Nếu bạn đang bán hàng, làm dịch vụ, kinh doanh online hoặc đứng tên hộ kinh doanh, đây là lúc cần rà soát lại cách vận hành càng sớm càng tốt. Từ năm 2026, chế độ kế toán hộ kinh doanh không còn chỉ xoay quanh thuế khoán hay doanh thu nữa. Bạn cần nhìn cùng lúc 4 việc: mình thuộc nhóm nào, có phải dùng hóa đơn điện tử không, phải ghi sổ gì, và nghĩa vụ thuế thay đổi ra sao.
Nhiều người lầm tưởng hộ kinh doanh nhỏ không cần quan tâm sổ sách. Thực tế từ năm 2026, việc áp dụng chế độ kế toán không giống nhau giữa các nhóm. Có nhóm được nới ngưỡng miễn thuế lên 1 tỷ đồng/năm; có nhóm trên 1 tỷ đồng/năm phải áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối dữ liệu với cơ quan thuế; và với hộ, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương thức có ghi nhận doanh thu, chi phí thì sổ sách kế toán cũng cần làm bài bản hơn.
Bài viết này sẽ hệ thống lại toàn bộ bức tranh thực tế về chế độ kế toán hộ kinh doanh từ năm 2026: ai cần quan tâm, những thay đổi trọng tâm, cách phân nhóm nghĩa vụ, mẫu sổ cần dùng, hóa đơn có bắt buộc hay không, thuế thay đổi thế nào và bạn nên chuẩn bị gì để không bị động khi bắt đầu áp dụng.
Cơ sở pháp lý
- Nghị quyết 198/2025/QH15 – hiệu lực từ 01/01/2026, quy định bỏ thu, nộp lệ phí môn bài từ ngày 01/01/2026.
- Thông tư 152/2025/TT-BTC – hiệu lực từ 01/01/2026, hướng dẫn chế độ kế toán cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, thay thế Thông tư 88/2021/TT-BTC.
- Nghị định 68/2026/NĐ-CP – quy định về chính sách thuế và quản lý thuế đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.
- Nghị định 141/2026/NĐ-CP – hiệu lực từ 01/01/2026, sửa đổi Nghị định 68/2026/NĐ-CP, nâng ngưỡng doanh thu không chịu thuế GTGT và không phải nộp thuế TNCN lên 1 tỷ đồng/năm.
- Luật số 41/2024/QH15 – Luật Bảo hiểm xã hội, quy định lộ trình tham gia BHXH bắt buộc đối với chủ hộ kinh doanh.
- Nghị định 320/2025/NĐ-CP và Thông tư 20/2026/TT-BTC – áp dụng từ 01/01/2026, hướng dẫn điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt với hóa đơn từ 05 triệu đồng trở lên để tính chi phí được trừ.
I. Bảng tra cứu nhanh chế độ kế toán hộ kinh doanh từ năm 2026
Để biết mình thuộc nhóm nào, bạn có thể xác định theo bảng dưới đây.
| Nhóm hộ/cá nhân kinh doanh | Ngưỡng doanh thu | Thuế GTGT, TNCN | Hóa đơn điện tử | Sổ sách kế toán |
|---|---|---|---|---|
| Nhóm doanh thu thấp | Từ 1 tỷ đồng/năm trở xuống | Không chịu thuế GTGT, không phải nộp thuế TNCN | Không thuộc nhóm bắt buộc chỉ vì tiêu chí doanh thu | Vẫn nên theo dõi doanh thu, tiền, hàng hóa để chứng minh ngưỡng doanh thu thực tế |
| Nhóm doanh thu lớn hơn ngưỡng miễn thuế | Trên 1 tỷ đồng/năm | Phát sinh nghĩa vụ thuế theo chính sách áp dụng | Thuộc đối tượng phải áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối dữ liệu với cơ quan thuế | Cần tổ chức ghi chép sổ sách đồng bộ với hóa đơn và chứng từ |
| Nhóm từ 500 triệu đến dưới 1 tỷ đồng/năm | 500 triệu đến dưới 1 tỷ | Thuộc ngưỡng từ 1 tỷ trở xuống nên không phải nộp GTGT, TNCN | Được khuyến khích áp dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền, chưa phải nhóm bắt buộc theo tiêu chí này | Nên chuẩn bị sớm quy trình ghi nhận doanh thu để tránh vượt ngưỡng mà không kiểm soát |
| Người bán trên sàn TMĐT | Mọi mức doanh thu tùy thực tế | Sàn có trách nhiệm nộp thuế thay người bán là hộ, cá nhân kinh doanh | Vẫn cần theo dõi doanh thu, đối soát đơn hàng, phí sàn | Nên lưu dữ liệu đối soát, sao kê, báo cáo bán hàng để khớp doanh thu |
Lưu ý: từ 01/01/2026, ngưỡng doanh thu miễn thuế của hộ, cá nhân kinh doanh tăng lên 1 tỷ đồng/năm và lệ phí môn bài được bãi bỏ.
