Khi thanh toán một hóa đơn bằng nhiều hình thức không dùng tiền mặt khác nhau (ví dụ: một phần chuyển khoản, một phần qua thẻ tín dụng), doanh nghiệp phải lưu giữ đầy đủ chứng từ cho từng phần thanh toán để đảm bảo điều kiện khấu trừ thuế GTGT và ghi nhận chi phí hợp lệ. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết và các quy định cập nhật.
I. Danh mục chứng từ cần lưu giữ cho từng phương thức
1. Thanh toán bằng Chuyển khoản ngân hàng
- Bắt buộc phải có: Sao kê tài khoản ngân hàng hoặc Giấy báo nợ đã được ngân hàng xác nhận.
- Nội dung chứng từ phải ghi rõ: Tên, số tài khoản của bên chuyển và bên nhận, số tiền, ngày giao dịch, và nội dung thanh toán phải khớp với hóa đơn (ví dụ: “Thanh toán cho hóa đơn số [số hóa đơn] ngày [ngày hóa đơn]”).
2. Thanh toán bằng Thẻ tín dụng/Thẻ ghi nợ
- Trường hợp dùng thẻ của Công ty: Cần lưu giữ Biên lai giao dịch từ máy POS (Point of Sale) hoặc sao kê tài khoản thẻ thể hiện rõ mã giao dịch, số tiền, ngày thực hiện, tên đơn vị chấp nhận thẻ.
- Trường hợp nhân viên dùng thẻ cá nhân để thanh toán: Bắt buộc phải có bộ hồ sơ gồm:
- Văn bản ủy quyền của công ty cho cá nhân thực hiện thanh toán HOẶC quy định cụ thể trong quy chế tài chính của công ty.
- Hóa đơn mua hàng phải ghi đúng tên và mã số thuế của công ty.
- Chứng từ thanh toán từ thẻ cá nhân cho bên bán (sao kê thẻ hoặc biên lai POS).
- Chứng từ công ty chuyển tiền bồi hoàn cho cá nhân (sao kê ngân hàng hoặc giấy báo nợ).
3. Các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt khác
Ngoài hai hình thức trên, doanh nghiệp cần lưu các chứng từ tương ứng cho các phương thức khác được pháp luật công nhận:
- Bù trừ công nợ: Phải có Hợp đồng mua bán và Biên bản đối chiếu, xác nhận công nợ giữa hai bên.
- Thanh toán qua ví điện tử: Sao kê hoặc chứng từ giao dịch từ ví điện tử của công ty đã đăng ký.
II. Quy định pháp lý quan trọng và các điểm mới
- Ngưỡng giá trị mới: Từ ngày 01/07/2025, tất cả hóa đơn có giá trị từ 5.000.000 đồng trở lên (đã bao gồm VAT) đều bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế GTGT.
- Cấm thanh toán bằng tiền mặt dù chỉ một phần: Đối với hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên, nếu có bất kỳ một phần nhỏ nào được thanh toán bằng tiền mặt, doanh nghiệp sẽ mất quyền khấu trừ thuế GTGT cho toàn bộ giá trị hóa đơn đó.
- Hình thức không hợp lệ: Việc một cá nhân của bên mua nộp tiền mặt trực tiếp vào tài khoản ngân hàng của bên bán không được coi là thanh toán không dùng tiền mặt hợp lệ.
Ví dụ thực tế
Hóa đơn trị giá 30 triệu đồng được thanh toán như sau:
- 15 triệu đồng chuyển khoản từ tài khoản công ty: Cần lưu Giấy báo nợ hoặc sao kê ngân hàng.
- 10 triệu đồng do nhân viên A dùng thẻ tín dụng cá nhân thanh toán: Cần lưu đầy đủ bộ 4 chứng từ: Quyết định ủy quyền, hóa đơn đứng tên công ty, sao kê thẻ của nhân viên A và chứng từ công ty bồi hoàn tiền cho nhân viên A.
- 5 triệu đồng thanh toán bằng hình thức bù trừ công nợ: Cần lưu Biên bản đối chiếu công nợ giữa hai bên.
Kết quả: Doanh nghiệp được khấu trừ toàn bộ thuế GTGT của hóa đơn 30 triệu đồng vì đã thanh toán 100% bằng các hình thức không dùng tiền mặt và có đủ chứng từ hợp lệ.
Lưu ý quan trọng
- Hậu quả khi thiếu chứng từ: Phần giá trị thanh toán không có chứng từ hợp lệ hoặc thanh toán sai quy định sẽ làm cho toàn bộ hóa đơn không được khấu trừ thuế GTGT và không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN.
- Lưu trữ chứng từ: Toàn bộ hồ sơ, chứng từ liên quan phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm theo quy định của Luật Kế toán.
