháp khắc phục khi hồ sơ bị từ chối.
Điều kiện để hồ sơ được tiếp nhận
Theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp chỉ được tiếp nhận khi đáp ứng đủ các điều kiện sau:
- Có đầy đủ các giấy tờ theo quy định
- Tên doanh nghiệp đã được điền đầy đủ vào các giấy tờ liên quan
- Có địa chỉ liên lạc của người nộp hồ sơ
- Đã nộp đủ phí, lệ phí đăng ký doanh nghiệp theo quy định
Sau khi tiếp nhận, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ trao Giấy biên nhận và tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ. Đây là giai đoạn mà nhiều hồ sơ có thể bị trả lại nếu không đáp ứng các yêu cầu pháp lý.
II. Nguyên nhân phổ biến khiến hồ sơ thành lập doanh nghiệp bị trả lại
Việc hiểu rõ các nguyên nhân có thể dẫn đến việc hồ sơ bị trả lại là bước quan trọng để có biện pháp khắc phục hiệu quả. Dưới đây là những lý do phổ biến nhất:
1. Thiếu giấy tờ trong hồ sơ đăng ký
Đây là lỗi phổ biến nhất khi người nộp hồ sơ không chuẩn bị đầy đủ các tài liệu cần thiết như:
- Thiếu giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp
- Thiếu điều lệ công ty
- Thiếu danh sách thành viên/cổ đông góp vốn
- Thiếu bản sao giấy tờ pháp lý của người đại diện pháp luật hoặc thành viên/cổ đông
2. Thông tin kê khai không chính xác hoặc mâu thuẫn
Các thông tin không khớp giữa các tài liệu trong hồ sơ, ví dụ:
- Thông tin cá nhân của thành viên/cổ đông không khớp giữa danh sách thành viên và điều lệ
- Địa chỉ trụ sở công ty không thống nhất
- Vốn điều lệ ghi khác nhau trên các tài liệu
3. Không đáp ứng điều kiện về tên doanh nghiệp
Tên doanh nghiệp có thể bị từ chối nếu:
- Trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên doanh nghiệp đã đăng ký
- Vi phạm quy định về đặt tên doanh nghiệp
- Sử dụng tên cấm theo quy định của pháp luật
4. Ngành nghề kinh doanh có điều kiện nhưng không đáp ứng yêu cầu
Doanh nghiệp đăng ký ngành nghề kinh doanh có điều kiện nhưng chưa đáp ứng các điều kiện theo quy định hoặc thiếu giấy phép, chứng chỉ cần thiết.
5. Lỗi về hình thức và trình bày hồ sơ
Hồ sơ có thể bị trả lại do:
- Thiếu chữ ký, con dấu (nếu có) theo quy định
- Giấy tờ không được công chứng, hợp pháp hóa khi cần thiết
- Giấy tờ bị tẩy xóa, sửa chữa không đúng quy định
III. Quy trình xử lý khi hồ sơ thành lập doanh nghiệp bị trả lại
Khi hồ sơ đăng ký doanh nghiệp bị trả lại, người nộp hồ sơ cần thực hiện các bước sau để khắc phục vấn đề:
1. Tiếp nhận thông báo từ chối
Khi hồ sơ bị từ chối, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do từ chối. Người nộp hồ sơ cần đọc kỹ và hiểu rõ các lý do này để có biện pháp khắc phục phù hợp.
2. Phân tích và xác định lỗi
Dựa trên thông báo từ chối, người nộp hồ sơ cần xác định chính xác các lỗi trong hồ sơ. Việc này rất quan trọng để tránh lãng phí thời gian và chi phí khi nộp lại hồ sơ nhiều lần.
3. Sửa chữa và bổ sung hồ sơ
Tùy thuộc vào lỗi được xác định, người nộp hồ sơ sẽ thực hiện các biện pháp khắc phục cụ thể:
- Bổ sung giấy tờ còn thiếu: Chuẩn bị đầy đủ các tài liệu bắt buộc theo quy định
- Sửa đổi thông tin không chính xác: Đảm bảo các thông tin đồng nhất trên tất cả các tài liệu
- Điều chỉnh tên doanh nghiệp: Nếu tên bị từ chối, cần lựa chọn tên mới đáp ứng yêu cầu
- Bổ sung điều kiện kinh doanh: Nếu đăng ký ngành nghề có điều kiện, cần chuẩn bị thêm các giấy tờ chứng minh đủ điều kiện
4. Nộp lại hồ sơ đã sửa chữa
Sau khi hoàn thiện, người nộp hồ sơ cần nộp lại hồ sơ đã được sửa chữa cho Phòng Đăng ký kinh doanh. Việc nộp lại có thể thực hiện trực tiếp hoặc qua Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia tùy theo quy định của từng địa phương.
Hiện nay, nhiều tỉnh thành lớn như Hà Nội, TP.HCM, Bình Dương chỉ nhận hồ sơ qua mạng, nên người nộp hồ sơ cần xác nhận phương thức nộp với cơ quan đăng ký kinh doanh địa phương.
5. Theo dõi kết quả xử lý
Sau khi nộp lại hồ sơ, người nộp cần theo dõi trạng thái xử lý trên Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia hoặc liên hệ trực tiếp với Phòng Đăng ký kinh doanh để nắm tình hình.