1. Ai cần đọc kỹ quy định này
- Chủ hộ kinh doanh đang bán hàng, làm dịch vụ, sản xuất hoặc kinh doanh hỗn hợp.
- Cá nhân kinh doanh online trên Shopee, Lazada, TikTok Shop, Facebook, website riêng hoặc bán đa kênh.
- Người đang làm sổ sách cho hộ kinh doanh nhưng trước đây chỉ quen theo dõi doanh thu đơn giản.
2. Điều thay đổi lớn nhất từ góc nhìn thực hành
- Không thể chỉ nhìn vào một việc riêng lẻ như thuế khoán hay doanh thu; từ nay cần kiểm tra đồng thời doanh thu – hóa đơn – sổ sách – chứng từ thanh toán.
- Chế độ kế toán hộ kinh doanh được hướng dẫn riêng theo Thông tư 152/2025/TT-BTC, không áp dụng chéo theo chế độ kế toán doanh nghiệp.
II. Từ năm 2026, hộ kinh doanh cần quan tâm những thay đổi nào
Phần này là trọng tâm vì gần như mọi câu hỏi đều xoay quanh 5 mốc thay đổi sau.
| Nội dung | Mốc áp dụng | Điểm cần nhớ |
|---|---|---|
| Bỏ lệ phí môn bài | 01/01/2026 | Chính thức bỏ thu, nộp lệ phí môn bài |
| Nâng ngưỡng miễn thuế | 01/01/2026 | Doanh thu năm từ 1 tỷ đồng trở xuống không chịu thuế GTGT, không phải nộp thuế TNCN |
| Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền | 01/01/2026 | Hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trên 1 tỷ đồng thuộc nhóm phải áp dụng |
| Chế độ kế toán mới cho hộ kinh doanh | 01/01/2026 | Thông tư 152/2025/TT-BTC thay Thông tư 88/2021/TT-BTC |
| Thanh toán không dùng tiền mặt | 01/01/2026 | Hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từ 05 triệu đồng/lần trở lên cần thanh toán không dùng tiền mặt để tính chi phí được trừ |
1. Bỏ lệ phí môn bài từ 01/01/2026
- Từ mốc này, hộ kinh doanh không còn phát sinh nghĩa vụ thu, nộp lệ phí môn bài.
- Đây là thay đổi có lợi rõ ràng về chi phí tuân thủ, nhất là với hộ mới bắt đầu kinh doanh hoặc hộ quy mô nhỏ. Vì vậy, bạn không còn phải đưa lệ phí môn bài vào kế hoạch đầu năm.
2. Nâng ngưỡng doanh thu miễn thuế lên 1 tỷ đồng/năm
- Hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm từ 1 tỷ đồng trở xuống thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT và không phải nộp thuế TNCN.
- Vượt ngưỡng này thì cần rà lại ngay nghĩa vụ thuế, hóa đơn và cách ghi sổ để không bị lệch dữ liệu từ đầu kỳ.
III. Hộ kinh doanh có phải xuất hóa đơn điện tử không
Từ năm 2026, không phải hộ kinh doanh nào cũng bắt buộc phải xuất hóa đơn điện tử. Tiêu chí doanh thu là yếu tố quyết định.
1. Trường hợp thuộc nhóm phải áp dụng
- Hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trên 1 tỷ đồng thuộc đối tượng phải áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.
- Đây là nhóm cần chuẩn bị sớm thiết bị, phần mềm, quy trình xuất hóa đơn và đối soát doanh thu bán ra.
