Từ ngày 01/6/2025, các hộ kinh doanh đáp ứng tiêu chí nhất định sẽ bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối với cơ quan thuế. Dưới đây là phân tích chi tiết về tiêu chí bắt buộc, phạm vi áp dụng, ngoại lệ và các lưu ý quan trọng.
I. Ba tiêu chí bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền
- Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán và có mức doanh thu hàng năm trên 1 tỷ đồng.
- Hộ kinh doanh đã và đang sử dụng máy tính tiền cho hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ (bất kể doanh thu).
- Hộ kinh doanh có quy mô về doanh thu, lao động đáp ứng từ mức cao nhất về tiêu chí của doanh nghiệp siêu nhỏ, đồng thời thực hiện chế độ kế toán và nộp thuế theo phương pháp kê khai.
Ví dụ thực tế
- Quán ăn nộp thuế khoán có doanh thu 1,2 tỷ đồng/năm phải sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền.
- Cửa hàng tạp hóa doanh thu 800 triệu đồng/năm nhưng đã có sẵn máy tính tiền cũng phải thực hiện kết nối theo quy định.
II. Phạm vi áp dụng và các trường hợp ngoại lệ
- Phạm vi áp dụng: Quy định áp dụng đối với các hộ kinh doanh có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng trong các lĩnh vực như: trung tâm thương mại; siêu thị; bán lẻ hàng tiêu dùng; ăn uống; nhà hàng; khách sạn; dịch vụ vận tải hành khách; dịch vụ vui chơi giải trí, chiếu phim và các dịch vụ khác.
- Các trường hợp ngoại lệ (không bắt buộc):
- Hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc diện phải đăng ký kinh doanh (ví dụ: người bán hàng rong, kinh doanh lưu động, sản xuất nông nghiệp quy mô hộ gia đình).
- Hộ kinh doanh đã đăng ký và đang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo hình thức thông thường (không qua máy tính tiền) trước ngày 01/6/2025.
- Các trường hợp không phát sinh doanh thu hoặc không thuộc đối tượng phải lập hóa đơn theo quy định.
III. Quy trình, chế tài và các lưu ý quan trọng
- Quy trình đăng ký: Hộ kinh doanh đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế tại địa chỉ hoadondientu.gdt.gov.vn.
- Thời hạn: Việc đăng ký phải được hoàn thành chậm nhất vào ngày 30/5/2025.
- Hạ tầng cần thiết: Chỉ cần có kết nối internet và một trong các thiết bị như máy tính, điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng để cài đặt phần mềm khởi tạo hóa đơn.
- Chế tài xử phạt:
- Không đăng ký hoặc không lập hóa đơn khi bán hàng: Phạt tiền từ 5.000.000 đến 10.000.000 đồng.
- Đã đăng ký nhưng không kết nối, không truyền dữ liệu hoặc truyền thiếu: Phạt tiền từ 2.000.000 đến 4.000.000 đồng.
- Lộ trình từ 01/01/2026: Phương pháp tính thuế khoán sẽ được bãi bỏ, mọi hộ kinh doanh chuyển sang phương pháp kê khai. Tuy nhiên, quy định sử dụng máy tính tiền vẫn căn cứ vào 3 tiêu chí nêu trên.
Lưu ý quan trọng
- Nếu hộ kinh doanh đã sử dụng máy tính tiền từ trước nhưng chưa kết nối dữ liệu với cơ quan thuế thì vẫn bắt buộc phải hoàn thành việc kết nối trước ngày 01/6/2025.
- Ưu điểm nổi bật: Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền không bắt buộc phải có chữ ký số của người bán, giúp đơn giản hóa thủ tục và tiết kiệm chi phí cho hộ kinh doanh.
- Giá trị pháp lý cho người mua: Người mua hàng nhận hóa đơn này (bản in hoặc dữ liệu điện tử tra cứu được) có thể sử dụng làm chứng từ hợp pháp để hạch toán chi phí được trừ khi xác định nghĩa vụ thuế của mình.
