Để hóa đơn được dùng khấu trừ thuế GTGT đầu vào, cơ sở kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khấu trừ cần đồng thời đáp ứng điều kiện về mục đích sử dụng hàng hóa, dịch vụ, tính hợp pháp của hóa đơn, chứng từ và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt trong các trường hợp có ngưỡng giá trị liên quan. Những điều kiện này thường tập trung ở khâu thanh toán và loại hóa đơn đầu vào.
I. Bảng tra cứu nhanh điều kiện tối thiểu
| Điều kiện | Nội dung cần có |
|---|---|
| Mục đích sử dụng | Hàng hóa, dịch vụ mua vào dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT. |
| Hóa đơn, chứng từ | Có hóa đơn GTGT hợp pháp; hoặc chứng từ nộp thuế GTGT ở khâu nhập khẩu; hoặc chứng từ nộp thuế GTGT thay cho phía nước ngoài theo quy định. |
| Yêu cầu về hóa đơn điện tử | Hóa đơn cần tuân thủ quy định về hóa đơn điện tử theo Nghị định liên quan. |
| Thanh toán không dùng tiền mặt | Nếu giá trị mua vào từ 05 triệu đồng trở lên đã bao gồm thuế GTGT thì cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, trừ trường hợp đặc thù do Chính phủ quy định. |
| Mua nhiều lần trong ngày | Nếu từng lần mua dưới 05 triệu đồng nhưng mua nhiều lần trong cùng một ngày của cùng một người nộp thuế, tổng từ 05 triệu đồng trở lên, thì chỉ được khấu trừ khi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. |
| Mua trả chậm, trả góp | Nếu giá trị từ 05 triệu đồng trở lên, hồ sơ căn cứ vào hợp đồng bằng văn bản, hóa đơn và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt; nếu chưa đến hạn thanh toán theo hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng thì vẫn được khấu trừ tạm thời. |
Mốc 05 triệu đồng đã bao gồm thuế GTGT là điểm dễ nhầm và cần được kiểm tra chặt chẽ khi đối chiếu hồ sơ thanh toán.
II. Điều kiện cụ thể cần kiểm tra
1. Hàng hóa, dịch vụ mua vào phải phục vụ hoạt động chịu thuế
Điểm gốc để xét khấu trừ không chỉ dựa vào hóa đơn, mà còn cần khoản mua vào có phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT. Nhiều doanh nghiệp lấy hóa đơn đầu vào nhưng không gắn được với hoạt động chịu thuế, dẫn đến bị loại khấu trừ.
2. Hóa đơn phải là hóa đơn GTGT hợp pháp hoặc chứng từ tương đương
Điều kiện tối thiểu về chứng từ là có hóa đơn GTGT hợp pháp của hàng hóa, dịch vụ mua vào, hoặc chứng từ tương đương như chứng từ nộp thuế GTGT ở khâu nhập khẩu, chứng từ nộp thuế GTGT thay cho phía nước ngoài. Lưu ý: hóa đơn bán hàng dùng cho phương pháp trực tiếp không phải căn cứ để khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
Ví dụ thực tế
Một doanh nghiệp nhận hóa đơn bán hàng từ đơn vị kê khai theo phương pháp trực tiếp và vẫn đưa vào chỉ tiêu khấu trừ đầu vào. Dễ nhầm lẫn vì bề ngoài chứng từ vẫn là hóa đơn, nhưng không phải loại hóa đơn làm căn cứ khấu trừ.
3. Điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt theo từng trường hợp
- Nếu hàng hóa, dịch vụ mua vào có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên đã bao gồm thuế GTGT, điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt là điểm cần kiểm tra cùng với hóa đơn.
- Nếu giá trị từng lần mua dưới 05 triệu đồng theo hóa đơn, điều kiện này không đặt ra theo ngưỡng nêu trên.
- Nếu từng lần mua dưới 05 triệu đồng nhưng mua nhiều lần trong cùng một ngày của cùng một người nộp thuế và tổng giá trị từ 05 triệu đồng trở lên, vẫn cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
- Một số trường hợp đặc thù như bù trừ công nợ, ủy quyền thanh toán và các trường hợp khác được xử lý theo quy định chi tiết của Chính phủ.
Lưu ý quan trọng
Cần tránh sai sót: nếu chỉ nhìn từng hóa đơn riêng lẻ mà không cộng dồn nhiều lần mua trong cùng một ngày của cùng người nộp thuế, có thể bỏ qua điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt.
III. Trường hợp mua trả chậm, trả góp và xuất khẩu
1. Mua trả chậm, trả góp
Với hàng hóa, dịch vụ mua trả chậm, trả góp có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên, hồ sơ khấu trừ được xem xét trên cơ sở hợp đồng bằng văn bản, hóa đơn và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Nếu chưa có chứng từ thanh toán vì chưa đến thời điểm thanh toán theo hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng, thuế GTGT đầu vào vẫn được khấu trừ tạm thời.
Rủi ro truy thu phát sinh nếu đến hạn thanh toán mà hồ sơ vẫn không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định.
2. Hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu
Ngoài các điều kiện chung về hóa đơn, chứng từ và thanh toán, hồ sơ khấu trừ đối với hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu còn cần các giấy tờ theo từng trường hợp như hợp đồng ký với bên nước ngoài, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, tờ khai hải quan, phiếu đóng gói, vận đơn, chứng từ bảo hiểm hàng hóa nếu có.
Lưu ý quan trọng
Khi rà soát hồ sơ khấu trừ, nên kiểm tra theo thứ tự: loại hóa đơn, mục đích sử dụng, ngưỡng 05 triệu đồng, rồi mới đến bộ chứng từ thanh toán và hợp đồng. Thanh tra thường tập trung kiểm tra chứng từ thanh toán trước tiên.