2. Trường hợp chưa thuộc nhóm bắt buộc theo ngưỡng doanh thu
- Nhóm có doanh thu từ 500 triệu đến dưới 1 tỷ đồng/năm được khuyến khích áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
- Nhóm từ 1 tỷ đồng/năm trở xuống không bị xếp vào diện bắt buộc chỉ vì tiêu chí doanh thu, nhưng nếu bạn bán lẻ nhiều giao dịch hoặc bán online đa nền tảng, việc dùng hóa đơn điện tử sớm sẽ giúp khớp dữ liệu bán hàng dễ hơn.
3. Người bán trên sàn thương mại điện tử cần lưu ý gì
- Với hoạt động bán trên Shopee, Lazada, TikTok Shop… sàn thương mại điện tử có trách nhiệm nộp thuế thay người bán là hộ, cá nhân kinh doanh.
- Dù sàn nộp thay, người bán vẫn nên lưu lại báo cáo doanh thu, phí sàn, đối soát đơn hàng, sao kê thanh toán để theo dõi thực tế kinh doanh và phục vụ giải trình khi cần.
IV. Chế độ kế toán hộ kinh doanh từ năm 2026 áp dụng thế nào
Nhiều người quan tâm: hộ kinh doanh có phải làm sổ sách không? Câu trả lời là có, và được quy định rõ trong Thông tư 152/2025/TT-BTC. Đây là chế độ kế toán dành riêng cho hộ, cá nhân kinh doanh, không áp dụng chéo với doanh nghiệp.
1. Văn bản nào đang áp dụng cho hộ kinh doanh
- Thông tư 152/2025/TT-BTC có hiệu lực từ 01/01/2026, hướng dẫn kế toán cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.
- Thông tư này thay thế Thông tư 88/2021/TT-BTC. Lưu ý là không lấy chế độ kế toán doanh nghiệp áp sang hộ kinh doanh, vì Thông tư 99/2025/TT-BTC dành cho doanh nghiệp, không áp dụng chéo.
2. Hộ kinh doanh cần dùng những sổ nào
Đối với hộ, cá nhân kinh doanh nộp thuế GTGT theo tỷ lệ % trên doanh thu và thuế TNCN trên thu nhập tính thuế, các sổ được nêu gồm:
| Mẫu sổ | Tên sổ | Mục đích sử dụng thực tế |
|---|---|---|
| S2b-HKD | Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ | Ghi nhận doanh thu bán ra theo ngày, kỳ hoặc giao dịch |
| S2c-HKD | Sổ chi tiết doanh thu, chi phí | Theo dõi đồng thời doanh thu và khoản chi liên quan |
| S2d-HKD | Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa | Quản lý nhập – xuất – tồn vật tư, công cụ, hàng hóa |
| S2e-HKD | Sổ chi tiết tiền | Theo dõi thu, chi tiền mặt, tiền gửi và luồng tiền thực tế |
Nếu bạn có hàng tồn kho, bán lẻ nhiều giao dịch hoặc thuê người phụ trách thu chi, 4 mẫu sổ này là bộ khung tối thiểu cần có để tránh thiếu mắt xích khi đối chiếu.
3. Có được làm sổ điện tử hoặc thuê người làm kế toán không
- Hộ, cá nhân kinh doanh được lưu trữ tài liệu kế toán bằng phương tiện điện tử hoặc bản giấy.
- Người đại diện hộ có thể tự ghi chép, bố trí người làm kế toán hoặc thuê dịch vụ làm kế toán.
Không phải chủ hộ nào cũng cần tự cầm sổ ghi từng dòng. Điều cần quan tâm hơn là dữ liệu có đầy đủ, dễ đối chiếu và lưu được lâu dài.
Hồ sơ kế toán nên có:
- Dữ liệu doanh thu bán ra theo ngày hoặc theo đợt đối soát.
- Hóa đơn, chứng từ mua vào sắp theo tháng.
- Sổ tiền tách rõ tiền mặt và chuyển khoản.
- Dữ liệu hàng hóa, nguyên liệu, công cụ nếu có tồn kho.
- Bản lưu điện tử dự phòng để tránh mất dữ liệu khi đổi máy hoặc đổi phần mềm.
