Khi bán hàng qua sàn TMĐT, người bán vẫn có nghĩa vụ lập hóa đơn điện tử cho người mua. Nếu chưa có ủy nhiệm/ủy quyền hợp lệ cho sàn hoặc bên thứ ba lập thay, người bán tự lập hóa đơn. Trường hợp đã có văn bản ủy nhiệm đúng quy định, sàn TMĐT có thể lập hóa đơn điện tử thay cho người bán theo nội dung được ủy nhiệm.
I. Bảng tra cứu nhanh
| Tình huống | Ai lập hóa đơn | Điểm cần chú ý |
|---|---|---|
| Bán hàng qua sàn TMĐT, không có ủy nhiệm/ủy quyền hợp lệ | Người bán | Dễ bị truy thu nếu chỉ nghĩ sàn thu tiền là sàn sẽ xuất hóa đơn thay |
| Có văn bản ủy nhiệm/ủy quyền hợp lệ cho sàn TMĐT hoặc bên thứ ba | Sàn TMĐT hoặc bên thứ ba được ủy nhiệm | Hóa đơn cần thể hiện thông tin của cả bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm, đồng thời ghi nhận người bán là bên ủy nhiệm |
| Sàn có chức năng thanh toán và khấu trừ, kê khai, nộp thuế thay | Không tự động chuyển nghĩa vụ lập hóa đơn sang sàn | Hay bị bỏ sót vì nhiều hộ kinh doanh nhầm giữa nghĩa vụ thuế và nghĩa vụ hóa đơn |
Từ 01/07/2025, việc sàn TMĐT có chức năng thanh toán thực hiện khấu trừ, kê khai, nộp thuế thay cho hộ, cá nhân kinh doanh không đồng nghĩa sàn đương nhiên được xuất hóa đơn thay.
II. Khi nào người bán tự xuất hóa đơn, khi nào sàn xuất thay?
1. Trường hợp người bán tự lập hóa đơn
Nếu không có văn bản ủy nhiệm/ủy quyền hợp lệ cho sàn TMĐT hoặc bên thứ ba, người bán là bên lập hóa đơn điện tử giao cho người mua. Nhiều doanh nghiệp cho rằng đơn hàng phát sinh trên sàn thì sàn sẽ lo toàn bộ chứng từ, nhưng điều đó không đúng.
2. Trường hợp sàn TMĐT được lập hóa đơn thay
Từ 01/06/2025, người bán có thể ủy nhiệm cho bên thứ ba, bao gồm sàn TMĐT, lập hóa đơn điện tử bằng văn bản. Văn bản này cần thể hiện đầy đủ thông tin của hai bên, loại/ký hiệu hóa đơn, mục đích ủy nhiệm, thời hạn, phương thức thanh toán và các điều kiện liên quan.
Cần lưu ý, việc ủy nhiệm không chỉ dừng ở thỏa thuận nội bộ. Khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, còn cần thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT.
Khi sàn hoặc bên thứ ba lập hóa đơn thay, hóa đơn cần thể hiện tên, địa chỉ, mã số thuế của cả hai bên và thể hiện người bán là bên ủy nhiệm.
Ví dụ thực tế
Một hộ kinh doanh bán hàng trên sàn, tiền do sàn thu hộ. Nếu hộ kinh doanh chưa có văn bản ủy nhiệm hợp lệ cho sàn lập hóa đơn, thì khi người mua cần hóa đơn, hộ kinh doanh vẫn là bên xử lý hóa đơn điện tử. Cơ quan thuế thường kiểm tra kỹ phần hồ sơ ủy nhiệm và thông tin hiển thị trên hóa đơn.
III. Thời điểm lập hóa đơn và lỗi dễ sai
1. Thời điểm lập hóa đơn
Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phụ thuộc đã thu được tiền hay chưa. Với bán hàng qua sàn TMĐT, có quy định cụ thể liên quan đến thời điểm hoàn thành đối soát, nên thực tế dễ sai nếu chỉ căn theo ngày sàn chuyển tiền về tài khoản.
Thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn là 02 năm.
2. Mức phạt cần lưu ý
Hành vi lập hóa đơn sai thời điểm có thể bị phạt cảnh cáo hoặc phạt từ 3-8 triệu đồng tùy trường hợp. Đây là lỗi đơn giản nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn vi phạm vì kế toán chỉ chờ đối soát doanh thu hoặc chờ tiền về mới lập hóa đơn.
Lưu ý quan trọng
- Cần phân biệt giữa việc khấu trừ, kê khai, nộp thuế thay với việc lập hóa đơn thay.
- Kiểm tra lại hợp đồng, phụ lục hoặc văn bản ủy nhiệm với sàn TMĐT.
- Rà soát thông tin trên hóa đơn nếu sàn lập thay: tên, địa chỉ, mã số thuế của hai bên và thông tin người bán là bên ủy nhiệm.
- Nên lưu riêng bộ hồ sơ ủy nhiệm và thông báo đã gửi cơ quan thuế để xuất trình ngay khi thanh tra yêu cầu.
IV. Thông tin về đề xuất trong tương lai
Có đề xuất về việc miễn lập hóa đơn điện tử đối với một số hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bán qua sàn TMĐT có chức năng thanh toán đã khấu trừ thuế thay, trừ trường hợp người mua yêu cầu. Tuy nhiên, đây mới là dự thảo, nên không dùng để thay thế quy định đang áp dụng.
