Khi hóa đơn điện tử đã lập bị sai lệch liên quan đến VAT như sai thuế suất, tiền thuế, giá tính thuế hoặc sai sót làm ảnh hưởng đến nghĩa vụ thanh toán, cách làm đúng là hai bên lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai trước khi xử lý hóa đơn. Nếu sai lệch này kéo theo thay đổi giá trị thanh toán hoặc điều khoản đã cam kết trong hợp đồng, các bên tiếp tục ký phụ lục hợp đồng để sửa nội dung tương ứng. Việc chỉ xử lý hóa đơn mà bỏ qua hồ sơ hợp đồng đi kèm là một thiếu sót đáng lưu ý.
I. Bảng tra cứu nhanh cách xử lý
| Tình huống | Cách xử lý |
|---|---|
| Hóa đơn sai VAT, người mua là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh | Lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai trước khi điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử |
| Sai lệch VAT làm thay đổi giá trị thanh toán hoặc nội dung hợp đồng | Ký thêm phụ lục hợp đồng để sửa đổi, bổ sung nội dung tương ứng |
| Người mua là cá nhân | Không thuộc trường hợp phải lập biên bản thỏa thuận với người mua; người bán thực hiện thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của mình nếu có trước khi xử lý hóa đơn sai sót |
| Thời điểm lập biên bản | Thực hiện trước khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế |
| Hồ sơ nên lưu | Biên bản thỏa thuận, hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, phụ lục hợp đồng và hồ sơ liên quan |
Điểm cần nhớ: biên bản thỏa thuận về sai VAT là căn cứ để lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế; nếu sai lệch làm đổi nội dung thanh toán trong hợp đồng thì cần thêm phụ lục hợp đồng, không nên gộp làm một cho dễ nhầm hồ sơ.
II. Biên bản thỏa thuận nên ghi những gì?
Bản chất của biên bản này là ghi nhận rõ hóa đơn sai ở đâu, hai bên thống nhất xử lý thế nào để hồ sơ khớp từ hóa đơn đến hợp đồng. Phần mô tả sai sót cần viết thẳng, rõ và bám sát hóa đơn gốc, vì đây là nội dung cơ quan thuế kiểm tra.
- Thông tin các bên: tên, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện.
- Thông tin hóa đơn gốc có sai sót: số, ký hiệu, ngày lập.
- Mô tả nội dung sai: sai thuế suất VAT, sai tiền thuế, sai giá trị trước thuế, sai tổng thanh toán hoặc nội dung khác liên quan.
- Nội dung hai bên thống nhất: điều chỉnh hay thay thế hóa đơn.
- Cam kết hồ sơ: xác nhận tính chính xác và trách nhiệm lưu giữ.
- Ngày lập, chữ ký hoặc xác nhận của đại diện các bên.
Nhiều đơn vị chỉ ghi chung chung “điều chỉnh sai sót VAT” mà không nêu rõ chỉ tiêu nào sai. Cách đó dễ làm hồ sơ thiếu liên kết khi giải trình. Hiện không có mẫu biên bản thỏa thuận thống nhất bắt buộc do cơ quan nhà nước ban hành, nên doanh nghiệp tự soạn nhưng vẫn cần thể hiện rõ nội dung sai.
Ví dụ thực tế
Một hóa đơn ghi sai thuế suất VAT dẫn đến tổng tiền thanh toán trên hóa đơn cao hơn nội dung đã chốt. Lúc này, ngoài biên bản thỏa thuận về hóa đơn sai, hai bên còn nên lập phụ lục hợp đồng để sửa lại điều khoản giá trị thanh toán tương ứng. Không ít doanh nghiệp chỉ tập trung sửa hóa đơn mà quên điều chỉnh hợp đồng – một thiếu sót phổ biến.
III. Trình tự xử lý thực tế khi sai lệch VAT
- Hai bên rà soát hóa đơn và xác định chính xác sai lệch VAT.
- Nếu người mua là doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh thì lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai trước khi điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn.
- Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định.
- Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.
- Nếu sai lệch VAT làm thay đổi giá trị hợp đồng, nghĩa vụ thanh toán, thuế suất ghi nhận hoặc điều khoản tài chính liên quan thì ký phụ lục hợp đồng để sửa đổi, bổ sung hợp đồng gốc.
- Lưu giữ đầy đủ biên bản thỏa thuận, hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, phụ lục hợp đồng và hồ sơ liên quan để xuất trình khi có yêu cầu.
Lưu ý: không có quy định về số ngày cụ thể để lập biên bản thỏa thuận, nhưng biên bản này phải được lập trước khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế. Từ 01/06/2025, việc lập văn bản thỏa thuận là bước cần thực hiện trước khi điều chỉnh đối với nhóm người mua nêu trên.
Lưu ý quan trọng
- Biên bản thỏa thuận về hóa đơn sai VAT không tự động thay thế việc sửa đổi hợp đồng.
- Nếu phụ lục hợp đồng sửa nội dung mà các bên chấp nhận điều chỉnh hợp pháp thì nội dung sửa đổi được áp dụng theo phụ lục.
- Hồ sơ đầy đủ biên bản và hóa đơn điều chỉnh nhưng thiếu phụ lục hợp đồng là trường hợp không hiếm, nhất là khi số tiền thanh toán đã thay đổi.
IV. Một số trường hợp dễ nhầm
1. Người mua là cá nhân
Nếu người mua là cá nhân thì không thuộc trường hợp phải lập biên bản thỏa thuận với người mua. Khi đó, người bán thực hiện thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của mình nếu có trước khi xử lý hóa đơn sai sót. Trường hợp này cần được phân biệt để tránh áp dụng sai quy trình.
2. Thời hạn và rủi ro xử phạt
Không có quy định thời hạn cụ thể bằng số ngày cố định để lập biên bản thỏa thuận. Điểm quan trọng là hồ sơ này cần đi trước bước lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế. Vi phạm liên quan đến chậm hoặc lập sai hóa đơn điều chỉnh có thể bị xử phạt theo hành vi lập hóa đơn không đúng quy định hoặc không đúng thời điểm, với mức được nêu từ 500.000 đồng đến 70.000.000 đồng, tùy trường hợp. Khi thanh tra, chuỗi chứng từ xử lý sai sót là nội dung được kiểm tra kỹ.
Một checklist kiểm tra nhanh: hóa đơn gốc sai gì – biên bản ghi đúng lỗi đó chưa – đã có hóa đơn điều chỉnh/thay thế chưa – đã gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT chưa – hợp đồng có cần phụ lục không. Nếu thiếu một mắt xích, hồ sơ sẽ khó giải trình hơn nhiều.
