Với hóa đơn từ 05 triệu đồng trở lên đã bao gồm thuế GTGT, doanh nghiệp được khấu trừ thuế GTGT đầu vào khi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Nếu thanh toán bằng chuyển khoản định kỳ (auto debit), chứng từ thường được dùng là sao kê tài khoản ngân hàng hoặc xác nhận giao dịch điện tử/biên lai điện tử do ngân hàng hoặc tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán phát hành, miễn là đối chiếu được với hóa đơn và hợp đồng liên quan.
Ngưỡng áp dụng: từ 05 triệu đồng trở lên, tính trên giá trị đã bao gồm thuế GTGT.
I. Bảng tra cứu nhanh chứng từ được chấp nhận
| Nội dung | Thông tin cần nắm |
|---|---|
| Ngưỡng hóa đơn | Từ 05 triệu đồng trở lên đã bao gồm thuế GTGT |
| Hình thức thanh toán | Auto debit/ghi nợ tự động/chuyển khoản tự động |
| Chứng từ thường được chấp nhận | (1) Sao kê tài khoản ngân hàng; (2) Xác nhận giao dịch điện tử/biên lai điện tử từ ngân hàng hoặc tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán |
| Thông tin cần thể hiện | Bên trả tiền, bên nhận tiền, số tiền, ngày/thời điểm giao dịch, nội dung thanh toán liên kết với hóa đơn/hợp đồng/phụ lục hợp đồng, và phương thức auto debit nếu có thể hiện |
| Trường hợp dễ bị loại | Bên mua nộp tiền mặt vào tài khoản của bên bán |
Khi kiểm tra, cơ quan thuế đặc biệt quan tâm đến việc chứng từ có liên kết được với hóa đơn cụ thể hay không. Nếu sao kê chỉ thể hiện một giao dịch chuyển tiền chung chung, không đối chiếu được với hóa đơn hoặc kỳ thanh toán, hồ sơ có thể gặp vướng mắc.
II. Điều kiện để chứng từ auto debit dùng được cho khấu trừ thuế GTGT
1. Chứng từ phải là chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt
Điểm cốt lõi là giao dịch auto debit cần được chứng minh bằng chứng từ của ngân hàng hoặc tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán, thể hiện giao dịch đã thực hiện theo quy định về thanh toán không dùng tiền mặt.
- Sao kê ngân hàng theo từng giao dịch hoặc từng kỳ thanh toán
- Xác nhận giao dịch điện tử hoặc biên lai điện tử
Do đó, doanh nghiệp cần đảm bảo lưu giữ sao kê hoặc xác nhận giao dịch cho từng kỳ thanh toán, dù đã có hợp đồng thanh toán tự động.
2. Thông tin trên chứng từ phải khớp với hồ sơ mua vào
Đây là yếu tố quan trọng thường bị thiếu. Chứng từ thanh toán cần đối chiếu được với:
- Bên mua, bên bán
- Số tiền thanh toán
- Ngày hoặc thời điểm giao dịch
- Nội dung thanh toán liên kết được với hóa đơn, hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng
- Kỳ thanh toán hoặc cơ chế auto debit nếu có thể hiện trên chứng từ
Một lỗi phổ biến là nội dung chuyển tiền quá ngắn, không nêu rõ số hóa đơn hoặc không thể hiện khoản thanh toán định kỳ theo hợp đồng.
III. Các trường hợp cần tách riêng để tránh hiểu nhầm
1. Hóa đơn dưới ngưỡng 05 triệu đồng
Nếu hóa đơn dưới 05 triệu đồng thì không thuộc ngưỡng điều kiện bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo nội dung nêu trên.
2. Trả chậm, trả góp hoặc thanh toán theo kỳ
Với hàng hóa, dịch vụ mua theo hình thức trả chậm, trả góp hoặc thanh toán theo kỳ có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp có thể căn cứ vào hợp đồng bằng văn bản, hóa đơn GTGT và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
Nếu chưa đến thời điểm thanh toán theo hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng thì vẫn có thể kê khai khấu trừ. Tuy nhiên, nếu đến hạn thanh toán mà vẫn không có chứng từ hợp lệ, doanh nghiệp cần kê khai điều chỉnh giảm phần thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ tương ứng.
3. Một số trường hợp đặc thù khác
Ngoài nguyên tắc chung, vẫn có một số trường hợp đặc thù như bù trừ công nợ, ủy quyền thanh toán và các trường hợp khác theo quy định của Chính phủ. Tuy nhiên, với riêng auto debit, nguyên tắc chính vẫn là cần có chứng từ từ ngân hàng hoặc tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán để chứng minh việc thanh toán không dùng tiền mặt.
Ví dụ thực tế
Công ty A thanh toán hóa đơn 7.000.000 đồng đã bao gồm VAT cho Công ty B bằng auto debit. Hồ sơ được chấp nhận thường gồm sao kê ngân hàng hoặc xác nhận giao dịch điện tử thể hiện rõ thanh toán cho Công ty B, số tiền 7.000.000 đồng, ngày giao dịch và nội dung liên kết được với hóa đơn tương ứng.
Lưu ý quan trọng
- Không chấp nhận trường hợp bên mua nộp tiền mặt vào tài khoản của bên bán để thay cho chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
- Nên lưu hồ sơ theo từng kỳ thanh toán gồm: sao kê ngân hàng, xác nhận giao dịch điện tử/biên lai điện tử, hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng thể hiện cơ chế thanh toán định kỳ, và biên bản đối chiếu thanh toán nếu có.
- Khi thanh tra, vấn đề thường được kiểm tra đầu tiên là chứng từ thanh toán có khớp với hóa đơn và hợp đồng hay không. Vì vậy, cần rà soát kỹ tên đơn vị, số tiền, nội dung thanh toán và thời điểm giao dịch.
