Doanh nghiệp sử dụng dịch vụ trung gian thanh toán như Payoo, VNPay cho hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên vẫn được khấu trừ thuế GTGT nếu có đủ chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt và hóa đơn GTGT hợp lệ theo quy định. Các chứng từ và điều kiện cụ thể được hướng dẫn như sau:
I. Các chứng từ bắt buộc
- Hóa đơn GTGT hợp lệ: Phải được lập đúng quy định của pháp luật về hóa đơn, chứng từ.
- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt:
- Là chứng từ xác nhận thanh toán điện tử do đơn vị trung gian (Payoo, VNPay…) phát hành, không phải là hóa đơn dịch vụ của đơn vị đó.
- Chứng từ phải thể hiện rõ: tên đơn vị trung gian, số tiền, ngày giao dịch, mã giao dịch (nếu có), thông tin bên mua và bên bán (tên, mã số thuế).
- Các loại chứng từ được chấp nhận bao gồm: Sao kê tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp, hoặc email/thông báo xác nhận giao dịch điện tử từ đơn vị trung gian có chữ ký điện tử hoặc mã xác thực hợp lệ.
II. Điều kiện và phạm vi áp dụng
- Ngưỡng giá trị: Áp dụng cho từng hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT).
- Tính thống nhất: Mọi thông tin trên chứng từ thanh toán (tên người bán, số tiền…) phải khớp với thông tin trên hóa đơn GTGT.
- Thanh toán trả chậm, trả góp: Phải có hợp đồng quy định rõ thời hạn thanh toán. Doanh nghiệp được kê khai khấu trừ thuế ngay khi nhận hóa đơn, nhưng phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khi đến hạn thanh toán. Nếu không có, phải kê khai điều chỉnh giảm.
- Trường hợp ngoại lệ: Một số trường hợp đặc thù được miễn điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định cụ thể tại Khoản 2 Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP.
Ví dụ thực tế
- Doanh nghiệp A thanh toán hóa đơn 10 triệu đồng qua VNPay cho nhà cung cấp B. Để được khấu trừ thuế, Doanh nghiệp A cần lưu giữ:
- Hóa đơn GTGT hợp lệ do nhà cung cấp B phát hành.
- Xác nhận giao dịch điện tử từ VNPay (qua email hoặc trên ứng dụng) ghi rõ:
– Số tiền: 10.000.000 VNĐ
– Ngày giao dịch: [Ngày thực tế]
– Bên thụ hưởng: [Tên và MST của nhà cung cấp B]
– Nội dung: Thanh toán cho hóa đơn số [XYZ]
Lưu ý quan trọng
- Không chấp nhận các chứng từ như phiếu thu, giấy nộp tiền mặt vào tài khoản bên bán, hoặc ảnh chụp màn hình giao dịch không có xác thực.
- Giao dịch phải được thực hiện từ tài khoản ngân hàng hoặc ví điện tử của doanh nghiệp, không sử dụng tài khoản/ví cá nhân không liên kết với tài khoản doanh nghiệp.
- Trường hợp thiếu chứng từ thanh toán hợp lệ, doanh nghiệp sẽ không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào cho hóa đơn đó, dù đã có hóa đơn.
- Doanh nghiệp có nghĩa vụ lưu trữ đầy đủ các chứng từ điện tử này tối thiểu 10 năm theo quy định của pháp luật về kế toán để phục vụ công tác kiểm tra, thanh tra thuế.