V. Thuế và chứng từ chi phí hộ kinh doanh cần lưu ý từ năm 2026
Sau khi xác định được hóa đơn và sổ sách, bước tiếp theo là kiểm tra nghĩa vụ thuế và điều kiện chứng từ chi phí.
1. Ngưỡng miễn thuế GTGT, TNCN
- Doanh thu năm từ 1 tỷ đồng trở xuống: thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT và không phải nộp thuế TNCN.
- Doanh thu năm trên 1 tỷ đồng: cần rà lại chính sách thuế áp dụng tương ứng và đồng bộ với dữ liệu hóa đơn, sổ sách.
Bạn nên theo dõi doanh thu lũy kế hàng tháng. Sai sót thường gặp là đến cuối năm mới tính lại, lúc đó doanh thu đã vượt ngưỡng từ lâu mà các số liệu từ hệ thống bán hàng, sổ tay và sao kê ngân hàng lại không khớp.
2. Điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt với hóa đơn từ 05 triệu đồng
- Các hóa đơn, chứng từ mua bán hàng hóa, dịch vụ từ 05 triệu đồng/lần trở lên (đã bao gồm thuế GTGT) cần thanh toán không dùng tiền mặt để được tính chi phí được trừ (đối với hộ kinh doanh thuộc nhóm phương pháp khấu trừ).
- Mốc này áp dụng từ 01/01/2026, nên các khoản mua hàng, nhập nguyên liệu, thuê dịch vụ giá trị lớn cần kiểm tra cách thanh toán ngay từ đầu.
Ví dụ: hộ kinh doanh nhập hàng trị giá 8 triệu đồng, có hóa đơn đầy đủ nhưng trả tiền mặt. Trường hợp này phát sinh rủi ro khi hạch toán chi phí, không phải do thiếu hóa đơn mà do thiếu chứng từ thanh toán phù hợp.
VI. Chủ hộ kinh doanh có phải tham gia BHXH không
Vấn đề này liên quan trực tiếp đến chi phí vận hành của hộ kinh doanh.
1. Lộ trình tham gia BHXH bắt buộc
- Chủ hộ kinh doanh của hộ kinh doanh có đăng ký kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai tham gia BHXH bắt buộc từ 01/07/2025.
- Chủ hộ kinh doanh của hộ kinh doanh có đăng ký kinh doanh còn lại tham gia BHXH bắt buộc từ 01/07/2029.
Nhiều người nghe “chủ hộ kinh doanh phải đóng BHXH” rồi áp cho tất cả ngay lập tức. Thực tế lộ trình đang chia theo nhóm, nên bạn cần xác định đúng hộ mình thuộc loại nào.
2. Mức đóng cần lưu ý
- Trước 01/07/2026, mức đóng BHXH bắt buộc đối với chủ hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh và người quản lý doanh nghiệp không hưởng lương là 29,5%, gồm 25% BHXH và 4,5% BHYT.
- Với mức lương cơ sở 2.340.000 đồng/tháng, mức đóng tối thiểu tương ứng là 690.300 đồng/tháng.
- Từ 01/07/2026, mức lương cơ sở tăng lên 2.530.000 đồng/tháng.
- Mức đóng BHXH tự nguyện là 22% trên mức thu nhập làm căn cứ đóng.
Đây là khoản bạn nên đưa vào kế hoạch chi phí cố định hàng tháng thay vì để đến kỳ mới xử lý.
VII. Hộ kinh doanh cần chuẩn bị gì từ năm 2026
Nếu chưa quen làm kế toán, cách an toàn nhất là đi theo từng bước để tránh gom hồ sơ khi cơ quan thuế kiểm tra.
1. Quy trình chuẩn bị theo thứ tự dễ làm
- Xác định doanh thu năm của mình đang ở nhóm nào: từ 1 tỷ trở xuống hay trên 1 tỷ đồng.
- Kiểm tra kênh bán hàng: bán trực tiếp, bán online, hay bán qua sàn thương mại điện tử.
- Rà lại cách xuất hóa đơn: đã thuộc diện phải dùng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền chưa.
- Thiết lập sổ sách tối thiểu: doanh thu, tiền, hàng hóa, chi phí.
