Những trường hợp xử phạt phổ biến về hóa đơn điện tử thường rơi vào 5 nhóm: không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ; lập hóa đơn không đúng thời điểm; sử dụng hóa đơn điện tử không hợp pháp hoặc sử dụng bất hợp pháp hóa đơn; lập hóa đơn sai nội dung hoặc lập khi chưa đủ điều kiện; và chậm chuyển dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế. Đây là những lỗi thường được cơ quan thuế đặc biệt quan tâm khi đối chiếu doanh thu, thời điểm ghi nhận và dữ liệu hóa đơn điện tử.
I. Bảng tổng hợp các trường hợp xử phạt phổ biến
| Nhóm vi phạm | Nội dung dễ gặp | Mức xử phạt phổ biến |
|---|---|---|
| Không lập hóa đơn điện tử | Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ nhưng không lập hóa đơn | Từ cảnh cáo hoặc 1.000.000 đồng đến 80.000.000 đồng tùy số lượng hóa đơn vi phạm và từng trường hợp |
| Lập hóa đơn không đúng thời điểm | Lập chậm hoặc sai thời điểm chuyển giao hàng hóa, hoàn thành dịch vụ | Phổ biến từ 500.000 đồng đến 70.000.000 đồng |
| Sử dụng hóa đơn điện tử không hợp pháp hoặc sử dụng bất hợp pháp hóa đơn | Dùng hóa đơn không đăng ký, chưa có mã trong trường hợp cần có mã, hóa đơn giả mạo… | Phổ biến từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng |
| Lập hóa đơn sai quy định về nội dung hoặc khi chưa đủ điều kiện | Thiếu nội dung bắt buộc, lập khi chưa được cơ quan thuế chấp thuận… | Phổ biến từ 2.000.000 đồng đến 16.000.000 đồng |
| Chậm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử | Chuyển dữ liệu muộn cho cơ quan thuế | 2.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng |
Lưu ý: Từ 16/01/2026, hành vi không lập hóa đơn và lập hóa đơn không đúng thời điểm sẽ bị phạt theo khung lũy tiến dựa trên số lượng hóa đơn vi phạm.
II. Các lỗi bị phạt nhiều nhất khi dùng hóa đơn điện tử
1. Không lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ
Lỗi này thường xảy ra khi doanh nghiệp đã giao hàng nhưng chưa xuất hóa đơn, hoặc dồn doanh thu sang kỳ sau. Theo quy định mới, mức phạt được áp dụng theo số lượng hóa đơn vi phạm.
| Số lượng hóa đơn không lập | Mức phạt |
|---|---|
| 01 số hóa đơn | 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng |
| Từ 02 số đến dưới 10 số | 2.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng |
| Từ 10 số đến dưới 20 số | 10.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng |
| Từ 20 số đến dưới 50 số | 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng |
| Từ 50 số trở lên | 60.000.000 đồng đến 80.000.000 đồng |
Với hóa đơn dùng cho hàng khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu, cho biếu tặng, trao đổi, trả thay lương, tiêu dùng nội bộ, mức phạt thấp hơn; có trường hợp 01 số hóa đơn chỉ bị cảnh cáo.
Ví dụ: Doanh nghiệp giao hàng, ghi nhận công nợ nhưng quên lập hóa đơn. Khi thanh tra, cơ quan thuế sẽ đối chiếu chứng từ giao hàng, biên bản bàn giao và thời điểm ghi nhận doanh thu với ngày lập hóa đơn.
2. Lập hóa đơn điện tử không đúng thời điểm
Nhiều đơn vị nhầm lẫn giữa ngày thu tiền, ngày ký hợp đồng và ngày phải lập hóa đơn. Nguyên tắc là căn cứ vào thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa (với bán hàng) và thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ (với dịch vụ). Một số trường hợp đặc thù có quy định riêng.
Từ 16/01/2026, hành vi này bị xử phạt theo khung lũy tiến dựa trên số lượng hóa đơn vi phạm. Nếu người nộp thuế có nhiều hành vi không đúng thời điểm, mức phạt sẽ được tính trên tổng số hóa đơn cùng nhóm vi phạm.
Mức phạt phổ biến với hành vi này dao động từ 500.000 đồng đến 70.000.000 đồng tùy từng trường hợp.
Lưu ý: Sai sót thường xảy ra khi bộ phận bán hàng giao hàng trước, kế toán xuất hóa đơn sau, trong khi hợp đồng lại quy định điều kiện nghiệm thu khác với thực tế.
3. Sử dụng hóa đơn điện tử không hợp pháp hoặc sử dụng bất hợp pháp hóa đơn điện tử
Nhóm vi phạm này có rủi ro cao khi kiểm tra thuế. Các trường hợp thường gặp:
- Sử dụng hóa đơn điện tử không đăng ký với cơ quan thuế.
- Sử dụng hóa đơn điện tử chưa có mã của cơ quan thuế trong trường hợp cần có mã.
- Sử dụng hóa đơn giả mạo.
- Sử dụng hóa đơn của tổ chức, cá nhân không còn hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký hoặc thuộc trường hợp không hợp pháp khác.
Mức phạt phổ biến từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng.
4. Lập hóa đơn sai nội dung hoặc lập khi chưa đủ điều kiện
Nhiều doanh nghiệp cho rằng chỉ cần có hóa đơn là đủ, nhưng thực tế các lỗi thường gặp:
- Lập hóa đơn điện tử khi chưa có thông báo chấp thuận của cơ quan thuế hoặc trước ngày được chấp nhận.
- Lập hóa đơn không đủ các nội dung bắt buộc.
- Lập hóa đơn từ máy tính tiền nhưng không kết nối, không chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định.
Mức phạt phổ biến từ 2.000.000 đồng đến 16.000.000 đồng. Trường hợp hóa đơn không đầy đủ nội dung có thể bị coi là sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ.
5. Chậm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế
Đây là lỗi thủ tục nhưng thường phát sinh khi hệ thống truyền dữ liệu chưa ổn định hoặc phụ thuộc nhà cung cấp phần mềm. Ngay cả khi hóa đơn đã lập đúng, chậm chuyển dữ liệu vẫn có thể bị xử phạt riêng.
| Thời gian chậm chuyển dữ liệu | Mức phạt |
|---|---|
| Từ 01 đến 05 ngày làm việc | 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng |
| Từ 06 đến 10 ngày làm việc | 5.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng |
III. Điểm dễ nhầm khi áp dụng quy định
Nhiều đơn vị nhầm lẫn giữa văn bản quy định về hóa đơn và văn bản quy định mức xử phạt. Nghị định 70/2025/NĐ-CP chủ yếu sửa đổi quy định về hóa đơn, chứng từ, như thời điểm lập hóa đơn, xử lý sai sót hóa đơn điện tử và các trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử từ 01/6/2025. Trong khi đó, mức xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn điện tử lại áp dụng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, đã được sửa đổi bởi Nghị định 102/2021/NĐ-CP và Nghị định 310/2025/NĐ-CP.
Lưu ý: Khi rà soát hồ sơ, cần kiểm tra các mốc: ngày giao hàng, ngày hoàn thành dịch vụ, ngày lập hóa đơn, tình trạng đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, và lịch sử truyền dữ liệu lên cơ quan thuế. Chỉ cần lệch một trong các mốc này, rủi ro xử phạt sẽ rất cao.
