Chỉ một hóa đơn riêng lẻ dưới 05 triệu đồng (đã gồm thuế GTGT) và không rơi vào trường hợp mua nhiều lần trong cùng một ngày từ cùng một người bán thì chưa yêu cầu chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Không phải cứ tổng tiền thực tế vượt 05 triệu đồng là mặc nhiên phải chuyển khoản. Ngưỡng 05 triệu đồng được xét theo cùng ngày và cùng người bán, không cộng dồn qua nhiều ngày.
Ngưỡng 05 triệu đồng bao gồm thuế GTGT, chỉ phát sinh yêu cầu thanh toán không dùng tiền mặt khi có cộng dồn nhiều lần mua trong cùng một ngày từ cùng một người bán.
I. Bảng tra cứu nhanh
| Trường hợp | Cách xác định | Lưu ý thực tế |
|---|---|---|
| Hóa đơn riêng lẻ dưới 05 triệu đồng | Xét từng hóa đơn, đã gồm thuế GTGT | Thường chưa cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt nếu không thuộc trường hợp cộng dồn cùng ngày |
| Mua nhiều lần trong cùng một ngày từ cùng một người bán | Cộng tổng các hóa đơn trong ngày, đã gồm thuế GTGT | Nếu tổng từ 05 triệu đồng trở lên thì cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế GTGT |
| Mua ở nhiều ngày khác nhau | Không cộng dồn giữa các ngày | Doanh nghiệp dễ vi phạm khi tự cộng tổng theo đợt thanh toán |
II. Khi nào cần chuyển khoản
1. Trường hợp không cần hiểu theo hướng cộng dồn
Nếu là hóa đơn riêng lẻ dưới 05 triệu đồng và giao dịch đó không thuộc tình huống mua nhiều lần trong cùng một ngày từ cùng một người bán, thì tổng thanh toán thực tế vượt ngưỡng chưa phải căn cứ duy nhất để kết luận cần chuyển khoản.
2. Trường hợp cần chú ý đặc biệt
Nếu bạn mua nhiều lần trong cùng một ngày từ cùng một người bán, dù từng hóa đơn đều dưới 05 triệu đồng nhưng tổng giá trị từ 05 triệu đồng trở lên (đã gồm thuế GTGT), thì cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để đáp ứng điều kiện khấu trừ thuế GTGT. Doanh nghiệp dễ bỏ qua quy tắc cộng dồn theo ngày nếu chỉ nhìn từng hóa đơn.
3. Cách xác định đúng ngưỡng 05 triệu đồng
- Cộng dồn theo cùng một ngày.
- Cùng một người bán.
- Tính trên tổng giá trị đã bao gồm thuế GTGT.
- Không cộng dồn qua nhiều ngày khác nhau.
Ví dụ thực tế
Mua 03 hóa đơn trong cùng ngày từ cùng một nhà cung cấp, lần lượt 2 triệu đồng, 1,5 triệu đồng và 2 triệu đồng, tổng cộng 5,5 triệu đồng. Trường hợp này cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
III. Rủi ro nếu thanh toán tiền mặt
Với trường hợp thuộc diện phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, phần thanh toán đáp ứng điều kiện mới được khấu trừ thuế GTGT. Phần thanh toán bằng tiền mặt không đáp ứng điều kiện sẽ không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Nhiều doanh nghiệp nghĩ chỉ cần hóa đơn là đủ, nhưng thực tế thanh tra thường kiểm tra chứng từ thanh toán đi kèm.
Theo quy định, khoản chi đó đồng thời không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu không có chứng từ thanh toán hợp lệ.
Lưu ý quan trọng
- Trường hợp thanh toán kết hợp tiền mặt và chuyển khoản, chỉ phần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt mới đáp ứng điều kiện khấu trừ thuế GTGT.
- Không chia nhỏ hóa đơn để né ngưỡng 05 triệu đồng, vì dễ bị truy thu.
IV. Hình thức thanh toán được chấp nhận và điểm dễ nhầm
Các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt bao gồm:
- Chuyển khoản qua ngân hàng.
- Ví điện tử.
- Séc.
- Thẻ ngân hàng.
- Các hình thức khác theo quy định của pháp luật về thanh toán không dùng tiền mặt.
Nộp tiền mặt trực tiếp vào tài khoản của người bán không được xem là hình thức thanh toán không dùng tiền mặt, trừ trường hợp có quy định đặc biệt.
Với hàng hóa, dịch vụ mua trả chậm, trả góp từ 05 triệu đồng trở lên, nếu chưa đến hạn thanh toán thì vẫn có thể kê khai khấu trừ tạm thời; đến thời điểm thanh toán, nếu không có chứng từ không dùng tiền mặt thì cần kê khai điều chỉnh giảm. Trường hợp ủy quyền thanh toán qua bên thứ ba vẫn được chấp nhận nếu hồ sơ có hợp đồng, quy chế chứng minh. Khi rà hồ sơ thực tế, cần kiểm tra đủ 3 điểm: ngày mua, người bán và chứng từ thanh toán. Lệch một trong ba điểm này dễ sai khi kê khai.