IV. Vấn đề lệ phí khi hồ sơ bị trả lại
Một thắc mắc phổ biến khi hồ sơ thành lập doanh nghiệp bị trả lại là liệu doanh nghiệp có được hoàn trả lệ phí đăng ký hay không.
Theo quy định tại khoản 1 Điều 37 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, lệ phí đăng ký doanh nghiệp không được hoàn trả trong trường hợp doanh nghiệp không được cấp đăng ký doanh nghiệp. Điều này có nghĩa là dù hồ sơ có bị trả lại vì bất kỳ lý do gì, người nộp hồ sơ vẫn phải chịu phí đăng ký ban đầu và phải nộp phí mới khi nộp lại hồ sơ.
Tuy nhiên, trường hợp doanh nghiệp chỉ cập nhật, bổ sung thông tin do thay đổi về địa giới hành chính hoặc thông tin không làm thay đổi nội dung của Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp sẽ không phải trả phí, lệ phí đăng ký doanh nghiệp.
V. Các trường hợp đặc biệt và cách xử lý
1. Trường hợp muốn dừng thủ tục đăng ký
Nếu người thành lập doanh nghiệp muốn dừng thực hiện thủ tục đăng ký khi hồ sơ chưa được chấp thuận, có thể gửi văn bản đề nghị dừng thực hiện thủ tục đến Phòng Đăng ký kinh doanh. Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ ra thông báo về việc dừng thực hiện thủ tục và hủy hồ sơ trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị.
2. Trường hợp cần khôi phục Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
Đối với doanh nghiệp đã từng được cấp Giấy chứng nhận nhưng sau đó bị thu hồi, doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục khôi phục nếu đáp ứng các điều kiện theo quy định. Thời gian xử lý hồ sơ khôi phục thường kéo dài từ 5 đến 10 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
3. Trường hợp trả lại giấy phép kinh doanh
Khi doanh nghiệp quyết định chấm dứt hoạt động kinh doanh, cần thực hiện thủ tục trả lại giấy phép kinh doanh. Quy trình này bao gồm việc chuẩn bị hồ sơ trả lại giấy phép, nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh/thành phố, và nhận kết quả sau khi hồ sơ được xử lý.
VI. Các lưu ý quan trọng khi nộp lại hồ sơ
1. Kiểm tra kỹ trước khi nộp
Để tránh việc hồ sơ bị trả lại nhiều lần, người nộp hồ sơ nên kiểm tra kỹ các nội dung sau:
- Tính đầy đủ của hồ sơ: Đảm bảo tất cả các tài liệu yêu cầu đều có
- Tính chính xác của thông tin: Kiểm tra thông tin nhất quán giữa các tài liệu
- Hình thức trình bày: Đảm bảo hồ sơ được trình bày theo đúng mẫu quy định
- Tính pháp lý của giấy tờ: Đảm bảo các giấy tờ còn hiệu lực và được công chứng/hợp pháp hóa khi cần thiết
2. Tham khảo ý kiến chuyên gia
Đối với những trường hợp phức tạp hoặc liên quan đến ngành nghề kinh doanh có điều kiện, việc tham khảo ý kiến từ luật sư hoặc chuyên gia tư vấn doanh nghiệp có thể giúp tránh những sai sót không đáng có.
3. Theo dõi thay đổi về quy định pháp luật
Các quy định về thành lập doanh nghiệp có thể thay đổi theo thời gian. Người nộp hồ sơ cần cập nhật thông tin mới nhất từ các nguồn chính thống như Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia, website của Phòng Đăng ký kinh doanh địa phương.
VII. Các bước tiếp theo sau khi hồ sơ được chấp thuận
1. Đăng công bố thành lập doanh nghiệp
Trong vòng 30 ngày kể từ ngày nhận giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp phải đăng công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020.
2. Nộp hồ sơ kê khai thuế ban đầu
Doanh nghiệp cần nộp hồ sơ kê khai thuế ban đầu tại Chi cục Thuế nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính, bao gồm:
- Tờ khai đăng ký hình thức kế toán và loại hóa đơn sử dụng
- Tờ khai lệ phí môn bài
- Các quyết định bổ nhiệm giám đốc, kế toán
- Phương pháp trích khấu hao TSCĐ
- Phiếu đăng ký trao đổi thông tin qua phương thức điện tử
3. Các thủ tục bắt buộc khác
Doanh nghiệp cũng cần thực hiện các thủ tục sau để hoạt động hợp pháp:
- Treo bảng hiệu công ty tại trụ sở chính
- Đăng ký mua và phát hành hóa đơn điện tử
- Mở tài khoản ngân hàng và thông báo cho cơ quan thuế
- Đăng ký chữ ký số
Việc hồ sơ thành lập doanh nghiệp bị trả lại là một tình huống có thể xảy ra với bất kỳ người nộp hồ sơ nào, tuy nhiên không phải là việc quá khó khăn để giải quyết. Bằng cách hiểu rõ nguyên nhân, tuân thủ quy trình xử lý đúng cách, và chuẩn bị kỹ lưỡng khi nộp lại hồ sơ, doanh nghiệp hoàn toàn có thể vượt qua khó khăn này và tiến tới hoàn tất quá trình thành lập.
Đặc biệt, việc lưu ý về vấn đề lệ phí và các thủ tục tiếp theo sau khi được cấp phép sẽ giúp tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời đảm bảo doanh nghiệp hoạt động hợp pháp ngay từ những ngày đầu tiên.