- Kiểm tra chứng từ thanh toán cho các khoản mua từ 05 triệu đồng trở lên.
- Chuẩn bị phương án nhân sự: tự làm, giao người phụ trách, hay thuê dịch vụ kế toán.
2. Checklist hồ sơ nên có sẵn
- Giấy tờ đăng ký hộ kinh doanh và thông tin thuế.
- Dữ liệu doanh thu bán hàng theo từng kênh.
- Báo cáo từ sàn TMĐT nếu có bán online.
- Hóa đơn đầu vào, đầu ra lưu theo tháng.
- Chứng từ thanh toán ngân hàng cho giao dịch từ 05 triệu đồng trở lên.
- Sổ theo dõi tiền, sổ doanh thu, sổ hàng hóa theo mẫu phù hợp.
Điều quan trọng không chỉ là có đủ giấy tờ mà là mọi chứng từ phải nối được với nhau, từ doanh thu bán ra, tiền thu thực tế, dữ liệu sàn hoặc phần mềm bán hàng, cho đến chứng từ hóa đơn.
VIII. Những điểm cần tránh khi áp dụng chế độ kế toán hộ kinh doanh
1. Về doanh thu và hóa đơn
- Chỉ theo dõi tiền thực nhận mà không theo dõi doanh thu bán ra đầy đủ.
- Bán qua nhiều kênh nhưng không cộng doanh thu hợp nhất để kiểm tra ngưỡng 1 tỷ đồng/năm.
- Đến khi đã thuộc diện phải dùng hóa đơn điện tử mới bắt đầu chuẩn bị phần mềm và thiết bị.
2. Về sổ sách và chứng từ
- Giữ hóa đơn đầu vào nhưng thanh toán tiền mặt cho khoản từ 05 triệu đồng trở lên.
- Không tách tiền cá nhân và tiền kinh doanh, dẫn tới khó đối chiếu sổ tiền.
- Có hàng tồn kho nhưng không theo dõi nhập – xuất – tồn, đến lúc cần giải trình thì số liệu không khớp.
Để kiểm tra cuối tháng, bạn nên đối chiếu 4 thứ cùng lúc: doanh thu bán ra, tiền thu thực tế, dữ liệu sàn hoặc phần mềm bán hàng, và chứng từ hóa đơn. Nếu 4 nhóm này khớp nhau, rủi ro sai lệch sẽ giảm rất nhiều.
IX. Tóm tắt chế độ kế toán hộ kinh doanh từ năm 2026
Từ năm 2026, chế độ kế toán hộ kinh doanh cần được nhìn theo hướng hệ thống chứ không chỉ là câu chuyện nộp thuế. Trước hết, bạn cần xác định mình đang ở ngưỡng doanh thu nào. Nếu từ 1 tỷ đồng/năm trở xuống, hộ và cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT, không phải nộp thuế TNCN. Nếu trên 1 tỷ đồng/năm, ngoài nghĩa vụ thuế, bạn còn cần rà ngay việc áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
Song song đó, từ 01/01/2026, hộ kinh doanh áp dụng hướng dẫn kế toán mới theo Thông tư 152/2025/TT-BTC, thay cho Thông tư 88/2021/TT-BTC. Các mẫu sổ trọng tâm gồm S2b-HKD, S2c-HKD, S2d-HKD, S2e-HKD. Tài liệu kế toán có thể lưu bằng bản giấy hoặc điện tử, và chủ hộ có thể tự làm hoặc thuê dịch vụ kế toán.
Về chi phí, các hóa đơn từ 05 triệu đồng/lần trở lên cần có thanh toán không dùng tiền mặt để đáp ứng điều kiện tính chi phí được trừ. Ngoài ra, chủ hộ cũng nên lưu ý lộ trình BHXH bắt buộc để chủ động kế hoạch chi phí.
Nói ngắn gọn theo góc nhìn thực hành: hộ kinh doanh cần chuẩn bị từ sớm 3 việc là theo dõi doanh thu đúng, tổ chức sổ sách đúng và lưu chứng từ đúng. Khi ba phần này đi cùng nhau, việc thuế, hóa đơn và giải trình sau này sẽ nhẹ hơn rất nhiều.
