Có, bạn bắt buộc phải lưu trữ hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo quy định của pháp luật tại Việt Nam từ ngày 01/6/2025 đối với một số đối tượng nhất định.
I. Quy định chung về lưu trữ hóa đơn điện tử
- Bắt buộc lưu trữ: Hóa đơn điện tử phát sinh từ máy tính tiền phải được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu điện tử.
- Hình thức lưu trữ: Lưu trữ điện tử (file PDF/XML). Không bắt buộc in ra giấy trừ khi có yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.
- Yêu cầu dữ liệu: Đảm bảo toàn vẹn, không bị thay đổi, chỉnh sửa nội dung trong suốt thời gian lưu trữ.
- Thời hạn lưu trữ: Tối thiểu 10 năm kể từ ngày phát hành, tuân thủ theo quy định của pháp luật về kế toán.
II. Đối tượng và điều kiện áp dụng từ 01/6/2025
Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC, các quy định mới được áp dụng như sau:
1. Các đối tượng bắt buộc sử dụng
- Hộ kinh doanh có doanh thu từ 01 tỷ đồng/năm trở lên.
- Doanh nghiệp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng (trung tâm thương mại, siêu thị, bán lẻ hàng tiêu dùng, trừ ô tô, xe máy).
- Kinh doanh dịch vụ ăn uống, nhà hàng, khách sạn.
- Dịch vụ vận tải hành khách và các hoạt động hỗ trợ vận tải đường bộ.
- Dịch vụ nghệ thuật, vui chơi giải trí, chiếu phim và các dịch vụ phục vụ cá nhân khác.
2. Điều kiện bắt buộc
- Kết nối dữ liệu: Máy tính tiền phải có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế.
- Thông tin hóa đơn: Hóa đơn phải có mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử cho phép người mua tra cứu thông tin.
- Đăng ký sử dụng: Việc đăng ký được thực hiện theo mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT qua tổ chức cung cấp dịch vụ hoặc trực tiếp tại trang web của Tổng cục Thuế (hoadondientu.gdt.gov.vn).
III. Xử phạt và tính pháp lý
- Xử phạt vi phạm: Việc làm mất, hỏng hoặc lưu trữ hóa đơn không đúng quy định có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
- Giá trị pháp lý: Từ ngày 01/6/2025, chỉ những hóa đơn điện tử từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế mới được công nhận là chứng từ hợp pháp.
Ví dụ thực tế
- Một cửa hàng bán lẻ đã kết nối máy tính tiền với cơ quan thuế chỉ cần lưu các file hóa đơn điện tử trên hệ thống quản lý của mình mà không cần in và lưu trữ hóa đơn giấy.
Lưu ý quan trọng
- Doanh nghiệp, hộ kinh doanh cần chủ động kiểm tra chức năng kết nối của máy tính tiền để đảm bảo tuân thủ quy định.
- Việc thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn có thể thực hiện qua tổ chức cung cấp dịch vụ hoặc trực tiếp trên cổng thông tin của Tổng Cục Thuế.
