Không. Nếu hóa đơn được lập hoặc phát hành sau thời điểm nhà cung cấp đã tạm ngừng kinh doanh, chấm dứt hiệu lực mã số thuế, giải thể, phá sản hoặc bị cơ quan thuế xác định không còn hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký thì hóa đơn này thuộc trường hợp không hợp pháp hoặc hết giá trị sử dụng. Người mua thường chỉ nhìn vào hàng hóa đã nhận mà quên kiểm tra thời điểm pháp lý của bên bán, dẫn đến rủi ro bị loại khi kê khai.
I. Bảng tra cứu nhanh
| Trường hợp | Kết quả xử lý |
|---|---|
| Hóa đơn có ngày lập sau ngày bên bán bị xác định không còn hoạt động tại địa chỉ đăng ký | Bị coi là sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp |
| Hóa đơn có ngày lập sau thời điểm tạm ngừng kinh doanh | Về nguyên tắc không được chấp nhận, trừ trường hợp được cấp hóa đơn theo từng lần phát sinh |
| Hóa đơn có ngày lập sau thời điểm chấm dứt hiệu lực mã số thuế, giải thể hoặc phá sản | Hóa đơn hết giá trị sử dụng, không được chấp nhận cho khấu trừ thuế GTGT và chi phí được trừ |
| Hóa đơn có ngày lập trước thời điểm ngừng hoạt động hoặc chấm dứt mã số thuế | Không mặc nhiên bị loại; vẫn có thể được xem xét nếu chứng minh được giao dịch là có thật |
Từ 01/06/2025, quy định về ngừng sử dụng hóa đơn điện tử khi chấm dứt hiệu lực mã số thuế được làm rõ hơn; hóa đơn của tổ chức, cá nhân đã ngừng sử dụng mã số thuế được xem là hết giá trị sử dụng.
II. Các trường hợp dễ nhầm khi kiểm tra hóa đơn
1. Trường hợp tạm ngừng kinh doanh
Trong thời gian tạm ngừng hoạt động kinh doanh, người nộp thuế không sử dụng hóa đơn. Doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh thuộc diện ngừng sử dụng hóa đơn điện tử, nên nếu tự lập hoặc phát hành hóa đơn trong giai đoạn này thì về nguyên tắc sẽ không được chấp nhận.
- Nếu đang tạm ngừng kinh doanh thì không sử dụng hóa đơn.
- Nếu cần thực hiện hợp đồng đã ký trước ngày tạm ngừng thì có thể đề nghị sử dụng hóa đơn điện tử cấp theo từng lần phát sinh theo cơ chế riêng.
- Nếu tự phát hành hóa đơn sau ngày tạm ngừng mà không thuộc ngoại lệ nêu trên thì người mua không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, không được tính chi phí được trừ.
- Hóa đơn lập trong thời gian tạm ngừng, nếu không thuộc ngoại lệ, được xem là không hợp pháp.
2. Trường hợp giải thể, phá sản, chấm dứt hiệu lực mã số thuế
Việc nhận hóa đơn muộn có thể khiến kế toán không kịp kiểm tra tình trạng của bên bán. Khi doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ hoặc cá nhân kinh doanh đã chấm dứt hiệu lực mã số thuế hoặc thuộc diện ngừng sử dụng hóa đơn điện tử thì không tiếp tục tự sử dụng hóa đơn như đang hoạt động bình thường.
- Nếu đã chấm dứt hiệu lực mã số thuế thì ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.
- Nếu vẫn lập hoặc phát hành hóa đơn sau thời điểm đó thì hóa đơn hết giá trị sử dụng, không được chấp nhận cho mục đích khấu trừ thuế GTGT hoặc tính chi phí thuế TNDN.
- Nếu phát sinh nhu cầu xử lý thanh lý tài sản hoặc giao dịch đặc thù sau giải thể, chấm dứt thì chỉ thực hiện theo cơ chế cấp hóa đơn theo từng lần phát sinh của cơ quan thuế, không phải hóa đơn tự phát hành.
III. Người mua cần kiểm tra gì để tránh bị loại chi phí, thuế
1. Đối chiếu ngày lập hóa đơn với tình trạng hoạt động của bên bán
Cơ quan thuế đặc biệt chú ý đến mốc ngày này. Người mua cần đối chiếu ngày lập hóa đơn với thông báo về tình trạng hoạt động của bên bán.
- Nếu ngày lập hóa đơn sau ngày bên bán bị xác định ngừng hoạt động, không hoạt động tại địa chỉ đăng ký hoặc chấm dứt hiệu lực mã số thuế thì không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, không được tính chi phí được trừ; nếu đã kê khai thì cần điều chỉnh giảm theo kết luận của cơ quan thuế.
- Nếu ngày lập hóa đơn trước thời điểm đó thì cơ quan thuế vẫn có thể kiểm tra thực tế giao dịch; hóa đơn vẫn có thể được xem xét chấp nhận nếu chứng minh được giao dịch là có thật bằng hợp đồng, chứng từ thanh toán, chứng từ giao nhận, nhập kho và việc sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Nếu cơ quan thuế hoặc cơ quan công an kết luận hóa đơn là không hợp pháp dù ngày lập trước thời điểm ngừng hoạt động thì hóa đơn vẫn bị loại.
Ví dụ thực tế
Một doanh nghiệp nhận hóa đơn đầu vào có ngày lập sau ngày cơ quan thuế xác định bên bán không còn hoạt động tại địa chỉ đăng ký. Dù hàng hóa có thể đã giao trước đó, hóa đơn này vẫn bị xem là không hợp pháp nếu không thuộc cơ chế xử lý phù hợp.
Lưu ý quan trọng
- Đừng chỉ kiểm tra mã số thuế còn tồn tại hay không; cần kiểm tra đúng thời điểm lập hóa đơn.
- Khi thanh tra, cơ quan thuế sẽ kiểm tra sự khớp nhau giữa hợp đồng, thanh toán, giao nhận, nhập kho và thời điểm bên bán ngừng hoạt động.
- Nếu hồ sơ giao dịch có thật nhưng ngày hóa đơn rơi sau thời điểm bên bán đã ngừng hoạt động thì rủi ro vẫn rất lớn.
IV. Mức phạt và hệ quả cần lưu ý
Hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có ngày lập từ ngày cơ quan thuế xác định bên bán không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký là hóa đơn không hợp pháp. Nhiều đơn vị chỉ phát hiện ra điều này khi quyết toán hoặc khi rà soát lại hồ sơ đầu vào.
Mức phạt từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng đối với hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp, trừ một số trường hợp bị xử phạt theo hành vi khai sai hoặc trốn thuế. Biện pháp khắc phục là buộc hủy hóa đơn đã sử dụng.
Khi xử lý hóa đơn của nhà cung cấp đã ngừng hoạt động, cần kiểm tra đúng mốc ngày và chuẩn bị đủ hồ sơ giao dịch thực tế trước khi kê khai hoặc điều chỉnh.
